Institusjonsmøbler - Rammeavtale

Alta kommune skal inngå rammeavtale for kjøp av institusjonsmøbler til kommunens helsevirksomheter. Rammeavtalen skal omfatte kjøp av produkter som naturlig hører inn under avtaleområdet, og leverandør må kunne levere løpende gjennom hele avtaleperioden og ved avrop iht. behov. Rammeavtalen har varighet 2 år med mulighet for forlengelse (inntil 4 år totalt).

• Leverandør skal oppgi minst 3 relevante referanser de siste 3 år (i Ref- skjemaet).

  Dokumentasjon: Utfylt referanseskjema med oppdragsgiver, kontaktperson, telefon/e-post, leveransens verdi, tidspunkt og kort beskrivelse (inkl. kundens størrelse og kompleksitet).

  Kilde: Vedlegg 1 Tilbudsbrev – Referanseskjema

• Tilbudsbrev skal signeres av person med signaturrett/stillingsfullmakt, eller vedlegges fullmakt.Kilde: Vedlegg 1 Tilbudsbrev – signaturkrav
• Tilbyder sine forbehold og avvik skal fylles ut dersom det er forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget (med tabell per avvik).Kilde: Vedlegg 1 Tilbudsbrev – Tilbyder sine forbehold og avvik
• Egenerklæringsskjema (ESPD) skal fylles ut for underleverandører.Kilde: Vedlegg 5 Forpliktingserklæring for underleverandører
• Forpliktingserklæring for underleverandører skal signeres (sted og dato + signatur).Kilde: Vedlegg 5 Forpliktingserklæring for underleverandører
• Leverandøren skal legge inn avanse/påslag og priser i prisskjema (vedlegg 3) og fylle ut åpne felter.Kilde: Vedlegg 3 Prisskjema.xlsx – veiledning/utfylling
• Sladdet tilbud skal leveres (ved krav om innsyn vurderes etter offentleglova § 29).Kilde: Vedlegg 1 Tilbudsbrev – taushetsbelagte opplysninger og sladdet tilbud
• Utfylte referanser (minst 3) i referanseskjema.Kilde: Vedlegg 1 Tilbudsbrev – Referanseskjema

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

18.09.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leveranser skal være fritt levert (DDP, Incoterms 2020) til avtalt leveringssted.Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – 2.3.1 DDP incoterms 2020
• All levering skjer for leverandørens regning og risiko.Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – 2.3.3 Risiko ved leveranse
• Leveringstid: 6–8 uker (maksimal leveringstid iht. avtalen); kortere tid kan avtales ved avrop. Tilvirkning/spesialbestilling avtales ved avrop.Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – 2.3.14 Leveringstid
• Kostnadsfri montering og plassering på angitt rom/etter møbleringsplan eller bestillers anvisning; leverandøren har ansvar for skadeutbedring/erstatning.Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – 2.3.16 Montering og plassering
• Avemballering, fjerning og resirkulering av emballasje skal være kostnadsfritt.Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – 2.3.17 Avemballering, fjerning og resirkulering av emballasje
• Kostnadsfri opplæring i korrekt bruk/renhold/vedlikehold; dokumentasjon ved behov.Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – 2.3.18 Opplæring
• Garanti: minimum 5 år; reservedeler tilgjengelig minimum 10 år etter levering.Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – 2.3.21 Garanti
• Reklamasjonsbehandling: befaring ved reklamasjon; sak avsluttet innen 3 uker etter melding; reklamasjonsfrist 5 år etter levering (med særregler for mangler/grov uaktsomhet/forseelse).Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – 2.3.22 Reklamasjoner
• Lånemøbler skal kostnadsfritt tilbys ved oppdragsgivers forespørsel ved leveringsforsinkelser utover avtalt leveringstid og ved garantireparasjoner.Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – 2.3.23 Lånemøbler
• Oppfølgingsservice: kostnadsfri; gjennomføres 6–12 måneder etter levering og deretter årlig i garantiperioden; rapport skal utarbeides.Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – 2.3.24 Oppfølgingsservice
• Returrett: oppdragsgiver kan returnere ubrukte varer i originalemballasje; krediteres med betalt sum minus returgebyr maks 5% av netto fakturabeløp.Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – 2.3.25 Retur av varer
• Miljø/HMS: produkter skal ikke inneholde helse- og miljøfarlige kjemikalier; fremme godt arbeidsmiljø; leverandøransvar for helse- og miljøkrav, sporbart treverk fra bærekraftig skogbruk; tropisk trevirke ikke med mindre FSC/PEFC oppfylles; leverandør medlem i ordning for innsamling/resirkulering av emballasje; transportkjøretøy min. Euronorm 6; unødvendig emballasje skal ikke brukes.Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – 2.4.1 til 2.4.5
• Menneskerettigheter/UNGP/OECD: leverandør skal etterleve krav i bilag 6 i egen virksomhet og leverandørkjeden; skal videreføre ved bruk av underleverandører; etablere policys/rutiner for aktsomhetsvurderinger senest innen 6 måneder etter kontraktsstart (evt. ved kontraktsstart for enheter omfattet av åpenhetsloven).Kilde: Vedlegg 6 Kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter – pkt. 1-2

• Tildelingskriterier (navn/vekt) framgår ikke av utdraget; kun krav til oppfyllelse av produkt- og leveranseparametere er synlige.
• Konkurransens konkrete kvalifikasjonskrav utover referansekravet er ikke trukket ut, da kvalifikasjonsdel i konkurransegrunnlaget ikke er inkludert i teksten.
• Det er ikke spesifisert hvilke av FOA/avvisingsgrunner (FOA § 9-5 / § 24-2) som gjelder for underlaget; kun leverandøren bekrefter at avvisingsgrunner ikke foreligger.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I prisskjemaet (vedlegg 3) er «Innkjøpspris» (kolonne K) angitt som «Leverandørs innkjøpspris», mens «Avanse %» (kolonne L) og «Pris pr stk» (kolonne M) fremgår. Kan oppdragsgiver bekrefte om innkjøpspris i kolonne K skal oppgis som faktisk kjøpspris/innkjøpskostnad (eventuelt dokumentérbar ved etterspørsel), eller om dette kun er en kalkylerende verdi som brukes til å automatisere «Pris pr stk»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som faktisk skal prises/oppgis for å unngå feil utfylling og etterfølgende avklaringer eller avvik.

   Kilde: Vedlegg 3 Prisskjema.xlsx – Arkfane «Prisskjema» (kolonne K, L og M) samt Arkfane «Veiledning».

2. Prisskjemaets veiledning sier at «avansen skal være den samme for tilsvarende produkt… og skal gjelde for hele avtaleperioden» og at prisskjemaet inkluderer «frakt, levering, befaringer og møter… montering… avfallshåndtering…». Kan oppdragsgiver bekrefte at alle leveranse-/monteringskostnader som ikke er særskilt listet per varelinje skal inkluderes i avanse % (kolonne L), og at tilbyder ikke skal legge inn særkostnader per linje utover det som inngår i innkjøpspris/avanse-modellen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er kritisk å avklare hvor kostnadsposter skal prises, slik at leverandøren ikke risikerer at oppgitte priser vurderes som uforsvarlige eller at tilleggskostnader ikke aksepteres.

   Kilde: Vedlegg 3 Prisskjema.xlsx – Arkfane «Veiledning»; Vedlegg 2 Kravspesifikasjon (punkt 2.1.2 og 2.1.4).

3. For produkter i prisskjemaet som er merket med X i kolonne B («Evalueringsprodukter»), hvordan evalueres disse i tildelingen når selve vektingen/uttellingen for kvalitet ikke fremgår av utdraget? Kan oppdragsgiver vise til nøyaktig punkt/underpunkt i konkurransegrunnlaget hvor kvalitet/oppfyllelse for disse linjene tildeles poeng?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilken dokumentasjon/egenskaper som faktisk gir uttelling for å kunne optimalisere tilbudet før innsending.

4. I vedlegg 3 (kolonne O–Q) skal leverandøren krysse «ja/nei» for at hele produktet har tredjeparts sertifisert miljømerke (Svane, EU-Blomsten, svensk møbelfakta, el. tilsvarende) og deretter oppgi merkeordning og lisensnummer. Kan oppdragsgiver avklare om det er krav om at lisensnummer må være på plass på tilbudstidspunktet, eller om det er tilstrekkelig at lisens/sertifisering foreligger, men at lisensnummer kan ettersendes før oppstart/levering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklarte krav til dokumentasjonstidspunkt kan påvirke risiko og eventuelt føre til avvik ved innlevering.

   Kilde: Vedlegg 3 Prisskjema.xlsx – Arkfane «Prisskjema» (kolonne O–Q) og «Prisskjema er basert…»/veiledningstekst.

5. Kravspesifikasjonen sier at møbler skal kunne leveres med inkontinensduk i sete for alle sittemøbler med sittepute, og at tekstiler ikke skal inneholde PVC/tungmetaller eller antibakterielle behandlinger. For linjene i prisskjemaet som eksplisitt «prises med inkontinensduk i sete» (f.eks. 3.1–3.6, 3.7–3.10, 3.9), skal inkontinensduken regnes som del av standard produktleveranse per varelinje, og ikke som et tillegg/opsjon ved avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om inkontinensduk er priset inn i avtalevaren eller om bestilling krever særpris, for å kunne prise riktig og unngå uønskede avvik ved avrop.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon (punkt 2.2.4) og Vedlegg 3 Prisskjema.xlsx (linje-/produktbeskrivelser 3.1–3.10, 3.9 m.fl.).

6. Kravspesifikasjonen (punkt 2.3.14) angir maksimal leveringstid 6–8 uker, men «for produkter som må tilvirkes eller spesialbestilles avtales leveringstid ved det enkelte avrop». I prisskjemaet finnes også hjul/varetrekk (3.16–3.18). Kan oppdragsgiver presisere hvilke av varelinjene som normalt regnes som «standardleveranse innenfor 6–8 uker» vs. «må tilvirkes/spesialbestilles» og derfor får individuell leveringstid ved avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite sannsynlig leveransetid per varelinje for å prise og planlegge kapasitet, og for å vurdere risiko for restordre/kansellering.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon (punkt 2.3.14) samt produktlinjene i Vedlegg 3 Prisskjema.xlsx (3.16–3.18).

7. I kravspesifikasjonen (punkt 2.2.5) står det at bord skal være tilpasset tilbudte spisestol(er), og at overflate skal være høytrykkslaminat og alle bord skal leveres med ABC-kantlist. For hver av bordlinjene (3.10–3.15) beskrevet med spesifikasjoner (mål, understell, T-fot/hev-senk), kan oppdragsgiver bekrefte at disse dimensjonene er «minimum» eller «nøyaktige» krav? (Er det rom for avvik innenfor f.eks. +/- noen cm?)

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis oppgitte mål ikke er tydelig minimum/nøyaktighet, kan leverandøren velge feil produktvarianter eller få avvik ved kontroll/fakturamodning.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon (punkt 2.2.5) og Vedlegg 3 Prisskjema.xlsx (produktbeskrivelsene 3.10–3.15).

8. Oppdragsgiver angir at leveranser skal være DDP (Incoterms 2020) og «fritt levert» (punkt 2.3.1), og at leverandøren bærer risiko og regning (2.3.3). Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke kostnader som forventes inkludert knyttet til konkrete lokale forhold, typisk: varetransport inn i bygg, lossing i rom/etasje, og eventuell håndtering ved smale dører/etableringsmessige utfordringer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker kalkyle for personell, utstyr og planlegging, og kan ellers bli gjenstand for tvist/avvik ved levering.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon (2.3.1, 2.3.3 og 2.3.13–2.3.16).

9. Når oppdragsgiver sier at «Leverandør aksepterer at Oppdragsgiver kan handle fritt hos en annen leverandør dersom varer ikke kan fremskaffes» (punkt 2.3.4), og at ved restordre kan bestiller kansellere dersom leveringstiden overskrides med «flere uker utover avtalt leveringstid» (2.3.7), kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «flere uker» (antall uker/dager) i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise og fastsette realistiske leveringstider og risikobuffer uten å havne i en situasjon der avrop kanselleres pga. uklare terskler.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon (punkt 2.3.4 og 2.3.7).

10. I rammeavtalen/bilagene fremgår at det ikke lages egne kontrakter for avrop, men at bestillinger gjøres fortløpende. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan avrop normalt kommuniseres (e-post/telefon) og om det følger en standard bestillingsmal som angir: varelinjer, antall, leveringstidspunkt, leveringssted (rom/etasje) og evt. møbleringsplan?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Praktisk avklaringsbehov for å sikre korrekt og effektiv gjennomføring (og for å unngå misforståelser om leveringsdetaljer som påvirker kostnad).

    Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon (2.3.2, 2.3.8, 2.3.13) og Vedlegg 8 Rammeavtale bilag – Bilag 2 (prosedyre for avrop).