Hotell ved Vindåsen

Norges Bank skal inngå parallelle rammeavtaler med inntil tre leverandører for hotellovernatting som avlastning ved større arrangement ved konferansestedet Vindåsen på Tjøme. Rammeavtalen gjelder i 2 år med opsjon på forlengelse 1 år + 1 år, og kan sies opp med 3 måneders varsel. Det etterspørres tilbud på overnatting (enkeltrom med frokost) for konkrete datoer i mai/juni 2027 (ca. 80–100 rom 26–27.05.2027 og ca. 150 rom 01–03.06.2027), samt pris for standardrom (enkelt/dobbelt, ukedag/weekend).

• Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest.

  Kilde: Kap. 3.2 Kvalifikasjon / Tilbyderens egnethet (punkt 3.2)
• Tilbyder skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling.

  Dokumentasjon: Skatteattest for skatt (maks. 6 måneder gammel) og attest for betalt merverdiavgift (maks. 6 måneder gammel).

  Kilde: Kap. 3.2 Kvalifikasjon / Tilbyderens egnethet (punkt 3.2)
• Tilbyder skal ha økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre oppdrag gjennom hele avtaleperioden.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering fra global kredittrating eller leverandør med konsesjon i Norge (ikke eldre enn 2 måneder), samt årsregnskap inkl. årsberetning og revisjonsberetning for de to siste årene. Alternativ dokumentasjon kan aksepteres dersom etterspurt ikke er tilgjengelig.

  Kilde: Kap. 3.3 Kvalifikasjon / Økonomisk kapasitet (punkt 3.3)

• Tilbudsbrev skal besvares iht. struktur i vedlegg 1 (inkl. bekreftelse av avvik og vedlegg).Kilde: Kap. 2.11 Innlevering av tilbud; Vedlegg 1 (Skjema for tilbudsbrev)
• Dersom tilbudet inneholder avvik: kryss av i vedlegg 1 og gi uttømmende avviksbeskrivelse i vedlegg 2.Kilde: Kap. 2.6 Uklarheter i tilbudet og avvik; Vedlegg 1 og Vedlegg 2
• Innsending av utfylt egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår (vedlegg 3).Kilde: Vedlegg 1 (vedlagt liste) og Vedlegg 3 (Egenerklæring)
• Innsending av all dokumentasjon for angitte kvalifikasjonskrav.Kilde: Vedlegg 1 (vedlagt liste) samt Kap. 3 Kvalifikasjon
• Innsending av dokumentasjon for tildelingskriteriet kvalitet: utfylt matrise for del 1 (vedlegg 4).Kilde: Kap. 4.1 Tildelingskriterier; Vedlegg 4 (KRAVspesifikasjon)
• Innsending av dokumentasjon for tildelingskriteriet miljø: besvarelse av miljøkrav (vedlegg 5).Kilde: Kap. 4.1 Tildelingskriterier; Vedlegg 5 (MiljøKRAV)
• Innsending av dokumentasjon for tildelingskriteriet pris: utfylt prismatrise/prisskjema (vedlegg 6).Kilde: Kap. 4.1 Tildelingskriterier; Vedlegg 6 (Prisskjema)
• Tilbud skal leveres elektronisk i Mercell innen tilbudsfrist; alternative/deltilbud ikke tillatt.Kilde: Kap. 2.11 Innlevering av tilbud

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

20.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Avtale reguleres av vedlagt rammeavtaleutkast (vedlegg 8).Kilde: Innledning / Kontraktstype
• Taushetsplikt for leverandørens ansatte/underleverandører mv., og plikt til å undertegne taushetserklæring (etter sentralbankloven § 5-2).Kilde: Rammeavtaleutkast kap. 5 og konkurransegrunnlag Kap. 2.7
• Krav om lønns- og arbeidsvilkår iht. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår (§ 6 / § 5e), med rett for oppdragsgiver til å holde tilbake kontraktssum ved manglende dokumentasjon.Kilde: Konkurransegrunnlag Kap. 5.4 og Vedlegg 3; Rammeavtaleutkast kap. 6
• Etiske retningslinjer for leverandører: leverandør som får tildelt skal bekrefte at retningslinjene gjelder for personell med tilgang til lokaler/systemer; brudd kan gi avtalebrudd.Kilde: Konkurransegrunnlag Kap. 5.3; Vedlegg 7; Rammeavtaleutkast kap. 8
• Forbud mot reklame/omtale av avtalen uten skriftlig forhåndsgodkjennelse fra Norges Bank (skal videreføres til underleverandører).Kilde: Konkurransegrunnlag Kap. 2.9 og Rammeavtaleutkast kap. 7
• Habilitet: leverandør forventes å ha policy/opplegg for å kartlegge og vurdere habilitets-/interessekonflikter; varslingsplikt.Kilde: Konkurransegrunnlag Kap. 2.8 og Rammeavtaleutkast kap. 9
• Prisjustering: kan reguleres inntil én gang per år basert på endring i konsumprisindeks; krav til varsling og dokumentasjon minst 1 måned før regulering.Kilde: Rammeavtaleutkast kap. 10
• Fakturering: skal merkes med kontaktperson, kostnadsted, Prosjektnr og Oppgavenr; én faktura per prosjekt/oppdrag; elektronisk EHF; forfall 30 dager.Kilde: Rammeavtaleutkast kap. 11
• Oppfølgingsmøter: regelmessige statusmøter, leverandør kan ikke kreve betaling for å stille.Kilde: Rammeavtaleutkast kap. 13

• Dokumentteksten inneholder ikke selve fritekstkravene for alle tildelings- og kontraktsdetaljer utover vedlegg 4–8; eventuelle detaljer i vedlegg 8 utover det som er gjengitt kan være relevante, men er ikke fullt ut synlig i utdraget.
• Det fremgår at 'Hver del (1 og 2) blir evaluert for seg selv', men kun del 1 (kvalitet/miljø/pris) er beskrevet i teksten du ga; del 2 er ikke omtalt.
• Krav om avstand/avbestillingsvilkår og spesifikke detaljer for 'universell utforming' og 'renholdsrutiner' er beskrevet som dokumentasjons-/beskrivelseskrav, men terskelnivåer/scorekriterier er ikke angitt eksplisitt i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I vedlegg 4 «KRAVspesifikasjon» pkt. «Arrangement våren 2027» ber dere om at vi beskriver hvor mange rom vi har ledig i bolkene 26–27. mai 2027 (ca. 80–100 rom) og 1–3. juni 2027 (ca. 150 rom). Kan dere bekrefte hvordan rombehovet skal forstås (faste antall vs. estimat) og om vi skal tilby garantier for tilgjengelighet eller kun beskrive estimert kapasitet/bookingmulighet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både hvordan leverandør kan prise (risiko for kapasitetsbinding) og hvilket nivå av forpliktelse dere forventer i rammeavtalen.

   Kilde: Vedlegg 4 – KRAVspesifikasjon, «Arrangement våren 2027»

2. I samme del av vedlegg 4 beskriver dere «enkeltrom med frokost». Kan dere avklare om «enkelt standardrom per døgn – ukedag/weekend, inkl. frokost» i vedlegg 6 skal benyttes som prisgrunnlag for både mai/juni-tilbudet og for eventuelle senere bestillinger i avtaleperioden (dvs. at ukedag/weekend-forskjellen også gjelder i bestillinger for arrangementsbolkene)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig prisstruktur og beregning av bestillinger avhenger av om ukedag/weekend skal brukes likt for alle forespørsler.

   Kilde: Vedlegg 4 – KRAVspesifikasjon, «Arrangement våren 2027» og Vedlegg 6 – Prisskjema

3. Kan dere beskrive nærmere hva som menes med «Fellesfasiliteter» i vedlegg 4 (eksempler nevnt: møterom, frokost/kveldsmat, aktivitetstilbud, nærhet til vann/brygge/båt)? Er det bestemte fasiliteter som er «must have» for å oppnå score, eller er det kun en beskrivelse dere vurderer kvalitativt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet i hvorvidt fasiliteter er absolutte krav eller kun evalueringsgrunnlag kan påvirke dokumentasjon og prioriteringer i tilbudet.

   Kilde: Vedlegg 4 – KRAVspesifikasjon, «Fellesfasiliteter»

4. I vedlegg 4 «Renhold» ber dere om «rutiner for kontroll av veggdyr». Kan dere bekrefte hvilke dokumentasjonsnivå dere ønsker (f.eks. skriftlige rutiner, prosedyrer/handlingsplan, frekvens for kontroll, rapportering), og om det er tilstrekkelig å beskrive rutiner uten å legge ved underliggende logg/rapporter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er et konkret evaluerings-/dokumentasjonskrav der detaljeringsgrad påvirker både ressursbruk og innholdet i besvarelsen.

   Kilde: Vedlegg 4 – KRAVspesifikasjon, «Renhold»

5. I evalueringsdelen i konkurransegrunnlaget fremgår det at «Hver del (1 og 2) blir evaluert for seg selv», men teksten du har gitt omtaler kun del 1 (kvalitet/miljø/pris). Kan dere bekrefte hvordan «del 2» eller eventuelle øvrige deler evalueres (tildelingskriterier, vekt, dokumentasjonskrav), og vise til riktig sted i konkurransegrunnlaget/vedleggene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten oversikt over alle deler og kriterier kan leverandøren gi et tilbud som ikke fullt ut treffer evalueringsgrunnlaget.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.1 «Tildelingskriterier» / «Hver del (1 og 2) blir evaluert for seg selv»

6. I vedlegg 8 «UTKAST RAMMEAVTALE» pkt. 2 og pkt. 10 fremgår det at avtalen kan sies opp gjensidig med 3 måneders varsel, og at prisjustering kan gjøres inntil en gang per år basert på konsumprisindeks. Kan dere utdype: (1) hvordan «standard hotellrom per natt» bestilles/prissettes ved avbestilling eller endring (særlig for grupper), og (2) hva som skjer med pris i perioden dersom Norges Bank sier opp med 3 måneders varsel midt i en bestilling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avbestillings-/endringsmekanismer og prisens virkning ved opphør er viktig for prising av risiko og likviditet.

   Kilde: Vedlegg 8 – UTKAST RAMMEAVTALE pkt. 2 (varighet/opphevelse) og pkt. 10 (prisjustering).

7. I vedlegg 4 «Avbestillingsvilkår» ber dere om «frister og betingelser for endringer / avbestilling» for tre gruppestørrelser (inntil 4, ca 10–20, ca 50–150). Kan dere bekrefte hvilke av disse størrelseskategoriene som vil være mest relevante for mai/juni 2027-kontraktene, og om vi skal angi avbestillingsvilkår per kategori som kontraktsstandard (ikke tilpasning per forespørsel)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Slik avklaring reduserer risiko for at leverandør gir vilkår som ikke samsvarer med faktisk bruk/volum i dere konkrete scenarioer.

   Kilde: Vedlegg 4 – KRAVspesifikasjon, «Avbestillingsvilkår»

8. I vedlegg 6 «Prisskjema» ber dere om faste priser for enkelt og dobbelt standardrom per døgn – ukedag/weekend inkl. frokost og mva. Kan dere avklare hvordan dere definerer «ukedag» og «weekend» (hvilke ukedager som inngår i hver kategori), og om frokost alltid skal være inkludert uansett type forespørsel (også for evt. doble rom i fremtidige bestillinger)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklar definisjon kan føre til feil prissetting i tilbudsformatet og senere avvik ved fakturering/bestilling.

   Kilde: Vedlegg 6 – Prisskjema

9. Vedlegg 8 «UTKAST RAMMEAVTALE» pkt. 11 om fakturering angir merkefelt (kontaktperson, kostnadsted, Prosjektnr, Oppgavenr) og forfall 30 dager på EHF. Kan dere bekrefte om disse merkefeltene alltid kan leveres per bestilling/oppdrag, og om avtalens prismekanisme/avregning skjer per rom per natt (inkl. frokost) uten øvrige tillegg (f.eks. eventuelle kommunale avgifter/ekstra tjenester) utover det som inngår i prisskjemaet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise korrekt og unngå tvister om hva som skal være inkludert, må leverandøren forstå faktureringsprinsippene og hvilke tillegg som eventuelt kan komme.

   Kilde: Vedlegg 8 – UTKAST RAMMEAVTALE pkt. 11 «Fakturering» og pkt. 10 «Priser og prisjustering»