Rammeavtale bedriftshelsetjeneste

Nord universitet (Nord Universitet) skal inngå en rammeavtale om levering av bedriftshelsetjeneste (BHT). Avtalen gjelder med én leverandør, varighet 2 år med opsjon på forlengelse 1+1 år (maks 4 år), tiltenkt virkningsdato 11.10.2026. Leverandøren må ha bred faglig kompetanse innen HMS-arbeid (arbeidsmedisin/arbeidshelse, yrkeshygiene, ergonomi, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø, samt systematisk HMS-arbeid) og ha responstid ved henvendelser/kritiske hendelser. Krav og evalueringskrav fremgår av kravspesifikasjon (BHT). Kontraktsvilkår er i generelle rammeavtalevilkår og generelle kontraktsvilkår for tjenester. Prising skjer etter prisskjema, og fakturering skal følge avtalte betingelser (EHF).

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Fremvise firmaattest (norske selskaper) eller foretaksregister/handelsregister i den staten leverandøren er registrert i (utenlandske selskaper).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.2 (Registrering)
• Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest for skatterestanser og MVA restanser ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen (gjelder kun norske leverandører).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.3 (Skatt og merverdiavgift)
• Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav via ESPD (elektronisk egenerklæringsskjema).

  Dokumentasjon: Utfylle ESPD; leverandør som innstilles må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse iht. dokumentasjonskrav angitt i konkurransegrunnlaget.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1 (ESPD)

• Tilbudsbrev skal fylles ut iht. bilag C (Tilbudsbrev) og signeres av bemyndiget representant.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 og bilag C (Tilbudsbrev)
• Tilbudet skal lastes opp elektronisk i Mercell Tendsign og ha dokumentasjon i oppgitt format.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2 (Tilbudets innhold og format)
• Tilbudet skal inneholde: dokumentert kvalifikasjonskrav.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2
• Tilbudet skal inneholde: dokumentasjon av tildelingskriterier.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2
• Eventuelle forbehold/avvik skal inntas i bilag B (Forbehold og avvik).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.7 og bilag B
• Eventuell taushetsbelagt informasjon skal leveres i bilag A (Egenerklæring taushetsplikt).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2 og pkt. 3.2 (Offentlighet) samt bilag A
• Databehandleravtale skal leveres.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2
• Tilbudets filer skal være PDF og/eller MS Office-kompatible og navngis slik at filnavn viser til filens innhold.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

08.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leverandøren skal svare på henvendelser raskt/innen avtalt tid; konkrete krav: 24 timer på virkedager og 1 time ved kritiske hendelser (responstid definert).Kilde: Kravspesifikasjon BHT pkt. 2.1-2.2 (Kontraktskrav/Krav til leveranse)
• Krav til leverandørens status: godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) iht. arbeidsmiljøloven og forskrift om administrative ordninger; dokumentasjon på gyldig godkjenning skal vedlegges tilbudet (minimumskrav).Kilde: Kravspesifikasjon BHT pkt. 1.1 (M)
• Personopplysninger og informasjonssikkerhet: behandles i henhold til personvernregelverket; vedlagt databehandleravtale skal fylles ut og vedlegges tilbudet; (kontraktsmessig forutsetning i leveransen).Kilde: Kravspesifikasjon BHT pkt. 2.6 (M)
• Miljø- og klimavennlig gjennomføring; digitale møter/elektronisk samhandling der hensiktsmessig; samordne fysiske møter for å redusere reiseaktivitet.Kilde: Kravspesifikasjon BHT pkt. 1.2 (K)
• Leverandør skal utføre tjenester profesjonelt og i samsvar med kontrakten og lovgivning; innhente og opprettholde nødvendige tillatelser/sertifikater med mindre oppdragsgiver selv skal skaffe.Kilde: Generelle kontraktsvilkår tjenester iBOTT (punkt 4.1)
• Ferdigstillelse: ferdigstillelse anses skjedd når tjenestene er gjennomført i samsvar med kontrakten og godkjent av oppdragsgiver (og ved dokumenter: overlevert og godkjent).Kilde: Generelle kontraktsvilkår tjenester iBOTT (punkt 7.1)
• Eiendomsrett/åndsverk: eiendomsrett, opphavsrett og relevante rettigheter til tjenestens resultater tilfaller oppdragsgiver ved ferdigstillelse.Kilde: Generelle kontraktsvilkår tjenester iBOTT (punkt 7.2)
• Pris/fakturering: kontraktsprisen omfatter alle kostnader med mindre annet avtales; fakturering etterskuddsvis etter fullføring med mindre annet avtalt; EHF for norske leverandører og merking med innkjøpsordrenummer.Kilde: Generelle kontraktsvilkår tjenester iBOTT (punkt 6.1-6.3)
• Dagbot ved fristoverskridelse: 0,15% av total kontraktspris eks. mva per kalenderdag, begrenset til 100 dager, minimum kr. 1000 per dag.Kilde: Generelle kontraktsvilkår tjenester iBOTT (punkt 9.8)
• Bruk av underleverandør krever skriftlig forhåndssamtykke fra oppdragsgiver; samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn.Kilde: Generelle kontraktsvilkår tjenester iBOTT (punkt 10.2)

• Utdraget inneholder ikke eksplisitte kvalifikasjonskrav utover ESPD/registrering/skatt/MVA; ytterligere kvalifikasjonskrav kan finnes i konkurransegrunnlaget som ikke er inkludert i teksten du ga.
• Konkrete innleveringskrav om databehandleravtale (hvilke bilag/format) er delvis beskrevet (må fylles ut og vedlegges), men eksakt DFØ-mal/versjon og feltkrav er ikke koblet til konkurransen i teksten.
• Generelle rammeavtalevilkår og generelle kontraktsvilkår er begge inkludert; det er uklart i hvilken grad de interne bestemmelser (f.eks. om revisjon, taushet etter opphør) gjelder direkte for avropene uten særskilte bilag/oppg.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 1 (Kravspesifikasjon BHT) pkt. 2.2 fremgår det at leverandøren skal ha responstid «maks. 1 time» ved kritiske hendelser, og at responstid regnes fra Nord har registrert og sendt henvendelsen til leverandøren har tatt aktiv kontakt. Kan oppdragsgiver presisere hva som anses som «kritiske hendelser», og hvilke kontaktkanaler (telefon/e-post/digitalt system) og hvilket klokkeslettgrunnlag som skal benyttes for å måle responstid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise og levere i tråd med responstidskravet må leverandøren forstå omfanget (hvilke hendelser) og målemetoden (kanaler/klokkeslett).

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon BHT, pkt. 2.2

2. I bilag 1 pkt. 2.1 og 2.4 fremgår det at leverandøren skal besvare henvendelser innen 24 timer på virkedager, og at leverandøren ved behov skal kunne stille på alle oppdragsgivers lokasjoner. Kan oppdragsgiver beskrive forventet mønster for «ved behov» (typisk hyppighet/volum per år) og hvilke lokasjoner som inngår (studesteder og eventuelle andre lokasjoner/tillegg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: «Ved behov»-levering og alle lokasjoner påvirker bemanning og kostnadsmodell (reise/planlegging) og dermed prising.

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon BHT, pkt. 2.1 og 2.4

3. I bilag 1 pkt. 4.2.2 skal leverandøren utarbeide en årsrapport innen 10. januar hvert år. Kan oppdragsgiver spesifisere hvilket format og detaljnivå som forventes (f.eks. mal/omfang), og om rapporten skal omfatte alle tjenesteområder/punkter i pris- og prisskjema (bilag 3) eller kun et utvalg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt format og omfang er nødvendig for å levere i riktig kvalitet og for å budsjettere arbeidstimer knyttet til rapportering.

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon BHT, pkt. 4.2.2

4. I bilag 1 pkt. 4.3.3 fremgår det at leverandøren skal gjennomføre arbeidsmedisinske vurderinger og helseundersøkelser i samsvar med gjeldende lover og forskrifter, og det skal redegjøres for planlegging, gjennomføring, oppfølging og hvordan Nord mottar dokumentasjon (oversikt over hvilke ansatte som har gjennomført uten tilgang til sensitive helseopplysninger). Kan oppdragsgiver avklare hvordan Nord skal motta dokumentasjon praktisk (f.eks. hvilket system/format, hvem får tilgang, og hvilke rapporter som skal leveres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Datadeling og dokumentasjonsflyt påvirker både personvern/compliance og leveranseoppsett (system, rutiner og ansvar).

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon BHT, pkt. 4.3.3

5. I bilag 1 pkt. 4.3.2 skal leverandøren redegjøre for hvordan vaksinasjon mot yrkesrelaterte eksponeringer kan tilbys ved ulike studiested. Kan oppdragsgiver gi en indikasjon på hvilke eksponeringer/yrkesgrupper dette gjelder (f.eks. laboratorie-/kjemikalierelaterte roller) og om det finnes en eksisterende oversikt fra dagens avtale over behov per studiested?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vaksinasjons- og samarbeidsspor (samarbeidspartner, logistikk, kapasitet) avhenger av faktisk behov, og dette må leverandøren vite for å planlegge og prise realistisk.

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon BHT, pkt. 4.3.2

6. I bilag 1 pkt. 4.5.1 og 4.5.2 fremgår det at leverandøren skal kunne bistå i psykososiale forhold, samt beskrive hvilke verktøy/metoder og ressurser som brukes. Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «tilbud om samtale- og psykologtjenester» (for eksempel omfang/tilgjengelighet, og om dette skal inngå som del av timepriser i bilag 3 eller prises særskilt under et av time-/enhetspostene)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig innplassering av «samtale/psykolog» kan gi feil prising og feil forventningsnivå i tilbudet.

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon BHT, pkt. 4.5.1 og 4.5.2

7. I bilag 1 pkt. 4.6.1 nevnes blant annet «kartlegginger, målinger og risikovurderinger» og «utarbeidelse og levering av rapporter». Kan oppdragsgiver opplyse om laboratoriemålinger/utstyr og eventuelle tredjepartskostnader er inkludert i leverandørens timepriser (bilag 3), eller om det foreligger egne avtalte satser/rammer for utlegg i denne konkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prismodellen i bilag 3 må samsvare med hvor oppdragsgiver forventer at kostnader til målinger/utstyr rapporteres og prises.

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon BHT, pkt. 4.6.1

8. I del 2 - bilag 3 (Prismatrise) pkt. 11-18 oppgis «Kostnad pr oppmøte» og det står at «Oppmøtesum skal inkludere alle kostnader (reisetid og reiseutgifter) som bedriftshelsetjenesten skal fakturere for å møte opp». Kan oppdragsgiver bekrefte om time-/kurs-/rapporteringsleveranser kan utføres uten fakturering av reise, og hvilke konkrete aktiviteter som skal ligge i «oppmøte» (f.eks. deltakelse i AMU, arbeidsplassvurdering, helseundersøkelser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik forståelse av hva som inngår i oppmøtesats vs. timepris kan gi feil kalkyle og avvik i avropenes kostnadsprofil.

   Kilde: Del 2 - Bilag 3 Prisskjema og betalingsbetingelser, pkt. 11-18 og avsnitt om oppmøtesum

9. I bilag 1 pkt. 1.1 fremgår det at leverandøren må vedlegge dokumentasjon på gyldig godkjenning fra Arbeidstilsynet. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken dokumentasjon som aksepteres (f.eks. godkjenningsbrev/vedtak, gyldighetsperiode og hvilket vedtak som er relevant for BHT-oppdraget), slik at leverandørene kan laste opp korrekt dokumentasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt kvalifikasjonsdokumentasjon reduserer risiko for avvisning og feil oppfyllelse av minimumskravet.

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon BHT, pkt. 1.1

10. Tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget pkt. 6.1 oppgir 60% kvalitet (erfaring/kompetanse og gjennomføringsevne) og 40% pris. Kan oppdragsgiver beskrive hvilke konkrete elementer i bilag 1 (minimum/kontraktskrav/evalueringskrav) som vektlegges i kvalitetsvurderingen, og hvordan score i kvalitet (0–6) vil bli differensiert mellom tilbudene?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite hvordan evalueringen operasjonaliseres for å kunne strukturere tilbudsbeskrivelsen riktig og gi et konkurransedyktig kvalitetsgrunnlag.

    Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 6.1, samt bilag 1 (krav merket E/K/M)