Rammeavtale internrevisjonsbistand

Rammeavtale (SSA-R 2015) for kjøp av internrevisjonstjenester til Havforskningsinstituttet (HI) gjennom full outsourcing av internrevisjonsfunksjonen. Leverandøren skal stille en dedikert internrevisjonssjef, etablere/drive et internrevisjonsmiljø og gjennomføre risikobaserte revisjoner (normalt 1–2 per år). Avrop skjer etter behov innen rammeavtalens varighet (2 år + opsjon 1+1 år), tildeling skjer ved direkte avrop etter bilag 2 og utfylling av SSA-B/avropsskjema ved hver bestilling.

• Tilbyder skal tilby en internrevisjonssjef med overordnet ansvar inn mot HI (identifisering av internrevisjonsbehov og koordinering av internrevisjonsbistanden).

  Dokumentasjon: Svar Ja/Nei (kravtabell i bilag 1).

  Kilde: Bilag 1, krav 1.1 (A)
• Leverandøren skal disponere et internrevisjonsmiljø med tilstrekkelig kapasitet, kompetanse og ressurser til å dekke HI sitt behov gjennom hele avtaleperioden; kunne gjennomføre ca. 1–2 internrevisjoner årlig i ulik størrelse/kompleksitet.

  Dokumentasjon: Svar Ja/Nei (kravtabell i bilag 1).

  Kilde: Bilag 1, krav 1.2 (A)
• Alle leveranser skal utføres i samsvar med Rundskriv R-117 Internrevisjon i statlige virksomheter og anerkjent god praksis for internrevisjon.

  Dokumentasjon: Svar Ja/Nei (kravtabell i bilag 1).

  Kilde: Bilag 1, krav 1.3 (A)
• Internrevisjonen skal organisatorisk rapportere til administrerende direktør; organiseringen skal sikre internrevisjonens uavhengighet, objektivitet og faglige frihet.

  Dokumentasjon: Svar Ja/Nei (kravtabell i bilag 1).

  Kilde: Bilag 1, krav 2.1 (A)

• Beskrivelse av leverandørens organisering for å stille relevant spisskompetanse ved behov (inkl. relevante fagdisipliner, spesialistressurser, kobling av spesialister i revisjoner, intern kvalitetssikring). Formatkrav: maks 2 A4-sider inkl. bilder/tabeller (skrift 10 pkt+); vedlegg utover dette evalueres ikke.Kilde: Bilag 1, krav 2.2 (B)
• Beskrivelse av hvordan leverandøren vil sikre tilstrekkelig kapasitet gjennom avtaleperioden (minimum: størrelse på internrevisjonsmiljø, kapasitet til 1–2 revisjoner/år, kontinuitet, håndtering av turnover). Formatkrav: maks 1 A4-side.Kilde: Bilag 1, krav 2.3 (B)
• Beskrivelse av hvordan tilgjengeligheten til tilbudt internrevisjonssjef sikres (minimum: forventet årlig ressursbruk, prioritering mellom kunder/oppdrag, stedfortrederordning; samt håndtering av eventuell utskifting: kompetanseoverføring, kunnskapsdeling, kontinuitet). Formatkrav: maks 1 A4-side.Kilde: Bilag 1, krav 2.4 (B)
• Beskrivelse av hvordan revisjonsteam settes sammen ved ulike revisjoner, med rollefordeling mellom internrevisjonssjef, revisjonsmedarbeidere, spesialister og relevante ressurser fra HI. Formatkrav: maks 1 A4-side.Kilde: Bilag 1, krav 2.5 (B)
• Beskrivelse av strategi for å øke HI sin internkontrollgruppes kompetanse gjennom revisjonserfaring (hva leverandøren bidrar med). Formatkrav: maks 1 A4-side.Kilde: Bilag 1, krav 2.6 (B)
• Plan for oppstart og implementering av rammeavtalen (minimum: kjennskap til HI for å identifisere behov for internrevisjon, forankring hos ledelse/nøkkelpersoner, estimert ressursbruk i oppstarts-/implementeringsfase). Formatkrav: maks 2 A4-sider.Kilde: Bilag 1, krav 3.1 (B)
• Beskrivelse av hvordan årlig risikobasert revisjonsplan utarbeides (minimum: dialog med ledelse/ansatte, gjennomgang av styringsdokumenter og risikovurderinger, egne risikovurderinger, prioritering av revisjoner, estimert ressursbruk og pris; samt hvordan internrevisjon benyttes som strategisk virkemiddel og forankres). Formatkrav: maks 2 A4-sider.Kilde: Bilag 1, krav 3.2 (B)
• Beskrivelse av hvordan revisjonsplan følges opp gjennom året (inkl. oppfølging av plan/pågående revisjoner, håndtering av endringer i risikobilde, omprioriteringer). Formatkrav: maks 1 A4-side.Kilde: Bilag 1, krav 3.3 (B)
• Beskrivelse av systematisk tilnærming til oppfølging av revisjonsfunn (minimum: hvordan anbefalinger/tiltak dokumenteres, hvordan status rapporteres til ledelsen, hvordan effekt vurderes). Formatkrav: maks 1 A4-side.Kilde: Bilag 1, krav 3.4 (B)
• Ved avtaletildeling/avrop: fylle ut SSA-B og avropsskjema (SSA-B enkel 2026 / bilag 3 Vedlegg 3 Avropsskjema) i forbindelse med direkte avrop.Kilde: Bilag 2, punkt 2.1 (avrop)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

09.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen gjelder 2 år fra ikrafttredelse + opsjon forlengelse 1+1 år (maks totalt 4 år). Forlengelse varsles skriftlig minst 3 måneder før utløp.Kilde: SSA-R punkt 1.3; Bilag 4 (Varighet og oppsigelse)
• Kunden har rett til å si opp rammeavtalen med 3 måneders skriftlig varsel ved saklig grunn; oppsigelsen påvirker ikke allerede tildelte kontrakter (avrop).Kilde: SSA-R punkt 1.3
• Tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen skjer etter prosedyrene i bilag 2 (direkte avrop). Ved direkte avrop opprettes avtale om konsulentbistand og SSA-B enkel 2026 fylles ut; avrop skal inneholde unikt ordrenummer (mangler ordrenummer skal ikke godkjennes).Kilde: SSA-R punkt 2.1; Bilag 2, punkt 2.1
• Leverandør plikter å besvare kundens henvendelser så raskt som mulig; konkrete frister kan avtales i bilag 4.Kilde: SSA-R punkt 3.1; Bilag 4 (punkt 3.1)
• Leverandør skal lojal samarbeide og medvirke; henvendelser skal besvares uten ugrunnet opphold; partene varsler forhold som kan få betydning for gjennomføringen.Kilde: SSA-R punkt 5.1
• Taushetsplikt: konfidensiell informasjon, også etter opphør; taushetsplikt opphører 5 år etter at rammeavtalen er avsluttet (med mindre lov/forskrift gir annet).Kilde: SSA-R punkt 5.2
• Pris: timepriser og øvrige betalingsbetingelser fremgår av bilag 5/avtale; oppgitte timepriser skal omfatte alle kostnader ved utførelse (ingen administrative kostnader/fakturagebyr). Priser oppgis i NOK eks. mva.; utlegg for reise i Bergen kommune dekkes ikke; reiseutgifter for fysisk oppmøte i Bergen dekkes ikke av oppdragsgiver.Kilde: Bilag 5, punkt 6.1 (Priser); Bilag 5 (reisekostnader)
• Prisendring: kan reguleres én gang per kalenderår fra årsskifte iht. SSB konsumprisindeks. Første regulering tidligst etter 12 mnd. Skal varsles skriftlig senest 30 dager før ikrafttredelse. For øvrig faste priser i avtaleperioden.Kilde: Bilag 5, punkt 6.2 (Prisendring)
• Oppstartmøte: Leverandør skal uten kostnad delta på oppstartsmøte; minimum 2 kontaktpersoner fra leverandør.Kilde: Bilag 4, punkt 5.1 (Samarbeid)
• Statistikk: levere uoppfordret statistikk innen 1 måned etter hver halvårsperiode (regnet fra ikrafttredelsestidspunkt), i Excel, som minst omfatter totalvolum/mengde, antall fakturaer og gjennomsnittlig ordrestørrelse.Kilde: Bilag 4 (Statistikk)
• Sikkerhetsklarering: tilbudt personell kan måtte kunne sikkerhetsklareres av norske myndigheter (relevans opplyses ved behov).Kilde: Bilag 4 (Sikkerhetsavtale og sikkerhetsklarering)

• Dokumentteksten viser SSA-R standardvilkår, men evalueringsvekter for B-krav (tildelingskriterier) og total evalueringsmodell fremgår ikke av utdraget; kun kategorisering A/B og omfangs-/formatkrav er synlig.
• Krav-/skjemanivået for innlevering av CV eller CV-maler (Bilag 1 Vedlegg 1: Mal for CV) er ikke koblet direkte til evalueringskrav i den gjengitte kravmatrisen.
• Avtalens ikrafttredelsestidspunkt og konkrete datoer/frister for enkelte plikter (utenom det som er spesifisert) er ikke fylt ut i standardutdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I krav 1.2 (A) står det at leverandør skal disponere et internrevisjonsmiljø som kan gjennomføre «om lag 1–2 internrevisjoner årlig av ulik størrelse og kompleksitet». Hvordan skal dette operasjonaliseres i praksis: er kravet knyttet til antall oppdrag per år, eller også til forventet tids-/ressursomfang (f.eks. antall timer eller antall arbeidsuker)? Hvis det finnes et intervall, ber vi om at Oppdragsgiver spesifiserer hva som regnes som «1» og «2» internrevisjoner i avtalegrunnlaget.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise riktig kapasitet og bemanning. Et A-krav knyttet til kapasitet bør forstås som mer enn «antall», slik at tilbudt ressursnivå kan underbygges.

   Kilde: Bilag 1 (Kravtabell) punkt 1.2

2. Krav 2.1 (A) sier at internrevisjonen skal rapportere organisatorisk til administrerende direktør, og at organiseringen skal sikre uavhengighet, objektivitet og faglige frihet. Kan Oppdragsgiver bekrefte (og eventuelt utdype) hvordan rapporteringslinjen er dokumentert i praksis for leveransen: mottar administrerende direktør (i) revisjonsplan/rangering, (ii) revisjonsrapporter og (iii) oppfølging av funn/tiltak?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavhengighet og rapporteringsflyt må kunne etterleves og kostnadsberegnes i leveransen. Avklaringer her reduserer risiko for avvik ved avrop.

   Kilde: Bilag 1 (Kravtabell) punkt 2.1

3. I krav 2.4 (B) ber Oppdragsgiver om beskrivelse av tilgjengelighet til internrevisjonssjefen, inkludert forventet årlig ressursbruk, prioritering mellom kunder/oppdrag og stedfortrederordning. Hva er forventet minimum/typisk årlig ressursbruk (time-/dagnivå) for internrevisjonssjefen i perioden, og er det forventninger til tilgjengelighet i form av f.eks. responstid (ved forespørsler, planlegging og leveranser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskravene for tilgjengelighet evalueres. Leverandøren trenger konkretiserte forventninger for å dimensjonere ressurs og prise riktig.

   Kilde: Bilag 1 (Kravtabell) punkt 2.4

4. I krav 3.1 (B) ber Oppdragsgiver om plan for oppstart og implementering «slik at internrevisjonsfunksjonen kan ivareta sitt formål fra avtaleoppstart». Hvilke leveranser forventes i oppstarts-/implementeringsfasen før første revisjon (f.eks. etablering av revisjonsmetodikk, risikovurdering, kartlegging av interne kontrollprosesser, utarbeidelse av første revisjonsplan), og hva er forventet tidslinje til første konkrete revisjonsaktivitet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppstart er en del av evalueringsgrunnlaget. Leverandøren må vite omfanget/tidslinjen for oppstartsarbeidet for å unngå underprising og urealistisk plan.

   Kilde: Bilag 1 (Kravtabell) punkt 3.1

5. I krav 3.2 (B) fremgår det at revisjonsplanen skal inngå beregnet ressursbruk og pris, og planen skal legges frem for administrerende direktør innen utgangen av hvert kalenderår. Kan Oppdragsgiver spesifisere forventet prosess/innhold for «dialog med ledelse og ansatte» (hvem deltar, antall møter/omfang), samt om det er krav til format/mal for revisjonsplanen som følger av «Havforskningsinstituttets internkontroll innen økonomi- og virksomhetsstyring»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Revisjonsplanen er et sentralt styringsdokument. For å prise og levere i tråd med forventningene trenger leverandøren prosesskrav og eventuelle maler/format.

   Kilde: Bilag 1 (Kravtabell) punkt 3.2

6. I bilag 2 (tildelingsprosedyre) står det at avrop gjennomføres ved direkte avrop, at Oppdragsgiver fyller ut «SSA-B enkel 2026» og at avrop mangler ordrenummer ikke skal godkjennes. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvordan leverandøren skal håndtere situasjoner der avropet er mottatt uten ordrenummer: (i) skal leverandøren returnere/avvise avropet umiddelbart, (ii) finnes det en fast prosedyre/frist for avklaring, og (iii) kan arbeid starte i påvente av korrekt ordrenummer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Praktisk avklaringsprosess påvirker både oppstartstid og risiko for kostnader/ikke-oppgjør. Leverandøren bør få en entydig fremgangsmåte.

   Kilde: Bilag 2 (Prosedyrer for tildeling av kontrakter) avsnitt om ordrenummer og direkte avrop

7. I bilag 4/administrative bestemmelser fremgår det at leverandøren skal levere statistikk uoppfordret innen 1 måned etter utløpet av hver halvårsperiode, regnet fra rammeavtalens ikrafttredelsestidspunkt. Kan Oppdragsgiver opplyse hvilke nøyaktige datoer/perioder som skal legges til grunn for halvårsperiodene, og om statistikken skal inkludere alle typer internrevisjonsaktiviteter (f.eks. rådgivning/oppfølging) eller kun revisjonsoppdrag (og eventuelt hvilke avgrensninger)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Statistikkrapporteringsplikt påvirker leveranseoppsett og administrasjonskost. Leverandøren trenger konkret avgrensning og kalenderlogikk.

   Kilde: Bilag 4 (Administrative bestemmelser) Statistikk

8. Prislisten i bilag 5 angir timepriser (internrevisjonssjef/seniorkonsulent/konsulent/juniorkonsulent). I oppdragsbeskrivelsen brukes også «spisskompetanse» og «relevante ressurser fra HI» kan inngå. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvordan bruk av spesialister skal prises: skal spesialister prises som en av kategoriene i prislisten, eller kan de prises som tillegg/annen rolle (og i så fall hvilken priskategori)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklar priskategori for spesialister kan gi feil prising og redusere sammenlignbarheten i tilbudet.

   Kilde: Bilag 5 (Pris og prisbestemmelser) samt Bilag 1 (Krav 2.2 og team/rolleforventninger)

9. Utlegg til reisekostnader: det står at på oppdrag i Bergen kommune dekkes ikke reiseutgifter. For internrevisjonstjenesten: hvordan avgrenses «oppdrag i Bergen kommune» i praksis (f.eks. leveransested vs. møte-/arbeidssted, eller administrativ tilknytning)? Og hvordan skal eventuelle reiser ved oppstartsmøte/oppfølging (som kan være fysisk) håndteres dersom møtene holdes utenfor Bergen, eller det foretas arbeid i Bergen men møter hos ledelsen skjer annet sted?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reisekostnader kan være betydelige og bør håndteres konsistent. Leverandøren må forstå avgrensningen for å prise korrekt og levere uten tvist.

   Kilde: Bilag 5 (Utlegg for reisekostnader)