Aktuatorer + div. reservedeler

Rammeavtale for Oslo kommune Vann- og avløpsetaten (VAV) om kjøp av deler og service på Auma aktuatorer og annet utstyr/reservedeler. Avtalen omfatter blant annet service (inkl. innjustering og servicerapporter), samt spesifiserte deler fra vedlegg 3 (prisskjema) og «eller tilsvarende» der det ikke medfører ombygging/risiko. Avrop på deler og service gjøres per telefon med e-post/epost. Rammeavtalen er ikke eksklusiv, har øvre økonomisk ramme NOK 8 000 000 ekskl. mva., og varer 4 år med opsjon på forlengelse. Rammeavtalen er knyttet til sikkerhets- og taushetskrav ved sikkerhetsgradert informasjon (sikkerhetsavtale).

• Leverandøren skal disponere 2 faste serviceteknikere med fagbrev innen elektro, automasjon eller tilsvarende, samt relevant yrkeserfaring for service og reparasjoner på relevant utstyr.

  Dokumentasjon: Ingen eksplisitt dokumentasjonskrav angitt i utklippet; krav fremgår i SSA-R veiledende bilag 1 (nøkkelpersonell/ressurskrav).

  Kilde: SSA-R Bilag 1 - «Reservedeler og vedlikehold»
• Hvis én eller begge faste serviceteknikere ikke er tilgjengelige, skal leverandøren disponere erstatningspersonell med tilsvarende eller bedre kvalifikasjon, med forhåndsgodkjennelse av oppdragsgiver. Gjelder også utskiftning av tilbudt nøkkelpersonell.

  Dokumentasjon: Forhåndsgodkjennelse av oppdragsgiver for erstatningspersonell (ingen ytterligere dokumenttype angitt).

  Kilde: SSA-R Bilag 1 - «Reservedeler og vedlikehold»
• Serviceteknikerne må beherske norsk skriftlig og muntlig.

  Dokumentasjon: Ingen eksplisitt dokumentasjonskrav angitt i utklippet.

  Kilde: SSA-R Bilag 1 - «Reservedeler og vedlikehold»

• Fylle ut prisskjema (service timepriser/utrykkningsgebyr og spesifiserte deler samt totalsummer som regnes automatisk).Kilde: Vedlegg 3 - Prisskjema (4).xlsx, Ark1 (kolonner angir at Leverandøren skal fylle ut)
• Fylle ut påslagsprosent for «skaffevarer» (deler som ikke er oppført i prisskjemaet), og oppgi fiktiv innkjøpspris per enhet/verdigrunnlag (hvis relevant i skjemaet).Kilde: Vedlegg 3 - Prisskjema (4).xlsx, Ark1 (Skaffevarer: «Påslagsprosent … skal fylles ut av Leverandøren»)
• Signere sikkerhetsavtale dersom leverandøren/underleverandører skal ha tilgang til sikkerhetsgradert informasjon/materiell/objekt/infrastruktur (eller unntak/taushetskrav ved tilgang).Kilde: Vedlegg 4 - Sikkerhetsavtale (signering og plikt for leverandør og underleverandører)
• Signere taushetserklæring før tilgang til sikkerhetsgradert informasjon (taushetserklæring/Teielovnad).Kilde: Vedlegg 4 - Sikkerhetsavtale (punkt III) og Vedlegg 5 - Taushetserklæring NSM

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

11.09.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Priser skal oppgis i NOK og inkludere alle leverandørens nødvendige utgifter knyttet til gjennomføring/ferdigstillelse av oppdraget for service (inkl. arbeid, nødvendige tiltak/olje/fett, utarbeidelse av servicerapporter, administrative kostnader og reiseutgifter/reisetid mv.). Deler kommer i tillegg.Kilde: Vedlegg 3 - Prisskjema (4).xlsx, Ark1 (Service og prisingsinstruks)
• Servicepriser: serviceteknikker dagtid, kveld (50%/100%), helg (50%/100%) samt uttrykkningsgebyr utover vanlig arbeidstid, skal fylles ut i prisskjemaet.Kilde: Vedlegg 3 - Prisskjema (4).xlsx, Ark1 (Service-del)
• Spesifiserte deler: priser per enhet skal inkludere nødvendige utgifter i forbindelse med leveransen. Deler kan leveres som Auma/angitte merker eller «tilsvarende» der det ikke krever ombygging/ny programmering/medfører risiko for avvik i funksjon eller driftsstabilitet.Kilde: Vedlegg 3 - Prisskjema (4).xlsx, Ark1 + SSA-R Bilag 1 («eller tilsvarende» og konkurranseforhold)
• Skaffevarer (deler ikke oppført i prisskjema): faktureres med innkjøpspriser på avropstidspunkt + angitt påslag. Ved forespørsel fra oppdragsgiver skal innkjøpspriser sendes sammen med faktura.Kilde: Vedlegg 3 - Prisskjema (4).xlsx, Ark1 (Skaffevarer) og SSA-R Bilag 5 (prisbestemmelser)
• Serviceinnhold (minimum): utførelse av service/reparasjon ved behov; innjustering av aktuatorer ved behov; utarbeidelse av servicerapport (inkl. angivelse av sjekkede komponenter, oppgitte deler benyttet og kommentarer ved funn som anleggseier bør følge opp). Rapport sendes innen 14 dager etter utført oppdrag. Utrangert materiell/væsker deponeres av leverandør i henhold til myndighetskrav.Kilde: SSA-R Bilag 1 - «Service skal inkludere følgende aktiviteter»
• Ved oppstart av rammeavtalen: leverandøren skal gjøre gjennomgang av utstyret for å få oversikt over status på objektene.Kilde: SSA-R Bilag 1 - «Ved oppstart av rammeavtalen…»
• Serviceforespørsler og yting av service døgnet rundt (inkl. helger og helligdager). Ad-hoc oppdrag: leverandør skal stille på stedet raskest mulig og senest innen 24 timer etter bestilling. Vakttelefonnummer skal oppgis ved oppstart.Kilde: SSA-R Bilag 1 - «Leverandøren skal motta serviceforespørsler…»
• Avrop prosedyre: deler og service avropes (per telefon med etterfølgende e-post eller per e-post).Kilde: SSA-R Bilag 2 - «Prosedyrer for tildeling…»
• Rammeavtalen er ikke eksklusiv; oppdragsgiver kan inngå kontrakter med andre leverandører der det er hensiktsmessig.Kilde: SSA-R Bilag 2 - «Rammeavtalen er ikke eksklusiv…»
• Rammeavtalen har øvre økonomisk ramme NOK 8 000 000 ekskl. mva. for hele avtaleperioden.Kilde: SSA-R Bilag 2 - Øvre økonomisk ramme
• Rammeavtalens varighet: 4 år fra siste signeringsdato, med opsjon på forlengelse 1+1+1+1 år (samlet maks 8 år). Oppdragsgiver kan si opp med 6 mnd skriftlig varsel ved saklig grunn.Kilde: SSA-R Bilag 4 - «Varighet og oppsigelse – opsjon på forlengelse»
• Sikkerhetskrav: oppdraget/prosjektet er underlagt sikkerhetsloven; leverandørens ressurser skal følge gjeldende sikkerhetslovgivning og VAVs interne sikkerhetsinstrukser; personell som skal gis tilgang til sikkerhetsgradert informasjon skal autoriseres av sikkerhetsleder VAV/annen bemyndiget; taushetserklæring skal signeres før tilgang.Kilde: Vedlegg 4 - Sikkerhetsavtale (punkter I, III)
• Avvik: eventuelle avvik skal dokumenteres og rapporteres umiddelbart til prosjektsikkerhetsleder/sikkerhetsleder hos VAV.Kilde: Vedlegg 4 - Sikkerhetsavtale (punkt V)
• Brudd på sikkerhetsbestemmelser kan anses som vesentlig mislighold og kan gi terminering av sikkerhetsgradert oppdrag.Kilde: Vedlegg 4 - Sikkerhetsavtale (punkter VI og XIII)
• Elektronisk faktura: leverandør plikter å sende elektroniske fakturaer i godkjent standardformat (og egen avtale med aksesspunkt). Betaling kan holdes tilbake ved manglende etterlevelse; betalingsfrist løper først når korrekt elektronisk faktura er levert.Kilde: Vedlegg 2b (varer) - Standard kontraktsvilkår pkt. 7.5; og/eller SSA-R Bilag 5 om faktura og betalingsfrist (30 dager)
• Betalingsfrist: Oppdragsgiver skal betale innen 30 dager etter mottatt faktura (og betaling innebærer ingen godkjenning av leveransen/arbeidet).Kilde: Vedlegg 2b (varer) pkt. 7.6; Vedlegg 2d (håndverkertjenester) pkt. 9.8; samt SSA-R Bilag 5
• Tilsyn/revisjon (seriositet/krav): oppdragsgiver kan gjennomføre leverandørrevisjoner og innhente dokumentasjon og kan også gjennomføre stedlig kontroll; revisjon kan skje frem til 6 måneder etter sluttfaktura er betalt. Leverandør skal stille ressurser og sende etterspurt dokumentasjon vederlagsfritt; gjelder også underleverandører.Kilde: Vedlegg 2b (varer) pkt. 4.12
• Standard levering/leveringsklausul for varer: INCOTERMS DDP; risiko går over når varen er levert på leveringssted i samsvar med kontrakten.Kilde: Vedlegg 2b (varer) pkt. 4.3.1

• Dokumentutdragene inneholder ikke tildelingskriterier/vekting (kun prisskjema og generelle kontrakts-/rammeavtalevilkår).
• Krav til leverandørens dokumentasjon i kvalifikasjonsfasen er ikke spesifisert i de viste avsnittene (nøkkelpersonellkrav fremgår, men uten angitt dokumentasjonstype).
• Påslagsprosent for skaffevarer har plassholder «____ %» og eksempelverdien «10000» i prisskjemaet er ikke forklart.
• Sikkerhetsnivå i sikkerhetsavtalen er angitt som «Høyeste gradering … opp til BEGRENSET», men felt for skjermingsverdig objekt er blankt («_____»).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I vedlegg 3 – Prisskjema: Hva skal oppgis i feltet for påslagsprosent for skaffevarer (markerer «____ %»), og hvordan skal eksempelverdien «10000» forstås/brukes ved prising?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart prisskjema gir risiko for feil tilbudspris og kan utløse avvisning eller kostnadsulempe.

   Kilde: Vedlegg 3 – Prisskjema

2. I konkurransegrunnlaget pkt. 3 Anskaffelsens forhold til sikkerhetsloven / sikkerhetsavtale: Kan dere presisere hvilket sikkerhetsnivå som faktisk skal gjelde for kontrakten, og hva som skal fylles inn i feltet «skjermingsverdig objekt eller infrastruktur» (blankt «_____»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig sikkerhetsklassifisering påvirker planlegging, bemanning/autorisasjon og kostnader.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 3.5 Sikkerhetsavtale (samt pkt. 3 om sikkerhetsloven)

3. I konkurransegrunnlaget pkt. 4.2.3 Krav knyttet til Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Hvilken dokumentasjonstype(e) forventes levert for «kvalitetssikringstiltak tilpasset kontraktens innhold» utover ev. ISO 9001/tilsvarende? (F.eks. rutinebeskrivelse, sertifikat, prosedyrer, referanser).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som skal lastes inn i KGV for å dokumentere kvalifikasjonen uten å risikere avvisning.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 5.2.3 Krav knyttet til Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

4. I konkurransegrunnlaget pkt. 5.2.3 om teknisk/faglig erfaring: Hva regnes som «tilsvarende art og vanskelighetsgrad» konkret for denne anskaffelsen—må erfaringen være fra samme komponenttyper (aktuatorer el., reguleringsventiler pneumatisk, posisjonsgivere, prøvetakere/slamnivåmåler), eller er det tilstrekkelig med delmengder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig definisjon av relevansgrunnlaget avgjør om leverandørens dokumenterte prosjekter kan brukes og hvordan CV/oversikter bør disponeres.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 5.2.3 (erfaring fra prosjekter av tilsvarende art og vanskelighetsgrad)

5. I konkurransegrunnlaget pkt. 6.1 Tildelingskriteriet «Pris» og vekting (Deler 75% og Service 25%): Hvordan skal prisskjemaet knyttes til henholdsvis «Deler» og «Service», og hvilke konkrete post(er) i vedlegg 3 inngår i hvert underkriterium?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten klar kobling mellom poster og evaluering kan leverandøren feilallokere pris og tape på kvalitet/leveringsevne.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 6.1 Tildelingskriteriene (Pris: Deler 75% / Service 25%)

6. I konkurransegrunnlaget pkt. 6.1 «Kvalitet»: Hva forventes at CV-en for nøkkelpersonell skal dekke, og hvordan vurderer dere «to–2 (2) – serviceteknikere» i praksis når leverandøren tilbyr flere enn to? Skal dere kun evaluere de to beste, og hvordan håndteres dette i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evalueringsomfang for nøkkelpersonell påvirker ressursallokering og dokumentasjonsstrategi.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 6.1 Kvalitet (CV for nøkkelpersonell (to – 2 – serviceteknikere))

7. I konkurransegrunnlaget pkt. 6.1 «Kvalitet» (standard responstid og utrykning): Hvilket tidssnitt/definisjoner legges til grunn for «bestilte timer» og «utrykning ved uforutsette hendelser», og hva forventes å oppgis som «gjennomsnittelig behandlingstid» (kalendertid vs. arbeidstid, og om dere forventer oppgitt intervall eller enkeltverdi)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å gi konkurransedyktige og riktig dokumenterte svar må leverandøren forstå metrikken og evalueringsgrunnlaget.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 6.1 Kvalitet (responstid/utrykning og behandlingstid)

8. I kontrakt/rammeverket: Avtalen kan bestilles «med og uten montering» (vedlegg 2a standardvilkår pkt. 2.1 og kontrakt pkt. 2.1). Kan dere presisere hvordan montering/evt. funksjonsprøver bestilles og avregnes i avrop—er montasje prissatt under «service»-delen i vedlegg 3, eller via egne poster?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvordan leverandøren priser riktig for forventet avropstype og hvilke kostdrivere som inngår.

   Kilde: Vedlegg 2a kontraktformular varer pkt. 2.1 Varer (med og uten montering), og konkurransegrunnlaget pkt. 2.1 / kontraktsoppbygging