Dynamisk innkjøpsordning for kjøretøy under 7,5 tonn (Ås, Vestby, Frogn og Nesodden)

FIK inviterer til begrenset anbudskonkurranse (trinn 1) for etablering av dynamisk innkjøpsordning (DPS) for kjøp/leasing av biler under 7,5 tonn med tilhørende tjenester. DPS er løpende til 09.08.2032, og konkrete konkurranser (trinn 2) gjennomføres senere for innkjøp av enkeltytelser. Det stilles bl.a. krav om nullutslippskjøretøy i tråd med forskrift om utslippskrav, med begrunnede unntak ved vilkår. All kommunikasjon skal skje elektronisk i KGV; ved brudd kan leverandør avvises fra ordningen.

• Betaling av skatter, avgifter og trygdeavgifter

  Dokumentasjon: ESPD (B: avvisningsgrunn) / eBevis (ved samtykke)

  Kilde: Kapittel 3.2, Krav 1
• Registrert i handelsregister eller foretaksregister

  Dokumentasjon: ESPD (A: kvalifikasjonskrav) / eBevis (ved samtykke)

  Kilde: Kapittel 3.2, Krav 2
• Øvrige økonomiske og finansielle krav

  Dokumentasjon: ESPD (B: kvalifikasjonskrav). Oppdragsgiver kontrollerer informasjon; evt. dokumentasjon lastes opp i KGV

  Kilde: Kapittel 3.2, Krav 3
• Tekniske fasiliteter og kvalitetssikringstiltak

  Dokumentasjon: ESPD (C: kvalifikasjonskrav). Dokumentasjon lastes opp i KGV

  Kilde: Kapittel 3.2, Krav 4
• Attester for kvalitetssikringsstandarder utstedt av uavhengige organer

  Dokumentasjon: ESPD (D: kvalifikasjonskrav). Dokumentasjon lastes opp i KGV

  Kilde: Kapittel 3.2, Krav 5
• Attester for miljøledelsesstandarder utstedt av uavhengige organer

  Dokumentasjon: ESPD (D: kvalifikasjonskrav). Dokumentasjon lastes opp i KGV

  Kilde: Kapittel 3.2, Krav 6
• Egenerklæring for lønns- og arbeidsvilkår (leverandør og ev. underleverandør)

  Dokumentasjon: Egenerklæringsskjema fylles ut og leveres som del av kvalifikasjonen (i KGV)

  Kilde: Kapittel 3.5
• Redegjørelse for informasjonssikkerhet/personvern og databehandling knyttet til kjøretøy og tilhørende systemer

  Dokumentasjon: Kort redegjørelse (maks 450 ord) om typer data, behandling/lagring, tilgang og lokasjon

  Kilde: Kapittel 3.4

• Signert søknadsbrev (Vedlegg 1)Kilde: Kapittel 4.1 Søknad / Vedlegg 1
• Utfylt egenerklæringsskjema (ESPD) for leverandør og underleverandør(er) i KGV-portalenKilde: Kapittel 3.2 og Kapittel 4.1
• Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskravene (jf. kapittel 3.2)Kilde: Kapittel 4.1
• Forpliktelseserklæring for underleverandør (trinn 1 og 2) ved bruk av underleverandør for oppfyllelse av kvalifikasjonskravKilde: Kapittel 3.3 og Kapittel 4.1 / Vedlegg 2
• Kort redegjørelse for hvilke typer data som kan samles inn, behandles eller lagres i tilknytning til kjøretøyet og systemer (maks 450 ord)Kilde: Kapittel 3.4 og Kapittel 4.1
• Egenerklæringsskjema for lønns- og arbeidsvilkårKilde: Kapittel 3.5 og Kapittel 4.1
• Søknad skal leveres skriftlig på norsk og elektronisk via KGV innen angitt søknadsfrist for første konkurranse i trinn 2 (9/8-26)Kilde: Kapittel 4.1 Innlevering

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

06.09.2032

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Krav om nullutslippskjøretøy for anskaffelser av kjøretøy i samsvar med forskrift om utslippskrav; unntak kun der vilkårene er oppfylt og skal begrunnes konkret i den enkelte konkurransenKilde: Kapittel 2.1 / Anskaffelsens formål (miljø-/utslippskrav)
• DPS-ramme: Oppdragsgiver inngår oppdragskontrakt for hvert enkeltstående oppdrag under DPS (kontraktsinngåelse skjer per trinn 2)Kilde: Kapittel 1.8 Kontrakt
• Personopplysninger som hovedregel skal behandles og lagres innen EU/EØS; overføring utenfor EU/EØS kun ved oppfylte vilkår og etter skriftlig godkjenningKilde: Kapittel 3.4
• Databehandleravtale etter art. 28 i GDPR skal inngås før behandling starter dersom leverandør opptrer som databehandler for oppdragsgiverKilde: Kapittel 3.4
• Lønns- og arbeidsvilkår skal etterleves av leverandør og ev. underleverandørerKilde: Kapittel 3.5
• Ved brudd på krav til elektronisk kommunikasjon (KGV) kan leverandør avvises fra ordningenKilde: Kapittel Dynamisk innkjøpsordning (KGV/FOA 26-4 (3))

• Tekniske og kvalitetssikringskrav (Krav 4) og krav til konkrete attester (Krav 5-6) er ikke nærmere spesifisert i utdraget; type/omfang av dokumentasjon fremgår kun som referanser til ESPD-kategorier og at dokumentasjon skal lastes opp i KGV.
• Krav om reparasjoner/tilhørende deler utover garantiperioden er nevnt som mulig omfang, men konkrete kontraktskrav/kravspesifikasjon er ikke angitt i teksten.
• Tildelingskriterier og vekting for trinn 2 er ikke fastlagt i dokumentutdraget (oppgis som at det vil variere og vekting angis i KGV/konkurransegrunnlaget).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Krav 4 – «Tekniske fasiliteter og kvalitetssikringstiltak» viser til ESPD kategori (C: Kvalifikasjonskrav). Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken type dokumentasjon dere forventer at leverandøren laster opp i KGV (f.eks. sertifisering, rutinebeskrivelser/prosedyre, beskrivelse av kontroll- og avvikssystem), og om det er bestemte standarder som vektlegges for denne anskaffelsen (biler under 7,5t med tilhørende tjenester)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite konkret hvilken dokumentasjon som gir kvalifisering slik at krav kan besvares og prises riktig for DPS-etableringen.

   Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag trinn 1, kapittel 3.2 «Krav 4 – Tekniske fasiliteter og kvalitetssikringstiltak»

2. Krav 5 – «Attester utstedt av uavhengige organer for kvalitetssikringsstandarder» viser til ESPD kategori (D: Kvalifikasjonskrav). Hvilke konkrete attester/standarder aksepteres for å oppfylle kravet (f.eks. ISO 9001 eller tilsvarende), og er det tilstrekkelig at leverandøren dokumenterer dette for relevante deler av virksomheten (eller også konsern/gruppe) når leveransen gjelder biler og tilhørende tjenester?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig hvilke attester som teller gir risiko for feil kvalifiseringssøknad.

   Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag trinn 1, kapittel 3.2 «Krav 5 – Attester … kvalitetssikringsstandarder»

3. Krav 6 – «Attester utstedt av uavhengige organer for miljøledelsesstandarder» viser til ESPD kategori (D: Kvalifikasjonskrav). Kan oppdragsgiver presisere hvilke miljøledelsesstandarder/attester som aksepteres (f.eks. ISO 14001 eller tilsvarende), og om kravet kan oppfylles gjennom sertifisering av underleverandør eller relevante virksomhetsenheter som faktisk leverer de tilhørende tjenestene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvisningsrisiko og for å planlegge eventuelle underleverandøroppsett må leverandøren vite akseptable dokumentasjonskrav.

   Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag trinn 1, kapittel 3.2 «Krav 6 – Attester … miljøledelsesstandarder»

4. Dere oppgir at ordningen kan omfatte «Reparasjoner og tilhørende deler utover garantiperioden». Kan oppdragsgiver beskrive hvilke typer reparasjonstjenester og deler som typisk vil kunne bli bestilt i trinn 2 (omfang/avgrensning), og hvilke kontraktskrav leverandør normalt kan forvente tilknyttet dette (f.eks. reservedelsleveringstid, timepriser, garantitid på utbedring, og SLA-nivå)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Selv om trinn 1 ikke har prissetting, må leverandøren forstå forventet tjenesteinnhold for å bygge kommersielt og operasjonelt tilbudsprinsipp i ordningen.

   Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag trinn 1, kapittel 1 «Anskaffelsens omfang» (avsnitt om reparasjoner utover garantiperioden)

5. Kontrakt blir inngått for hvert enkeltstående oppdrag, og dersom NBFs kontrakter ikke benyttes vil oppdragsgivers forslag være basert på SSA. Kan oppdragsgiver oppgi hvilken kontraktsstandard dere forventer å bruke som hovedspor i trinn 2 (NBF eller SSA), og eventuelt laste opp/henvise til aktuell kontraktsmal/bestemmelser som vil gjelde for leverandør når DPS-en aktiveres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktsmal påvirker risiko (ansvarsdeling, mislighold, reguleringer, opsjoner) og er nødvendig for å beslutte om leverandøren kan prise og akseptere vilkår.

   Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag trinn 1, kapittel 1.7 «Kontrakt» og kapittel «Fremdriftsplan» (avsnitt om SSA/NBF)

6. I kapittel 3.4 ber leverandøren om redegjørelse maks 450 ord om hvilke typer data som kan samles inn/behandles/lagres tilknytning til kjøretøy og tilhørende systemer. Kan oppdragsgiver gi eksempler på «systemer»/data som dere typisk legger til grunn i konkurransene i trinn 2 (f.eks. telematikk, posisjonsdata, føreridentifikasjon, systemlogger), og bekrefte om leverandøren skal beskrive faktisk planlagt løsning (hvilket vi normalt har), eller om det er tilstrekkelig å beskrive generiske muligheter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart scope for redegjørelsen kan føre til avvik mellom leverandørens svar og oppdragsgivers forventning og dermed risiko ved opptak.

   Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag trinn 1, kapittel 3.4 «Behandling av personopplysninger, informasjonssikkerhet og datalagring»

7. Dere oppgir at brudd på kravet om all kommunikasjon i KGV kan medføre avvisning fra ordningen. Kan oppdragsgiver presisere hva som anses som «brudd» i praksis (f.eks. e-post/søknadsbrev, ufullstendige opplastinger, eller kommunikasjon om avklaringer utenfor KGV), og om det finnes en akseptabel prosess for tekniske avklaringer som ikke innebærer avvisning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå praktiske grenser for hvordan avklaringer skal håndteres uten å skape prosessuell risiko.

   Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag trinn 1, kapittel 1 «Dynamisk innkjøpsordning» (avsnitt om all kommunikasjon i KGV og avvisning)

8. Ved bruk av underleverandør for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (punkt 3.2) skal det leveres forpliktende erklæring (vedlegg 2) og en kort beskrivelse av hvilke kapasitet(er) underleverandør skal utføre. Kan oppdragsgiver presisere hvordan dere ønsker beskrivelsen utformet (format/omfang) og om det er noen krav til at underleverandøren også må dokumentere kvalifikasjoner direkte knyttet til samme krav (Krav 4–6) som underleverandøren benyttes for?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt oppsett for underleverandørens rolle og dokumentasjonsmatch er avgjørende for å bli kvalifisert i DPS-en.

   Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag trinn 1, kapittel 3 «Bruk av underleverandør» (krav til forpliktelseserklæring og ESPD)

9. Tildelingskriteriene i trinn 2 «kan presiseres og vektes ved hver enkel anskaffelse» og oppgis ikke med fast vekting i utdraget. Kan oppdragsgiver opplyse hvilke tildelingskriterier som normalt brukes i trinn 2 for biler under 7,5t (f.eks. miljø/energiforbruk, leveransetid, brukerbehov, førermiljø, utforming, total kostnad), og om det foreligger en typisk vekting/ramme (hvilke som ofte gir høyest utslag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne estimere konkurranseparameterne for å planlegge tilbudsstrategi og kalkylekostnader for hver utlysning i DPS-et.

   Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag trinn 1, kapittel 1 «Anskaffelse» (tildelingskriterier kan presiseres og vektes) og kapittel 5 «Tildelingskriterier i oppdragskonkurranser (trinn 2)»