2026/3874 Rammeavtale for enklere driftstjenester i Bodø og omegn

Rammeavtale for enklere driftstjenester i Bodø og omegn (Statsbygg) med honorering etter medgått tid. Tilbud skal leveres med timepriser, påslagsprosenter for materialer og innleie (spesialutstyr og spesialtjenester), samt enhetspriser for reiser (tur/retur). Overtid beregnes særskilt (skal ikke prises i skjema). Reisesummer for angitte eiendommer inngår ikke i kontraktssummen, men brukes i tilbudsevaluering.

• Avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget skal angis i tilbudsbrevet/mal dersom leverandøren har avvik/forbehold.Kilde: 3 Tilbudsbrev - mal (Avvik og forbehold)
• Tilbudet skal signeres elektronisk i Mercell av person med fullmakt til å signere på vegne av virksomheten.Kilde: 3 Tilbudsbrev - mal (Signatur)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

07.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Oppdraget honoreres etter medgått tid; det skal ikke faktureres utarbeidelse av estimater og tilbud.Kilde: 2. Tilbudsskjema.docx (innledende avsnitt)
• Timepriser skal oppgis ekskl. mva. og inkludere alle nødvendige utgifter (indirekte kostnader, reisetid, reise- og parkeringskostnader, diett, risiko og fortjeneste). Timer faktureres kun for medgått tid på eiendommen (knyttet til unntak/forutsetninger). Kjøretid og spisepause skal ikke faktureres.Kilde: 2. Tilbudsskjema.docx (Timepriser)
• Leverandøren skal kunne dokumentere hvor mange timer som er utført på eiendommen.Kilde: 2. Tilbudsskjema.docx (Timepriser)
• Overtid skal ikke oppgis med beløp i tilbudsskjemaet; overtidsberegning i avtaleperioden følger oppgitt modell: 50 % (kl.17-21) og 100 % (etter kl.21) man-fre, samt lørdag etter kl.12.Kilde: 2. Tilbudsskjema.docx (Om overtid)
• Materialer: Leverandøren skal oppgi påslagsprosent på netto inntakskost. Fakturering tillates netto inntakskost + påslag + mva. Dokumentasjon (faktura fra materialleverandør) skal vedlegges faktura. Påslaget skal løpende beregnes av reell netto inntakskost og lavest mulig, inkl. krav om dokumenterbarhet.Kilde: 2. Tilbudsskjema.docx (Materialer)
• Statsbygg kan kreve fullt innsyn i relevante rabattavtaler og at materialleverandører gir bekreftende erklæringer om innsyn. Manglende oppfyllelse kan gi betalingsstans og kan medføre at leverandør ikke anses egnet for fremtidige avtaler.Kilde: 2. Tilbudsskjema.docx (Materialer)
• Innleie av spesialutstyr: Påslagsprosent på dokumenterte kostnader. Statsbygg skal godkjenne nødvendigheten før innleie. Faktura dokumentasjon (faktura fra utstyrsleverandør) skal vedlegges. Tilsvarende krav for innleie av tilhørende spesialtjenester.Kilde: 2. Tilbudsskjema.docx (Innleie av spesialutstyr / Innleie av tilhørende spesialtjenester)
• Reiser: For angitte eiendommer skal det tilbys enhetspris tur/retur (per kjøretøy per oppdragsdag). Enhetspris dekker transportkostnader for utførende personer. Tilbyder kan ikke fakturere enhetspris for flere kjøretøy enn nødvendig. Behov for mer enn én reise tur/retur per kjøretøy per dag dekkes ikke uten særskilt avtale.Kilde: 2. Tilbudsskjema.docx (Reiser)
• Kontraktsvarighet: Gjelder fra dd.mm.2026 til dd.mm.2027, med opsjon om forlengelse ytterligere 3 år. Automatisk forlengelse 1 år av gangen dersom Statsbygg ikke informerer innen 3 måneder før utløp. Maksimal varighet 4 år.Kilde: 4. Utkast avtaledokument.docx (KONTRAKTENS VARIGHET)
• Prisregulering: Faste priser første avtaleår, deretter årlig indeksregulering med SSB KPI for 'Tjenester hvor arbeidskraft domineres'. Leverandøren må sende reguleringsmelding innen 2 måneder etter at indeks er kjent; nye priser tre i kraft fra årsdagen for kontraktsignering ved manglende innsigelser.Kilde: 4. Utkast avtaledokument.docx (PRISREGULERING)
• Fakturering: Ved oppdrag etter medgått tid skal timelister vedlegges faktura. Fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres. Timelister vedlegges; utlegg og endringer skal angis særskilt. Faktura skal sendes elektronisk til Statsbyggs fakturamottak og være påført bestillings-/rekvisisjonsnummer/referanser.Kilde: 4. Utkast avtaledokument.docx (FAKTURERING)

• Utdraget viser ikke kvalifikasjonskrav (leverandørens egnethet) eller detaljerte tildelingskriterier utover evalueringsmetoden for pris.
• Sekson/overskriftsnummer for flere krav i avtaleutkastet er ikke fullt angitt i utdraget (kun 'KONTRAKTENS VARIGHET', 'PRISREGULERING', 'FAKTURERING').
• Det fremgår at timepriser faktureres 'utelukkende for medgått tid på eiendommen' med unntak for eiendommer oppgitt i punkt E, men selve punkt E-henvisningen i timeprismodellen er ikke vist utover evalueringsdelen.
• Ingen konkrete krav til CV/kompetanse/bemanning eller gjennomføring (utover tidsrammer for arbeid) er omtalt i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Tilbudsskjemaet står det at «Med unntak for prosjektleder, skal timer faktureres utelukkende for medgått tid på eiendommen. Kjøretid og spisepause skal ikke faktureres». Kan dere presisere hva som menes med «eiendommen» i praksis (f.eks. gjelder det kun arbeidstid innenfor inngjerdet område/bygningsmessig areal, eller også arbeid/tilstedeværelse på eiendommens uteområde/tilstøtende parkeringsareal)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå avgrensningen for fakturerbare timer for å prise riktig og unngå avvik i etterkontroll.

   Kilde: 2. Tilbudsskjema.docx – «Timepriser» (avsnitt om eiendommen, kjøretid og spisepause).

2. Tilbudsskjemaet angir at «Timer faktureres først ved oppmøte/ arbeid på stedet». Hvordan skal vi dokumentere «oppmøte/arbeid» for etterkontroll (f.eks. system for inn/ut, rapporteringsskjema, signering ved sted, GPS/logg), og hvilke krav til dokumentasjon forventer dere i denne konkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Usikkerhet om dokumentasjonsform påvirker driftsopplegg og risiko i fakturering.

   Kilde: 2. Tilbudsskjema.docx – «Timepriser» (dokumentere hvor mange timer som er utført; «Timer faktureres først ved oppmøte/ arbeid på stedet»).

3. I Tilbudsskjemaet står det: «Unntak gjelder for eiendommer oppgitt i punkt E nedenfor hvor leverandøren får godtgjort reisekostnader i henholdt til fast enhetspris». Kan dere bekrefte nøyaktig hvilke eiendommer som inngår i punkt E, og hvilken reisekomponent som gjelder for disse (dekker enhetspris per kjøretøy per oppdragsdag kun transportkostnader, og hvordan håndteres f.eks. parkering bomavgifter og evt. bomrekvisita)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kalkulere korrekt må leverandøren vite hvilke reiseelementer som omfattes av unntaket og hvilke kostnader som er inkludert/ikke inkludert.

   Kilde: 2. Tilbudsskjema.docx – «Reiser» (unntak til punkt E) og punkt E «Reiser» (evalueringsmessig fastsum).

4. Reise- og betalingsmekanismen er beskrevet slik at enhetspris kan faktureres per kjøretøy per oppdragsdag, men «Behov for mer enn én reise tur/retur per kjøretøy per oppdragsdag dekkes ikke uten særskilt avtale». Hva regnes som «oppdragsdag» i avtalesammenheng (kalenderdag lokalt, eller samlet dag/booking i bestillingssystemet), og hvordan skal leverandøren håndtere arbeid som strekker seg over midnatt/krav til sen ankomst?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet i tidsavgrensning reduserer risiko for at reise ikke blir godtgjort som forventet.

   Kilde: 2. Tilbudsskjema.docx – «Reiser» (enhetspris; begrensning på tur/retur per oppdragsdag).

5. Tilbudsskjemaet beskriver overtid med tillegg på 50 %/100 % etter tidsintervaller. Kan dere bekrefte om overtidsbestilling må være «på forhånd avtalt» av dere, og hvem (og hvordan) skal godkjenne at overtidsbetaling skal benyttes (bestillingsrutine, e-post, ordre i system)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende krav til forhåndsgodkjenning kan gi faktureringskonflikt og feil prising av overtid.

   Kilde: 2. Tilbudsskjema.docx – «Om overtid» og avsnitt om arbeidstid/«hvis det ikke på forhånd er avtalt forskjøvet arbeidstid eller overtid».

6. Vi ønsker presisering av timeprisens innhold knyttet til indirekte kostnader: Det står at timeprisen skal inkludere «reisetid» og «reise- og parkeringskostnader». Gjelder dette også når reisekompensasjon etter punkt E utløses (altså «reisetid/reise- og parkeringskostnader» er da ikke inkludert i timeprisen for disse eiendommene, eller er de inkludert uansett og kun reisekostnader godtgjøres som tillegg etter enhetspris)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er risiko for dobbel prising/feil allokering mellom timepris og reisekomponent; leverandøren trenger entydig tolking.

   Kilde: 2. Tilbudsskjema.docx – «Timepriser» (inkludere reisetid/reise- og parkeringskostnader) og «Reiser» (fast enhetspris/unntak for punkt E-eiendommer).

7. Materialer: «Statsbygg kan kreve fullt innsyn i alle relevante rabattavtaler» og «kan kreve at materialleverandørene avgir bekreftende erklæringer». Hvilken prosess forventer dere at vi følger (hvem innhenter erklæringene, krav til format/frist), og gjelder dette også mindre enkeltkjøp under en viss terskel?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere administrativ og operativ belastning og tilpasse innkjøpsrutiner før tilbud.

   Kilde: 2. Tilbudsskjema.docx – «Materialer» (påslagsprosent, innsyn, bekreftende erklæringer, betalingsstans ved brudd).

8. Påslagsprosent på materialer og innleie forutsetter «dokumenterte kostnader» og lavest mulig netto inntakskost «uten fordyrende mellomledd». Kan dere beskrive hvordan dere i ettertid vurderer om leverandøren har brukt riktige leverandørledd (f.eks. krav til minimum 1–2 sammenlignbare tilbud, bruk av rammeavtaler, eller aksept for markedspris uten innhenting)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klargjøring av kontroll- og dokumentasjonskrav reduserer risiko for avkortning/uenighet om påslagsgrunnlaget.

   Kilde: 2. Tilbudsskjema.docx – «Materialer» (forpliktelse til reell netto inntakskost og dokumentasjon) samt «Innleie av spesialutstyr/spesialtjenester» (nødvendighet og dokumentasjon).

9. Avtaleutkastet sier at kontrakten gjelder «fra dd.mm.2026 t.o.m. dd.mm.2027», og «Oppdragsgiver kan forlenge… ytterligere 3 år… maksimale varighet vil være 4 år». Kan dere opplyse hva som er forventet oppstartsdato/virkningstidspunkt i praksis og når første forlengelsesvurdering skjer (dersom dere varsler mindre enn 3 måneder før utløp, hvordan påvirker det vår planlegging og bemanningsrisiko)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjøring av faktisk oppstart og forlengelseslogikk påvirker leverandørens kalkyle og bemanningsoppsett.

   Kilde: 4. Utkast avtaledokument.docx – «KONTRAKTENS VARIGHET» (forlengelse og varslingsfrist).

10. Pris-/indeksregulering: I avtaledokumentet står det at regulering bortfaller hvis leverandøren ikke sender melding «innen 2 måneder etter at indeks er kjent». Kan dere bekrefte at det er tilstrekkelig at vi sender et varsel med beregning når indeks publiseres, og at dere vil svare med «innsigelser» innen rimelig tid slik at ny pris kan tre i kraft fra årsdagen for kontraktsignering?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre praktisk håndtering av varslingsfrister og tidslinje for å unngå utilsiktet bortfall av regulering.

    Kilde: 4. Utkast avtaledokument.docx – «PRISREGULERING» (indeks, melding innen 2 måneder, ikrafttredelse fra årsdagen).