Avtale om salg av reklame på bakside av buss i Øvrige Telemark

Telemark fylkeskommune skal inngå avtale om salg av reklame på bakside av buss i «Øvrige Telemark» (unntatt Skien, Porsgrunn og Siljan). Avtalen gir konsulenten eksklusiv rett og plikt til å selge reklame og håndtere produksjon, montering, demontering og avhending. 98 busser stilles til disposisjon ved kunngjøring (12 reserve), og tre busser skal alltid reserveres til kundens egenreklame. Kontrakten starter ved signering, varer til 30. juni 2027, med mulig forlengelse i inntil ett år på uendrede vilkår. Tildeling skjer etter beste forhold mellom pris og kvalitet.

• Foretaket skal være lovlig etablert eller et lovlig leverandørfellesskap.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten (kilde: pkt. 3.3).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.3
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist, eller kredittvurdering A «Kredittverdig» / tilsvarende er tilstrekkelig. Ved relevant: kort redegjørelse om økonomiske forhold/tap som ikke dokumenteres andre steder, oversikt over nylige pågående/forestående skattemessige eller offentlige gjennomganger, og oversikt over hendelser av betydning etter siste reviderte årsregnskap (kilde: pkt. 3.4).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.4
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig erfaring av relevant art og vanskelighetsgrad for å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Maks 3 referanseoppdrag ikke eldre enn 3 år fra tilbudsfristen. Referansene skal synliggjøre erfaring med tilsvarende prosjekt gjennom arbeidsoppgaver knyttet til salgsarbeid, produksjon og logistikk mot tredjepart (bussoperatør eller tilsvarende). Skal gjelde leverandør totalt (inkl. bidrag fra arbeidsfellesskap/underleverandører leverandør støtter seg på). For ikke sluttførte kontrakter: hvilke arbeider som er utført/gjenstår. For hver referanse: oppdragsgiver, oppdragets navn, utførelsesperiode, kontraktens verdi eks. mva, og beskrivelse (hva leverandøren selv gjorde vs. underleverandører). Beskrivelse maks 2 A4-sider pr. referanse; min. skriftstørrelse 10 (kilde: pkt. 3.5).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.5
• Leverandøren skal ha et dokumentert miljøledelsessystem implementert i produksjonen.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av miljøledelsessystem som viser at det er implementert i produksjonen. Ved ISO 14001 / Miljøfyrtårn / EMAS eller tilsvarende sertifisering: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.6

• Tilbud skal leveres i sin helhet via Oppdragsgivers KGV (Mercell TendSign) innen tilbudsfristen.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 2.7 og pkt. 7.2
• Forbehold/avvik skal tydelig beskrives i tilbudsbrevet; standardiserte leveringsvilkår el.l. regnes som avvik.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 2.6
• Sladdet versjon av tilbudet (for forretningshemmeligheter) skal leveres sammen med tilbudet.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 2.12 og pkt. 7.3
• Tilbudet skal leveres på norsk.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 7.3
• Tilbudsdokumentasjon skal inkludere: Tilbudsbrev (vedlegg 3) og besvarelser på tildelingskriteriene «Logistikk og leveranse» og «Klima/miljø».Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 7.3
• Tilbuds- og kvalifikasjonsdokumentasjon: Firmaattest, kredittvurdering, dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav/referanser samt (miljøledelsessystem).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 7.3
• Ved støtte på underleverandører: dokumentasjon for underleverandører (inkl. firmaattest).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 4 og pkt. 7.3
• HMS-egenerklæring skal leveres.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 2.11 og pkt. 7.3

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Eksklusiv rett og plikt til å selge reklame på baksiden av buss i «Øvrige Telemark» og være ansvarlig for salg, produksjon, montering, demontering og avhending (for eksterne kunder og kundens egenreklame).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 1.3
• Leverandøren skal reservere tre busser til kundens egenreklame (to skal dekke linje R1, med mindre annet avtales), og antall busser/trasekart/ruteplan kan endres i avtaleperioden.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 1.3
• Varighet: avtalen starter ved signering; reklameflatene tilgjengelige fra kontraktstart. Varer til 30. juni 2027 med opsjon/forlengelse i inntil ett år på uendrede vilkår.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 1.3 og bilag 3
• Avtalen reguleres av SSA-O med tilhørende bilag.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 1.6
• Lønns- og arbeidsvilkår samt dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift 12. februar 2008 nr. 112 (og SSA-O bestemmelser om dokumentasjon/dagbot ved brudd).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 2.9 og SSA-O pkt. 5.5
• HMS-egenerklæring/etterlevelse av lovbestemte HMS-krav.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 2.11
• Krav til ordnede skatte- og avgiftsmessige forhold; innhenting av attest/opplysninger ved tildeling.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 2.10
• Samarbeids- og rapporteringsplikt (kvartalsvis rapportering om salgsresultater og miljøkriterier; videre møter som kick-off og statusmøter).Kilde: Bilag 4 (Rapportering) og SSA-O pkt. 2.2

• Dokumenttekst mangler konkrete, utfylte punkter for fordelingsnøkkel i bilag 5 (prosentene skal fylles ut ved kontraktsignering).
• Konkurransebestemmelsene viser kun evalueringsformel/rammer for pris, men ikke et konkret minimumskrav til prisandeler (kun evaluering).
• Kilden viser oppgitt oppdragsinnhold (bilag 1) mer detaljert enn konkurransebestemmelsene; flere konkrete krav til reklameinnhold/tekniske løsninger ligger i bilag 1, men er ikke fullstendig gjengitt her.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 5 (Pris og prisbestemmelser) skal fordelingsnøkkelen mellom Kundens andel og Konsulentens andel fylles ut ved kontraktsignering. Kan Oppdragsgiver bekrefte at tilbyder skal oppgi sin foreslåtte fordelingsnøkkel (prosent) i Vedlegg 3 Tilbudsbrev, og at denne prosentfordelingen er den som benyttes direkte i evalueringen av «Pris»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå nøyaktig koblingen mellom utfylling i tilbudsbrevet, evalueringen og kontraktsinngåelsen for å prise riktig.

   Kilde: Bilag 5: Pris og prisbestemmelser; Vedlegg 3 Tilbudsbrev

2. I konkurransebestemmelsene punkt 6.1 og «Evaluering av pris» brukes «andel av salgsinntektene til Oppdragsgiver/Leverandør», men evalueringsformelen antar en «lavest andel til Leverandør». Kan Oppdragsgiver bekrefte hvordan «pris» skal forstås i praksis dersom en tilbyder gir en annen fordelingsnøkkel enn det som gir lavest andel til Leverandør (altså om lavest Leverandørandel gir best pris-score som intensjonen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvem som får best pris-score, og dermed hvilken prosentfordeling leverandøren bør prise inn.

   Kilde: Konkurransebestemmelser punkt 6.1 Evaluering av tildelingskriteriet Pris

3. I punkt 5 Tildelingskriterier (Pris) bes tilbydere «oppgir fordeling av salgsomsetning mellom oppdragsgiver og leverandør i tilbudsbrevet». Kan Oppdragsgiver presisere om det kun er fordelingsnøkkelen (prosent) som skal være «pris», eller om det i tillegg finnes andre pris-/kostnadselementer som også skal oppgis eller evalueres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som faktisk inngår i prisbegrepet for å unngå å prise feil eller levere feil beregningsgrunnlag.

   Kilde: Konkurransebestemmelser punkt 5 Tildelingskriterier (Pris)

4. I bilag 1 «Kundens beskrivelse av oppdraget» fremgår det at ruteplan/trasekart og antall busser kan endres i avtaleperioden (bl.a. flere/færre busser, og endringer i egenreklame-krav for linje R1). Kan Oppdragsgiver beskrive hvordan endringer påvirker (i) Konsulentens avtaleplikt/eksklusivitet, og (ii) grunnlaget for fakturering/avregning når busser forsvinner/tilkommer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Endringer i volum og hvilke flatene som er tilgjengelige kan påvirke inntektsrisiko og hvilke kostnader som kan allokeres/prises.

   Kilde: Bilag 1: Kundens beskrivelse av oppdraget (Reklameflater, Antall busser/til disposisjon, egenreklame/linje R1) samt Bilag 3/1.3

5. I bilag 1 «Montering og demontering av bussreklame» står det at montering/demontering må skje når bussene er tilgjengelige og ofte pågår i helg eller på kvelds-/nattetid, og at Konsulenten har erstatningsansvar for skader. Kan Oppdragsgiver gi nærmere informasjon om praktiske rammer hos bussoperatør (f.eks. typiske tilgangstider/limiteringer, kontaktpunkt, prosedyrer ved arbeid utendørs vs. innendørs, og om det finnes faste «slot»-vinduer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise og planlegge kapasitet må leverandøren forstå faktiske arbeidsbetingelser og hvordan bussoperatørens drift begrenser gjennomføringen.

   Kilde: Bilag 1: Kundens beskrivelse av oppdraget (Montering og demontering; Skader ved montering/demontering)

6. I bilag 1 «Rammer som eventuelt er montert på dagens busser tilhører leverandøren som hadde kontrakt med Vy buss frem til 30. juni 2026». Kan Oppdragsgiver avklare om leverandørene ved kontraktstart må eie/anskaffe nye rammer for hele bussparken, eller om det vil bli overlatt rammer/avklart hvor/hvilke rammer som må kjøpes/nysettes (og eventuelt hvordan pris/avtale for rammer vil håndteres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kostnader til rammer kan være betydelig og påvirker både oppstartskost og lønnsomhet. Leverandøren må vite forventet kostnadsomfang.

   Kilde: Bilag 1: Kundens beskrivelse av oppdraget (Rammer/«Vy buss» frem til 30. juni 2026)

7. I bilag 1 «Innhold i reklamen» fremgår forbud mot bl.a. bil, plastisk kirurgi og religiøse budskap, og at Kunden kontaktes ved tvil om reklamen kan oppleves støtende/upassende. Kan Oppdragsgiver presisere (i) hvilken beslutningsprosess som gjelder (tidsfrister for avklaring), (ii) om Konsulenten kan starte produksjon før endelig godkjenning, og (iii) hvordan «immediate removal»-kravet praktisk håndteres (frist for fjerning og dokumentasjon/avregning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå godkjennings- og stoppmekanisme for å redusere risiko for tapt produksjon og forsinkelser.

   Kilde: Bilag 1: Kundens beskrivelse av oppdraget (Innhold i reklamen; Fjerning ved brudd)

8. I bilag 4 «Administrative bestemmelser» står det at Kunden kaller inn til kick-off og statusmøter (hver halvår eller etter avtale), og at Konsulenten skal rapportere hvert kvartal. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete rapporteringskrav som ligger i «format som er lett tilgjengelig og oversiktlig» (f.eks. Excel/mal, hvilke datadetaljer om annonsører må oppgis, og hvordan «fordeling av reklameplasser» skal rapporteres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige rapporteringsformater kan gi merarbeid og risiko for avvik. Leverandøren trenger praktiske detaljer for kost-/ressursestimering og gjennomføring.

   Kilde: Bilag 4: Administrative bestemmelser (Rapportering; rapporteringskrav per kvartal)

9. I konkurransebestemmelsene punkt 5 Tildelingskriterier («Logistikk og leveranse») skal leverandøren beskrive samhandling med bussoperatør for montering/demontering, men det står også at «Dagens bussoperatør skal ikke kontaktes i denne forbindelse». Kan Oppdragsgiver avklare hva Oppdragsgiver anser som tilstrekkelig dokumentasjon/«bevis» i besvarelsen for at rutinene er gjennomførbare uten kontakt (f.eks. om det forventes bruk av egne standardrutiner, referanser, eller tidligere samarbeidserfaring)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne levere en evaluerbar og konkurransedyktig besvarelse må leverandøren vite hvilke typer informasjon som kan brukes uten å kontakte dagens bussoperatør.

   Kilde: Konkurransebestemmelser punkt 5 Tildelingskriterier (Logistikk og leveranse; momentet om at dagens bussoperatør ikke skal kontaktes)

10. I SSA-O/bilag 6 fremgår det flere endringer (bl.a. begrensning av oppsigelsesvarsel ved endringer, endringer i gebyr/avbestilling, og tilføyelser om forsikringer/erstatningsansvar for skade på tredjemanns eiendom mv.). Kan Oppdragsgiver bekrefte at eventuelle risikobehov i vår virksomhet (f.eks. assuranse og håndtering av skader på tredjemann/bussoperatørens eiendom) forventes løst innenfor alminnelig markedsmessige forretningsvilkår, og eventuelt gi en oversikt over typisk mislighold/kravhistorikk dere har sett i denne type reklame-/monteringsoppdrag?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere og prise kontraktsmessig risiko (særlig erstatnings- og forsikringsvilkår). En avklaring reduserer fare for at tilbudet blir økonomisk feilpris og/eller får forbehold.

    Kilde: Vedlegg 6: Endringer i den generelle avtaleteksten (punkter 4.2, 5.1.1, 6.4/6.2/8, samt nye punkter 10.5–10.9)