EBF-EØS 065-2026 Rammeavtale Ventilasjonstjenester

Bilag 3A regulerer leverandørs plikter og oppdragsgivers kontroll knyttet til lønns- og arbeidsvilkår, herunder tariff-/lovpålagte vilkår, krav til digitalt timeføringssystem ved avvikende arbeidstidsordninger, egenkontroll/"påseplikt", egenrapportering og dokumentasjonsplikt. Bilaget beskriver også mulige reaksjoner ved brudd (retting, dagbøter/mulkter og heving).

• Innsendelse av egenrapporteringsskjema (egenrapportering) uoppfordret innen én måned etter at kontrakten har startet (med mindre annet er avtalt).Kilde: Bilag 3A punkt 4 Egenrapportering
• Egenrapportering kan kreves flere ganger i løpet av kontraktsperioden (ved forespørsel/krav fra oppdragsgiver).Kilde: Bilag 3A punkt 4 Egenrapportering

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Sikre at ansatte hos leverandør og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til kontrakten har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende allmenngjort tariffavtale der dette gjelder, og ellers landsomfattende tariffavtale for aktuell bransje.Kilde: Bilag 3A punkt 1 Lønns- og arbeidsvilkår etter tariff og lov
• Med definisjon av lønns- og arbeidsvilkår: minste arbeidstid, lønn (inkl. overtidstillegg), skift-/turnustillegg og ulempetillegg, samt dekning av reise/kost/losji i den utstrekning dette følger av tariffavtalen.Kilde: Bilag 3A punkt 1 Lønns- og arbeidsvilkår etter tariff og lov
• Krav om samme forpliktelser i avtaler som omfatter ansatte hos underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten.Kilde: Bilag 3A punkt 1 Lønns- og arbeidsvilkår etter tariff og lov
• Dersom oppdraget utføres av personer som arbeider til ulike tider på døgnet eller ved arbeidstidsordninger som avviker fra hovedreglene i arbeidsmiljøloven: arbeidsgiver skal ha et digitalt timeføringssystem.Kilde: Bilag 3A punkt 2 Krav til digitalt timeføringssystem
• Digitalt timeføringssystem skal som minimum brukes til: inn-/utregistrering med klokkeslett, registrering av overtid, automatisk varsel ved definerte brudd/avvik på arbeidsmiljøloven, samt summere arbeidstimer per dag/uke/måned og kunne ta ut rapporter for kontroll (gjennomsnittsberegning av arbeidstid og hviletid).Kilde: Bilag 3A punkt 2 Krav til digitalt timeføringssystem
• Egenkontroll og "påseplikt": leverandør skal ha kontroll med at reglene følges i egen virksomhet og hos underleverandører. Resultater etter slike kontroller skal uoppfordret deles med oppdragsgiver.Kilde: Bilag 3A punkt 3 Egenkontroll og påseplikt
• Dokumentasjonsplikt ved forespørsel: på forespørsel og innen frist satt av oppdragsgiver skal leverandøren kunne dokumentere at krav til lønns- og arbeidsvilkår overholdes i egen virksomhet og hos underleverandører.Kilde: Bilag 3A punkt 5 Oppdragsgivers rett til å kreve dokumentasjon
• Oppdragsgiver kan foreta annonserte og uannonserte stedlige kontroller hos leverandør/underleverandør og på stedet for arbeidet (inkludert innsyn i lønns- og personaldata).Kilde: Bilag 3A punkt 6 Oppdragsgivers rett til å foreta annonserte og uannonserte kontroller
• Ved pålegg fra Arbeidstilsynet eller andre offentlige myndigheter: oppdragsgiver skal snarest orienteres ved videresending av dokumentet, og leverandør/underleverandør skal utbedre innen myndighetens frister.Kilde: Bilag 3A punkt 7 Pålegg fra offentlige myndigheter
• Overhold taushetsplikt: oppdragsgiver/ekstern kontrollør har taushetsplikt om opplysninger som omfattes av forvaltningsloven § 13 (øvrige/avidentifiserte opplysninger omfattet av Offentleglova).Kilde: Bilag 3A punkt 8 Taushetsplikt

• Dokumentet inneholder ikke eksplisitte kvalifikasjonskrav eller tildelingskriterier utover kontraktsmessige plikter; eventuell øvrig konkurranseinformasjon ligger ikke i utdraget.
• Punkt 9.3 Heving har avbrutt/ufullstendig tekst i utdraget (setningene om kriterier/fare mv. er ikke fullt gjengitt), selv om hovedgrunnlaget for heving fremgår.
• Frister utover "én måned etter kontraktsstart" og "innen tidsfrist satt av oppdragsgiver" (for dokumentasjon) er ikke konkretisert i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I punkt 4 står det at egenrapporteringsskjema skal innsendes innen én måned etter kontrakten har startet, med mindre annet er avtalt. Hva regnes som «kontrakten har startet» i denne konkurransen (dato for kontraktsinngåelse, dato for oppstart av arbeid, eller annen dato)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise og planlegge korrekt oppfyllelsestidspunkt for den pliktstyrte egenrapporteringen og tilhørende risiko for dagbøter ved fristoverskridelse.

   Kilde: Bilag 3A - Lønns- og arbeidsvilkår, punkt 4 (Egenrapportering) og punkt 9.2.1

2. I punkt 5 fremgår det at leverandøren skal dokumentere overholdelse av lønns- og arbeidsvilkår «innen tidsfrist satt av oppdragsgiver». Kan oppdragsgiver angi hvilke frister som normalt vil bli satt, og om det finnes en standard (f.eks. antall kalenderdager/hverdager) eller en begrunnelse for avvik?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonsplikten kan være krevende og tidkritisk. Leverandøren trenger forutsigbarhet for ressursbruk og risiko ved kontroll.

   Kilde: Bilag 3A - Lønns- og arbeidsvilkår, punkt 5 (Oppdragsgivers rett til å kreve dokumentasjon)

3. Punkt 6 sier at stedlige kontroller kan inkludere «innsyn i lønns- og personaldata». Hvilke konkrete dokumenttyper/personopplysninger kan oppdragsgiver (eller ekstern kontrollør) kreve innsyn i ved kontroll, og hvordan skal dette gjennomføres (f.eks. om det skal foreligge samtykke, sladding/anonymisering eller begrensning til relevante opplysninger)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både personvernpraktiske forhold (prosess for innsyn/sladding) og leverandørens etterlevelse- og kostgrunnlag ved kontrolltilfeller.

   Kilde: Bilag 3A - Lønns- og arbeidsvilkår, punkt 6 (Oppdragsgivers rett til å foreta annonserte og uannonserte kontroller) og punkt 8 (Taushetsplikt)

4. I punkt 2 stilles det krav til digitalt timeføringssystem «dersom oppdraget utføres av personer som arbeider til ulike tider på døgnet, eller der det foreligger avtale om arbeidstidsordninger som avviker fra hovedreglene». Kan oppdragsgiver avklare hvilke konkrete arbeidstidsordninger eller arbeidssituasjoner i denne kontrakten som utløser kravet (og om kravet gjelder alle ansatte som medvirker eller kun de som faktisk har avvik/variasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Omfanget av systemkravet bestemmer investering/administrasjon og hvorvidt leverandøren må bruke/anskaffe et system for hele bemanningen.

   Kilde: Bilag 3A - Lønns- og arbeidsvilkår, punkt 2 (Krav til digitalt timeføringssystem for registrering av arbeidstid)

5. Punkt 1 beskriver at dersom det finnes flere relevante landsomfattende tariffavtaler, vil oppdragsgiver forholde seg til avtalen angitt i egenrapporteringsskjema og/eller HMSREG, og at avtalen er forpliktende og «kan ikke endres uten etter enighet mellom partene». Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan valgt tariffavtale fastsettes for denne kontrakten (hva er «angitt» kilde/vei), og hvordan håndteres situasjoner der leverandøren blir part i en ny landsomfattende tariffavtale?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Valg av tariffavtale påvirker lønns- og arbeidstidskost. Leverandøren trenger klarhet i beslutnings- og endringsmekanisme for å kunne prise riktig.

   Kilde: Bilag 3A - Lønns- og arbeidsvilkår, punkt 1 (Lønns- og arbeidsvilkår etter tariff og lov)

6. Punkt 9.2.1 slår fast at brudd på dokumentasjonsfrister (både egenrapporteringsskjema og annen dokumentasjon) gir grunnlag for dagbøter, og punkt 9.2.3 sier at dagbøter skal som hovedregel varsles med fem dagers frist. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som skal være grunnlaget for beregning («hver hverdag» fra hvilken dato/tidspunkt), og hvordan varsling skjer i praksis (skriftlig varsel/epost) ved dagbøter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne vurdere økonomisk risiko og intern rutine for avvikshåndtering må leverandøren forstå når dagbøter løper og hvordan varsel praktiseres.

   Kilde: Bilag 3A - Lønns- og arbeidsvilkår, punkt 9.2.1, punkt 9.2.3 og punkt 9.2.2

7. Punkt 9.2.4 åpner for iverksetting av dagbøter «uten rettefrist» ved gjentatte brudd, og at oppdragsgiver kan gi dagbøter «per art kontraktsbrudd» med mulkt inntil kr. 50 000 og senere heving til inntil kr. 100 000. Kan oppdragsgiver presisere hva som regnes som «samme» vs. «ulik art» av brudd, og hvilke eksempler på «kontraktsbrudd per art» oppdragsgiver har brukt eller typisk vil bruke?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig kategorisering kan gi uforutsigbar mulktbelastning. Leverandøren trenger et operasjonelt skille for å kunne styre risiko og sikre etterlevelse.

   Kilde: Bilag 3A - Lønns- og arbeidsvilkår, punkt 9.2.4 (Dagbøter under særlige omstendigheter)

8. Punkt 9.3 (Heving) sier at alvorlige brudd som medfører fare for ansattes liv og helse, gjentatte brudd, eller når avtalt maksimal dagbot er påløpt, anses som vesentlig mislighold som gir rett til å heve. Kan oppdragsgiver utdype hva som menes med «fare for ansattes liv og helse» i denne kontraktsammenheng, og hvordan «gjentatte brudd» typisk vurderes (antall hendelser/utslag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Heving er en svært inngripende konsekvens. Leverandøren trenger en mer presis risikoprofil for å vurdere bærekraften i tilbudet og iverksette målrettede kontrolltiltak.

   Kilde: Bilag 3A - Lønns- og arbeidsvilkår, punkt 9.3 (Heving)

9. I punkt 5 fremgår det at dokumentasjonen kan inkludere «komplett liste med navn på egne og eventuelle underleverandørers ansatte som direkte medvirker», samt innsyn i lønns- og arbeidsvilkår og timelister mv. Kan oppdragsgiver avklare om leverandøren skal levere navnelister og dokumentasjon for alle ansatte fra oppstart, eller om dette skal leveres/oppdateres først når de faktisk inngår i kontraktsutførelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker administrasjonsmengde og tidskritisk innhenting av dokumentasjon fra underleverandører ved oppstart og ved bemanningsendringer.

   Kilde: Bilag 3A - Lønns- og arbeidsvilkår, punkt 5 (Oppdragsgivers rett til å kreve dokumentasjon)