Fagsystem for forvaltning av kommunale tjenester

Anskaffelsen omfatter et IT-system for forvaltning av vannmåler-, septik- og renovasjonstjenester i Asker kommune, inkludert gebyrgrunnlag, hendelser/oppfølging og dialog/kommunikasjon mot innbyggere. Tilsyn/feietjenester kan inngå som opsjon. Systemet skal integrere med interne og eksterne kilder (bl.a. matrikkel, regnskap, arkiv) og støtte to-veis utveksling av data til/fra tredjepart (renovatør/slamleverandør).

• Leverandør må følge gjeldende lover og forskrifter for vannmåler, septik, renovasjon, feiing og IT-system (eksempler: Forvaltningsloven, Forurensningsloven, personvernlovgivning/GDPR, universell utforming, informasjonssikkerhet).

  Dokumentasjon: X i Absolutte krav (tilbyder skal beskrive hvordan kravet innfris).

  Kilde: Vedlegg 1.1 - Absolutte krav.xlsx, pkt. 1

• For krav merket «X» skal Tilbyder fylle ut kolonne C og D (kolonne D: maks 500 tegn per beskrivelse) og oppgi om systemet kan levere hvert enkelt krav/ behov (Ja/Nei) samt kort beskrivelse av innfrielse der «X» forekommer.Kilde: Vedlegg 1.1 - Absolutte krav.xlsx veiledning (ark: VEILEDNING - LES) og kolonne C/D

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Databehandleravtale skal inngås basert på kommunens mal (Digitaliseringsdirektoratet sin mal).Kilde: Vedlegg 1.1 - Absolutte krav.xlsx, pkt. 11
• Integrasjon mot Documaster frittstående arkivkjerne (Noark 5 arkivkjerne).Kilde: Vedlegg 1.1 - Absolutte krav.xlsx, pkt. 12
• Integrasjon mot Matrikkelen.Kilde: Vedlegg 1.1 - Absolutte krav.xlsx, pkt. 8 og pkt. 16
• To-veis integrasjon for oppretting av tømmelister/data til/fra renovatør (i dag EDP Mobile).Kilde: Vedlegg 1.1 - Absolutte krav.xlsx, pkt. 17
• To-veis integrasjon med regnskapssystem (i dag Unit4 ERP).Kilde: Vedlegg 1.1 - Absolutte krav.xlsx, pkt. 19
• Tilgang til alt data uten begrensning og kostnad (Oppdragsgiver).Kilde: Vedlegg 1.1 - Absolutte krav.xlsx, pkt. 9
• Data må kunne tilbakeleveres til Oppdragsgiver ved behov og eventuelt ved avslutning av kontraktsperioden.Kilde: Vedlegg 1.1 - Absolutte krav.xlsx, pkt. 10
• Systemet må kunne integreres med Min Side for å sende/vise eiendomsdata og data om tilhørende tjenester.Kilde: Vedlegg 1.1 - Absolutte krav.xlsx, pkt. 23
• Anskaffelsen/avtalen regulerer løpende tjenestekjøp over internett (SSA-L), inkl. etableringsfase, leveransemelding, dokumentasjon/opplæring, standardoppgraderinger/vedlikehold, endringer, og krav til datatilgang/avvikshåndtering ved mislighold.Kilde: Vedlegg 3.0 - SSA-L generell avtaletekst.docx, hovedpunkter (omfang/etablering/vederlag/varighet/mislighold/informasjonssikkerhet/data/avslutning)

• Teksten inneholder ikke evaluerings-/tildelingsmodell (vektede kriterier) utover at det beskrives at absolutte krav må innfris (avvisning ved manglende oppfyllelse).
• Dokumentasjonen som skal leveres utover utfylling av kolonner i Excel fremgår ikke (f.eks. hvilke vedlegg/planer som skal innsendes per leverandør) i den gitte utdragsteksten.
• Konkrete 'tilbudsdato/tilbudsfrist'-formater og eventuelle frister for integrasjonsetablering/utprøving er ikke angitt i utdraget utover at 'innfris senest fra tilbudsfrist' og integrasjons-redegjørelse har frist 'til tilbudsfrist', uten datoer i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 4 (Tjenestenivå/SLA), kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete SLA-parametere som vektlegges ved evaluering, og sende (eller peke til) eksakt format/kolonner i vedlegget hvor leverandøren skal fylle inn garanterte oppetider og feilrettingsfrister med kompensasjoner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvordan vi kan prise og dokumentere tjenestenivå korrekt i tilbudet, og reduserer risiko for at vi fyller inn feil/ufullstendig SLA-data.

   Kilde: Bilag 4: Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner, og bilag 2/Generell del-krav om utfylling

2. I bilag 3 (Plan for etableringsfasen): Oppdragsgiver skriver at leveringsdag skal være senest 01.12.2027 og at vi skal synliggjøre frist for tilgjengeliggjøring (startdato for godkjenningsprøve). Kan oppdragsgiver bekrefte om datoene som gjelder for "T"- og "U"-behovene (dagbot ved forsinkelse) er identiske med leveringsdag/startdato for godkjenningsprøve, eller om dagbot utløses på andre, mer spesifikke milepæler?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbot ved forsinkelse kan gi betydelig økonomisk risiko. Vi må forstå eksakt trigger/milepæl slik at implementeringsplan og forpliktende datoer kan prises.

   Kilde: Bilag 3: Plan for etableringsfasen, avtalens punkt 9.2.3 Dagbot ved forsinkelse; samt bilag 3 punktene 3.2 og 3.3

3. I Vedlegg 1.2 (Behovsbeskrivelse) og vedlegg 1.3 (Caser): flere behov er merket med "X" i arket og skal besvares i kortform. Kan oppdragsgiver presisere hva som forventes i svar for "X"-behov (f.eks. om vi skal oppgi kun løsningens prinsipp, eller konkrete funksjoner/workflow og forpliktende datoer der det eventuelt er "T"/"U")?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringsutfallet for kvalitet avhenger av hva som faktisk anses som tilstrekkelig konkret nivå i svarboksene. Ulik tolkning kan gi unødvendige trekk.

   Kilde: Vedlegg 1.2 - Behovsbeskrivelse (instruks om feltene S/T/N og merknader for «X»); samt Vedlegg 1.3 - Caser (krav til hvordan det besvares)

4. KGV-svarboksene: Oppdragsgiver skriver at evalueringen bygger bare på det som fremkommer i svarboksene, og at vedlegg ses bort fra (med unntak). Kan oppdragsgiver bekrefte om (i) alle tekniske forbehold/avvik må oppgis i svarbokser (ikke via bilag/vedlegg), og (ii) hvordan vi skal henvise til side/punkt for avvik dersom avvikene i praksis beskrives i «utfylt vedlegg» (vedlegg 1.1/1.2/1.3)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må vite riktig prosess for å sikre at evalueringen fanger avvik/forbehold korrekt, og at vi ikke utilsiktet mister poeng eller blir avvist på grunn av formalia.

   Kilde: Bilag SSA-L/Bilag 2 (Generell del) om avvik/forbehold; samt «NB! Om utfylling av bilag 5/7/9»-instruks om evaluering og vedlegg

5. I prisskjema (Vedlegg 2.0): Linje 4.1 beskriver «Pris for integrasjon mot systemer per integrasjon (ukjente integrasjoner utover implementeringsprosjektet)». Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan en «ukjent integrasjon» avgrenses, og om leverandøren skal prise dette som et fast engangstillegg ved behov, eller som en forventet engangskost knyttet til hele kontraktsperioden (og hvordan det vil bli brukt i sammenligning/evaluering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende presisering kan gi feil prisnivå og feil risikopåslag, samt avvik mot hvordan oppdragsgiver planlegger bruk av posten ved endringer/utvidelser.

   Kilde: Vedlegg 2.0 - Prisskjema, punkt 4. Andre eventuelle kostnader (4.1)

6. Opsjon "feiing" (Vedlegg 1.2 Opsjon arkfane 7 og prisskjema punkt 5.1): Kan oppdragsgiver beskrive hva som inngår i opsjonen utover at det gjelder administrasjonsfunksjonalitet knyttet til tilsyns- og feietjenester, og hvor i konkurransegrunnlaget funksjonalitetsomfanget konkret er spesifisert (f.eks. om det ligger i caser/behovenes X-punkter, eller kun i opsjonsarket)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonspris må bygge på riktig omfang. Uklare grenser gjør at vi kan komme til å prise feil funksjonalitet og få redusert konkurranseevne.

   Kilde: Konkurransegrunnlag 1.1.2 (Opsjon feiing) samt Vedlegg 1.2 - Behovsbeskrivelse (arkfane 7 Opsjon) og Vedlegg 2.0 (5.1)

7. Integrasjon mot tredjepart: I Vedlegg 1.6 (Integrasjoner) står det blant annet «i dag Divako», «i dag EDP-Mobile», «i dag NordRen (EDP Mobile)», «i dag Cubit», og «i dag Unit4 ERP». Kan oppdragsgiver bekrefte om disse tredjepartene/leverandørene er ferdig avtalt av kommunen (med eksisterende avtaler og tilgang), eller om leverandøren må etablere/forhandle nye tilganger/avtaler som del av leveransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ansvars- og kostnadsrisiko knyttet til tilgang til tredjepartsgrensesnitt og endringer i tredjepartsdata må avklares før vi priser og planlegger implementering.

   Kilde: Vedlegg 1.0 - Dagens løsning og prosesser (koblinger/eksterne systemer) og Vedlegg 1.6 - Integrasjoner (punktene der «i dag brukes»)

8. ID-porten/SSO/tilgangsstyring: I Vedlegg 1.5 (IKT arkitektur) står det krav om bruk av ID-porten for identifisering og støtte for SSO med Microsoft Active Directory/Entra ID. Kan oppdragsgiver presisere hvilke rolle-/brukertyper som skal støttes (f.eks. interne ansatte, eksterne leverandører, innbygger/Min side, samt «stedfortredere») og om kommunen forventer særskilt oppsett for MFA for alle eksterne brukere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilgangsstyring og identitet påvirker både design, integrasjoner og arbeid i etableringsfasen. Vi må forstå omfanget for å kunne levere innen frist og prise riktig.

   Kilde: Vedlegg 1.5 - IKT arkitektur (punkt 11 «ID-porten», punkt 12 «SSO…»), samt Vedlegg 1.2 (behov om deling av tilganger på Min side)

9. Godkjenningsprøve og underkjenning: I SSA-L står generiske regler, men i bilag 3 kan det avklares andre godkjenningskriterier eller frister. Kan oppdragsgiver bekrefte om godkjenningsprøven skal omfatte testing av alle relevante behov/caser samtidig, eller om den kan avgrenses til et sett (f.eks. «must»-funksjoner for VAR/fakturagrunnlag, og eventuelt opsjon/testmiljø for øvrige deler)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Testomfanget påvirker plan, ressursbruk og risiko for dagbøter/forsinkelser. Vi trenger avklaring for å utarbeide realistisk milepælsplan og kapasitet.

   Kilde: SSA-L punkt 3.3 «godkjenningsprøve og Leveringsdag» (generelle regler) og Bilag 3 (forslag til sjekkliste; fremdrift og leveransemilepæler)