Anskaffelse av elektronisk pasientjournal til legevakten og kommunale legekontor

Sandnes kommune anskaffer elektronisk pasientjournal (EPJ) som skybasert SaaS-løsning til Sandnes Legevakt og tre kommunale legekontor (Gauken legesenter, Forsand legekontor) via åpen tilbudskonkurranse. Det skal etableres integrasjoner mot bl.a. kjernejournal, NHN/Norsk Helsenett felleskomponenter, e-resept og meldingsutveksling, samt flere funksjoner for triagering, journalføring, prøver, takster, regningskort, betaling/oppgjør og sikkerhet. Kontrakten er en løpende tjenestekontrakt etter SSA-L, gyldig ved signering. Tilbudsfrist: 03.09.2026 kl. 12:00. Kontraktsverdi er estimert til 1,5–2,3 MNOK eks. mva. over 48 måneder. Det er ikke adgang til deltilbud eller alternative tilbud.

• Leverandøren skal ikke ha vesentlige restanser for skatt og merverdiavgift (eller ha godkjent nedbetalingsplan).

  Dokumentasjon: Norske firma: attest for skatt og merverdiavgift (Altinn), ikke eldre enn 6 måneder. Utenlandske firma: attest fra hjemstat (skatter/avgifter), ikke eldre enn 6 måneder.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 5.1 Skatteattest
• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i staten den er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske: dokumentasjon/attest som viser registrering i relevant register i hjemstaten.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 5.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet, minimum «kredittverdig» (risikoklasse 5 eller høyere) på Experians skala.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter Commercial Delphi Score fra Experian (for norske foretak). Leverandør kan selv legge ved kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap tilsvarende/bedre enn risikoklasse 5. Utenlandske: kredittvurdering tilsvarende/bedre enn risikoklasse 5, basert på siste regnskap, fra selskap med konsesjon til kredittopplysningsvirksomhet. Alternativ dokumentasjon ved saklig grunn.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 5.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring med å levere det elektroniske pasientjournalsystemet som tilbys, til norsk legevakt/legekontor med mer enn 3 fastleger.

  Dokumentasjon: Oversikt over viktigste leveranser siste 3 år, med kontraktverdi, tidspunkt for levering/utførelse og navn på mottaker. Leverandøren skal dokumentere relevans. Oppdragsgiver kan be om attest på utført arbeid fra referanser.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 5.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Dersom leverandøren støtter seg på tredjemannsressurser for å oppfylle kvalifikasjonskrav, må det dokumenteres at tredjepart har nødvendige ressurser og at leverandøren råder over dem.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring/solidaransvarserklæring eller annen rettslig bindende bekreftelse. Separate egenerklæringer dersom egenerklæring kreves (for begge parter). Solidarisk ansvar kreves ved støtte til finansiell og økonomisk kapasitet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 5.5 Tredjemannsressurser

• Tilbud skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV (EU-Supply) innen tilbudsfristen; siste innlevering innen fristen regnes som endelig tilbud.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 3.1 Tilbudsfrist / kap. 8 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming
• Tilbudsdokumenter skal leveres i anbefalt struktur: (1) utfylt og signert konkurransegrunnlag, (2) Vedlegg 1 – utfylt kravspesifikasjon, (3) Vedlegg 2 – utfylt prisskjema, (4) Vedlegg 3 – utfylt SSA-L bilag.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 3.2 Tilbudets utforming ved levering
• Konkurransegrunnlaget med vedlegg skal undertegnes av person med fullmakt til å pådra leverandøren forpliktelse.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 3.2 / kap. 9 Firmainformasjon og signering
• Tilbudet skal være skrevet på norsk.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 3.3 Språk
• Dokumentasjon utstedt av offentlige myndigheter/registre i andre land skal vedlegges autorisert oversettelse; ellers anses dokumentasjonskravet ikke oppfylt og tilbudet kan avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 8 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming
• Dersom det tas forbehold: forbehold må beskrives entydig og presist, i eget følgeskriv merket «Leverandørens forbehold», og hvilke punkt det gjelder må angis.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 3.4 Leverandørens forbehold

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

03.09.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontrakten er løpende tjenestekontrakt etter SSA-L; bindende når kontraktsdokumentet er signert av begge parter.Kilde: Konkurransegrunnlag, avsnitt «Kontrakt» + «Avtaleperiode» / SSA-L Generell Avtale (signering/varighet)
• Ikke deltilbud/ingen alternative tilbud; avtalen gjelder levering av løpende EPJ som SaaS (norskspråklig, fullt driftet, skalerbar og høytilgjengelig).Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 1.5-1.6 + Vedlegg 1, «Krav til leveransemodell»
• Sikkerhet og personvern: GDPR/Nasjonens relevant informasjonssikkerhet/personvern; Nødvendig databehandleravtale skal inngås; krav til kryptering, segregering av data, loggføring, jevnlig risikovurdering og RPO/RTO.Kilde: Vedlegg 1 (Generelle krav A Personvern/GDPR, A Databehandleravtale, A Kryptering/segregasjon/loggføring/risk, A Sikkerhet og tilgjengelighet) + SSA-L
• Datamigrering/exit: Leverandøren skal gi kostnadsfritt uttrekk av data (maskinlesbart), migrerbar format med datastrukturer/metadata. Leverandøren skal bistå migrering ved endt avtale.Kilde: Vedlegg 1 (A Uttrekk av data) + SSA-L «rettigheter til data»/avslutning
• SLA/oppetid og vedlikehold: leverandøren skal angi minimum oppetid per måned, varsle planlagt vedlikehold minst 7 dager (minimum i lesemodus), overvåke oppetid og gi kompensasjon automatisk ved nedetid utover avtalt oppetid.Kilde: Vedlegg 1 (SLA: A Oppetid, A Varslet vedlikehold, A Overvåking)

• Fulle innleveringskrav knyttet til konkrete vedlegg (f.eks. om Vedlegg 3/SSA-L Bilag skal fylles ut med bestemte felter utover signering) er ikke detaljert i teksten utover at det skal leveres utfylt.
• SSA-L Bilag 4 (tjenestenivå/kompensasjon) omtales, men selve SLA-tallene fremgår ikke i vedlagt tekstutdrag (kun krav til oppetid/varsling/livskriterier i Vedlegg 1).
• Detaljerte avvisnings-/sanksjonsmekanismer for EPJ-krav fremgår delvis (feilkategorier A/B/C), men konkrete terskler i dette prosjektets SLA/akseptanskriterier står ikke fullt ut i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon under punkt «Kryptering av databaser og trafikk» (A) ber Oppdragsgiver leverandøren legge til grunn NSM sine anbefalinger for kryptosikkerhet. Kan dere bekrefte hvilke konkrete NSM-anbefalinger/krav dere forventer etterlevd (f.eks. relevante veiledere/versjoner), og om dere ønsker konkrete bevis/rapport (f.eks. penetration test, krypteringspolicy) ved tilbud eller kun på forespørsel i avtaleperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvilke sikkerhetstiltak som må dokumenteres og hvilke leveranse-/beviskostnader leverandøren må prise.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, «Informasjonssikkerhet» punkt «Kryptering av databaser og trafikk» (A)

2. I Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon punkt «Oppetid» (A) krever dere at leverandøren oppgir minimum oppetid i prosent per måned, og at varslet vedlikehold ikke skal være inkludert i minimum oppetid. Hvordan definerer dere «varslet vedlikehold» i praksis (f.eks. standard vedlikeholdsvinduer, planlagte oppgraderinger), og hvilken maksimert varighet/nedetid per vedlikeholdsintervall skal tas høyde for ved måling av oppetid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppetidsmåling og SLA-kompensasjon kan bli feilpriset hvis definisjoner/målemetode ikke er tydelige.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, «SLA», «Oppetid» (A)

3. I Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon under «Feilretting» (A) ber dere leverandøren oppgi bindende responstid i timer basert på feilkategoriene i SSA-L punkt 3.3. Kan dere bekrefte at dere ønsker at responstid angis per kategori (A/B/C) som «start av feilretting», og at responstiden ikke påvirkes av kundemedvirkning? Videre: Hvilken kanal/“innmeldingstidspunkt” skal legges til grunn for start av responstiden (f.eks. tidspunkt for mottak i ticketsystem eller e-post/telefon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Responstid er direkte økonomisk risiko og evalueres mot SLA; målepunkt/innmeldingstid må være entydig.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, «SLA», «Feilretting» (A) samt SSA-L punkt 3.3 (referert i krav)

4. I Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon «Varslingsrutiner ved feil» (A) står at leverandøren skal ta kontakt med Oppdragsgiver så snart feil er oppdaget, og at «nærmere detaljer avtales mellom partene». Kan dere utdype hvilke minimumsdetaljer dere forventer i varselet (innhold, format, tidspunkt/frekvens), og om varslene skal sendes til navngitt systemadministrator-/kontaktperson(er) og via e-post eller annen kanal?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige varslingskrav kan gi avvik og tvister ved alvorlige hendelser; dette må kunne håndteres operasjonelt.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, «SLA», «Varslingsrutiner ved feil» (A)

5. I Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon under «Arkivering» (AV) beskrives krav om arkiv i seg selv iht. Arkivforskriften §5/§6 eller integrasjon mot Documaster arkiv (eventuelt FIKS Arkiv). Kan dere bekrefte hvilken av disse to arkiveringsmodellene dere i utgangspunktet foretrekker at leverandøren skal legge til grunn (egen arkivfunksjonalitet eller integrasjon mot arkivkjerne), og om dere har en foretrukket standard for dataflyt (f.eks. arkivpakker/format, frekvens for overføring) dersom integrasjon velges?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Arkiveringsvalg kan være den største leveranserisikoen og påvirker både løsningdesign og pris.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, «Arkivering» (AV)

6. I Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon «Uttrekk av data» (A) ber dere om kostnadsfritt uttrekk ved forespørsel eller selv, inkludert sikkerhetskopier, og at data leveres på format som gjør migrering mulig. Kan dere angi konkret hvilke uttrekksformater dere ønsker for henholdsvis (i) virksomhetsdata (journal) og (ii) arkivdata, og om «SIARD/Noark-5» er et absolutt ønsket format eller et best-forventning/fordel?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise både løsningskost og prosess for uttrekk/migrering må ønskede formater være avklart.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, «Uttrekk av data» (A)

7. I Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon «Migrering av data» (AV) oppgir dere at leverandøren skal migrere data fra dagens systemer CGM Legevakt og CGM Allmenn, og «for kommunale legekontor gjelder minimum pasientjournaler». Kan dere bekrefte hvilke ytterligere datatyper dere forventer at skal migreres utover pasientjournaler (f.eks. OBS-meldinger, triageringshistorikk, prøvesvar, EKG-spesifikke data), og om det finnes et konkret datadatasett/omfangsliste som leverandøren skal følge?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Målenheten for migrering påvirker timepris/risiko og dermed tilbudspris for implementering.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, «Implementering», «Migrering av data» (AV)

8. I Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon under «Implementering» (AV) ber dere om bindende fremdriftsplan og at løsningen leveres i løpet av Q4 2026 – Q1 2027. Samtidig er SSA-L og SLA knyttet til leveranse- og godkjenningsprosesser. Kan dere bekrefte hvilke milepæler som er «bindende» (f.eks. leveransemelding, oppstart godkjenningsprøve per lokasjon, produksjonssetting, akseptansetest), og om eventuelle avvik fra disse milepælene kan sanksjoneres med dagbot/sanksjoner (og i så fall hvilke frister/milepæler er dagbotbelagt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sanksjonsrisiko ved implementering kan bli betydelig hvis bindende frister og dagbotgrunnlag ikke er avklart.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, «Implementering» (AV) samt SSA-L punkt 3.3/«Dagbot ved forsinkelse» og Bilag 3/krav til milepæler

9. I Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon «Opsjon – Single Sign-On/Enkeltpålogging» (V) skal leverandøren oppgi pris for implementering og drift i prisskjemaet, men prisen skal ikke inngå i evaluering av pris. Kan dere bekrefte (1) hvordan opsjonen teknisk avgrenses (hvilke komponenter/brukere som omfattes), (2) om opsjonen er «must-have» for å kvalifisere eller kun en valgopsjon etter tildeling, og (3) hvilken del av kostnaden som eventuelt kan bli gjenstand for tildelings- eller endringspris ved senere oppskalering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Operasjonell og kommersiell avgrensning av opsjonen påvirker både tilbudsarbeid og risiko ved senere bestillinger.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, «Opsjon – Single Sign-On/Enkeltpålogging» (V)