Vintervedlikehald vegar i Fjord kommune

Fjord kommune inviterer til åpen tilbudskonkurranse i ett trinn for vintervedlikehold/brøyting av kommunale veier i perioden 15.10.2026–15.04.2028 (2 år). Anskaffelsen gjelder kun brøyterodene 208, 214 og 215. Oppdraget omfatter brøyting, rydding og sandstrøing, samt evt. brøyting til private med avtale med kommunen. Leverandøren skal benytte GPS-/flåtestyringssystemet (mLogg/GPS) og levere tilbud og kvalifikasjonsdokumentasjon elektronisk i KGV innen samme frist.

• Leverandøren skal være registrert i foretakregister/faglig register/handelsregister i staten det er etablert (norske selskaper: firmaattest).

  Dokumentasjon: For norske selskap: firmaattest. For utenlandske: godtgjørelse på registrering i foretakregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Kilde: Kap. 4.2 (Leverandørens registrering, autorisasjon mv)
• Leverandøren skal ha relevant erfaring med brøyting de siste 5 årene.

  Dokumentasjon: Skildring av mest relevante erfaring (oppdragsverdi, tidspunkt og mottaker: navn, telefon og e-post). Leverandøren må dokumentere relevans gjennom beskrivelsen (evt. også personell/ressurser som kan brukes).

  Kilde: Kap. 4.3 (Tekniske og faglige kvalifikasjoner)
• Ved støtte på andre virksomheters kapasitet for økonomisk/finansiell kapasitet og/eller tekniske/faglige kvalifikasjoner: leverandøren skal dokumentere at den rår over nødvendige ressurser.

  Dokumentasjon: Signert forpliktelseserklæring fra relevante virksomheter (eksempel oppgitt).

  Kilde: Kap. 4.4 (Særleg om å støtte seg på andre)

• Kvalifikasjonsdokumentasjon i tilbodet: eventuelle forpliktelseserklæringer (4.4), firmaattest (4.2), referanseoppdrag/erfaringsskildring (4.3).Kilde: Kap. 3 (Tilbud) – avsnitt om dokumentasjon som skal leveres inn
• Utfylt tilbudsskjema (vedlegg 5), ett skjema per rode det gis tilbud på.Kilde: Kap. 3 (Tilbud) og Kap. 5.1 (Tilbud)
• Tilbud og dokumentasjon skal leveres elektronisk i kommunens KGV innen frist (ingen dialog til planlagt, men dialog kan gjennomføres ved fordel).Kilde: Kap. 2.1–2.2 og Kap. 5.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

20.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsvarighet: 2 år, 15.10.2026–15.04.2028.Kilde: Kap. 1. Generelt om anskaffinga
• Oppdragsgiver kan endre lengde og inndeling av roder i perioden. Vesentlige endringer kan gi grunnlag for justering av godtgjørelse (ikke vesentlige endringer utløser ikke endring).Kilde: Vedlegg 2: Kontraktsvilkår pkt. 2
• GPS-flåtestyring: oppdragsgiver har innført bruk av GPS-Flåtestyring og leverandørene plikter å bruke systemet; leverandørene plikter å følge til enhver tid gjeldende system og holde seg oppdatert om oppdateringer (vedlegg 7).Kilde: Vedlegg 2 pkt. 2 og Vedlegg 7 (Brukerveiledning GPS system)
• Beredskap og drift: leverandør skal være tilgjengelig på telefon til enhver tid i beredskapsperioden; kunne starte brøyting/strøing senest 1 time etter beskjed; holde mobiltelefon i kjøretøyet.Kilde: Vedlegg 3: Diverse krav (Krav til leverandør/tilgjengelighet)
• Utførelse iht. instruks: snømengde skal ikke overstige 15 cm før tiltak iverksettes; veg skal holdes åpen så langt mulig; kommunen varsles ved stengte veier/uforutsette forhold.Kilde: Vedlegg 4: Brøyteinstruks pkt. 1–2
• Krav til utstyr/kjøretøy: traktor/kjøretøy for brøyting skal ha 4-hjulstrekk og kjettinger ved behov; minimum én traktor med frontlaster tilgjengelig; tillegg som bakmontert skjer med slitestål, snøfres og strøapparat.Kilde: Vedlegg 3: Diverse krav (Krav til utstyr/maskiner/kjøretøy)
• Krav til personell: kvalifisert personell; relevante sertifikater/kurs/godkjenninger; dokumentasjon ved forespørsel.Kilde: Vedlegg 3: Diverse krav (Krav til personell)
• Lønns- og arbeidsvilkår/underleverandører: leverandøren bekrefter at underleverandør oppfyller krav; skal dokumentere lønns- og arbeidsvilkår ved forespørsel; sanksjoner ved brudd.Kilde: Vedlegg 2 pkt. 12
• Klima og miljø-forpliktelser: leverandøren forplikter seg til å følge tiltak levert i tilbudet og bruke tilbodt maskiner/kjøretøy; avvik kan medføre bot (minst innsparingen; begrenset til 20% av samlet estimert kontraktsverdi).Kilde: Vedlegg 2 pkt. 13
• Fakturering: faktura for brøyting/vedlikehold sendes senest innen 15. i påfølgende måned; EHF-format; betalingsfrist 30 dager etter fakturadato.Kilde: Vedlegg 2 pkt. 8

• Dokumentteksten viser at det vedlegg om fakturering og GPS-rutiner omtales, men «referat fra møte 06.02.2025» er kun delvis innholdsmessig gjengitt i vedlegg 1/annen tekst; hele vedlegg 6 (faktureringsreferat) er ikke inkludert som egen detaljside (det står «Se eget vedlegg»).
• Det er oppgitt at ruter kan justeres dersom hensiktsmessig, men konkrete prosedyrer for justering/konsekvens for evaluering og tilbudspriser er ikke detaljert i teksten utover at oppdragsgiver kan endre roder og at kun ikke-vesentlige endringer ikke utløser endring i godtgjørelse.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For rode 208, 214 og/eller 215: Kan oppdragsgiver bekrefte at vedlagt kart gir endelig avgrensning av brøyterodene (lengde/areal og eventuelle delstrekninger), og om rutesett i GPS-Flåtestyring skal være identisk med rodekartet som brukes ved evaluering og fakturering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig pris og risikovurdering avhenger av om “rode” i tilbud, GPS-logging og fakturagrunnlag følger samme geografiske avgrensning.

   Kilde: VEDLEGG 4: BRØYTEINSTRUKS, pkt. 1 (brøytebehov/retningslinjer) + VEDLEGG 7: Brukerveiledning GPS-system (ruter/rapport) + 1. GENERELT OM ANSKAFFINGA (roder og kart)

2. Oppdragsgiver oppgir at ruter kan bli justert dersom det er hensiktsmessig. Kan dere presisere hvordan eventuelle rutejusteringer påvirker (1) evalueringsberegningen av “kalkulert evalueringssum” for traktor (representativt timegrunnlag), (2) tilbudspris (beredskap og time), og (3) faktureringsgrunnlaget i mLogg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentet sier endringer kan gjøres, og at kun ikke-vesentlige endringer ikke gir endring i godtgjørelse. Leverandøren trenger definisjon/praksis for hva som er vesentlig og hvilken effekt det får i evaluering og pris.

   Kilde: 1. GENERELT OM ANSKAFFINGA (ruter kan justeres) + VEDLEGG 2: KONTRAKTSVILKÅR pkt. 2 (endring av roder/ruter og godtgjørelse) + 5.3 EVALUERING (evalueringssum/timer) + VEDLEGG 1: GODTGJERING (timegodtgjøring og effektiv tid)

3. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan mobiliseringstid og transport inn/ut av roden skal håndteres i praksis: Timegodtgjøring starter ved oppstart av arbeid på roden, og “mobiliseringstid … godtgjøres ikke”. Hvordan skal dette dokumenteres/avgrenses i mLogg (AF/BE/effektiv tid vs. tidsrom utenfor ruta), og hva skal entreprenøren gjøre dersom oppdrag startes/stoppes på en måte som gir “effektiv tid” utenfor ønsket intervall?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er risiko knyttet til tolkning av mLogg-kolonner og grense mellom tid som skal gi betaling og tid som ikke skal gi betaling.

   Kilde: VEDLEGG 1: GODTGJERING (Timegodtgjøring: mobiliseringstid godtgjøres ikke; effektiv tid) + VEDLEGG 7: Brukerveiledning GPS-system (AF, BE og effektiv tid) + VEDLEGG 6: Møtereferat 06.02.2025 (effektiv tid vs varighet)

4. I referatet fra 06.02.2025 omtales behov for “felles test på roda” ved svak GPS-dekning. Kan oppdragsgiver beskrive prosess og forventet tidslinje for en slik test, hvem som deltar, hvordan utesteder/avvik håndteres i mLogg, og om det gis noen form for justering/kompensasjon dersom test viser systematiske feil som påvirker fakturagrunnlaget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis GPS-signaler gir systematiske utslag, kan det gi under-/overfakturering og uenighet. Leverandøren trenger praktisk og kontraktsmessig håndtering.

   Kilde: VEDLEGG 6: Referat om fakturering (06.02.2025) (GPS-signal noen områder, behov for felles test; avvik/kommentar for å rette grunnlag)

5. Hvordan skal “kortere fråvær” og krav om kvalifisert vikar i kontraktsvilkår pkt. 3 forstås for brøyteroder 208/214/215: Hvilke kvalifikasjonskrav må vikar oppfylle (sertifikat/kurs/godkjenninger), og må vikar være registrert som egen “sjåfør” i mLogg før oppstart i perioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilrettelegging for vikar påvirker bemanning, planlegging og teknisk gjennomføring i GPS-systemet, som igjen påvirker fakturering og etterlevelse.

   Kilde: VEDLEGG 2: KONTRAKTSVILKÅR pkt. 3 (vikar ved kortere fråvær) + VEDLEGG 3: DIVERSE KRAV (krav til personell) + VEDLEGG 7: Brukerveiledning GPS-system (sjåfører/tilgang)

6. Tilgang/backup for å oppnå god poengscore på Kvalitet: Dokumentet sier at flere ansatte/avtalar med andre som backup ved sykdom vil bli vektlagt. Kan oppdragsgiver bekrefte hva dere forventer at leverandøren beskriver i tilbudet (f.eks. navn/roller/tilgjengelighet og hvordan dette dokumenteres), og om backup-løsning må operere via samme GPS-oppsett (sjåfør/oppdrag/ruter) for å gi riktig fakturagrunnlag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet er skjønnsmessig, og leverandøren trenger å vite hva som faktisk gir uttelling og hva som må være operativt i GPS for å unngå avvik/trekk/bot.

   Kilde: 5.2 Tildeling (Kvalitet: personell, backup) + VEDLEGG 7: Brukerveiledning GPS-system (sjåfører og logging) + VEDLEGG 6: Møtereferat (bruk av avvik/kommentar ved feil tiltak)

7. Kan oppdragsgiver utdype hvordan “kommunalblad” skal prises i tilbudsskjemaet og hvilket omfang som inngår: Er kommunalblad (type og evt. rutespesifikke arbeider) en del av standard brøyterelatert vintervedlikehold i disse rodene, eller skal det kun utføres etter særskilt bestilling/samråd?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Timepris for ekstra utstyr (kommunalblad) må prises riktig, og leverandøren trenger klarhet i hvilken forventning/trigger kommunen legger til grunn.

   Kilde: VEDLEGG 5: TILBODSKJEMA VINTERVEDLIKEHALD (utstyr inkl. Kommunalblad) + VEDLEGG 3: DIVERSE KRAV (Strøing kun etter samråd; øvrige utstyr omtalt) + VEDLEGG 4: BRØYTEINSTRUKS (tilsyn/tillegg kan avtales på forhånd)

8. Kontraktsvilkår pkt. 13 sier at det kan bli bot ved avvik dersom forpliktende tiltak for klima og miljø i tilbudet ikke overholdes, og at bot minimum skal tilsvare innsparingen og oppad begrenses til 20 % av estimert kontraktsverdi. Kan oppdragsgiver presisere hvordan “forpliktande tiltak for klima og miljø” identifiseres (hvilke konkrete punkter/opplysninger i tilbudet), og hvordan avviksgrad og beregning av “innsparing” vil bli dokumentert/fastsatt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en betydelig økonomisk risiko. Leverandøren må forstå hvilke tilbudselementer som blir “låst”, og hvordan bot beregnes i praksis.

   Kilde: VEDLEGG 2: KONTRAKTSVILKÅR pkt. 13 (bot; forpliktende tiltak klima/miljø; 20 % tak) + VEDLEGG 5: TILBODSKJEMA (utstyr/personell som grunnlag) + 5.2 Tildeling (Kvalitet og Klima/miljø med vekting og dokumentasjon)