Rammeavtale el-kontroll og ventilasjonsservice (markedsundersøkelse)

Rammeavtale/kontrakt for service på ventilasjonsaggregater (Vedlegg 3B). Krav til lokasjonsomfang (gjenvinnings- og omlastingsstasjoner), responstid/oppstart og vaktordning, HMS og faglig kompetanse (inkl. F-gass), planlegging/rapportering og integrasjon mot Facilit, samt klima- og miljøtiltak (nullutslippskjøretøy, avfallshåndtering og energi-/tiltaksrådgivning). Ventilasjonsfaglige minimumskrav om servicefrekvens, tilstandsbasert vedlikehold, filteroppdatering og filterkrav iht. ISO 16890 og EUROVENT 4/21.

• Leverandøren skal kunne gjennomføre service ved alle RfDs gjenvinningsstasjoner og omlastingsstasjonen Kilden (lokasjoner angitt i konkurransegrunnlaget pkt. 2.2).

  Dokumentasjon: Bekreftelse i tilbudsbrev.

  Kilde: Vedlegg 3B, punkt 1.1 (Må-krav)
• Respons og oppstart: besvare henvendelser/bestillinger uten ugrunnet opphold; planlagte oppdrag starte senest innen 14 kalenderdager etter skriftlig bestilling (med mindre annet er avtalt); tilleggsoppdrag senest 3 arbeidsdager etter skriftlig bestilling (oppstart = befaring/planlegging/avklaringer).

  Dokumentasjon: Bekreftelse i tilbudsbrev.

  Kilde: Vedlegg 3B, punkt 1.2 (Må-krav)
• Prioritering av hasteoppdrag: rykke ut innen 4 timer etter bekreftet hasteoppdrag; hasteoppdrag bekreftet etter kl. 12.00 utbedres påfølgende arbeidsdag innen kl. 12.00.

  Dokumentasjon: Bekreftelse i tilbudsbrev.

  Kilde: Vedlegg 3B, punkt 1.3 (Må-krav)
• HMS-ivaretakelse: leverandør er ansvarlig for HMS; alt personell skal ha nødvendig HMS-opplæring og overholde oppdragsgivers HMS-krav.

  Dokumentasjon: Bekreftelse i tilbudsbrev.

  Kilde: Vedlegg 3B, punkt 2.1 (Må-krav)
• Faglig kompetanse og godkjenning: personell som utfører service av ventilasjonsaggregater skal ha nødvendig faglig kompetanse og godkjenning etter gjeldende regelverk; personell som utfører F-gass-arbeid skal ha gyldig F-gass-sertifisering.

  Dokumentasjon: Tilbudsbrev: oversikt over ressurser (hvem som har sertifisering). CV/kursbevis/autorisajon/F-gass-sertifikat innhentes ved tildeling.

  Kilde: Vedlegg 3B, punkt 2.2 (Må-krav)
• Materiell/tilgang på reservedeler: sikre tilgang på nødvendig materiell/forbruk/ reservedeler/verktøy for å utføre planlagt service uten forsinkelse; ha tilstrekkelig lager av vanlige forbruksdeler (jf. prisskjema); servicebil skal ha fast grunnutrustning av vanlige forbruks- og utskiftningsdeler samt verktøy.

  Dokumentasjon: Bekreftelse i tilbudsbrev.

  Kilde: Vedlegg 3B, punkt 3.2 (Må-krav)
• Avviksregistrering: leverandøren skal ha system for avviksregistrering.

  Dokumentasjon: Bekreftelse i tilbudsbrev.

  Kilde: Vedlegg 3B, punkt 4.1 (Må-krav)
• Digitalt timeregistreringssystem: leverandøren skal ha digitalt system for føring av påløpte timer med innsyn ved forespørsel; koble timer til oppdrag og lokasjon.

  Dokumentasjon: Bekreftelse i tilbudsbrev.

  Kilde: Vedlegg 3B, punkt 4.2 (Må-krav)
• Internkontroll: understøtte oppdragsgivers internkontrollsystem og levere kontrolldokumentasjon i format som kan integreres i Facilit.

  Dokumentasjon: Bekreftelse i tilbudsbrev.

  Kilde: Vedlegg 3B, punkt 4.3 (Må-krav)
• Teknisk bistand: leverandøren skal kunne yte teknisk bistand (kostnadsberegninger, enkle skisser og kalkyler) knyttet til konkrete oppdrag; bistand utover ordinær levering avtales særskilt og prises etter enhetspriser.

  Dokumentasjon: Bekreftelse i tilbudsbrev.

  Kilde: Vedlegg 3B, punkt 4.5 (Må-krav)
• Servicefrekvens: minst én gang per kalenderår per lokasjon; ved driftsforhold skal leverandøren anbefale økt frekvens med skriftlig begrunnelse.

  Dokumentasjon: Bekreftelse i tilbudsbrev.

  Kilde: Vedlegg 3B, punkt 6.1 (Må-krav)
• Ajourføring av filterlister: filterlister for hvert aggregat ajourføres og leveres til oppdragsgiver minst én gang i året.

  Dokumentasjon: Bekreftelse i tilbudsbrev.

  Kilde: Vedlegg 3B, punkt 6.3 (Må-krav)
• Filterkrav: tilbudte filtre skal tilfredsstille ISO 16890 og være energiklassifisert iht. EUROVENT 4/21; historiske klasser F7 og F9 skal erstattes med ISO 16890 ePM1 (min. 60% for F7-erstattning, min. 85% for F9-erstattning). Dokumentasjon på forespørsel: filterklasse ePM1/utskilling (60%/85%), EUROVENT 4/21-klassifisering, LCC og miljømessige konsekvenser (inkl. spesifiserte LCC-data for 592x592-modul).

  Dokumentasjon: Produktdatablader, ISO 16890-sertifikat og EUROVENT 4/21-klassifisering på forespørsel.

  Kilde: Vedlegg 3B, punkt 6.4 (Må-krav)

• Bekreftelser i tilbudsbrev for må-krav (f.eks. gjennomføringsomfang, respons/oppstart, hasteprioritering, HMS, kompetanseoversikt, materiell/tilgang, avviksregistrering, timeregistrering, internkontroll/integrasjon, teknisk bistand, servicefrekvens og filterliste-krav).Kilde: Vedlegg 3B, kapittel/avsnitt med «Dokumentasjon: Bekreftelse i tilbudsbrev»
• Tilbudsbrev: oversikt over ressurser som skal benyttes, med markering av hvilke ressurser som har nødvendig sertifisering (for F-gass).Kilde: Vedlegg 3B, punkt 2.2 (Må-krav)
• CV-er/kursbevis/autorisajon/F-gass-sertifikat innhentes ved tildeling (basert på ressursoversikt).Kilde: Vedlegg 3B, punkt 2.2 (Må-krav)
• Prissettingsforutsetning knyttet til filterdokumentasjon/innkjøp: filter priser inngår iht. prisskjema og skal faktureres iht. dokumentasjonskrav (filterkrav i 6.4).Kilde: Vedlegg 3B, punkt 6.4 samt henvisning til prisskjema for forbruksdeler

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

English, norsk

• Vaktordning og beredskap for akutte feil: leverandøren skal beskrive vaktordning/beredskap inkl. geografisk dekning, ressurser/kompetanse innen/utenfor arbeidstid, eskaleringsrutiner og typiske respons-/utrykningstider.Kilde: Vedlegg 3B, punkt 1.5 (E-krav/tillegg for kvalitet)
• Bemanning og kapasitet: beskriv antall ressurser, kompetanse, geografisk plassering/rolle, samt hvordan vikar og kapasitet dekkes ved sykdom/ferie/arbeidstopper.Kilde: Vedlegg 3B, punkt 2.4 (E-krav)
• Planlegging fra avtaleoppstart til løpende drift: oppstartsplan, årshjul for service, koordineringsmøter og integrasjon av rapportering i oppdragsgivers internkontrollsystem.Kilde: Vedlegg 3B, punkt 3.1 (E-krav)
• Rapportering og dokumentasjonssystem: beskriv hvordan servicerapporter utformes/levert digitalt verktøy, integrasjon og flyt mot Facilit (overføring av rapportdata og mottak/kvittering av oppgaver fra Facilit), inkl. håndtering av rapporter/filterlister/F-gass-loggføring/avvik og historikk.Kilde: Vedlegg 3B, punkt 4.4 (E-krav)
• Nullutslippskjøretøy: oppgi prosentandel nullutslippskjøretøy som leverandøren forplikter seg til å benytte; andelen verifiseres mot registreringsnummerliste etter tildeling.Kilde: Vedlegg 3B, punkt 5.1 (E-krav)
• Avfallshåndteringssystem: beskriv rutiner/kildesortering/leveringsdokumentasjon og målbare ambisjoner for materialgjenvinning.Kilde: Vedlegg 3B, punkt 5.2 (E-krav)
• Energi- og tiltaksrådgivning: beskriv metode for å identifisere unødvendig energibruk, beregne sparepotensial, prioritere/foreslå/dokumentere/følge opp tiltak (dokumenterte resultater vektlegges).Kilde: Vedlegg 3B, punkt 5.3 (E-krav)
• Tilstandsbasert vedlikehold: beskriv metode for vurdering/klassifisering av tilstand (målinger/inspeksjoner/driftsdata), prioritering av funn og oppfølging med tiltak, samt forutse utskiftningsbehov.Kilde: Vedlegg 3B, punkt 6.2 (E-krav)
• Hyppighet av service og filteroppgaver: minimum én årlig service pr. lokasjon (evt. økning ved behov) og årlig ajourføring/levering av filterlister.Kilde: Vedlegg 3B, punktene 6.1 og 6.3 (Må-krav)

• Vekter for tildelingskriteriene er ikke oppgitt i den vedlagte teksten (kun at «Kvalitet» og «Klima og miljø» brukes).
• Dokumentet viser krav til respons-/oppstart iht. bestillingsmåte (skriftlig bestilling), men rammer for hvordan bestillinger sendes (kanal) er ikke beskrevet her.
• Det fremgår at innhenting av CV/kursbevis/autorisajon og sertifikat skjer ved tildeling, men hvilke frister/omfang som gjelder er ikke angitt i teksten.
• Filterdokumentasjon inkluderer LCC-data for en spesifikk modul (592x592), men detaljene om hvordan alle filtertyper skal dokumenteres utover oppgitt eksempel er ikke fullt spesifisert i teksten.