Kjøp og levering av kaker og øvrige konditorvarer

Rammeavtale med 1 leverandør for levering av kaker og konditorvarer til Stavanger kommune (inkl. Finnøy og Rennesøy), med avrop/bestilling via e-post/telefon eller leverandørens nettbaserte løsning og mulighet for senere elektronisk handel (punchout). Avtalens prisstruktur omfatter enhetspriser for utvalgte kaker, fast rabatt for resterende sortiment og fast leveringspris. Varighet fra signering, forventet oppstart høsten 2026, med opsjoner for forlengelse.

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

15.09.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Avtalen er en rammeavtale med 1 leverandør hvor alle vilkår er fastlagt i avtalen; avrop er bestilling innenfor rammeavtalens varighet.Kilde: 1.5 Avtaletype
• Avtalen omfatter levering av kaker og konditorvarer i henhold til omfanget i konkurransedokumentene; forventet verdi 2 000 000 NOK ekskl. mva. (informasjon) og maksimal verdi 2 400 000 NOK ekskl. mva.Kilde: 1.3 Avtalens omfang
• Avtalen er ikke eksklusiv; oppdragsgiver kan kjøpe tilsvarende varer på andre avtaler.Kilde: 1.3 Avtalens omfang
• Kontaktpersoner: kunden skal ha minst én fast kontaktperson hos leverandør (med stedfortreder i fravær). Partene skal informere om utskifting av navngitt personell uten ugrunnet opphold.Kilde: 1.2 Partenes kontaktpersoner
• Bestilling skjer via avtalte bestillingskanaler (e-post, telefon eller leverandørens nettbaserte bestillingsløsning). Oppdragsgiver kan be om tilrettelegging for e-handel/punchout i hele avtaleperioden (punchout ikke krav ved tilbudsinnlevering/avtaleinngåelse).Kilde: 2.1 Bestilling
• Ved beslutning om elektronisk handel: leverandøren skal kunne tilby punchout tilpasset oppdragsgivers ehandelsplattform, og partene skal samarbeide for å etablere nødvendig elektronisk løsning innen rimelig tid. Hvis bestillinger skal gjennomføres via elektronisk handel, skal partene inngå samhandlingsavtale som beskriver teknisk løsning og integrasjon.Kilde: 2.2 Ehandel
• Levering: Levering til Stavanger kommune, inkl. Finnøy og Rennesøy. Leverandørens produktpriser skal inkludere alle produktkostnader (bl.a. emballasje, esker, kakepynt og avgifter), mens leveringskostnader skal oppgis separat.Kilde: 4.1 Pris varer
• Prisstruktur: avtalte priser oppgis i NOK ekskl. mva. Enhetspriser for ferske kaker (marsipankake, sjokoladekake, suksesskake, ostekake) basert på størrelser, samt fast rabatt i prosent av bruttopris for resterende sortiment og fast leveringspris (flat uavhengig av leveringssted/antall produkter).Kilde: 4.1 Pris varer
• Kampanjevilkår: hvis leverandøren tilbyr markedet lavere priser via kampanjer/overskuddslager, skal kampanjepriser umiddelbart gjelde for kunden. Kampanjer skal videreformidles til bestillere i god tid før oppstart. Kunden skal faktureres etter beste alternativ (kampanjepris vs. avtalte priser).Kilde: 4.1 Pris varer
• Prisregulering: leverandøren kan kreve årlig indeksregulering, første regulering tidligst 12 måneder etter avtaleinngåelse. Indeks = SSB KPI, basisindeks = måneden tilbudsfristen utløper. Skriftlig varsel minst 1 måned i forveien og dokumentasjon av beregning før endring.Kilde: 4.2 Prisregulering varer
• Fakturering: Faktura skal sendes elektronisk i EHF til Stavanger kommunes EHF-adresse 0192:964965226, én faktura per ordrenummer. Faktura skal merkes med avtalenummer (kontraktsreferanse i EHF).Kilde: 5 Faktura

• Bilag/tilleggsdokumenter som kan inneholde ytterligere kontraktskrav er oppført, men selve innholdet i bilagene er ikke gjengitt (f.eks. kundens generelle avtalevilkår, faktura vilkår, seriøsitets-/etiske avtalevilkår, lærling, databehandleravtale).
• Det står 'Krav' ved slutten av dokumentutdraget, men konkrete krav er ikke inkludert i teksten du sendte (ingen kvalifikasjons-/innleveringskrav fremgår utover dette).
• Leveringsbetingelser omtales i innholdsfortegnelsen, men detaljerte leveringskrav (leveringstid, frister, logistikkkrav) er ikke synliggjort i utdraget.
• Det mangler utfylling av avtalenummer og partenes navn; disse feltene er ikke spesifisert i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I avtalens punkt 1.4 «Avtaletype/varighet» fremgår det at avtalens oppstart er høsten 2026 og at kunden har opsjon på forlengelse med 1 + 1 år. Kan oppdragsgiver presisere forventet utløpsdato for første avtaleperiode (hvilken måned/år) og når eventuelle forlengelsesbeslutninger senest må tas?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjoner kan påvirke planlegging, bemanning, innkjøpskostnader og prissetting over tid. For å prise riktig må leverandøren vite hvilken periode som faktisk ligger i rammene.

   Kilde: 1.4 Avtalens varighet

2. I punkt 1.3 «Avtalens omfang» står det at avtalen er ikke-eksklusiv, og at oppdragsgiver kan foreta kjøp av enkelte kaker og øvrige konditorvarer på andre avtaler. Hvordan skal leverandøren forstå «i henhold til det omfanget som er beskrevet i konkurransedokumentene» for avrop/volum: finnes det noen estimater/volumanslag per varekategori, og hva er eventuelt forventet andel til denne leverandøren gjennom avtaleperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Når avtalens verdi er oppgitt som estimat og avtalen ikke er eksklusiv, er leverandøren avhengig av best tilgjengelige volum-/frekvensantakelser for riktig kostnads- og risikoberegning.

   Kilde: 1.3 Avtalens omfang

3. I punkt 2.1 «Bestilling» står det at bestilling kan skje via e-post, telefon eller leverandørens nettbaserte bestillingsløsning, og at oppdragsgiver kan be om tilrettelegging for e-handel/punchout i hele avtaleperioden, men at punchout ikke er krav ved tilbudsinnlevering eller avtaleinngåelse. Kan oppdragsgiver beskrive forventet tidspunkt for eventuell beslutning om punchout, samt hvilke konkrete kostnader/leveranser fra leverandøren som kan bli aktuelle (f.eks. integrasjon/tilpasning, test, opplæring, drift) og hvem som dekker disse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Punchout/e-handel kan medføre betydelige oppstart- og integrasjonskostnader. Leverandøren må kunne prise risiko og sikre at kravene er realistiske innen tidslinjen.

   Kilde: 2.1 Bestilling

4. I punkt 2.2 «Ehandel» står det at partene skal samarbeide om å etablere nødvendig elektronisk bestillingsløsning innen «rimelig tid» etter beslutning, og at det skal inngås en samhandlingsavtale ved behov. Kan oppdragsgiver avklare hva som menes med «rimelig tid» (f.eks. antall uker/dager fra beslutning), og hvem som er ansvarlig for å utarbeide signert samhandlingsavtale og dekke kostnader knyttet til integrasjonen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige tids- og kostnadsansvar for integrasjon gjør at leverandøren kan bli påført uforutsatt risiko/ressursbruk.

   Kilde: 2.2 Ehandel

5. I punkt 4.1 «Pris varer» angis pris for produkter og en fast «Levering – Stavanger kommune, inkl. Finnøy og Rennesøy». Samtidig står det at alle kostnader knyttet til produktene (emballasje, esker, kakepynt, eventuelle avgifter mv.) skal inkluderes i produktprisene, mens kostnader knyttet til levering ikke inkluderes i produktprisene. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som inngår i den faste leveringsprisen, herunder: gjelder én leveringspris per ordre uavhengig av antall leveringspunkter innen Stavanger/Finnøy/Rennesøy, og hvordan håndteres eventuelle ekstra leveringsrunder/hasteleveranser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringskostnader er ofte det største kostnadsdrivende elementet etter varepris. Leverandøren må vite om «flat leveringspris» også dekker flerpunktslevering og eventuelle tillegg.

   Kilde: 4.1 Pris varer

6. I punkt 4.1 «Kampanjer/overskuddslager» står det at dersom leverandøren tilbyr markedet spesielle tilbud/kampanjer og prisen er lavere enn den avtalte, skal kampanjene være gjeldende «umiddelbart» og videreformidles til alle bestiller i god tid. Kan oppdragsgiver avklare hvordan «umiddelbart» praktisk skal forstås (f.eks. tidspunkt for implementering av kampanje i system/kommunikasjon), og hvem som er ansvarlig for å formidle kampanjene (leverandørens proaktive tiltak versus oppdragsgivers interne videreformidling) når bestillinger kan komme på kort varsel?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til rask kampanjeimplementering kan medføre administrative og operasjonelle kostnader/risiko. Klarhet reduserer tvister om prisgrunnlag og fakturering.

   Kilde: 4.1 Pris varer

7. I punkt 4.2 «Prisregulering varer» kan leverandøren kreve årlig indeksregulering med førstegangs regulering tidligst 12 måneder etter avtalens inngåelse. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som er «avtalens inngåelse» i denne konkurransen (signeringsdato) og at indeksregulering kun gjelder de avtalte prisene i prisskjemaet (produktpriser og/eller rabatt og/eller leveringspris)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisreguleringsmekanismen kan påvirke både produkt- og leveringsøkonomi. Leverandøren må vite hvilke priselementer som faktisk indekseres og fra hvilken dato justeringen starter.

   Kilde: 4.2 Prisregulering varer

8. I punkt 5 «Faktura» står det at faktura skal sendes elektronisk i EHF og «det skal sendes en faktura per ordrenummer», og at faktura skal merkes med avtalenummer (placeholder). Kan oppdragsgiver avklare/oppgi hvordan avtalenummeret vil bli tildelt og gjort tilgjengelig for leverandøren (hvor det står i EHF-mal/kommunikasjon), samt hvilke opplysninger i EHF som er pålagt utover ordrenummer/avtalenummer for at faktura skal anses som korrekt mottatt (ref. «Se generelle avtalevilkår»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil fakturametadata kan gi forsinket betaling. Leverandøren trenger operasjonell bekreftelse på hvordan EHF-felt skal fylles ut for denne anskaffelsen.

   Kilde: 5 Faktura