Anskaffelse av IT konsulent for utarbeidelse av kravspesifikasjon til digitale plattformer og IT drift

Anskaffelsen gjelder konsulentbistand til utarbeidelse av en detaljert kravspesifikasjon for offentlig anskaffelse av digitale plattformer og IT-drift for Forsvarshistorisk museum. Arbeidet omfatter bl.a. kravspesifikasjon, fagteknisk bistand, markedsdialog/anskaffelsesstrategi, kompetanseoverføring ved behov, ev. forhandlingsbistand samt bistand til implementering/oppstart. Prosjektet gjennomføres med aktiv medvirkning fra museets ledere og fagspesialister, og kan også inkludere IT-faglige vurderinger av evalueringsmodeller og mottatte tilbud.

• Leverandør skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Firmaattest.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1 – Organisatorisk og juridisk stilling
• Leverandør må ha ordnede forhold til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift (forutsatt norsk leverandør). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra dato oppdragsgiver meddeler hvem som har vunnet kontrakten (til forespørsel).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1 – Økonomisk og finansiell kapasitet
• Leverandør må ha tilfredsstillende økonomisk og finansiell stilling for å kunne gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon. Alternativ dokumentasjon kan fremlegges dersom saklig grunn ikke kan fremlegges iht. oppdragsgivers krav.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1 – Økonomisk og finansiell kapasitet
• Leverandør skal ha god erfaring fra lignende oppdrag med overføringsverdi til dette oppdraget.

  Dokumentasjon: Beskrivelse ca. 1 A4-side per prosjekt, med inntil 3 referanseprosjekter de siste 3 årene. Innhold: prosjektnavn, oppdragsgiver, kontraktsverdi ekskl. mva., leverandørens rolle, tidspunkt/varighet, og overføringsverdi til dette oppdraget.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1 – Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Konsulenten skal ha utdanning på minimum masternivå innen relevante fagområder.

  Dokumentasjon: Leverandørs bekreftelse (JA/NEI) og beskrivelse/vedlegg etter oppgitt mal i kvalifikasjons-/skal-kravtabell.

  Kilde: SSA-B Bilag 2 (Kundens krav til bistanden) krav 1.1
• Konsulenten skal ha erfaring med utarbeidelse av kravspesifikasjoner og anbudsprosesser for det offentlige.

  Dokumentasjon: Bekreftelse på at kravet oppfylles (JA/NEI).

  Kilde: SSA-B Bilag 2 krav 1.2
• Konsulent skal ha prosjektledererfaring, herunder erfaring med prosjektstyring, prosesskartlegging, kravhåndtering og gode samarbeidsevner.

  Dokumentasjon: Bekreftelse på at kravet oppfylles (JA/NEI).

  Kilde: SSA-B Bilag 2 krav 1.3
• Konsulenten skal tiltre oppdraget umiddelbart etter kontraktsinngåelse med 100 % tilstedeværelse frem til oppdragsgivers behov eventuelt avtar noe i gjennomføringsperioden.

  Dokumentasjon: Bekreftelse på at kravet oppfylles (JA/NEI).

  Kilde: SSA-B Bilag 2 krav 1.4
• Konsulenten skal ha meget gode norskkunnskaper (skriftlig og muntlig) og kunne benytte engelsk som arbeidsspråk.

  Dokumentasjon: Bekreftelse på at kravet oppfylles (JA/NEI).

  Kilde: SSA-B Bilag 2 krav 1.5

• Tilbudet skal leveres i sin helhet elektronisk i henhold til utformingen det elektroniske systemet for innlevering angir, innen tilbudsfristen, via oppdragsgivers KGV.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6 – Innlevering av tilbud og tilbudsutforming (pkt. 6.1-6.1/tilbudets utforming)
• Tilbudsbrev: oppgi timepris for tilbudt konsulent i tilbudsbrevet, eks. mva., og at timeprisen skal oppgis i tråd med SSA-B bilag 5 (prisformat/innprisoppsett).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4 – Tildelingskriterier (pris) og pkt. 5 – Prisformat
• Leverandør skal levere CV for tilbudt konsulent iht. angitt evaluerings-/CV-mal, samt referanseprosjekter med overføringsverdi slik de er beskrevet i konkurransegrunnlaget (for å dokumentere kvalitet).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4 – Tildelingskriterier (kvalitet) og Vedlegg/CV-mal (Bilag 9)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

19.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontrakten reguleres av SSA-B (vedlagt) og SSA-B bilag (inkl. pris, prosjekt/fremdrift, administrative bestemmelser).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.3 Kontraktsvilkår
• Oppstart umiddelbart etter kontraktsinngåelse; bistanden løper inntil 3 mnd fra oppstart (med opsjon på forlengelse inntil 1 måned totalt).Kilde: SSA-B Bilag 3 (Prosjekt- og fremdriftsplan), Avtalens punkt 4.1
• Tilstedeværelse: kreves 100 % tilstedeværelse ved oppstart, men kan reduseres noe i gjennomføringsperioden. Konsulent normalt tilgjengelig kl. 08:00–16:00 på virkedager; fysisk oppmøte kan avtales ved behov (arbeidet primært digitalt).Kilde: SSA-B Bilag 1 (Kundens beskrivelse av bistanden) – Stillingsprosent/arbeidssted/tilstedeværelse
• Språk: konsulenten skal beherske norsk og engelsk skriftlig og muntlig.Kilde: SSA-B Bilag 1 – Krav til språk for konsulenten
• Taushetserklæring: signering av taushetserklæring (det er ikke krav om sikkerhetsklarering).Kilde: SSA-B Bilag 2 – Sikkerhet
• Oppstart etter kontraktsinngåelse: konsulenten skal tiltre umiddelbart med bekreftet 100 % tilstedeværelse (skal-krav).Kilde: SSA-B Bilag 2 krav 1.4
• Underleverandører: godkjennes av Kunden.Kilde: SSA-B Bilag 4 – Avtalens punkt 5.2.1
• Avbestilling: Kunden kan avbestille med 30 dagers skriftlig varsel; i første 3 måneder (etter oppstart) kan Kunden avbestille med 14 dagers varsel (betalingsmekanisme for allerede utført arbeid/kostnader).Kilde: SSA-B Bilag 3/SSA-B generell avtaletekst punkt 4.2 (samt Bilag 6-endringstekst)
• Pris/fakturering: timepris ekskl. mva. og inkludering av alle kostnader; timelister detaljert og godkjennes av Kunden før fakturering; faktura i EHF. Forfalls-/betalingsvilkår: betaling etter faktura per 30 dager (i SSA-B generell avtaletekst).Kilde: SSA-B Bilag 5 (Pris og prisbestemmelser) og SSA-B generell avtaletekst punkt 6.2
• Informasjonssikkerhet/personvern: konsulenten skal iverksette forholdsmessige tiltak for informasjonssikkerhet; databehandleravtale signeres før behandling av personopplysninger; plikter ved deling/overføring av personopplysninger.Kilde: SSA-B Bilag 6 (endringer i generell avtaletekst, kapittel 11) samt Bilag 8/11.2

• Dokumentteksten inneholder kun rammeinformasjon og katalogoversikt for SSA-B bilag; konkrete detaljer i SSA-B Bilag 2 (bortsett fra skal-kravene gjengitt) fremgår ikke fullstendig her.
• Opplysninger om eksakte 'viktige datoer' for prosess utover spørsmål/tilbudsfrist er oppgitt som ukeintervaller og kan justeres; eksakte klokkeslett mangler.
• Det fremgår ikke eksplisitt hva som skal leveres utover pris (timepris) og CV/referanser, f.eks. om 'oppdragsforståelse' må innleveres som eget dokument eller del av tilbudet (beskrives som innholdskrav for evaluering).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 2 (skal-krav) Krav nr. 1.4 står at konsulenten skal tiltre oppdraget «umiddelbart etter kontraktsinngåelse» med 100 % tilstedeværelse frem til oppdragsgivers behov eventuelt avtar noe. Kan dere presisere hva dere legger i «umiddelbart» (f.eks. antall kalenderdager fra kontraktsinngåelse) og om behovet normalt vil være hele perioden eller om dere forventer reduksjon før 3 måneder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Trekker ut operasjonell risiko ved oppstart og gir leverandøren grunnlag for bemanningsplan og prising.

   Kilde: Bilag 2: Kundens krav til bistanden (Krav nr. 1.4)

2. I Bilag 3 (Prosjekt- og fremdriftsplan) fremgår at bistanden løper inntil 3 mnd fra oppstart, og at dere har opsjon på forlengelse inntil 1 måned. Hvilke milepæler/leveranser i kravspesifikasjonsarbeidet forventer dere at skal være oppnådd innen de første 3 månedene, og hva typisk gjenstår ved en eventuell opsjonsforlengelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå reelt arbeidsomfang per periode for å prise timebruk og planlegge kapasitet.

   Kilde: Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan (varighet/opsjon)

3. Tildelingskriteriet «Kvalitet» (70 %) inkluderer «Oppdragsforståelse» (inntil 1 A4) i tillegg til CV og referanser med overføringsverdi. Kan dere bekrefte forventet innhold og vurderingsnivå for oppdragsforståelse (f.eks. om dere vektlegger metode for kravspesifikasjon, involvering/medvirkning med museets ledere/fagspesialister, og hvordan dere foreslår å håndtere IT-drift/support som del av kravspesifikasjonen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjør evalueringsforventninger og reduserer risiko for å levere et «feilformat» tilbudsdokument.

   Kilde: Tildelingskriterier (pkt. 4) / Oppdragsforståelse

4. Priskriteriet (30 %) er timepris for tilbudt konsulent. I Bilag 5 punkt B står at timeprisen «skal inkludere alle kostnader». Kan dere bekrefte om dette også skal dekke eventuelle interne reise-/møte-kostnader ved fysisk oppmøte (når slikt avtales), eller om slike kostnader eventuelt skal håndteres som utlegg i Bilag 5 punkt C?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forhindrer feilprising av reise-/møteelementer og sikrer at kostnadsmodell blir i tråd med kontraktens prissystem.

   Kilde: Tildelingskriterier (pris/timepris) / Bilag 5 (pkt. B og C)

5. SSA-B Bilag 5 inneholder krav til timeliste og at «Detaljnivå og utforming av timeliste skal avklares med Kunden», samt at fakturering krever godkjenning av timelister. Kan dere beskrive forventet timeliste-format (minimumskrav til felter/detaljgrad) og typisk responstid for godkjenning (f.eks. antall virkedager)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Påvirker leverandørens administrative kostnader, faktureringsflyt og risiko for betalingsforsinkelser.

   Kilde: Bilag 5: Pris og prisbestemmelser (Avtalens punkt 6.2 Fakturering)

6. I SSA-B Bilag 2 fremgår at det stilles signering av taushetserklæring, men det oppgis ikke krav til sikkerhetsklarering eller sikkerhetsavtale. Kan dere utdype om det finnes en spesifikk taushetserklæring/mal dere benytter, og hvem hos oss som må signere (hovedkonsulent kun, eller også eventuelle underkonsulenter/ressurser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Gir grunnlag for compliance-plan og identifiserer hvem som må involveres før oppstart.

   Kilde: Bilag 2: Kundens krav til bistanden (Sikkerhet/taushetserklæring)

7. Under SSA-B Bilag 4: Administrative bestemmelser står det at konsulentens underleverandører skal godkjennes av Kunden, og at nøkkelpersonell skal angis i bilaget. Kan dere presisere om underleverandører kan brukes til deler av leveransen uten å navngi dem som nøkkelpersonell i bilag 4, og hvordan dere vurderer og godkjenner underleverandørens rolle/ressurs?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reduserer uklarhet om bemanning, søknads-/godkjenningskrav og kan påvirke både gjennomføring og tilbudets oppfyllelse.

   Kilde: Bilag 4: Administrative bestemmelser (5.2.1 underleverandører / 5.2 Nøkkelpersonell)

8. I Bilag 5 punkt D (Overskridelser og varsling) og SSA-B generell avtaletekst fremgår at eventuelle overskridelser av avtalte timer skal varsles og avtales. Kan dere bekrefte om det finnes et definert time-/rammetall som avtales i denne kontrakten (utover maksverdi 1.250.000,-), og i så fall hvor dette er spesifisert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om det finnes timebudsjetter/rammer for å styre risiko for mislighold og for å prise realistisk timeforbruk.

   Kilde: Bilag 5: Pris og prisbestemmelser (pkt. D) / Bilag 5 (maksimal verdi)

9. Om dere vurderer det relevant i prosjektet: I beskrivelsen står at konsulenten kan bistå med IT-faglige vurderinger av evalueringsmodeller og bistand ved implementering/opstart ved behov. Kan dere presisere om slike aktiviteter er å anse som «innenfor» denne kontrakten (timeprising), eller om de kun er en opsjon/ekstra bestilling dere vil avtale særskilt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer forventet leveranseomfang og reduserer risiko for at tilbudt timepris ikke dekker senere forventninger.

   Kilde: Generell beskrivelse / Beskrivelse av oppdraget (og Bilag 1: bistandens omfang)