Rammeavtale på Tidsskrifter, trykte og elektroniske

Rammeavtale på tidsskrifter (trykte og elektroniske) med abonnement for Universitetet i Innlandet (INN). Omfatter levering til flere studiested-/adressesteder, prising basert på forlagenes listepriser (omregnet til NOK) med fast agenthonorar/påslagsprosent, samt elektronisk bestilling, e-fakturering (EHF) og krav til leveranse-/leveringsadministrasjon (DDP Incoterms 2020).

• Leverandøren skal i tilbudet bekrefte leveringsvilkår og oppgi siste frist for bestilling for levering til ønsket leveringstid.Kilde: Bilag 6, pkt. 2 Leveringsvilkår
• Tilbyder skal i tilbudet redegjøre for hvem som vil være kontaktperson for avtalen (1 fast kontaktperson).Kilde: Bilag 6, pkt. 5 Partenes kontaktpersoner
• Leverandøren skal oppgi påslagsprosent (agenthonorar) i prisskjemaet, og minst for forlag som er representert i oppdragsgivers nåværende abonnement.Kilde: Bilag 7a (Veiledning), avsnitt om påslagsprosent og forlag som tilbys
• Tilbyder skal prise alle titler i prisskjemaet; dersom en tittel ikke er priset, kan oppdragsgiver legge til grunn høyeste tilbudte pris blant øvrige tilbud for aktuell tittel.Kilde: Bilag 7a (Veiledning), avsnitt om pris for alle titler / høyeste pris
• Fyll ut alle hvite felt i prisskjema (inkl. overføring/implementering-posten).Kilde: Bilag 7a (Veiledning) og ark Overføring og implementering
• Tilbudsbrev/vedståelse: tilbud frem til angitt vedståelsesfrist og signatur av bemyndiget representant.Kilde: Bilag F, Tilbudsbrev
• Tilbyders forbehold og avvik skal fylles ut dersom det foreligger avvik fra konkurransegrunnlag/kontrakt (ellers krysse av for at ingen avvik).Kilde: Bilag G, Tilbyders forbehold og avvik

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

15.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leveringsbetingelse: DDP (Incoterms 2020) fritt levert til Universitetets adresser; leverans anses levert når mottatt av bestiller på avtalt sted til avtalt tid.Kilde: Bilag 6, pkt. 2 Leveringsvilkår
• Leveranser skal ikke sendes uten skriftlig (elektronisk) bestilling mottatt fra bestillingssystemet.Kilde: Bilag 6, pkt. 10 E-handel
• Leveringsinstruks: ordrebekreftelse senest innen fem dager etter mottatt bestilling (for leveranser som ikke skjer omgående), og leveringsbekreftelse skal inneholde bindende data lik bestillingen.Kilde: Bilag 15b, pkt. 1 Ordrebekreftelse
• Leveringssteder/GLN: levering til flere lokasjoner (Lillehammer, Hamar, Elverum, Rena, Koppang, Kongsvinger, Oslo/DNF/Masterutd., Tynset) oppgitt i Bilag 6, pkt. 7.Kilde: Bilag 6, pkt. 7 Leveringssteder
• Levering anses ved mottak; pakkseddel skal signeres av oppdragsgiver (og ved testing/godkjenning: når testing er gjennomført og godkjent).Kilde: Standardkontrakt varekjøp, pkt. 6 og Bilag 15/Alminnelige bestemmelser (levering anses skjedd ved mottak/godkjenning)
• E-fakturering: leverandør må kunne sende e-faktura i EHF-format; e-fakturaadresse oppgitt for INN (0192:918108467). Faktura skal ha referanse til bestillings-/innkjøpsordrenummer; faktura uten referanse returneres.Kilde: Bilag 7, Fakturering + Bilag 15b pkt. 7 og pkt. 9
• Fakturering: e-faktura per ordre (faktura kan kun utstedes etter komplett levering, med mindre annet avtales ved bestillingstidspunkt).Kilde: Bilag 7, Fakturering
• Betaling: 30 dager fra fakturadato (etter mottak av faktura) / betaling pr. 30 dager; betalingsfrist løper ikke før levering er skjedd og godkjent faktura mottatt.Kilde: Bilag 7 og Bilag 15, pkt. 2.2
• Prisgrunnlag: abonnementspriser består av forlagenes til enhver tid listepris (original valuta) + fast påslagsprosent (agenthonorar) fra leverandøren, fast i hele avtaleperioden (inkl. opsjon).Kilde: Bilag 7, Pris
• Valutaomregning til NOK for evaluering og fakturering baseres på Norges Banks valutakurser per 10.08.2026 (med mindre bilag 7a angir annet).Kilde: Bilag 7, Pris
• Alle priser skal være i NOK ekskl. mva.; kostnader som administrasjon, reise/diett mv. skal inngå (så langt ikke særskilt avtalt).Kilde: Bilag 7, Pris
• Overføring og implementering: engangskostnad for overføring av eksisterende abonnementer og relevante data + implementering skal inngå (kan være 0 hvis ikke tatt betalt).Kilde: Bilag 7a (Overføring og implementering)
• Status/oppfølging: leverandør skal ta initiativ til 1–2 oppfølgingsmøter per år.Kilde: Bilag 6, pkt. 3 Statusmøter
• Rapportering/statistikk: leverandør skal ved henvendelse levere relevante rapporter/statistikker (f.eks. årlig materialuttak pr. produkt, omsetningstall).Kilde: Bilag 6, pkt. 4 Krav til rapportering / statistikkmateriale
• Varslingsplikt: ved hinder for å oppfylle til rett tid skal leverandør gi melding om hindringen og virkningen uten ugrunnet opphold.Kilde: Standardkontrakt varekjøp, pkt. 10.8 og Bilag 15 (pkt. 4.7)

• Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier er ikke eksplisitt oppgitt i den inkluderte dokumentteksten (kun behandlings-/kontraktsbilag og pris-/leveringsvedlegg er synlige).
• Kontraktens varighet/datoer er delvis angitt som [dato] i standardkontrakt (ikke fylt ut i utdraget).
• For krav til svartid/responstid finnes en instruks om skala i Bilag 7a (ark: Svartid), men selve evalueringskravet (forventet responstid) er ikke utfylt i tekstutdraget.
• Bilag 2 (leverandørens løsningsbeskrivelse) inneholder bare overskrift/placeholder, uten konkrete kravformuleringer i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. TD1 (kvalitet) viser til oppfyllelse av «kravspesifikasjonens B‑krav» samt A‑kravene 4.1.3, 4.1.4, 4.4.1, 4.4.2 og 4.4.3. Kan dere bekrefte om disse punktene inngår i Bilag 1 (Oppdragsgivers kravspesifikasjon), og eventuelt oversende/peke til nøyaktige underpunkter og forventet leverandørbeskrivelse (hva dere etterprøver i løsningsbeskrivelsen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet for kvalitet evaluerer konkrete kravpunkter, og vi må forstå nøyaktig hvilke elementer vi skal dokumentere for å levere et evaluerbart tilbud.

   Kilde: 11.1 Tildelingskriterier og evaluering – TD1 (Kvalitet) / Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon, Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse

2. I TD1 står det at kvalitet evalueres på «i hvilken grad beskrivelsene er dokumentert og etterprøvbare». Hvordan vil dere vektlegge henholdsvis (i) dokumentasjon/etterprøvbarhet (f.eks. prosedyrer, rutinebeskrivelser, SLA-/tjenestenivåbeskrivelser) og (ii) selve innholdet i beskrivelsen? Finnes det en mal/struktur for Bilag 2 som dere bruker aktivt ved evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Bilag 2 er i utdraget kun en placeholder. Vi trenger å vite hvordan dere vurderer dokumentasjon/etterprøvbarhet for å prise og utforme tilbudet riktig.

   Kilde: 11.1 Tildelingskriterier – TD1 (Kvalitet) / Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse

3. Prisskjema (Bilag 7a) skal fylles ut, og «avvik i forhold til prisskjema kan medføre avvisning». Kan dere bekrefte hvilke kolonner/linjer som er avvisningskritiske (f.eks. krav om utfylling av alle produkter/alle felter), og hvordan vi skal håndtere eventuelle «0»-beløp eller manglende forekomst for enkelte titler?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvisning må vi forstå utfyllingskrav og hvilke avvik som anses vesentlige i prisskjemaet.

   Kilde: 11.1 Tildelingskriterier – TD2 Pris / Bilag 7a Prisskjema

4. Kontraktsvarighet: Rammeavtalen er angitt som 2 år med opsjon 1+1, men i standardkontrakten står kontraktsstart som «[dato]» og i konkurransegrunnlaget er datoer for signering/tilbud/vedståelse tentative. Kan dere opplyse forventet/planlagt kontraktsstartdato og når opsjonsutløp vil bli beregnet, samt om forlengelse kan gjøres gjeldende uavhengig av gjennomførte avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktsdatoer påvirker prising (særlig abonnements-/lisensperioder), planlegging og risikovurdering for leverings- og faktureringsløp.

   Kilde: 1.2.3 Kontraktstype (varighet/opsjon) / Standardkontrakt varekjøp – pkt. 3.2.1 (rammeavtale varekjøp)

5. Levering/Incoterms: Bilag 15b sier leveringsbetingelse DDP Incoterms 2020 «for alle vareanskaffelser». For tidsskriftabonnement innebærer dette både trykte (varer) og elektroniske (tjenester/lisenser). Kan dere bekrefte hvordan DDP-føring praktiseres for elektroniske leveranser (f.eks. hva som regnes som «levering» og hvem som bærer hvilke kostnader)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil forståelse av hva som er «vare» vs. «elektronisk leveranse/lisens» kan gi feil kostnadsberegning og avvik mot kontraktsvilkår.

   Kilde: Bilag 15b Leveringsinstruks pkt. 3 Leveringsbetingelse / Standardkontrakt – pkt. 6 Levering (tid, sted og måte) og bilag 1/2

6. Ordrebekreftelse og responstid: Bilag 15b pkt. 1 sier at leveranser som ikke skjer omgående skal bekreftes skriftlig innen fem dager etter mottatt bestilling. Samtidig viser konkurransegrunnlaget til en svartidsskala i Bilag 7a (ark: Svartid), men forventet responstid er ikke utfylt i utdraget. Kan dere bekrefte hva som er «forventet responstid/svartid» som vil bli evaluert eller fulgt opp (og om den er forskjellig fra 5-dagers ordrebekreftelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må vite hvilke tidskrav som gjelder i praksis og hva som faktisk er evaluerings-/kontraktsforpliktelse for å kunne oppfylle og prise tjenesten korrekt.

   Kilde: Bilag 15b Leveringsinstruks pkt. 1 Ordrebekreftelse / Bilag 7a Prisskjema (ark: Svartid) / 11.1 Tildelingskriterier TD1

7. Faktureringspraksis for tidsskrift: Bilag 15b pkt. 8 sier at INN aksepterer fakturering i forkant av abonnementsperioden og betalingsfrist 30 dager fra fakturadato. For trykte tidsskrifter og elektroniske lisenser: når vil dere kreve at leverandør fakturerer (før/etter start av abonnement), og finnes det krav til dokumentasjon/leveransegrunnlag på fakturatidspunktet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fakturering i forkant kan påvirke vår likviditetsbelastning og risikostyring, og vi må vite hvilke krav som gjelder for dokumentasjon ved forhåndsfakturering.

   Kilde: Bilag 15b Leveringsinstruks pkt. 8 Forskuddsbetaling / Standardkontrakt pkt. 5.6 Fakturering

8. Avrop og avropsskjema: Standardkontrakten sier at avropsskjema i bilag 12 skal fylles ut og at avrop avtales særskilt. Kan dere utdype hvordan dere forventer at tidsskrifter (trykt/elektronisk) avropes i praksis (f.eks. periodeskift, eventuelle endringer i løpet av abonnement, håndtering av tittel/ISSN, og om det er egne avropsfaser for administrasjon vs. lisens)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rammeavtale innebærer gjentatte avrop. Vi må forstå avropslogikken og operasjonaliseringen for å gi korrekt og effektiv tilbudsoppsett.

   Kilde: Standardkontrakt – pkt. 9 Avrop på rammeavtalen / bilag 12 Avropsskjema

9. Forsikring, reklamasjon og dagbot: Standardkontrakten fastsetter dagbot 1 % per hverdag for den delen av leveransen som påvirkes, begrenset til 20 hverdager og minimum kr 1000. For abonnementshåndtering/tidsskrifter: hvordan definerer dere «forsinkelse» (levering av fysisk utgave vs. tilgjengelighet i elektronisk publikasjonsplattform vs. administrativ opprettelse/aktivering), og hvilke hendelser gir dagbot?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik tolkning av hva som er «forsinkelse» kan gi vesentlig risiko og feil kalkulasjon av kostnader for mislighold.

   Kilde: Standardkontrakt – pkt. 11.8 Dagbot ved forsinkelse / pkt. 6 Levering og bilag 6 (leveringsvilkår) / bilag 1 kravspesifikasjon