Prosjektveiledning interkommunalt barnevernssamarbeid

Bardu kommune inviterer til konkurranse etter FOA del I for anskaffelse av prosjektledelse/prosessveiledning for utredning og eventuell etablering av et interkommunalt barnevernssamarbeid mellom Bardu kommune og Astafjord barneverntjeneste (kommuner: Dyrøy, Ibestad, Gratangen, Lavangen, Salangen). Avtaleperiode: planlagt oppstart september 2026, varighet til 30. juni 2027. Maksimal kontraktsverdi: kr 560 000 ekskl. mva. Leveransen omfatter planlegging/koordineringsansvar og gjennomføring av kartlegging, analyser (inkl. ROS), forslag til organisasjonsmodell og samarbeidsavtale, samt sluttrapport og presentasjoner/rapportering til styringsgruppe og politiske organer.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i etableringslandet.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i tilsvarende register.

  Kilde: Pkt. «Kvalifikasjonskrav – Leverandørens registrering, autorisasjon mv.»
• Leverandøren skal ha ryddig forhold til innbetaling av skatter og avgifter.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Utvidet attest for skatt og merverdiavgift (RF-1507) bestilt via Altinn. Utenlandske: tilsvarende dokumentasjon via e-Certis.

  Kilde: Pkt. «Kvalifikasjonskrav – Leverandørens registrering, autorisasjon mv.»
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon; ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. Eventuelt annet egnet dokumentasjon ved saklig grunn.

  Kilde: Pkt. «Kvalifikasjonskrav – Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet»
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag siste 3 år, med verdi, tidspunkt, mottaker (navn/telefon/e-post). Leverandør kan dokumentere relevans via kompetanse til personell de kan benytte.

  Kilde: Pkt. «Kvalifikasjonskrav – Leverandørens tekniske og faglige kompetanse»

• Tilbudet skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV (Mercell Tendsign). E-post eller lignende medfører avvisning.Kilde: Pkt. «Innlevering av tilbud og tilbudsutforming»
• Tilbudet skal være utformet og levert i den utforming KGV angir, innen tilbudsfristen, og på norsk.Kilde: Pkt. «Innlevering av tilbud og tilbudsutforming»
• Leverandørens tilbud skal minimum inneholde angitte dokumenter: ev. tilbudsbrev, ev. «Leverandørens forbehold», firmaattest, RF-1507, kredittvurdering, inntil 3 referanser, utfylt prisskjema (vedlegg 1), CV for tilbudt prosjektleder, løsningsbeskrivelse (kvalitet) og besvarelse av kravspesifikasjoner.Kilde: Pkt. 6.1 «Tilbudets dokumenter»
• Løsningsbeskrivelse (kvalitet) skal leveres i eget vedlegg merket til del I punkt 5, og ikke overstige 3 A4-sider (Calibri 12, linjeavstand 1,5+). Besvarelsen skal følge kulepunktene i tildelingskriteriet.Kilde: Pkt. «Tildelingskriterier» / krav til løsningsbeskrivelse
• Forbehold/avvik skal leveres i eget dokument tituleres «Leverandørens forbehold». Kun forbehold i dette dokumentet kan påberopes.Kilde: Pkt. «Forbehold og avvik»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

04.09.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontrakten reguleres av Konkurransegrunnlagets del II – SSA-B (Standardavtale), «SSA-B enkel 2026».Kilde: Pkt. «Kontraktsvilkår»
• Oppstart september 2026; varighet til 30. juni 2027 (planlagt).Kilde: Pkt. «Anskaffelsens formål og omfang»
• Kontraktens maksimale verdi: kr 560 000 ekskl. mva. (inkl. leverandørens samlede nødvendige utgifter: lønn, reise, opphold, møtevirksomhet, administrasjon mv.).Kilde: Pkt. «Anskaffelsens formål og omfang»
• Leveringen inkluderer minimum leveranser: prosjektplan/fremdriftsplan, kartlegging av dagens organisering i deltakerkommunene, analyse av modeller for interkommunalt samarbeid, ROS-analyse, forslag til organisasjonsmodell, utkast til samarbeidsavtale, sluttrapport med anbefalinger, presentasjon for styringsgruppe/politiske organer, løpende status/avvik-rapportering, og tett samarbeid for administrativ og politisk forankring.Kilde: Pkt. «Kravspesifikasjoner» / «Forventede leveranser»
• Kravspesifikasjonen er bindende gjennom kontraktsperioden til tilbudt personell og tjenesten; manglende oppfyllelse av skal-krav kan medføre avvisning.Kilde: Pkt. «Kravspesifikasjoner»
• Personellegenskaper og metodekrav fremgår av forventninger til prosjektleder/prosessveileder (strukturert, selvstendig, samarbeid, kommunikasjon, fasilitering, prosessorientert mv.) og ønsket erfaring fra offentlig sektor og interkommunale prosesser.Kilde: Pkt. «Anskaffelsens formål og omfang» (beskrivelse/rolleforventninger)
• Ved avbestilling: Kunden kan avbestille med 30 dagers skriftlig varsel; Kunden betaler arbeid utført, dokumenterte omdisponeringskostnader og andre direkte kostnader som følge av avbestillingen.Kilde: SSA-B enkel 2026, pkt. 4.2 «Avbestilling»
• Midlertidig stans: Kunden kan kreve stans med minimum 5 dagers varsel; Kunden erstatter dokumenterte omdisponeringskostnader og andre direkte kostnader; ved stans over 120 dager kan konsulenten si opp.Kilde: SSA-B enkel 2026, pkt. 4.3 «Midlertidig stans»

• Dokumentet oppgir at leveranse «Se konkurransegrunnlaget» for enkelte detaljer, men konkrete leveransebeskrivelser er ikke ytterligere spesifisert i del I utover punkt 4/forventede leveranser.
• Dato for «oppstart av avtalen» er planlagt (september 2026), men eksakte oppstartsdatoer/kalenderplan er ikke angitt i utdraget.
• SSA-B enkel 2026 har felter som er «Fylles inn ved behov» (f.eks. startdato, bestemmelser om prisendring, annet avbestillingsgebyr) som ikke er utfylt i den viste teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlagets del I punkt «Viktige datoer og tidsfrister» er oppstart av avtalen planlagt til september 2026, mens SSA-B enkel 2026 pkt. 4.1 og skjemaet «Arbeidet skal påbegynnes: (dato)» krever en konkret dato. Hvilken nøyaktig oppstartsdato skal leveransen legges til grunn for tilbud/planlegging, og forventet oppstartstidspunkt for prosjektleder/prosessveileder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konkret oppstartsdato påvirker plan, ressursdisponering og prising, spesielt siden avtalen i SSA-B skal fylles inn med datoer.

   Kilde: Del I – «Viktige datoer og tidsfrister» / Del II – SSA-B enkel 2026 punkt 4.1

2. SSA-B enkel 2026 pkt. 4.1 «Arbeidet skal ikke overskride leverandørens fastpris jf. punkt 6.1», og pkt. 6.1 angir at kontrakten er «Alternativ 1: Fastpris» med «Kontraktssum» i avtalemalen. Kan oppdragsgiver bekrefte om avtalen faktisk skal prises som fastpris (ikke timepris) og at «fastpris» ikke skal forstås som at det finnes et underliggende timetak/øvre ramme som kan utløse endringer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare pris- og rammemekanismer kan gi feil antakelser i tilbudets kostnadsberegning og risikoallokering.

   Kilde: Del II – SSA-B enkel 2026 punkt 4.1 og 6.1

3. I SSA-B enkel 2026 pkt. 6.1 står det «Annet: Konsulentens fastpris/totalpris jf. Vedlegg 1 - Prisskjema skal være inkludert alle kostnader knyttet til gjennomføring av tjenesten», men selve prisskjemaet (Vedlegg 1) er ikke gjengitt i utdraget. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke prisposter i Vedlegg 1 som inngår i fastprisen (f.eks. reise/diett, møtevirksomhet, administrasjon) og om det er eventuelle «skal ikke»-poster som ikke skal prises?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke kostnadselementer som faktisk skal inn i totalprisen for å gi korrekt og konkurransedyktig pris.

   Kilde: Del II – SSA-B enkel 2026 punkt 6.1 / Vedlegg 1 - Prisskjema (henvisning i teksten)

4. SSA-B enkel 2026 pkt. 4.2 og 4.3 angir at ved avbestilling eller midlertidig stans skal Kunden erstatte «dokumenterte kostnader knyttet til omdisponering av personell» og «andre direkte kostnader». Hvilke konkrete kostnadstyper anser oppdragsgiver som «dokumenterte» og «direkte» i denne anskaffelsen (f.eks. planleggings-/allokeringstid, interne overheadsatser, reise/booking, allerede pådratte underleverandørkostnader)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en sentral risikopost for leverandøren, og avklaring sikrer at leverandøren kan prise avbestillings-/stansrisiko riktig.

   Kilde: Del II – SSA-B enkel 2026 punkt 4.2 og 4.3

5. SSA-B enkel 2026 pkt. 4.3 sier at hvis stans varer sammenhengende i mer enn 120 dager, kan konsulenten si opp avtalen. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan «sammenhengende» skal forstås (f.eks. om det er avbrudd med korte perioder arbeid), og hvordan oppdragsgiver vil praktisk håndtere oppstart/gjenopptak etter stans?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tolkningsspørsmål rundt oppsigelsesrett og gjenopptak kan påvirke leverandørens bemannings- og kostnadsoppsett.

   Kilde: Del II – SSA-B enkel 2026 punkt 4.3

6. I Del I punkt 5 «Tildelingskriterier» og pkt. 5.1 «Evalueringsmetode» gis det poeng for pris med formelen «Poeng = (Laveste pris / Tilbudets pris) x 5», og det står at hvis ulikheten mellom laveste og høyeste pris er mer enn 100 % gis 0 poeng. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette slår ut i praksis ved to tilbud, f.eks. ved prisforhold 1:2,1 (mer enn 100 %) og flere tilbud?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren bør forstå konsekvensen av prisgapet for å vurdere riktig prisnivå og strategi.

   Kilde: Del I – punkt 5.1 «Evalueringsmetode» (Evaluering av pris)

7. Kravspesifikasjonen (Del I punkt 4 – «Formelle kvalifikasjoner» og «Erfaring» samt «Forventede leveranser») inneholder flere «Leverandøren bekrefter…»-krav, men uten nærmere krav til leveranseinnhold/format i utdraget. Kan oppdragsgiver gi en konkretisering av forventet detaljeringsnivå og format for minst: (1) ROS-analysen, (2) utkast til samarbeidsavtale, og (3) sluttrapport med anbefalinger (f.eks. omfang, struktur, maler, språk, antall versjoner)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite arbeidsomfang og leveransekrav for å kunne prise og sikre oppfyllelse av minimumskravene.

   Kilde: Del I – punkt 4 «Kravspesifikasjoner» (Forventede leveranser og krav til ROS/avtale/sluttrapport)

8. I Del I «Forventede leveranser» fremgår det at leverandøren skal «presentasjon av resultater for styringsgruppe og aktuelle politiske organer» og «løpende rapportering … gjennom prosjektperioden», men uten angivelse av antall møter/rapporteringer. Kan oppdragsgiver opplyse forventet antall og grovplan for (a) styringsgruppemøter, (b) politiske presentasjoner, og (c) status-/fremdriftsrapporter (f.eks. månedlig/etter milepæler)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Antall møter og rapportering påvirker ressursbruk og dermed totalpris.

   Kilde: Del I – punkt 4 «Kravspesifikasjoner» (Forventede leveranser)

9. SSA-B enkel 2026 pkt. 5.2 «Skifte av nøkkelpersonell … godkjennes av Kunden. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn». Kan oppdragsgiver bekrefte om «nøkkelpersonell» i denne avtalen er identisk med den tilbudte prosjektleder/prosessveileder, og hva som regnes som «saklig grunn» (f.eks. sykdom, permisjon, oppsigelse) for bytte i løpet av prosjektperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger klarhet i personellbytte-regimet for å håndtere bemanningsrisiko uten å bryte kontrakten.

   Kilde: Del II – SSA-B enkel 2026 punkt 5.2 / Del I – punkt 4 (nøkkelpersonell knyttet til krav og CV)