Leie/operasjonell leasing av varebil med påbygd skap

Senja kommune skal leie/operasjonelt lease 1 stk fossil varebil med påbygd skap ca. 20 m³ og løftelem i 48 mnd. Bilen skal leveres på Finnsnes innen 15.12.2026, ha AWD eller FWD, krav til totalvekt (maks 3500 kg), bakløfter (min. 750 kg), nyttelast (min. 1000 kg), CO2/Euro6, sikkerhetskrav (Euro NCAP 5 stjerner eller tilsvarende), omfattende utstyr og nybilgaranti 4 år/60 000 km. Kontrakten skal tildeles etter beste forhold mellom pris og kvalitet (pris 60 %, klima 30 %, driftsavbrudd ved service 10 %). Det skal ikke forhandles. Pris reguleres kvartalsvis basert på NIBOR 3 mnd renten.

• Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på at selskapet er registrert i relevant foretaks-/faglig-/handelsregister.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.1 (Leverandørens registrering, autorisasjon mv.)

• Tilbud skal leveres via Mercell TendSign.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 7 (Innlevering av tilbud)
• Tilbudet skal inneholde utfylt svardokument (vedlegg 1).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 7; Vedlegg 1 Svardokument
• Tilbudet skal inneholde utfylt kravspesifikasjon (vedlegg 2).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 7; Vedlegg 1 Svardokument; Vedlegg 2 Kravspesifikasjon
• Firmaattest (innleveres som del av tilbudet).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 7; Vedlegg 1 Svardokument
• Utfylt ESPD i Mercell TendSign.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 7; Vedlegg 1 Svardokument

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

03.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsdokumentenes dokumenthierarki: kontraktsdokumentet/endringsavtaler, selgers tilbud, konkurransegrunnlag, kontraktsvilkår.Kilde: Vedlegg 5 Senja kommunes kontrakt (Kontrakten består av/ved motstrid) + Vedlegg 6 Kontraktsvilkår pkt. 4
• Leveringstid og -sted: kjøretøy skal leveres til Finnsnes innen 15.12.2026 (gjerne tidligere).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.3; Vedlegg 5 (Leveringstid og –sted); Vedlegg 2 (Bilen skal leveres innen 15.12.26)
• Leieperiode: 4 år (48 måneder). Leieperioden løper fra leveringsdato for det enkelte kjøretøy.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.4; Vedlegg 2 (Leieperiodens varighet er 48 måneder)
• Restverdi ved leieperiodens utløp skal oppgis i svardokumentet. Operasjonell leasing med restverdi.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.2; Vedlegg 2 (restverdi oppgis i Vedlegg 1); Vedlegg 1 Svardokument
• Kjøretøykrav: fossil drivlinje (kun fossilt kjøretøy tillatt), AWD eller FWD, totalvekt maks 3500 kg (klasse B), 3 personer, klasse 2 (grønne skilt), bakløfter min 750 kg og nyttelast min 1000 kg etter påmontert bakløfter, CO2 maks 350 g/km, Euro 6-motor, LED-lys, ryggekamera og parkeringssensorer foran/bak, m.m. (full liste i kravspesifikasjon).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.3; Vedlegg 2 Kravspesifikasjon (relevante punkter)
• Nybilgaranti gjennom hele leieperioden (4 år/60 000 km) og serviceavtale som opprettholder garantien.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.3; Vedlegg 2 (nybilgaranti og serviceavtale) + Vedlegg 5 (garanti)
• Profilering/bildekor: montering og demontering, og profilering fjernes ved tilbakelevering. Leveres med Senja kommunes profilering (vedlegg 3).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.3; Vedlegg 2; Vedlegg 5
• Pris og regulering: fastpris-/månedspris ikke reguleres ut over kvartalsvis regulering basert på NIBOR 3-måneders-renten (kvar. avregning). Første prisregulering ved leveringstidspunktet; øvrig regulering etter oppgitt metode.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5 (prisregulering/ NIBOR); Vedlegg 2 (prisreguleringstekst); Vedlegg 5 (Prisregulering)
• Servicegjennomføring: leverandøren skal tilby forpliktende løsning for kortest mulig driftsavbrudd ved ordinær service (og dette evalueres/tildelingspremierer).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.1 (Driftsavbrudd ved servicegjennomføring); Vedlegg 1 (tildelingskriterium punkt 6)
• Tilbakelevering: bilen skal hentes på Finnsnes ved leieperiodens slutt av leverandør; ved tilbakelevering skal profilering fjernes; gjelder bransjenorm for unormal slitasje og takstprosedyre ved uenighet.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.2; Vedlegg 2 (Ved leieperiodens slutt skal leverandøren hente bilen på Finnsnes; tilbakelevering unormal slitasje); Vedlegg 4 Bransjenorm
• Fakturering: krav om EHF-faktura og kreditnota på standard format (EHF). Faktura knyttet til kjøretøy. Betalingsfrist 30 dager fra mottatt faktura. Ingen fakturagebyr/administrasjonsgebyr.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 7? (ikke); Vedlegg 2 (Faktura skal knyttes til kjøretøyet; ingen fakturagebyr); Vedlegg 6 Kontraktsvilkår pkt. 11.4-11.6; Vedlegg 5 (krav om EHF)
• Kontraktsvilkår – forsinkelse/mangelsanksjoner: Kjøper kan ved forsinkelse kreve oppfyllelse, dagmulkt (1,5 ‰ av total kontraktssum, min 1.000 pr. hverdag; maks 15 %), heving og erstatning; ved mangler kan kjøper kreve retting/omlevering, prisavslag, heving og erstatning samt tilbakeholde kjøpesum.Kilde: Vedlegg 6 Kontraktsvilkår pkt. 9 (Forsinkelse) og pkt. 9.6 (Mangler)

• Krav til «Faktura skal oversendes via EHF til org.nr...» er angitt i kontraktsvilkårene og kontrakten, men eksakt prosess/filformat for hver bil (f.eks. referansenummer) er ikke detaljert i utdraget utover «knyttet til kjøretøyet».
• Kravspesifikasjonens detaljer er omfattende; utdraget gir hele tabellen, men noen punkter kan være ukjente uten å se «vedlegg 3/4/kravspesifikasjonens pkt. 5» fullt (det refereres til pkt. 5 (4 år/60 000 km) i konkurransegrunnlaget).
• Kontraktsvilkår for «kjøp av varer» (Vedlegg 6) brukes som generelle vilkår for leie/operasjonell leasing; teksten er vararettslig (kjøpsloven) og kan inneholde bestemmelser som ikke er 100 % tilpasset leasing, men dette er ikke avklart i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen pkt. «Før overlevering av kjøretøyet skal leverandør ha registrert oppdragsgiver som bruker/leietaker i kjøretøyregisteret» – hva er forventet dokumentasjon i tilbudet/ved levering for å dokumentere at dette er gjort (f.eks. skjermbilde/registreringsbekreftelse), og hvilket kjøretøyregister viser dere til?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som er akseptabel dokumentasjon og hvilket register/krav som faktisk ligger til grunn for å kunne levere i tråd med kontrakten.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – «Før overlevering… kjøretøyregisteret»

2. I kontrakten/kontraktsvilkårene er det oppgitt at «Oppdragsgiver skal motta separat faktura pr bil», og i kravspesifikasjonen står at «Faktura skal være knyttet til kjøretøyet». Kan dere presisere hvordan faktura skal merkes/knagges mot bilen (f.eks. krav til referanse-/serienummer, eller bruk av kjøretøyets chassisnummer/VIN), og om det finnes et bestemt feltformat i EHF?

   Hvorfor det er verdt å spørre: EHF-mottak og riktig fakturaknytning til kjøretøyet påvirker faktureringsrutiner og risiko for avvisning/reklamasjoner.

   Kilde: Vedlegg 5 Kontrakt – «Oppdragsgiver skal motta separat faktura pr bil» / Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – «Faktura skal være knyttet til kjøretøyet»

3. I konkurransegrunnlaget pkt. 5. «Driftsavbrudd ved servicegjennomføring» ber dere leverandøren beskrive en «forpliktende løsning». Hva skal være måleparameteren/forutsetningene for evalueringen (kalenderdager, arbeidstid, oppmøtetid), og hvordan skal driftsavbrudd beregnes i praksis dersom bilen settes i verksted på Finnsnes/tilbys erstatningsbil eller annen løsning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige beregnings-/evalueringsforutsetninger kan gi feil prismodell/tilbudsdokumentasjon og redusere sjansen for å score riktig på 10% kriteriet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5 – «Driftsavbrudd ved servicegjennomføring»

4. I kontrakten (Vedlegg 5 Kontrakt pkt. 8.1 og øvrige spesielle bestemmelser) står det: «Bilen skal leveres Finnsnes ved leieperiodens start» og «leverandør skal ved leieperiodens utløp selv besørge henting av bilen på Finnsnes». Hvordan skal «leieperiodens start» og «leieperiodens utløp» defineres (dato/time), og hvordan håndteres overgang dersom bilen ikke kan være tilgjengelig akkurat på dato (f.eks. transportforsinkelse, klargjøring, eller administrativ overlevering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Definisjon av start/slutt påvirker både praktisk gjennomføring og kostnader (og i ytterste fall avvik/dagmulkt ved tidsavvik).

   Kilde: Vedlegg 5 Kontrakt – pkt. 8.1 / Leveringstid og –sted samt henting ved leieperiodens slutt

5. I kravspesifikasjonen står det både «Ved tilbakelevering skal profilering fjernes av leverandør» og at «Profilering inkl. montering og demontering» inngår i månedsprisen. Kan dere presisere forventet standard for demontering/etterarbeid (f.eks. krav til tilbakeføring av karosseriflater, omlakkering om nødvendig, og om kostnader ved å håndtere eventuelle spor etter profileringen skal inkluderes fullt ut)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Profilering og etterarbeid ved demontering er ofte en kostnadsdriver og kan påvirke risiko for uenighet om unormal slitasje/tilstand ved tilbakelevering.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – «Profilering… demontering» / Vedlegg 1 Svardokument og Vedlegg 5 Kontrakt – «profilering fjernes av leverandør»

6. Kravspesifikasjonen oppgir både «Bilen skal ha en nyttelast på minimum 1000 kg etter påmontert bakløfter» og at totalvekt er maks 3500 kg med førerkort klasse B. Kan dere bekrefte om «nyttelast» dere viser til er oppgitt fra produsent/importør (teknisk spesifikasjon), og om dere vil godta beregningsgrunnlag dersom last etter påmontering av bakløfter avviker noe fra katalogverdier?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne dokumentere at lastkravet oppfylles uten å pådra seg avvik senere ved levering.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – «nyttelast… etter påmontert bakløfter» og «maks 3500 kg»

7. I kravspesifikasjonen står det at «Tilbudt bil skal maksimalt ha 350 gram CO₂ /km og Euro 6-motor» samt at «Oppgi CO₂-utslipp… i henhold til produsentens produktark». Kan dere opplyse hvilken CO₂-måle-/klassifiseringsvariant dere evaluerer (f.eks. CO₂ kombinert, g/km for WLTP, og om det er CO₂-only eller CO₂eq), og om dere har en terskelverifisering utover «laveste CO₂» (dvs. er 350 g absolutt krav)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klimakrav/terskel og hvilken CO₂-verdi som gjelder påvirker både valg av bil og risiko for avvik ved evaluering og kravoppfyllelse.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – «maks 350 gram CO₂/km» og Vedlegg 1 Svardokument/Tildelingskriterium klima – «CO₂… WLTP… produsentens produktark»

8. I konkurransegrunnlaget pkt. 1.4 står leieperiode 4 år (48 mnd.) og at leieperioden løper fra leveringsdato for det enkelte kjøretøy. Dere inkluderer kun 1 kjøretøy. Kan dere bekrefte at evaluert/oppgitt «samlet månedspris» skal være identisk for hele 48 mnd., og at restverdi/tilbakeleveringsvilkår ikke påvirker månedsposten utover regulering etter NIBOR?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan pris og kontraktslengde skal prises, spesielt siden prisregulering og restverdi omtales i flere steder.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.4 og Vedlegg 2 Kravspesifikasjon / Vedlegg 1 Svardokument – «samlet månedspris…»

9. I kravspesifikasjonen står «Serviceavtalen skal også inkludere nødvendige deler m.m. forbundet med vanlig vedlikehold, eksempelvis olje, filter, batterier osv.» og at oppdragsgiver skal kunne kreve service som opprettholder nybilgaranti. Kan dere spesifisere om det finnes en begrensning/omfang for batteribytte (f.eks. startbatteri ved normalt forbruk vs. kapasitetstap), og om service kan utføres på tilknyttet partner/verksted utenfor Finnsnes så lenge bilen er på Finnsnes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Serviceavtalens konkrete omfang reduserer risiko for «uventede» kostnader eller avvik mot garanti/serviceprogram, og er direkte relevant for driftsavbruddskriteriet.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – «Serviceavtale… deler m.m… batterier osv.» samt konkurransegrunnlag pkt. 5 – «driftsavbrudd… på Finnsnes»