Avinor lufthavner: Leie av areal til forretningsvirksomhet innenfor servering og kiosk

Avinor AS utlyser konkurranse om leie (konsesjonskontrakter) for servering og kiosk/food & beverages og convenience-virksomhet ved 8 lufthavner (Bergen, Trondheim, Kristiansand, Ålesund, Harstad/Narvik, Molde, Kristiansund, Alta). Konkurransen omfatter 35 kontrakter fordelt på 17 delkontrakter (lots). Gjennomføring skjer via TendSign, og Avinor forbeholder seg retten til å forhandle før tildeling. Kontraktsterm: fem eller syv år fra endelig overtakelsesdato (oppstart innen ca. 6 måneder fra foreløpig dato). Tildeling per delkontrakt basert på beste forhold mellom Pris, Kvalitet og Miljø, der Pris vektes 60% og kvalitet 35% (kvalitet E.1-E.10) og miljø 5% (E.11-E.13).

• Tilbyder må oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav; manglende oppfyllelse medfører avvisning.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon vurderes basert på det som er innlevert (og Avinor kan be om ytterligere opplysninger).

  Kilde: Pkt. 3.1 «Kvalifisering og avvisning»
• Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet (krav omtalt som pkt. 3.2.2). Tilbyder kan støtte seg på andre foretak; støttende foretak må da være solidarisk ansvarlig.

  Dokumentasjon: For støtte til økonomisk/finansiell kapasitet: dokumentasjon fra støttende foretak etter pkt. 3.2.2 + forpliktelseserklæring (selvskyldnererklæring) som bekrefter solidaransvar + firmaattest for støttende foretak.

  Kilde: Pkt. 3.2.2 (omtalt i 3.1 «Støtte fra andre foretak») og vedlegg «Selvskyldnererklæring»
• Tilbyders faglige kvalifikasjoner/erfaring fra relevant virksomhet (krav omtalt som pkt. 3.2.3). Tilbyder kan støtte seg på andre foretak; støttende foretak må levere dokumentasjon og forpliktelseserklæring.

  Dokumentasjon: For støtte til faglige kvalifikasjoner: dokumentasjon etter pkt. 3.2.3 for støttende foretak + firmaattest for støttende foretak + forpliktelseserklæring (Commitment statement). Tilbyder skal bruke skjema/tabell for relevante virksomheter siste 3 år regnet fra tilbudsfrist.

  Kilde: Pkt. 3.2.3 (omtalt i 3.1 «Støtte fra andre foretak») samt skjema 01.5 «Tilbyders faglige kvalifikasjoner» og 01.6 «Forpliktelseserklæring faglige kvalifikasjoner»

• Forespørre/besvare iht. Avinors mal: tekst fylles direkte inn i tilbudsdokumentene (også ved revidert tilbud).Kilde: Pkt. 2.4 «Generelt»
• Språk: tilbudet skal være skriftlig og utformet på norsk og/eller engelsk.Kilde: Pkt. 2.6 «Språk»
• Personvernerklæring: Tilbyder må bekrefte at Personvernerklæring om innkjøpsprosesser i Avinor (GDPR) er lest og forstått (egen dokument i TendSign).Kilde: Pkt. 2.7
• Etiske krav: Tilbyder må bekrefte at Avinors etiske krav til kontraktsparter er lest og forstått (egen dokument i TendSign).Kilde: Pkt. 2.8
• Tilbudsbrev: skal utarbeides separat og underskrives av personer med fullmakt til å forplikte Tilbyder. Fullmakt dokumenteres. Tilbudsbrev skal inneholde opplysninger om tilbyder, hvilke delkontrakter tilbudet omfatter, kontaktperson(er) og bekreftelser (GDPR/etikk).Kilde: Pkt. 2.9 «Tilbudsbrev»
• Forbehold/avvik: Forbehold/avvik skal oppgis i vedlagt skjema «Forbehold/Avvik» (alternativ 1 eller 2). Skjemaet skal alltid fylles ut og vedlegges tilbudet.Kilde: Pkt. 2.5 «Forbehold/Avvik» + skjema «Forbehold_Avvik» (01.1)
• Vedlegg som inngår i tilbudet: (1) dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, (2) utfylt forbeholdsskjema, (3) Vedlegg B Leie (Excel «Price»), (4) Vedlegg C Virksomhetsplan, (5) Vedlegg D Tegninger/skisser. Vedlegg C og D skal leveres som separate dokumenter per kontrakt (innen delkontrakt).Kilde: Pkt. 2.9 «Tilbud... Tilbudsvedlegg» + Pkt. 2.9 NB om komplett tilbud per delkontrakt
• Sladdet versjon: pga. Offentleglova skal Tilbyder samtidig med innlevering levere sladdet versjon der forretningshemmeligheter er unntatt (og også sladdet versjon ved reviderte tilbud).Kilde: Pkt. 1.11 «Sladdet versjon av tilbud»
• Tilkobling/tilgang til datarom og styrende dokumenter: Tilgang krever signering av sikkerhetsavtale og registrering av brukere; datarom brukes som faktagrunnlag for tilbudsarbeid.Kilde: Pkt. 2.2 «Datarom» og 2.3 «Styrende Dokumenter»
• Data-/beregningsfil for pris: Vedlegg B «Price» (Excel) skal brukes ved levering av tilbud på leie, og også ved revidert tilbud.Kilde: Pkt. 2.10 «Tilbud leie (Vedlegg B)»
• Operasjon/utfylling av virksomhetsplan: Vedlegg C skal fylles ut i Word-fil med nummerert rekkefølge i tråd med vedlegget; ved revisjon skal ikke slettet tekst slettes, men overstrykes/oppdateres med tydelig markering.Kilde: Pkt. 2.11 «Presentasjon av virksomheten (Vedlegg C)»
• Vedlegg D: valgfritt å bruke tegninger/bilder for å utdype Vedlegg C; hvis innlevert, anses det som del av besvarelsen og er relevant for evaluering og kontraktsperiode. 3D-modeller ikke forventet.Kilde: Pkt. 2.12 «Tilbyders tegninger og bilder (Vedlegg D)»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

norsk, English

• Varighet: leieavtale har fem (5) eller syv (7) års varighet fra endelig fastsatt oppstartsdato (overtakelse).Kilde: Pkt. 1.3.2.1/kontraktsomtale (leiekontrakters varighet omtalt i innledningsdel)
• Oppstartstidspunkt: utleier fastsetter endelig oppstartsdato innen 3 måneder etter kontraktssignering; oppstart innen ca. 6 måneder fra foreløpig dato; endelig tidspunkt i tråd med kontraktens bestemmelser (overtakelse).Kilde: Innledning (leiekontraktenes oppstart omtalt i punkt 1.3.1-lignende tabelltekst)
• Omsetningsbasert leie/konsept: Avinor kan fastsette terskel for minste akseptable omsetningsbaserte leie for enkelte delkontrakter; hvis beste tilbud ligger lavere kan Avinor avlyse delkontrakten.Kilde: Innledning (terskel omtalt før del om tilbud)
• Kontraktsstruktur: Leiekontrakten består av Avtaledokument/kontraktsvilkår og vedlegg A-D (beskrivelse terminal/kommersielle arealer, leie, virksomhetsplan, tegninger/skisser).Kilde: Pkt. 2.1 «Kontraktsstruktur»

• Kvalifikasjonskravenes konkrete innhold (beløpsgrenser, terskler for økonomi og krav til erfaring/kriterier for faglige kvalifikasjoner) er ikke inkludert i utdraget; kun henvisninger til pkt. 3.2.2 og 3.2.3 og krav til dokumentasjon ved støtte fra andre foretak.
• Forhandlingens detaljer (f.eks. hvilke faser og konkrete forhandlingstemaer) utover at Avinor kan redusere antall og gi frist for revidert tilbud, er ikke spesifisert i utdraget.
• Tidsplan- og frister (konkret dato for tilbudsfrist/frist for spørsmål) finnes ikke i den medfølgende teksten (kun henvisning til punkt 1.4/1.6).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delkontrakter som tildeles basert på «best forhold mellom Pris, Kvalitet og Miljø»: Kan dere presisere hvilken prosentandel/vekt (eller faktor) som faktisk gjelder for kriteriene «Pris», «Kvalitet» og «Miljø» for hver enkelt delkontrakt (f.eks. for BGO 2.0/BGO 3.0 og TRD 1.0/TRD 2.0), og hvor dette fremgår i konkurransegrunnlaget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå eksakt vekting per delkontrakt for å kunne prise og prioritere tilbudskvalitet riktig.

   Kilde: 4.2 Tildelingskriterier / 01.9 Evalueringsmodell 25_07425 Servering

2. I evalueringsmodellen står det at «Pris = tilbudt OBV» og at tillegg for Kvalitet og Miljø beregnes som «Pris x (vektet gjennomsnittlig poeng / maks oppnåelige poeng) * (faktor for Kvalitet / faktor for Pris)». Kan dere bekrefte hvilke «faktorer for Kvalitet, Miljø og Pris» som gjelder i praksis (og om de varierer mellom delkontrakter), samt hvordan «maks oppnåelige poeng» fastsettes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten eksakte tall for maks poeng og faktorer er det vanskelig å estimere evaluert «kvalitetsjustert pris».

   Kilde: 01.9 Evalueringsmodell 25_07425 Servering

3. «Forhandlingene kan gjelde alle sider ved tilbudene». Hvilke konkrete elementer i tilbudet er det normalt åpnet for å revidere i forhandling (f.eks. Vedlegg B «Price»/OBV, Vedlegg C Virksomhetsplan og eventuelt Vedlegg D), og finnes det begrensninger eller føringer for hva som kan endres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som kan optimaliseres ved revidert tilbud for å redusere risiko og kostnader.

   Kilde: 4.1 Forhandlinger

4. Avinor skriver at dere kan redusere antall tilbydere det forhandles med «ut fra en evaluering av oppsatte tildelingskriterier». Kan dere presisere hvilke tildelingskriterieelementer som brukes for denne reduksjonen, og om reduksjonen baseres på innhold i Vedlegg C (kvalitet/miljø) og/eller OBV (pris)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker om leverandøren bør legge mest innsats i prisoppsett, kvalitet/miljø eller begge deler før forhandlingskutt.

   Kilde: 4.1 Forhandlinger

5. Kontraktene har oppstart som fastsettes endelig innen 3 måneder etter kontraktssignering, og «oppstart vil bli en gang innenfor en ca. seks (6) måneders periode». Kan dere gi en mer presis veiledning for forventet overtakelses-/oppstartsvindu for de konkrete delkontraktene som omfattes av leverandørens tilbud, slik at dere kan prise bemannings- og investeringsbehov?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Et oppstartsvindu påvirker oppstartskostnader og plan for bemanning/leveranser.

   Kilde: 1.1 Bakgrunn (oppstartsdato/varighet) og Leiekontrakten punkt 8 (referert) / 4.5 Tildelingsbeslutning

6. Dere opplyser om «terskel for minste akseptable omsetningsbaserte leie» for enkelte delkontrakter, og at terskelen ikke kommuniseres før tilbudsåpning. Kan dere bekrefte om terskelen gjelder per delkontrakt og om den vurderes mot tilbudt OBV-prosent i Vedlegg B («Price»), eller på annen måte (f.eks. prosent av omsetning eller beregnet leie i krone)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan terskel slår ut mot tilbudet for å kunne prise tilstrekkelig konkurransedyktig uten å havne under terskel.

   Kilde: 1.3.2 Om tilbudene (avsnitt om terskel for OB-leie) og 2.10 Tilbud leie

7. Tilbudsformatet krever at tilbyder leverer «komplett tilbud per delkontrakt», og at Vedlegg C og D er separate dokumenter per kontrakt i delkontrakten. For delkontrakter med flere konsepter/arealer: Kan dere bekrefte hvordan dere forventer at forskjeller mellom konsepter/arealer skal fremgå (f.eks. separat Vedlegg C per kontrakt innen delkontrakten og tydelig merking av ulikheter i besvarelsen), og om det finnes en mal/struktur i Vedlegg C som beskriver dette?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil struktur/leveranseform kan medføre avvisning eller vesentlige avvik.

   Kilde: 2.9 Tilbudsbrev / kulepunkt om komplett tilbud per delkontrakt og Vedlegg C og D separat per kontrakt

8. I punkt 2.5 «Forbehold/Avvik» vises det til skjema i Tendsign, men det fremgår ikke hvilke typer avvik som typisk vil bli ansett som «vesentlige» i denne leiekontrakten. Kan dere gi eksempler på avvik som vanligvis har høy risiko for avvisning for tilsvarende Avinor-leie-/serveringskonkurranser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger risikobilde før eventuelle forbehold, særlig siden leiekontrakt trolig har kommersielle/operasjonelle forpliktelser.

   Kilde: 2.5 Forbehold/avvik

9. Støtte fra andre foretak: Dere sier at tilbyder ikke kan legge til støttende foretak etter tilbudsfristen. Kan dere bekrefte om det er tillatt å endre «hvilke» støttende foretak (innen samme konsern eller ved ny bistand) i et eventuelt revidert tilbud under forhandling, eller må støttende foretak være de samme som i opprinnelig tilbud?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvordan leverandøren kan håndtere kvalifikasjonsrisiko etter eventuelle forhandlinger.

   Kilde: 3.1 Kvalifisering og avvisning (Støtte fra andre foretak) og 4.1 Forhandlinger