Dampautoklaver til Akershus Universitetssykehus HF

Utdrag fra konkurranse-/kontraktsrelaterte bilag som omhandler (1) leverandørens kontaktpunkter, (2) overtakelse etter prøvedrift og garantistart, (3) elektronisk samhandling (EHF 3.0/PEPPOL/ELMA) mellom Helse Sør-Øst og leverandør, (4) særskilte bestemmelser for utstyrskjøp (autoklaver) inkl. levering, validering, prøveperiode, overtakelse, garanti, service og opplæring, samt (5) endringsprotokoll, personvernerklæring, sladdingsrutiner, og (6) teknisk dokumentasjon om supported machine controllers for T-DOC.

• (Rangert som kvalifikasjons-/forutsetningskrav i samhandlingsavtalen) Partene må være registrert i ELMA eller annen PEPPOL SMP/SML for å kunne bruke EHF transportinfrastruktur (PEPPOL) og levere meldinger til angitt PEPPOL SML-adresse.

  Dokumentasjon: Oppgis ikke eksplisitt i teksten (forutsetning nevnt i samhandlingsavtalen).

  Kilde: Bilag_8_Samhandlingsavtale: «Meldingsutveksling»/EHF transportinfrastruktur (PEPPOL)

• Leverandør skal sende e-post til sppbregionalerpiol@sykehuspartner.no med emne «Testordre EHF» for opprettelse av kontrollert testordre fra Helse Sør-Øst. Ordre og ordrebekreftelse skal testes på linjenivå.Kilde: Bilag_8_Samhandlingsavtale: «Rutine for oppstart av EHF og testing»
• (Ved farlig gods/helsefarlige produkter) Legg inn lenke til HMS-datablad i EHF-malen som vedleggshåndtering, som peker til siste versjon og ikke er bak innlogging.Kilde: Vedlegg A: «HMS-Datablad» (under «Krav til innhold på artikkelinformasjon i varekatalog»)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

18.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Utstyret skal godkjennes først når det er installert, validert, igangkjørt, brukeropplæring gjennomført, og Godkjenningsprotokoll (jf. bilag 10) er signert. Mangler påpekt ved godkjenning skal utbedres innen 15 arbeidsdager (med mindre annet avtales).Kilde: Bilag_9_Særlige bestemmelser for utstyrskjøp (Autoklaver): «Godkjenning»
• Prøveperiode: 3 måneder etter godkjenning. Mangler i prøveperioden skal utbedres uten ugrunnet opphold; prøveperioden utvides med 4 uker fra utbedringstidspunktet ved mangler. Ved gjentakende feil starter ny beregning av prøveperioden fra siste utbedringstidspunkt.Kilde: Bilag_9_Særlige bestemmelser for utstyrskjøp: «Prøveperiode og utbedring av mangler i prøveperioden»
• Overtakelse etter prøvedrift: overføres formelt til Kunden ved signering av Bilag 11 «Overtakelsesprotokoll etter prøvedrift».Kilde: Bilag_9_Særlige bestemmelser for utstyrskjøp: «Overtakelse» + Bilag_11_Ovetakelsesprotokoll
• Kundens rett til kontroll: Kunden kan kontrollere alle forhold ved Leverandørens oppfyllelse (utvikling/konstruksjon/tilvirkning/dokument/nedtegnelser) og skal varsle Leverandøren i rimelig tid. Kontroll fritar ikke Leverandøren for ansvar; manglende kontroll gir ingen reduksjon av Kundens rettigheter.Kilde: Bilag_9_Særlige bestemmelser for utstyrskjøp: «Kundens rett til kontroll»
• Levering/arbeidsutførelse (autoklaver): Leverandør har fullt ansvar for intern transport på Kundens område og inntransport i bygget til montasje/oppstillingssted, og skal rydde etter egne arbeider. Kunden kan kreve rydding for Leverandørs regning ved manglende rydding.Kilde: Bilag_9_Særlige bestemmelser for utstyrskjøp: «Levering, transport og lagring»
• Opsjoner: Vilkår gjelder også for opsjoner. Kunden har ensidig rett til å utløse opsjoner. Opsjon på tilleggsutstyr/-tjenester i prisskjema gjelder 4 år fra siste elektroniske signeringsdato. Opsjon på service gjelder så lenge utstyret er i bruk.Kilde: Bilag_9_Særlige bestemmelser for utstyrskjøp: «Opsjoner»
• Vederlag/inkludert: Prisen på utstyret skal inkludere levering, montering, nødvendig service og vedlikehold i prøvetids-, validerings- og garantiperiode samt andre kostnader som ikke uttrykkelig er kundens ansvar.Kilde: Bilag_9_Særlige bestemmelser for utstyrskjøp: «Vederlag»
• Garanti: Garantitiden minimum 24 måneder og starter når Bilag 11 er signert av begge parter. Dekker mangler som skyldes feil i design/materialer/produksjon/installasjon. Garanti omfatter alle komponenter inkl. vakuumdeler, detektorer og programvare.Kilde: Bilag_9_Særlige bestemmelser for utstyrskjøp: «Garanti og serviceytelser i garantitiden» + Bilag_11_Ovetakelsesprotokoll (garanti begynner)
• Service i garantitiden: skal ytes som fullservice iht. servicenivå 2, inkl. planlagt vedlikehold (PV) iht. servicemanual. Oppgradering/oppdatering av hardware/software i garantiperioden skal gjennomføres i henhold til servicenivå 2.Kilde: Bilag_9_Særlige bestemmelser for utstyrskjøp: «Garanti og serviceytelser i garantitiden»
• Garantisluttservice: Leverandør skal foreta garantisluttservice tidligst 2 måneder før garantitidens utløp, senest ved garantitidens utløp.Kilde: Bilag_9_Særlige bestemmelser for utstyrskjøp: «Garanti og serviceytelser i garantitiden»
• Krav til feilrapport og kostnadsfritak: Kunden rapporterer feil som utløser mulig garantiservice. Utbedring av feil i garantiperioden skal utføres kostnadsfritt av Leverandøren. Feil pga. feil bruk dekkes ikke.Kilde: Bilag_9_Særlige bestemmelser for utstyrskjøp: «Garanti og serviceytelser i garantitiden»
• Service etter garantitiden (opsjon/ikke-opsjon): Kunden utløser opsjon på bestilling av serviceytelse, og bestillingen skal inkludere omfang/servicenivå. Bestilling fra andre enn Avdeling for medisinsk teknologi og e-helse er ikke gyldig. Ved arbeid utenfor valgt serviceytelse kreves separat bestilling før oppstart/evt. reservedeler.Kilde: Bilag_9_Særlige bestemmelser for utstyrskjøp: «Serviceytelser etter garantitiden»
• Planlegging av servicebesøk: Alle servicebesøk skal avtales med Avdeling for medisinsk teknologi og e-helse. Leverandøren kan ikke avtale besøk med avdeling(er) hvor utstyret er plassert uten eksplisitt avtale med nevnte avdeling.Kilde: Bilag_9_Særlige bestemmelser for utstyrskjøp: «Planlegging og gjennomføring av servicebesøk»
• Servicerapport: Leverandør skal levere elektronisk servicerapport innen 14 dager etter avsluttet servicebesøk, med minimum innhold (bl.a. hvem, starttidspunkt, feilsøkings-/vedlikeholdsrapport, reparasjon/utskifting, sluttester/funksjonskontroll med resultater, ferdigstillelse, oppfølging/etterarbeid, bekreftelse av funksjon). Rapporten skal signeres av både Kunden og Leverandøren.Kilde: Bilag_9_Særlige bestemmelser for utstyrskjøp: «Krav til servicerapport»
• EHF-oppstartfrist: Oppstart av elektronisk samhandling senest 14 kalenderdager etter at karensperioden for første forretningsavtale med HSØ er over (eller iht. avtalt tidspunkt i helseregionens logistikkbetingelser vedlegg 3).Kilde: Bilag_8_Samhandlingsavtale: «Oppstartdato… senest 14 kalenderdager…»
• Leverandørs sikring av elektronisk samhandling i avtaleperioden: med mindre årsak skyldes kjøper, skal leverandør sikre at elektronisk samhandling kan gjennomføres til avtalestart og gjennom hele avtaleperioden, og manglende samhandling kan ikke vare lenger enn 30 kalenderdager.Kilde: Bilag_8_Samhandlingsavtale: «Med mindre annet… skal Leverandør sikre… 30 kalenderdager»
• Ordrebekreftelse (EHF 3.0): Ordrebekreftelse skal være sendt av leverandør innen 4 timer etter at ordre er mottatt innen ordinær åpningstid. Ordrebekreftelser skal være iht. EHF-format levert på linjenivå. Alternativ e-postbekreftelse kan benyttes ved forhåndsavtalt manglende EHF-mulighet.Kilde: Bilag_8_Samhandlingsavtale: «Ordrebekreftelse… innen 4 timer…»
• Ordrebekreftelse med endring: «Akseptert med endring» kan benyttes ved endret leveringsdato, redusert kvantum, erstatningsprodukt, endret pris (variabel/lavere enn avtalepris) og splitting/restordre. Endringer skal sendes på linjenivå. Ved stilltiende aksept gjelder at kjøper anses å ha akseptert med mindre kjøper gir tilbakemelding innen 1 dag etter mottak.Kilde: Bilag_8_Samhandlingsavtale: «Bruk av ordrebekreftelse med endring» og «Kjøpers håndtering… 1 dag»
• Fakturering (EHF 3.0): Helse Sør-Øst skal ha én faktura pr ordrenummer (ikke samlefaktura). Påkrevd innhold i EHF-faktura (XML), inkl. ordrereferanse/ordrenummer og linjefelt (ordrelinjenummer, leverandørens artikkelnummer, enhet lik bestilling, enhetspris).Kilde: Bilag_8_Samhandlingsavtale: «EHF Faktura» + «Presisering av informasjon i faktura»
• Masterdata/varekatalog: Leverandørens artikkelnummer må være gjennomgående lik i all dokumentasjon (avtale/katalog/ordre/ordrebekreftelse/pakkseddel/faktura). Varekatalog skal være oppdatert og lastes opp per avtale via leverandørens aksesspunkt til HSØ (organisasjonsnummer 991 324 968 i ELMA).Kilde: Vedlegg A «Krav til korrekt masterdata og varekatalog»: «Leverandørens artikkelnummer…» og «Varekatalog… sendes…»

• Flere av dokumentene er bilag/maler; konkrete innleveringsplikt (tidsfrister, format og hvilke dokumenter som skal sendes i tilbud) er ikke angitt i teksten, kun prosesskrav i samhandlingsavtale og etter kontrakt (testordre).
• Kvalifikasjonskrav fremstår ikke eksplisitt som «skal dokumenteres i tilbud», bortsett fra registrerings-/tilgangsforutsetninger for ELMA/PEPPOL.
• Teknisk dokument (Supported Machine Controllers) beskriver interne/tekniske støttekrav for maskinkontrollere til T-DOC, men er ikke koblet direkte til kvalifikasjons- eller tildelingskrav i konkurransen i teksten som er gitt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransen oppgis at evalueringskrav for kvalitet vurderes i kravspesifikasjonen, og at «referansebesøk kan bli brukt til å gjøre en fullstendig evaluering av krav i ‘Kravspesifikasjon’». Kan dere presisere hvilke konkrete evalueringskrav som eventuelt først verifiseres i referansebesøk, og hvordan dette slår ut i poeng/karakter (vurderingsmetode, eventuelle terskler og dokumentasjonskrav)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som faktisk evalueres på bakgrunn av tilbudsdokumentasjon vs. hva som kan bli etterprøvd i referansebesøk for å kunne prise og dokumentere riktig.

   Kilde: Konkurransebestemmelser_Dampautoklaver… pkt. 6.0–6.1 (Tildelingskriterier og evaluering)

2. Avtalen har opsjoner både på (i) serviceavtale i utstyrets levetid og (ii) opsjoner på 3 stk autoklaver til valgfritt helseforetak i Helse Sør-Øst innen 4 år etter kontraktsinngåelse. Kan dere bekrefte hvordan opsjonspris skal gis i prisskjema (hvilke linjer som skal prises, og om opsjonene skal ha samme enhets-/totalpris som for basisleveransen), og hvilken prisjusteringsmekanisme som eventuelt gjelder ved utøvelse av opsjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjoner påvirker risikobilde og prising over tid; leverandøren trenger konkret grunnlag for å prise opsjoner korrekt.

   Kilde: Konkurransebestemmelser… pkt. 1.2 (omfang) og pkt. 6.0–6.2 (kostnadsevaluering), samt Bilag 03 Prisskjema / Bilag 04 Kjøpsavtale (mal) (ikke vedlagt i utdrag)

3. I «Særlige bestemmelser for utstyrskjøp» angis at pris på utstyret skal inkludere levering, montering, nødvendig service og vedlikehold i prøvetids-, validerings- og garantiperioden, samt «alle andre kostnader» som ikke uttrykkelig er kundens ansvar. Kan dere beskrive hvilke kostnadsposter som etter deres praksis normalt inngår i prisen (f.eks. eventuelle kablinger/ombygging, valideringsarbeid, brukeropplæring, programvareoppdateringer i garantitiden), og hvilke kostnader som i dette prosjektet eksplisitt belastes kunden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utsagn om at pris skal dekke «alle andre kostnader» gir betalingsusikkerhet; leverandøren må avklare hvilke konkrete kostnader som faktisk skal inkluderes for å unngå tap og risiko for avvik.

   Kilde: Bilag_9_Særlige bestemmelser for utstyrskjøp pkt. 2.6 (Vederlag) og pkt. 2.2–2.5 samt pkt. 5–6

4. Kravspesifikasjonen for dampautoklaver til væsker og tørt gods vil etter det dere skriver bli evaluert for kvalitet, og oppstart på avtalen er oppgitt til 26.10.2026. Kan dere bekrefte forventet leveranse-/installasjonsplan (senestetidspunkter) for: (a) én autoklav ved første leveranse og (b) to autoklaver etter bestilling innen 36 måneder, inkludert hvordan «etter nærmere bestilling» håndteres i fremdriftsplanen (f.eks. bestillingsvarsel, leveringstid og eventuelle sanksjoner ved fristoverskridelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fremdriftsforutsetninger påvirker ressursplan og kostnader (produksjonstid, logistikk, installasjon) og må være avklart før leverandøren priser.

   Kilde: Konkurransebestemmelser… pkt. 1.2 (avtaleperiode/omfang og leveringstid ved første leveranse og senere bestilling) og pkt. 1.7 (viktige datoer); Bilag 04 Kjøpsavtale (mal) (ikke vedlagt i utdrag)

5. I «Særlige bestemmelser» står det at validering utføres av leverandør, godkjenning skjer når utstyr er installert, validert, igangkjørt og brukeropplæring gjennomført, og at mangler påpekt under godkjenningen skal utbedres innen 15 arbeidsdager (med mindre annet avtales). Kan dere presisere: (i) hva som menes med «validering» i praksis (omfang, hvilke dokumenter/rapporter som forventes), (ii) hvilke typer mangler som utløser 15-dagersfristen, og (iii) hvordan mangler påvirker signering av godkjenningsprotokoll og start av 3-måneders prøveperiode?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Validering og godkjenning er sentrale milepæler som påvirker både risiko og økonomi; avklaring trengs for å kunne planlegge og prise riktig.

   Kilde: Bilag_9_Særlige bestemmelser for utstyrskjøp pkt. 2.2 (Validering), pkt. 2.3–2.5 (Godkjenning/Prøveperiode/Overtakelse) og pkt. 2.3 (mangler og 15 arbeidsdager)

6. Garantitiden er angitt til minimum 24 måneder fra signert overtakelsesprotokoll etter gjennomført prøvedrift, og dere angir at garantitiden omfatter også programvare, samt at oppgradering/oppdatering som kommer i garantiperioden skal gjennomføres i henhold til servicenivå 2. Kan dere bekrefte hva som konkret inngår i servicenivå 2 (omfang av planlagt vedlikehold, hvilke responstider/utrykninger som gjelder, og eventuelle begrensninger ved oppgraderinger som kommer fra tredjepart)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Servicenivå 2 styrer kostnader i hele garantitiden; leverandøren trenger konkrete krav for å prise riktig og avgrense leveranse-/risiko.

   Kilde: Bilag_9_Særlige bestemmelser for utstyrskjøp pkt. 5 (Garanti og serviceytelser i garantitiden) og pkt. 6 (Serviceytelser etter garantitiden, inkl. servicenivå)

7. I «Særlige bestemmelser» fremgår at leverandøren ikke kan påregne bruk av kundens personell til feilsøking/-retting i garantitiden, men at kundens personell kan utbedre feil på forespørsel fra leverandøren, og at dette dekkes med samme timepris som leverandørens timepris for service. Kan dere bekrefte hvilken timepris som skal legges til grunn (hvilken linje i prisskjema), om timepris gjelder likt for alle typer feil/arbeider, og om eventuelle reise-/overheadkostnader i tillegg faktureres når kunden utfører arbeid etter forespørsel?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare faktureringsforutsetninger for mislighold/feilretting kan gi uforutsette kostnader; leverandøren bør avklare før tilbud gis.

   Kilde: Bilag_9_Særlige bestemmelser for utstyrskjøp pkt. 5 (Garanti og serviceytelser i garantitiden)

8. Serviceetter- garantitiden (opsjon og senere bestillinger) beskrives slik at kundens bestilling må inkludere omfang og servicenivå, og at bestilling av service fra andre enn Avdeling for medisinsk teknologi og e-helse ikke anses som gyldig. Kan dere opplyse hvordan dere praktisk forventer at bestillinger skal sendes/registreres (kanal/format), og om det er en fast prosess med godkjenning før oppstart av serviceperiode (eventuelle behandlingstider)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Operasjonelle krav til bestilling påvirker leverandørens planlegging og potensielt oppstartstid/risiko for tvist om gyldighet.

   Kilde: Bilag_9_Særlige bestemmelser for utstyrskjøp pkt. 6.1–6.2 (bestilling av serviceytelse og planlegging/gjennomføring)