Bibliometri

UiO (Universitetet i Oslo) stiller etiske krav til leverandører i alle anskaffelser (etterlevelse av Code of Conduct), inkludert aktsomhetsvurderinger/ due diligence, krav om dokumentasjon ved forespørsel og mulig kontraktsoppsigelse ved manglende etterlevelse. Generelle kontraktsvilkår for kjøp av tjenester fastsetter blant annet leverandørens plikt til profesjonell utførelse i tråd med kontrakten, lovkrav og relevante regelverk, samt krav til rapportering/statistikk, HMS, konfidensialitet, databehandleravtale ved personopplysninger, pris-/betalingsmekanismer, leverings-/ferdigstillelsesregler, sanksjoner ved mislighold (dagbøter), oppsigelse/terminering, og sosiale ansvars-/etiske handelskrav (ILO/UN). I tillegg beskriver tilleggsvedlegg (appendiks) krav til leveranse- og løsningsbeskrivelser, pris-/prisjustering (CPI, fastprisperiode 12 mnd, årlig justering), og fakturainformasjon samt format (Peppol).

• Leverandør skal kunne dokumentere, på forespørsel fra UiO, hvordan leverandør og eventuelle underleverandører søker å etterleve retningslinjene/etiske krav.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon ved forespørsel fra UiO (nærmere innhold ikke spesifisert i teksten).

  Kilde: Etchical guidelines for procurement.pdf – avsnitt «Requirements and expectations for suppliers»

• Ved forespørsel: kunne dokumentere etterlevelse av etiske retningslinjer også for underleverandører.Kilde: Etchical guidelines for procurement.pdf – avsnitt «At the request of UiO, be able to document…»
• Elektronisk faktura/credit notes i Peppol-format (eller PDF til angitt e-post for utenlandske leverandører som ikke kan sende Peppol).Kilde: Appendices120826.docx – «Invoice format»
• Faktura skal referere til korrekt innkjøpsordrenummer (purchase order number) og inneholde spesifikk linje-/hodeinformasjon (produktnummer/navn, pris excl. VAT, mva-sats, ev. serienr, VAT/tax ID).Kilde: Appendices120826.docx – «Invoice quality»
• Testfaktura skal gjennomføres for å sikre riktig behandling i UiOs systemer.Kilde: Appendices120826.docx – «To ensure that invoices are processed correctly…»
• Ved kontraktsinngåelse: Appendiks skal inneholde pris-/betalingsvilkår (inkl. eventuell pris-matrise utviklet av leverandør) og beskrivelse av leveranser/krav samt leverandørens løsningsspesifikasjon.Kilde: Agreement Document-aug-26.docx – «APPENDICES» + Appendices120826.docx – «Appendix 3 Price and payment terms» + «Appendix 1/2/3»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

20.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Etisk etterlevelse: leverandør skal handle i god tro, etterleve UiOs Code of Conduct/etiske retningslinjer og aktivt gjennomføre due diligence (risikovurderinger, stanse/forebygge/avbøte adverse impacts), overvåke tiltak og bidra til retting der leverandør er ansvarlig.Kilde: Etchical guidelines for procurement.pdf – «Requirements and expectations for suppliers»
• Utførelse/ytelse: tjenester skal leveres profesjonelt, effektivt og med høy faglig standard, egnet for kundens formål og i tråd med kontraktens krav; leverandør skal sikre etterlevelse av relevant lovgivning og bransjeregler.Kilde: General contract terms for the procurement of services.pdf – pkt. 4.1 «Services»
• Tillatelser/sertifikater: leverandør skal skaffe og opprettholde nødvendige tillatelser/sertifikater/godkjenninger (med dokumentasjon ved forespørsel).Kilde: General contract terms for the procurement of services.pdf – pkt. 4.1
• Rapportering/statistikk: leverandør skal levere leveringsstatistikk og rapportering som avtalt eller etter kundens forespørsel (uten særskilt vederlag).Kilde: General contract terms for the procurement of services.pdf – pkt. 3.3 «Statistics and reporting»
• Personvern og informasjonssikkerhet: leverandør skal iverksette tilstrekkelige tiltak; ved behandling av personopplysninger på vegne av kunde skal det inngås databehandleravtale før behandling.Kilde: General contract terms for the procurement of services.pdf – pkt. 3.4 «Personal data and information security»
• Konfidensialitet: plikt til å beskytte konfidensiell informasjon; utlevering til underleverandører kun i den grad det er nødvendig og under tilsvarende konfidensialitetsplikt; offentlige føringer begrenser ikke lovpålagt innsyn.Kilde: General contract terms for the procurement of services.pdf – pkt. 3.5 «Confidentiality»
• Kontraktsprinsipp for endringer: endringer skal avtales skriftlig; leverandør skal likevel implementere endringen ved uenighet om pris/konsekvenser.Kilde: General contract terms for the procurement of services.pdf – pkt. 8.1 «Changes»
• Sanksjoner ved fristoverskridelse: dagbøter ved forsinkelse (standard 0,15 % av total kontraktpris eks. mva per dag, begrenset til 100 dager; min. NOK 1.000/dag), og krav til at dagbøter ikke hindrer krav om tilleggstap dersom relevant.Kilde: General contract terms for the procurement of services.pdf – pkt. 9.8 «Daily penalties»
• Mislighold/avhjelp: kunden kan kreve retting for leverandørs regning; ved manglende retting kan kunden få tredjepart til å rette for leverandørens regning, samt kreve forholdsmessig prisavslag og i noen tilfeller heve/terminere.Kilde: General contract terms for the procurement of services.pdf – pkt. 9.3–9.6 og 9.5
• Kontraktsopsigelse/terminering: kunden kan terminere ved vesentlig mislighold (etter varsel og rimelig frist) og umiddelbart i nærmere angitte konkurs/kriminelle forhold/korrupsjon/fraud/money laundering o.l.Kilde: General contract terms for the procurement of services.pdf – pkt. 9.9 «Termination»
• HMS og miljø/klima: krav om trygg og helsefremmende arbeidsplass, ansvarlig håndtering av kjemikalier, opplæring, samt reduksjon av negative miljøpåvirkninger og klimakutt langs verdikjeden.Kilde: Etchical guidelines for procurement.pdf – «Health, safety and the environment» og «The environment»; General contract terms for the procurement of services.pdf – pkt. 11.2
• Etisk handel: produksjon skal følge krav i anerkjente FN-/ILO-konvensjoner og nasjonal lov; leverandør skal sikre etterlevelse hos egne underleverandører og stanse samarbeid ved brudd.Kilde: General contract terms for the procurement of services.pdf – pkt. 11.4 «Ethical trade» og Etchical guidelines for procurement.pdf (flere prinsipper)

• Dokumentet inneholder ingen eksplisitte tildelingskriterier (evalueringsmodell/vekting) i den medfølgende teksten; eventuell del finnes i andre deler av konkurransegrunnlaget enn utdraget.
• Konkret kvalifikasjonsgrunnlag (f.eks. krav til økonomisk/teknisk kapasitet) fremgår ikke av den gitte teksten; kun etiske etterlevelses-/dokumentasjonsforventninger er synlige.
• For dagbøter og andre misligholdsmekanismer er det gitt standardverdier, men det er uklart om spesialvilkår i konkrete bilag kan endre disse (teksten viser «Unless otherwise agreed»).
• Appendiks/Agreement omtaler «kalkulasjon av løsningsspesifikasjon», «proce matrix», «administrative provisions» som placeholders; konkrete innholdskrav kan ligge i portalen/andre vedlegg som ikke er inkludert.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget omtales «Proce matrix (Developed by supplier)» i Appendix 3 og at den skal lastes opp i portalen. Kan dere bekrefte hvilken funksjon «proce matrix»/pris-matrisen skal ha i kontrakten (f.eks. som styrende for endringsarbeider og/eller som grunnlag for prisberegning), og hvilke kolonner/parametere som må fylles ut for at prisen skal anses komplett?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva pris-/proce-matrisen faktisk styrer i kontraktsforholdet, særlig for endringer og avregning, for å prise riktig og levere et tilbud som ikke blir avvist.

   Kilde: Appendix 3 Price and payment terms – «Proce matrix» / «price matrix developed by the supplier»

2. I Appendix 1 vises det til «See 1.3 Requirement specification in the portal». Kan dere oppgi/utdype hvilken dokumentasjon og hvilket innhold som kreves levert som en del av leveransen (leveranseartefakter) og hvilke akseptansekriterier som må være oppfylt for at UiO godkjenner «completion» etter clause 7.1?

   Hvorfor det er verdt å spørre: «Completion» er avgjørende for når oppdragsgiver godkjenner leveransen og dermed tidspunkt for betalingsgrunnlag og eventuelt garantitid. Leverandøren må få konkrete akseptansekriterier og krav til dokumentasjon for å planlegge og prise riktig.

   Kilde: General Contract Terms clause 7.1 Time of completion; Appendix 1 Description of the deliverables/requirement specification (henviser til portal «1.3 Requirement specification»)

3. Appendix 4 «Project- and progress plan» og «Delivery times / Place(s) of delivery» står med tekst der den konkrete planen skal fylles inn. Kan dere bekrefte om disse feltene skal foreslås av leverandøren i tilbudet, eller om det er fastsatte datoer/leveringssteder som skal fylles ut av oppdragsgiver ved kontraktsinngåelse? Dersom dere ønsker leverandørens forslag: hvilke milepæler/del-leveranser forventes, og hvordan evalueres/aktes fremdriftsplanen i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende avklaring av om plan og frister skal være leverandørstyrt eller oppdragsgiverstyrt kan gi feil tidspremisser og risiko for mislighold/bot.

   Kilde: Appendix 4 Administrative provisions – «Project- and progress plan», «Delivery times», «Place(s) of delivery»

4. General Contract Terms clause 9.8 gir dagbøter med standard «Unless otherwise agreed». Kan dere bekrefte om det finnes spesialvilkår i prosjekt-/særvilkår eller andre vedlegg som endrer dagbøtesats (0.15 %), minstenivå (NOK 1,000 per dag) eller maks antall dager (100)? I så fall: hva er de konkrete verdiene og hva utløser bot (hvilke frister, hvilke leveranser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbøter kan ha betydelig økonomisk effekt. Leverandøren må vite om standarden gjelder eller om det er egne spesialvilkår for denne anskaffelsen.

   Kilde: General Contract Terms clause 9.8 Daily penalties

5. General Contract Terms clause 9.11 begrenser erstatning til «sum of the total remuneration under the Contract excluding VAT», og unntak gjelder ved «gross negligence or wilful misconduct». Kan dere bekrefte om det i «Special Contractual Terms and Conditions» (som er «Updated if applicable») finnes andre ansvarsbegrensninger, unntak eller særskilte erstatnings-/garantiordninger for denne kontrakten (f.eks. for brudd på databehandling/GDPR, immaterielle rettigheter eller forsinkelser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå total risikoprofil og om ansvar er bredere eller smalere enn i generalvilkårene før de priser og dimensjonerer organisasjon/ressurser.

   Kilde: General Contract Terms clause 9.11 Damages and limitation of damages; Agreement document – «SPECIAL CONTRACTUAL TERMS AND CONDITIONS»

6. I Appendix 3 om prisjustering står det «Fixed price period: Prices shall remain fixed during the first 12 months…» og «Both parties may submit a request for price adjustment once per calendar year». For en leveranse som kan være kortere/leveres innen 12 måneder: kan dere bekrefte om prisjustering da i praksis ikke vil være relevant, og om forespørsler må behandles selv om leveransen er ferdigstilt? Videre: hvordan håndteres effektivitet-/teknologigevinster dersom dere i praksis etterspør prisreduksjon (hvilken dokumentasjon forventes)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisjusteringsmekanismen påvirker hvordan leverandøren bør legge inn risiko for kostnadsendringer og margin. Leverandøren trenger praktisering for å prise riktig.

   Kilde: Appendix 3 Price adjustment – «Fixed price period», «Access to price adjustment», «Efficiency and technological savings»

7. Appendix 4 «Key personnel» har felter som skal fylles inn. Kan dere bekrefte om identifiserte nøkkelpersoner i kontrakten er bindende (endrings-/bytteregler), og eventuelle krav til dokumentasjon ved utskifting (f.eks. kompetansekrav) samt hvordan dette behandles ved eventuelt behov for bytte under kontraktsperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Nøkkelperson-krav kan utløse kontraktsbrudd/risiko hvis leverandøren må bytte personell. Leverandøren må vite terskler og prosess for godkjenning.

   Kilde: Appendix 4 Administrative provisions – «Key personnel»

8. Appendix 4 «Use of third parties» og «Approved subcontractors» har placeholders. Kan dere bekrefte forventet prosess for underleverandører i denne anskaffelsen: (i) må leverandørens foreslåtte underleverandører være navngitt i tilbudet, (ii) må underleverandører godkjennes skriftlig før oppstart, og (iii) om dere har krav til andel/omfang som underleverandør skal utføre?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Bruk av underleverandører kan kreve samtykke og påvirker kapasitet/risiko. Leverandøren må forstå hva som kreves allerede ved tilbudslevering og hva som kan avklares senere.

   Kilde: General Contract Terms clause 10.2 Use of subcontractors and third parties; Appendix 4 Administrative provisions – «Approved subcontractors» og «Use of third parties»

9. General Contract Terms clause 6.3 stiller krav til EHF/Peppol og «test invoice». Kan dere bekrefte hvilken «test invoice» dere krever (innhold, format, tidspunkt) og hvem som skal kontakte/officer ansvarlig for å avtale testoppsett. Videre: dersom dere ikke har kjøpsordre klar ved oppstart, hvordan skal fakturareferanse («purchase order number») håndteres i den første faktureringsrunden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Betalingsflyt og faktureringskrav kan skape forsinkelser hvis praksis ikke er avklart. Leverandøren må sikre at faktura kan godkjennes og utstedes uten unødige avvisninger.

   Kilde: Appendix 3 Invoice format / Invoice quality; General Contract Terms clause 6.3 Invoicing