Leirskoleopphold Råde kommune - rammeavtale

Råde kommune inngår rammeavtale med én leverandør for levering av varer og tjenester (avrop gjennomføres ved minikonkurranse). Avtalen dekker behov angitt i bilag 1, og gjelder med opsjon for forlengelse på 12 måneder inntil to ganger (maks 4 år). Kontraktsvilkår regulerer rangordning av dokumenter, avrop, pris-/betalingsbetingelser, ordrebekreftelse, levering (DDP Incoterms 2010) samt leverandørens plikter (dokumentasjon, brukeropplæring, underleverandør, statistikk, emballasje), mislighold og sanksjoner. Det er også etiske kontraktsvilkår og egne kontraktsvilkår for kjøretøyteknologi/drivstofftyper med krav til bruk av null-/nær nullutslippskjøretøy og tilhørende sanksjoner ved brudd.

• Leverandør skal sende ordrebekreftelse så snart som mulig etter mottatt bestilling ved avrop; ellers kan oppdragsgiver kansellere bestillingen etter 14 dager. (Dokumentasjon/oppfølging knyttet til avrop)Kilde: Pkt. 9.4 Ordrebekreftelse
• Ved levering skal leveransen ledsages av pakkseddel som skal signeres av oppdragsgiver før leveransen anses for å være levert. Pakkseddel skal inneholde angitte opplysninger (bl.a. leverandørnavn/adresse, produkter/antall, bestillingsnummer, vareadresse, artikkelnummer hvis anført, antall kolli, ekspederingsdato, signatur).Kilde: Pkt. 9.5 Levering
• Ved levering (for varer der relevant) skal det foreligge dokumentasjon på norsk: produktdatablad, bruksanvisninger, nødvendige sertifikater, lagrings-/drifts-/vedlikeholdsdokumentasjon og evt. øvrige relevante dokumenter/påkrevde dokumenter.Kilde: Pkt. 9.5 Levering
• Leverandør skal levere statistikk over solgte ytelser etter forespørsel: årlig rapportering (Excel) med spesifisert innhold; samt øvrig statistikk/informasjon kostnadsfritt senest 14 virkedager etter forespørsel.Kilde: Pkt. 9.6.11 Statistikk
• Leverandør som benytter emballasje skal senest ved kontraktsinngåelse fremlegge dokumentasjon om deltakelse i returordning (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende) eller egen returordning med miljømessig forsvarlig sluttbehandling.Kilde: Pkt. 9.6.12 Emballasje
• (Etiske vilkår) Leverandør skal ved oppstart av kontrakt eller senest innen 6 måneder ha offentlig tilgjengelige policys, rutiner for formidling og oppfølging, og rutiner for regelmessige risikoanalyser (inkl. aktsomhetsvurderinger).Kilde: Pkt. 10.2 Policys og rutiner
• (Etiske vilkår) Oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon/tiltak for kontraktsoppfølging; leverandør kan måtte besvare egenrapportering senest seks uker etter utsendelse (med mindre annen frist), og/eller fremvise dokumentasjon/rapport fra uavhengig part, samt delta i oppfølgingssamtaler.Kilde: Pkt. 10.3 Kontraktsoppfølging
• (Etiske vilkår) Ved brudd kan leverandør måtte fremlegge tiltaksplan for retting innen fire uker (med mindre oppdragsgiver setter annen frist), inkludert dokumentasjon for rettelser.Kilde: Pkt. 10.4 Sanksjoner
• (Kjøretøyteknologi/drivstofftyper) På forespørsel fra oppdragsgiver skal leverandør oversende kopi av vognkort for hvilke kjøretøy som benyttes.Kilde: Pkt. 11 Kontraktsvilkår for kjøretøyteknologi og drivstofftyper (A/B1/B2)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

18.09.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontrakten er rammeavtale med én leverandør; avrop gir rett for oppdragsgiver, men ingen volumforpliktelse. Avrop skal gjennomføres som minikonkurranse mellom avtaleleverandører.Kilde: Pkt. 7 Avtalens omfang og Pkt. 8 Avrop
• Avtaleperiode med opsjon: forlengelse 12 måneder av gangen inntil 2 ganger; maksimal varighet 4 år.Kilde: Innledning / Avtaleperiode
• Rangordning: avtaledokument + generelle avtalevilkår går foran bilag; bilag 1 går foran øvrige; endringer håndteres via bilag 5 og bilag 6 etter spesifikke tolkningsprinsipper.Kilde: Pkt. 6 Rangordning
• Pris og kostnader: priser i bilag 3 utgjør oppdragsgivers fulle betalingsforpliktelser; priser oppgitt ekskl. mva, toll/avgifter inkl. hvis ikke annet avtalt. Tilbud/kampanjer i markedet som er mer gunstige skal automatisk gjelde for oppdragsgiver.Kilde: Pkt. 9.3 Pris og betalingsbetingelser (9.3.1)
• Faste priser første avtaleår; generell prisendring én gang pr. år begrenset til SSB konsumprisindeks (hovedindeksen) etter varslings- og godkjenningsregler (skriftlig minimum 2 måneder varsel og skriftlig godkjennelse).Kilde: Pkt. 9.3.4 Prisendring
• Fakturering: etterskuddsvis (for rammeavtaler per avrop), betaling 30 kalenderdager fra leveranseskjedde og godkjent faktura mottatt; elektronisk faktura i EHF-format; skal kun faktureres for levert kvantum; faktura kan ikke overdras uten skriftlig samtykke.Kilde: Pkt. 9.3.6 Fakturering
• Levering: som standard DDP iht. Incoterms 2010 på avtalt adresse; levering anses skjedd når produkter er mottatt på avtalt sted og til avtalt tid (ev. montasje/funksjonsprøver og skriftlig aksept). Ikke tillatt med mindre avtalt dellelevering.Kilde: Pkt. 9.5 Levering
• Leverandør skal yte brukeropplæring uten ekstra kostnader (i nødvendig grad) for faglig og økonomisk riktig bruk.Kilde: Pkt. 9.6.2 Levering
• Kontraktsobjektets egenskaper: skal leveres i samsvar med art/mengde/kvalitet/innpakning; skal som standard passe for formål, ha egenskaper vist i tilbud (prøve/brosjyre/modell), og være forsvarlig pakket; leverandør ansvarlig for lov- og kvalitetsmessig samsvar.Kilde: Pkt. 9.6.3 Kontraktobjektets egenskaper
• Overføring av eiendomsrett: ved først inntreffe av (1) når oppdragsgiver betaler, (2) når oppdragsgiver godkjenner leveransen. Eiendomsrett fri for salgspant/lignende.Kilde: Pkt. 9.6.4.1 Eiendomsrett
• Rettsmangler: levere fri for tredjemannskrav ikke beskrevet i kontrakten; leverandør skal holde oppdragsgiver skadesløs.Kilde: Pkt. 9.6.4.2.1 Tredjemannsrettigheter
• Offentligrettslige mangler: levere med nødvendige godkjenninger/sertifikater/tillatelser for at oppdragsgiver skal kunne bruke varen slik kjent; alternativt dersom skriftlig avtalt at oppdragsgiver skaffer selv.Kilde: Pkt. 9.6.4.2.2 Offentligrettslige mangler
• Dokumentasjon/dokumentoverføring: dokumenter som representerer eller er av betydning for bruken skal leveres sammen med/innen leveringstidspunktet; håndbøker/servicedokumenter/tegninger mv. leveres sammen med leveransen.Kilde: Pkt. 9.6.5.1-9.6.5.2
• Underleverandør: bruk krever skriftlig forhåndssamtykke fra oppdragsgiver; samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. Leverandør er ansvarlig for underleverandører og skal kunne dokumentere at de oppfyller avtalens bestemmelser.Kilde: Pkt. 9.2 Underleverandør og Pkt. 9.6.6 Bruk av underleverandører
• Varslingsplikt (leverandør): ved hindring for oppfyllelse skal melding gis uten ugrunnet opphold og leverandør må kunne dokumentere når/hvordan melding ble gitt.Kilde: Pkt. 9.6.8 Varslingsplikt
• Taushetsplikt: konfidensiell behandling av informasjon; kan likevel utleveres ved lov/forskrift/offentlighet, med mulig varsel. Gjelder også etter kontraktsopphør.Kilde: Pkt. 9.6.9 Taushetsplikt
• Reklame/kundepleie: forhåndsgodkjenning kreves for offentliggjøring ut over generell referanse; krav til lojal markedsføring og forbud mot gaver; ved avslutning plikt til smidig overgang (stoppe markedsføring, avvise avrop basert på avsluttet forhold).Kilde: Pkt. 9.6.10 Reklame, kundepleie mv.
• Etiske kontraktsvilkår: leverandør skal etterleve menneskerettighets- og arbeidsmiljøkrav i leverandørkjeden; krav om policys/rutiner, risikoanalyse, og etterlevelse/dokumentasjon. Leverandør bekrefter aksept ved signering.Kilde: Pkt. 10 Etiske kontraktsvilkår (innledning, 10.1-10.4)
• Kjøretøyteknologi/drivstofftyper (pkt. 11): leverandør skal kun benytte elektrisitet (helelektrisk), hydrogen eller biogass (A). Alternativt forpliktelser knyttet til kjøretøyteknologier/drivstoff oppgitt i tilbud (B1/B2) og minst like klima-/miljøvennlige endringer uten lavere poengsum; leverandør må kunne redegjøre for hvilke kjøretøy som brukes og oversende vognkort ved forespørsel.Kilde: Pkt. 11 Kontraktsvilkår for kjøretøyteknologi og drivstofftyper (A/B1/B2)

• Dokumentteksten inneholder en manglende/ugyldig datoangivelse for enkeltleveransen: «innen XX.XX.XXXX» (avsnitt om leveransen skal være levert). Det framgår ikke konkret leveringsfrist.
• Tildelingskriterier og evalueringsmodell er ikke inkludert i teksten (kun kontrakt/tillegg).
• Kravspesifikke innhold i bilag 1 (behov og eventuelle minstekrav) er ikke gjengitt her, så detaljer utover kontraktsvilkårene kan ikke trekkes ut.
• Endringer i leveranse (bilag 6) og administrative bestemmelser (bilag 4) er nevnt, men ikke innholdsmessig beskrevet i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I punkt 7 fremgår det at «Leveransen er en enkeltleveranse og skal være levert oppdragsgiver i henhold til kravspesifikasjon innen XX.XX.XXXX». Hvilken konkret leveringsdato (dd.mm.åååå) skal legges til grunn for enkeltleveransen, og gjelder den samme dato for alle eventuelle avrop/leverser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Den manglende datoen påvirker planlegging, bemanning, innkjøp og prising, og er nødvendig for å kunne gi et tilbud med riktig kostnads- og leveranserisiko.

   Kilde: 7 Avtalens omfang

2. Kan Oppdriftsgiver bekrefte om rammeavtalen skal brukes til kun ett leirskoleopphold (enkeltleveranse), eller om rammeavtalen også omfatter flere avrop i avtaleperioden? I så fall: hvilke leveranser skal skje som «enkeltleveranse» etter pkt. 7, og hvilke skal skje etter avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart om kontrakten i praksis er engangsanskaffelse eller løpende avrop. Dette påvirker hvor robust leveransemodell og prissetting må være.

   Kilde: 7 Avtalens omfang / 8 Avrop

3. Pkt. 8 angir at det skal gjennomføres minikonkurranser mellom alle avtaleleverandører for alle nye oppdrag, men avtalen er «en rammeavtale med én leverandør». Hvordan skal minikonkurranser gjennomføres i en avtale med én leverandør – og hva er prosedyren ved avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Motstrid kan føre til feil tilbudspraksis og feil kalkyle (tidsbruk/administrasjon) ved avrop.

   Kilde: 8 Avrop / 7 Avtalens omfang

4. I pkt. 9.5 står det at leveransen leveres «DDP iht. Incoterms 2010 på avtalt adresse», men at leveringstid og leveringssted avtales «for det enkelte avrop». Hva er da avtalt leveringsadresse og leveringssted for den aktuelle enkeltleveransen (eller første avrop), og hvem dekker eventuelle kostnader ved henting/transport frem til endelig mottaker?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Incoterms DDP innebærer at leverandør normalt bærer risiko og kostnader til mottakerstedet. For å prise riktig må man få avklart konkret leveringspunkt og kostnadsfordeling.

   Kilde: 9.5 Levering

5. Pkt. 9.5 lister krav til pakkseddel «som skal signeres av Oppdragsgiver før leveransen anses for å være levert», men teksten viser også: «Den skal inneholde , på norsk, følgende: ...» (tillegg/format utydelig). Kan Oppdragsgiver presisere nøyaktig krav til pakkseddel (inkludert hva som skal stå i feltet før listen), og hvordan signering/aksept skal dokumenteres for at levering skal anses som skjedd?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsstatus og fakturagrunnlag avhenger av signering/aksept. Utydelige skjema-/dokumentkrav kan gi forsinkelser og tvist om når levering er gjennomført.

   Kilde: 9.5 Levering

6. Pkt. 9.4 sier at Oppdragsgiver kan kansellere en bestilling dersom Leverandør ikke sender ordrebekreftelse «etter 14 dager». Kan Oppdragsgiver bekrefte hvilken tidsfrist som gjelder for ordrebekreftelse i praksis (antall kalenderdager fra mottatt bestilling), og om kansellering er automatisk eller krever skriftlig varsel fra Oppdragsgiver?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens rutiner og risiko for kansellering/omkostninger ved avrop.

   Kilde: 9.4 Ordrebekreftelse

7. Pkt. 9.3.6 sier fakturering er etterskuddsvis og betalingsfrist 30 kalenderdager, men «betalingfristen begynner ikke å løpe før levering er skjedd og godkjent faktura er mottatt» og «godkjent faktura regnes faktura som gjør det mulig for Oppdragsgiver å kontrollere at det som er fakturert er levert». Hvilken dokumentasjon forventes ved faktura for å anses som «godkjent faktura», og hvor mye tid forventer Oppdragsgiver å bruke til kontroll/godkjenning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite hvilken fakturadokumentasjon og kontrollprosess som kan påvirke kontantstrøm og tilbudsprising (administrasjonskostnader/rentekost).

   Kilde: 9.3.6 Fakturering

8. Pkt. 9.3.4 beskriver prisendring og indeksregulering («økning i SSB konsumprisindeks ... med utgangspunkt i indeks for den måned avtalen ble inngått»). Kan Oppdragsgiver bekrefte hvilke(t) indeksnummer/serie som benyttes, fra hvilken måned og hvordan beregningen skal gjøres (formel/eksempel)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Presis metode for indeksregulering er viktig for å prise framtidige endringer og for å unngå uenighet ved første regulering.

   Kilde: 9.3.4 Prisendring

9. Kontraktsvilkår for kjøretøyteknologi/drivstoff (pkt. 11, valg A/B1/B2): kan Oppdragsgiver spesifisere om avtalen forutsetter kryss A, B1 eller B2 for denne anskaffelsen, og hva som i praksis er «statistikk som beskrevet i konkurransegrunnlaget» (hvilke datapunkter, format og frekvens)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er stor forskjell mellom «kun helelektrisk/hydrogen/biogass» og «i henhold til minimumskrav og tilbudt løsning», og statistikkkravet kan være ressurskrevende å etterleve uten konkret spesifikasjon.

   Kilde: 11 Kontraktsvilkår for kjøretøyteknologi og drivstofftyper