Elektromateriell - Rammeavtale

Rammeavtale (rammeavtale med én leverandør) for levering av elektromateriell (varer) til Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU), inkl. prissetting via prisskjema, avrop med samhandlingskrav for elektronisk bestilling og fakturering. Avtalen regulerer pris- og prisreguleringsprinsipper, avtalebetingelser ved avrop, leverandør- og oppdragsgiverplikter samt kontraktsvilkår (garanti, dokumentasjon, mislighold m.m.).

• Dersom leverandør benytter underleverandør, skal det foreligge forpliktelseserklæring der underleverandør stiller nødvendige ressurser til disposisjon for leverandørens oppfyllelse av kontraktsforpliktelsene.

  Dokumentasjon: Vedlegg D – Forpliktelseserklæring fra annen virksomhet (for angitt underleverandør, signert).

  Kilde: Vedlegg D – Forpliktelseserklæring
• Underleverandører som brukes for å oppfylle kontrakten krever skriftlig forhåndssamtykke fra oppdragsgiver.

  Dokumentasjon: Skriftlig forhåndssamtykke (krav om samtykke fremgår av kontraktsvilkår).

  Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler pkt. 11.2

• Fylle ut og levere utfylt prisskjema/prismatrise (de gule feltene), herunder: el-nummer for tilbudt produkt, påslagsprosent per varelinje, og pris til evaluering (innkjøpspris + påslag).Kilde: Bilag 2.1 Prisskjema_elektromateriell.xlsx (Beskrivelse og Prisskjema)
• Levere komplett prisliste over alle tilbudte produkter (også utover prisskjema).Kilde: Bilag 2.1 Prisskjema_elektromateriell.xlsx (Regulering av priser)
• Oversende årlig leveringsstatistikk og annen avtalt/forespurt rapportering i kontraktsperioden og/eller ved kontraktutløp.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler pkt. 5.5
• Elektronisk faktura i EHF-format; faktura skal kunne kontrolleres, og leverandør skal bære risiko dersom EHF-krav ikke oppfylles.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler pkt. 7.4 og Bilag 3-5 (Krav til faktura)
• Ved e-handel: gjøre avtalevarer tilgjengelig via elektronisk varekatalog (EHF-format) og oppdatere katalog/punchout-løsning minst etter avtalt frekvens (matrise/oppstartdatoer).Kilde: Bilag 6 - Samhandlingsavtalen_e-handel (Produktkatalog/Punchout; oppdateringsprosess)
• Katalogfelt må fylles ut med fastsatte kvalitetsparametere (produktnavn, beskrivelse, bilder, UNSPSC-kategorisering, produktidentitet, vedlegg/lenker).Kilde: Bilag 6 - Samhandlingsavtalen_e-handel (Krav til kvalitet i produktkatalog)
• Ved miljø/menneskerettigheter: leverandør skal kunne fremlegge dokumentasjon/policys og etterlevelsesdokumentasjon etter oppdragsgivers krav (f.eks. policys/rutiner, risikoanalyse, rapporter, egenrapportering innen frist).Kilde: Bilag 5 - Særskilte kontraktsvilkår (Kontraktsoppfølging)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalen gjelder «rammeavtale med en leverandør»; oppdragsgiver er ikke forpliktet til å kjøpe bestemte mengder (mengdeforpliktelse ikke angitt).Kilde: AVTALEDOKUMENT TIL RAMMEAVTALE (Kort om omfang) og Generelle kontraktsvilkår pkt. 1.1
• Varighet og opsjon på forlengelse framgår av avtaledokumentet; automatisk forlengelse én periode med mindre oppdragsgiver varsler senest 1 måned før utløp; oppsigelse med 3 mnd varsel ved saklig grunn.Kilde: Generelle kontraktsvilkår pkt. 1.2
• Avrop skal følge avropstid/prosedyre; oppdragsgiver kan foreta kvalitetsmessige og/eller kvantitative endringer i avrop innen det partene kunne forvente ved kontraktsinngåelse.Kilde: Generelle kontraktsvilkår pkt. 2.2 og 9.2
• Priser: norske kroner eks. mva, inkludert skatter/avgifter/toll/gebyrer; prisene følger bilag 3. Prisregulering: faste første avtaleår, deretter årlig basert på KPI (og med varsel minst 1 måned).Kilde: Generelle kontraktsvilkår pkt. 7.1-7.2 og Bilag 3: Pris og prisregulering
• Påslagsprosent per varelinje er bindende i hele kontraktsperioden (ikke prisregulering på påslaget); regulering kun på listepriser årlig iht KPI (hvis ikke unntak).Kilde: Bilag 2.1 Prisskjema_elektromateriell.xlsx (Regulering av priser)
• Priser skal inkludere alle avgifter/tillegg/utgifter (frakt, toll, admin, fakturagebyr, purregebyr, avbestillingsgebyrer m.m.). Frakt/miljøgebyr for hasteleveringer kan faktureres faktisk og dokumenteres.Kilde: Bilag 2.1 Prisskjema_elektromateriell.xlsx (Prisene ...)
• Elektronisk samhandling: bestilling skal være skriftlig eller via NMBUs eHandelsløsning; fakturering skal skje i EHF (EHF Faktura) og bruk av PEPPOL-infrastruktur; ordrebekreftelse har frister der EHF brukes.Kilde: Bilag 4: Administrative bestemmelser (Bestillingsrutiner) og Bilag 6 - Samhandlingsavtalen (Fakturering/Ordrebekreftelse)
• Produktkatalog/kvalitet: leverandørens katalog skal oppfylle krav til felter og kvalitet (navn/beskrivelse/bilder/UNSPSC/produktidentitet/vedlegg).Kilde: Bilag 6 - Samhandlingsavtalen (Krav til kvalitet i produktkatalog)
• Leveringstid og sted: leveranser skal leveres fritt til avtalt leveringssted i henhold til DDP (INCOTERMS 2020) dersom ikke annet avtales.Kilde: Generelle kontraktsvilkår pkt. 5.8
• Dokumentasjon: produktblad/bruksanvisning/FDV el.l. skal leveres samtidig med leveransen med mindre annet avtales.Kilde: Generelle kontraktsvilkår pkt. 5.9
• Garanti: standard 2 år fra levering (med mindre annet avtales); leverandøren skal utbedre ved feil/mangler ved eget ansvar.Kilde: Generelle kontraktsvilkår pkt. 5.10
• Mislighold: reklamere skriftlig innen rimelig tid; ved forsinkelse kan det inntre dagbot (0,15% av verdien pr. kalenderdag, max 100 dager, min. kr 1000/dag).Kilde: Generelle kontraktsvilkår pkt. 10.3 og 10.9
• Samfunnsansvar/menneskerettigheter: leverandør skal etterleve kravene i LOA-bilag (inkl. UNGP/OECD aktsomhetsvurderinger), og etter 6 måneder ha policys/rutiner for aktsomhetsvurdering (senest innen frist).Kilde: Bilag 5 - Særskilte kontraktsvilkår (LOA § 5 og Policys og rutiner...)

• Selve avtaledokumentets utfylling (varighet/opsjonsår, øvre verdi, rammeavtalens omfang/varen som dekkes) er ikke oppgitt i den utdragsmessige teksten (kun felter med 'XX/XXXXX').
• Konkret tildelingsmodell for avrop ved «én leverandør» (hvis ingen minikonkurranse alltid brukes) er ikke spesifisert utover bilag om avropsmekanismer; vekter er kun oppgitt som intervaller for minikonkurranse.
• Kvalifikasjonskrav utover underleverandør-forpliktelseserklæring og samtykke til underleverandør fremgår ikke av den gitte teksten (ingen HMS/teknisk eller økonomisk kvalifikasjonskrav er uttrukket).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Avtaledokumentet angir «Rammeavtale med en leverandør», men «Varighet + opsjons år» og «Øvre verdi» fremstår som XX/XXXXX i utdraget. Kan dere bekrefte nøyaktig varighet/opsjonsår og kontraktens øvre verdi (rammeverdi) slik at vi kan prise og risikovurdere riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rammeverdi og varighet/opsjon påvirker forventet volum, kapasitet og prisnivå/rabattlogikk.

   Kilde: Avtaledokument rammeavtale NMBU.docx (felter «Varighet + opsjons år», «Øvre verdi»)

2. Kontraktsdokumentet viser «Rammeavtaletype: Rammeavtale med en leverandør», men avropsmekanismer i Bilag 7 beskriver «Parallelle rammeavtaler med inntil 2 leverandører». Hvilken avropsmodell gjelder for denne anskaffelsen i praksis: 1 leverandør eller parallelle (inntil 2) leverandører?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avropsmekanismen påvirker plikten til å delta i minikonkurranser, binding i tilbudsperiode og dermed kommersiell risiko.

   Kilde: Avtaledokument rammeavtale NMBU.docx (rammeavtaletype) / Bilag 7 - Avropsmekanismer - Parallelle rammeavtaler.docx

3. I Bilag 7 beskrives at minikonkurranse «normalt» avholdes ved antatt verdi over NOK 500.000 eks. mva. Kan dere angi hvordan «antatt verdi» beregnes for grensen (f.eks. total verdi per avrop inkl./ekskl. frakt/tillegg, prisjusteringer, opsjoner, varighet utover leveringsperiode)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten klar beregningsmåte kan vi få feil forventning om når minikonkurranse/prosjektpriser utløses.

   Kilde: Bilag 7 - Avropsmekanismer - Parallelle rammeavtaler.docx (avsnitt om minikonkurranse og prosjektpriser)

4. Bilag 7 sier at ved minikonkurranse kan oppdragsgiver tildeler basert på kriterier med «Pris eller kostnad 0-100%» og øvrige kriterier 0-100%, men det fremgår ikke hvilke vekter som faktisk brukes i den enkelte minikonkurranse. Kan dere bekrefte at vektene fastsettes og kommuniseres i minikonkurransen (tilbudsforespørselen), og hvor tydelig dette vil fremgå?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig vekting er avgjørende for at vi skal kunne prise og utforme konkurransedyktige tilbud.

   Kilde: Bilag 7 - Avropsmekanismer - Parallelle rammeavtaler.docx (Evaluering: tildelingskriterier og intervaller)

5. Samhandlingsavtalen/Bilag 6 angir at oppstart av elektronisk samhandling skal skje senest 30 kalenderdager etter kontraktsignering. Kan dere presisere hva som er avtalt «Oppstartsdato»/krav til milepæler (katalog tilgjengelig, test/validering), og hvem som har ansvar for eventuelle forsinkelser ved teknisk integrasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppstartfrist og ansvarsfordeling påvirker leveranseplan og eventuell risiko for dagmulkt/mislighold ved manglende oppfølging.

   Kilde: Bilag 6 - Samhandlingsavtalen_e-handel.docx (punkt om oppstart 30 dager; opplysningsplikt; mislighold/dagmulktsregler)

6. Samhandlingsavtalen sier: «Dersom en part forårsaker at det ikke er mulig å gjennomføre elektronisk samhandling i en periode på 2 kalendermåneder og dette ikke er avtalt på forhånd, betraktes avtalen som misligholdt.» Hva regnes som «ikke mulig» (f.eks. total stopp av ordre/melding, eller begrenset funksjonalitet), og hvordan dokumenteres avvik/årsak?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klar definisjon reduserer risiko for urimelige krav ved tekniske forhold og forenkler håndtering ved avvik.

   Kilde: Bilag 6 - Samhandlingsavtalen_e-handel.docx (avsnitt om 2 kalendermåneder og mislighold)

7. Samhandlingsavtalen/Bilag 6 angir at leverandørens «ordrebekreftelse» skal sendes innen ___6_ timer innenfor normert arbeidstid. Kan dere bekrefte konkret timefrist og hva som menes med «normert arbeidstid» (tidssone, helg/helligdager, og om fristen gjelder alle dager)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidskrav er direkte koblet til dagmulkt/heving; vi må vite eksakt frist for å etablere operasjonell håndtering.

   Kilde: Bilag 6 - Samhandlingsavtalen_e-handel.docx (punkt «Ordrebekreftelse … innen ___6_ timer»)

8. Bilag 6: «Dagmulkt (konvensjonalbot) … NOK 500 pr. arbeidsdag etter utløp av frist» og manglende punchout/katalog kan medføre heving som vesentlig mislighold. Kan dere bekrefte hvilke konkrete «frister» som utløser dagmulkt (hvilken fristtype: ordre->bekreftelse, oppstartdato, katalogoppdatering 7 dager før 1. i måneden, eller andre)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten avklaring av hvilken frist dagmulkten knyttes til, kan vi ikke prise og styre risikoen korrekt.

   Kilde: Bilag 6 - Samhandlingsavtalen_e-handel.docx (dagmulktbestemmelse; katalog-/oppdateringsprosedyre)

9. Bilag 3: Pris er «faste første avtaleår», deretter regulering med SSB KPI (varer) og varsel minst én måned. Samtidig indikerer Bilag 2.1 prisskjema at påslagsprosent er bindende i hele kontraktsperioden og ikke gjenstand for prisregulering. Kan dere bekrefte at prisregulering etter KPI kun gjelder liste-/innkjøpsprisleddet, mens påslagsprosent forblir uendret?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Motstrid mellom prisregulering og bindende påslagsprosent må avklares for å unngå feil prisingsmodell.

   Kilde: Bilag 3: Pris og prisregulering (SSB KPI og prisregulering) / Bilag 2.1 Prisskjema (påslagsprosent bindende)

10. Bilag 2.1 Prisskjema forutsetter «innkjøpspris pluss påslagsprosent» og at «Priser skal inkludere alle avgifter… frakt, toll, administrasjon, fakturagebyr, purregebyr, avbestillingsgebyrer og dokumentasjon», men samtidig står at «Leverandøren kan faktuere faktiske kostnader for miljøgebyr og frakt for hasteleveringer». Kan dere presisere hvilke kostnadskomponenter som alltid er inkludert i evaluert pris, og hvilke som kun kan faktureres ved særskilt «hast»-leveranse (og hva definerer «hast»)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må vi vite hvilke tillegg som er «innbakt» og hvilke som er gjenstand for separat fakturering.

    Kilde: Bilag 2.1 Prisskjema_elektromateriell.xlsx (kostnad/avgifter og unntak «hasterleveringer») / Bilag 3: Pris og prisregulering (priser skal inkludere kostnader)