Rammeavtale om emballasje til matproduksjon

Rammeavtale for Bodø kommune i samarbeid med Innkjøpssentralen i Nordland om levering av emballasje til matproduksjon, inkludert krav til matkontaktmaterialer, sortiment/erstattning, leverings- og returordninger, service på maskiner, opplæring ved behov og miljømerking/informasjon. Leverandøren skal levere og bekrefte oppfyllelse av SKAL-krav i kravtabell samt fylle ut prisskjema.

• Avvik/forbehold mot konkurransedokumentene skal føres i Vedlegg 5 – Avvik og forbehold (dersom 'Ja' på at avvik/forbehold forekommer).Kilde: Tilbudsskjema – 'Avvik'
• Ved konfidensialitet/taushetsplikt: Leverandøren må angi hvilke opplysninger som er taushetsbelagte og hvor/ hvorfor i tilbudet (dersom 'Ja' på taushetsplikt).Kilde: Tilbudsskjema – 'Taushetsplikt'
• Ved tilbud med hovedleverandør og/eller underleverandør(er): Oppgi underleverandør(er) og hvilken del av kontrakten som skal utføres (dersom aktuelt avkrysning).Kilde: Tilbudsskjema – 'Leverandørkonstellasjon'
• Legge inn pris for service i Bilag 5 Vedlegg 1 – prisskjema (som del av tilbudet).Kilde: Krav 14 – Service (Bilag 1 vedlegg 1)
• Levere ferdig utfylt prisskjema (Bilag 5 Vedlegg 1 – prisskjema).Kilde: Krav 17 – Pris (Bilag 1 vedlegg 1)
• Levere tilstrekkelig beskrivelse/dokumentasjon for reklamasjonsbehandling og kvalitetsikring (for verifisering).Kilde: Krav 9 – Levering, emballasje og retur (Bilag 1 vedlegg 1)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

16.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Oppfylle SKAL-krav knyttet til maskinintegrasjoner: Tilbyder må sørge for nødvendige innretninger for å bruke tilbudt emballasje i oppdragsgivers maskiner (bekreftes Ja/Nei).Kilde: Krav 1 – Generelle krav
• Matkontaktkrav: Produkter som kommer i kontakt med næringsmidler skal være i tråd med matkontaktforskriften (bekreftes Ja/Nei).Kilde: Krav 2 – Generelle krav
• E-handel/bestillingsløsning: Skal til enhver tid sikre etterlevelse av krav/ føringer for bestillingsløsning; alle varer skal kunne bestilles gjennom kommunens e-handelssystem (Acentio).Kilde: Krav 3 – Generelle krav
• Sortimentsikkerhet: Utgående produkter skal ikke være i fare for å gå ut av produksjon i avtaleperioden; ved utgang skal erstatningsprodukter fremskaffes og godkjennes av oppdragsgiver.Kilde: Krav 4 – Sortiment
• Endringer i kjernesortiment: Ikke anledning til å endre innhold/omfang/priser uten skriftlig forhåndsgodkjenning; sidesortiment prises slik at avtalefestet rabattstruktur/ prisnivå opprettholdes gjennom avtaleperioden.Kilde: Krav 5 – Sortiment
• Emballering: Unngå unødvendig emballering/dobbeltemballering og sørge for at emballasjen står i forhold til produktets størrelse.Kilde: Krav 6 – Levering, emballasje og retur
• Returordning: Ta emballasje (plast, paller, bakker, kasser mv.) i retur ved neste vareleveranse.Kilde: Krav 7 – Levering, emballasje og retur
• Paller: Europaller foretrekkes; hvis engangspaller brukes skal de fjernes ved neste leveranse.Kilde: Krav 8 – Levering, emballasje og retur
• Reklamasjons-/kvalitetssystem: Redegjøre for hvordan reklamasjon behandles og kvalitetsikres (beskrivelse/prosedyre og skjema).Kilde: Krav 9 – Levering, emballasje og retur
• Levering og kvittering: Leveringsadresser etter vedlegg; leveransen skal ikke settes igjen før bestiller er informert om ankomst, og er ikke avsluttet før varemottak er kvittert på fraktseddel. Lokasjoner kan endres.Kilde: Krav 10 – Levering, emballasje og retur
• Leveringsfrekvens og overholdelse av tid/sted: Pris/leveranse omfatter én ukentlig leveranse per virksomhet (med mindre annen frekvens avtales); alle bestillinger utføres til avtalt tid og sted.Kilde: Krav 11 – Levering, emballasje og retur
• Retur ved feil: Ha returordning ved eksempelvis feilbestillinger/feil i leveransen; ved feilleveranse skal erstatte riktig leveranse uten omkostning og avhente feillevert vare uten ugrunnet opphold.Kilde: Krav 12 – Levering, emballasje og retur
• Manglende/for sen leveranse: Gi omgående tilbakemelding; tilby erstatningsprodukt av tilsvarende eller bedre kvalitet til tilsvarende eller bedre pris; levering skjer ikke før erstatning aksepteres. Ved manglende tilbud/avvisning kan bestiller foreta dekningskjøp for leverandørs regning.Kilde: Krav 13 – Levering, emballasje og retur
• Service på maskiner: Tilby service i hele kontraktsperioden, inntil 2 ganger per år for hver virksomhet; kontroll (inkl. sjekk av sveising og gass) og nødvendige justeringer; pris inkludere alle kostnader, og fakturagebyr/andre gebyrer aksepteres ikke.Kilde: Krav 14 – Service
• Opplæring: Tilby gjennomgang/opplæring av tilbudte produkter ved behov for alle virksomheter.Kilde: Krav 15 – Service
• Miljø og kildesortering: Sikre at oppdragsgiver har nødvendig og korrekt informasjon for kildesortering; enten via tydelig merking og/eller lett tilgjengelig informasjon til nøkkelpersoner ved leveringspunkter.Kilde: Krav 16 – Miljø
• Prislevering: Tilby alle produkter i prisskjema og bekreft oppfyllelse; pris skal inkludere alle kostnader (frakt, leveringskostnader, tilleggsutgifter), og fakturagebyr/andre gebyrer aksepteres ikke.Kilde: Krav 17 og 18 – Pris

• Ingen eksplisitte tildelingskriterier (navn/vekting) er gjengitt i den vedlagte teksten; dokumentet sier kun at BØR-krav evalueres mot tildelingskriterier, men kriteriene er ikke inkludert.
• Kvalifikasjonskrav (leverandøregnethet) er ikke oppgitt i den gjengitte teksten.
• Det er angitt flere kontrakts-/evalueringsforutsetninger som refererer til andre vedlegg (f.eks. Bilag 4 og Vedlegg 7), men selve innholdet i disse vedleggene er ikke med i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan Oppdragsgiver utdype hva som menes med «eventuelle innretninger» i krav nr. 1, og hvorvidt leverandøren kan tilby standard innretninger (f.eks. adaptere/kompatibilitetsdeler) uten særskilt forhåndsgodkjenning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav nr. 1 innebærer ansvar for kompatibilitet mot oppgitte maskiner, men omfanget av innretninger påvirker både investering og tid til oppstart.

   Kilde: DEL II - Bilag 1 Vedlegg 1, krav nr. 1 (Generelle krav)

2. For krav nr. 2: Kan Oppdragsgiver bekrefte hvilke dokumenter/merking som skal legges til grunn for verifikasjon av krav til materialer i kontakt med næringsmidler (f.eks. samsvarserklæringer, migrasjonstesting, bruk/temperaturgrenser, eller CE-/matkontaktmerking)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne dokumentere oppfyllelse av matkontaktforskriften, og riktig dokumentasjon er avgjørende for å unngå avvisning/trekk på evalueringsgrunnlag.

   Kilde: DEL II - Bilag 1 Vedlegg 1, krav nr. 2 (Generelle krav)

3. For krav nr. 3: Kan Oppdragsgiver beskrive konkret hva som inngår i «Bestillingsløsning – Implementering av varekatalog og bestillingsoppsett eller evt. punch out» i Bilag 4 (og eventuelt hvilke frister/arbeidsomfang som gjelder), samt hvilke dataformater/kolonner Oppdragsgiver/kommunene (Acentio) krever?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet kobler leverandørens leveranse direkte til implementering i e-handel, og detaljer om teknisk omfang og frister påvirker pris og leveranseplan.

   Kilde: DEL II - Bilag 1 Vedlegg 1, krav nr. 3 (Generelle krav) / referanse til Bilag 4 pkt. «Bestillingsløsning…»

4. For krav nr. 4 (utgående sortiment): Hva er forventet prosess og tidslinje for godkjenning av erstatningsprodukter (f.eks. hvem beslutter, hvor lenge vurdering kan ta, og hva er terskelen for «tilsvarende eller bedre kvalitet» og «tilsvarende eller bedre pris»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå beslutningsprosess og vurderingskriterier for å redusere risiko ved leverandørskifte/utfasing i avtaleperioden.

   Kilde: DEL II - Bilag 1 Vedlegg 1, krav nr. 4 (Sortiment)

5. For krav nr. 5: Når Oppdragsgiver sier at leverandøren «ikke har anledning til å endre kjernesortimentets innhold, omfang og/eller priser» uten skriftlig forhåndsgodkjenning – gjelder dette også rabattsatser/avtalefast rabatt, og hvordan dokumenteres/kommuniseres en eventuell prisjustering dersom markedet endrer seg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris-/rabattmekanismen i avtalen påvirker leverandørens prissettingsrisiko og behovet for håndtering av prisendringer gjennom avtaleperioden.

   Kilde: DEL II - Bilag 1 Vedlegg 1, krav nr. 5 (Sortiment)

6. For krav nr. 7 (retur av emballasje ved neste vareleveranse): Kan Oppdragsgiver angi hvilke returtyper som forventes i praksis (plast, paller, bakker, kasser), hvordan retur skal håndteres logistikkmessig (inn/ut ved mottak), og om det er krav til antall/volum per leveranse som normalt skal returneres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kostnadsdrivere for returordning (logistikk, transport, lagerplass) må prises riktig, men det er ikke spesifisert her hvordan ordningen operasjonaliseres.

   Kilde: DEL II - Bilag 1 Vedlegg 1, krav nr. 7 (Levering, emballasje og retur)

7. For krav nr. 8 (engangspaller): Kan Oppdragsgiver bekrefte om engangspaller skal byttes/returhåndteres uavhengig av om engangspallen er «forbrukt» eller om det er spesifikke palltyper/kvalitetskrav?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet om hvilke paller som omfattes og hvordan «fjernes» praktiseres påvirker både drift og kostnadsestimat for leverandøren.

   Kilde: DEL II - Bilag 1 Vedlegg 1, krav nr. 8 (Levering, emballasje og retur)

8. For krav nr. 10: Kan Oppdragsgiver bekrefte hvordan leverandøren skal håndtere endringer i lokasjoner (f.eks. varselfrist, og om endringer kan gi endret leveringsfrekvens eller kun endret adresse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Lokasjonene er ikke bindende og kan endres, men uten varselfrist kan det gi praktisk leverings- og kostnadsusikkerhet.

   Kilde: DEL II - Bilag 1 Vedlegg 1, krav nr. 10 (Levering, emballasje og retur)

9. For krav nr. 11 (én ukentlig leveranse per virksomhet): Kan Oppdragsgiver presisere hva som menes med «med mindre annen frekvens avtales», herunder hvem som beslutter endret frekvens og hvilken oppsigelses-/varslingsfrist som gjelder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsfrekvens påvirker logistikkoppsett og pris; leverandøren må vite hvilke endringer som kan pålegges og hvordan.

   Kilde: DEL II - Bilag 1 Vedlegg 1, krav nr. 11 (Levering, emballasje og retur)

10. For krav nr. 14: Kan Oppdragsgiver bekrefte hva som ligger i «pris pr. service» i Bilag 5 (og om prisen skal være lik for alle maskintyper/virksomheter), samt om servicen også omfatter reise til fjerntliggende lokasjoner utenfor Nordland (og i så fall hvordan dette håndteres i prisskjemaet)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Servicekravet har priskomponent som inngår i prisevaluering, og presisering av prisens struktur og geografisk omfang er nødvendig for riktig tilbudsprising.

    Kilde: DEL II - Bilag 1 Vedlegg 1, krav nr. 14 (Service)