Tjenesteavtale for drift og vedlikehold av ladestasjoner

Vestland fylkeskommune skal inngå tjenesteavtale (1 leverandør) for drift og vedlikehold av ca. 400 ladestasjoner (ca. 58 lokasjoner) i hele Vestland. Anskaffelsen omfatter drift/vedlikehold og integrasjon til baksystem/administrasjonssystem (OCPP-kommunikasjon), etablering/drift av betalingsløsning og betalingsformidling, samt feilretting/reparasjoner og levering/montering av ladere ved behov. Varighet 2 år med opsjon for forlengelse inntil 1+1 år (maks 4 år).

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak (registrering/autorisasjon).

  Dokumentasjon: Norske leverandører: firmaattest. Utenlandske leverandører: bekreftelse på registrering i bransjeregister/foretaksregister iht. lovgivningen i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.4.1
• Leverandøren skal ha finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten (årsregnskap og relevante nøkkeltall).

  Dokumentasjon: Årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning for de to (2) siste avsluttede regnskapsår, herunder 2025 og 2024. Oversikt over hendelser etter siste reviderte årsregnskap som kan ha betydning for økonomisk situasjon. (Oppdragsgiver forbeholder seg rett til kredittvurdering fra Experian.)

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.4.2
• Leverandøren skal ha relevant erfaring med drift av ladestasjoner inkl. betalingsformidling.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil tre (3) mest relevante og sammenlignbare leveranser fra de tre (3) siste årene regnet fra tilbudsfristen, levert ved utfylling av vedlagt mal for referansebeskrivelser (Vedlegg 3).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.4.3
• Leverandøren skal fylle ut elektronisk egenerklæringsskjema (ESPD) og erklære at kvalifikasjonskrav oppfylles (og avvisningsgrunner).

  Dokumentasjon: ESPD utfylles elektronisk i KGV (Del IV seksjon A).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.1 og 8.2
• Skatte- og avgiftsforhold skal være ordnede; skatteattest skal vedlegges (norske leverandører).

  Dokumentasjon: Skatteattest utstedt via Altinn, ikke eldre enn seks måneder fra dato oppdragsgiver meddeler hvem som har vunnet kontrakten. Utenlandske leverandører: tilsvarende attester eller erklæring signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6 Skatteattest

• Signert tilbudsskjema (Vedlegg 1).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 9.6.1
• Eventuell forpliktelseserklæring (Vedlegg 2) dersom leverandøren støtter seg på andre foretak for å oppfylle kvalifikasjonskrav.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 9.6.1
• Utfylt ESPD-skjema (digitalt i Tendsign/KGV).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 9.6.1
• Evt. støttende foretaks ESPD-skjema (digitalt i Tendsign/KGV) dersom støtte benyttes.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 9.6.1
• Skatteattest (ikke eldre enn seks måneder) eller tilsvarende utenlandsattest/erklæring.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 9.6.1 (viser til pkt. 6) og pkt. 6
• Dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (inkl. firmaattest, årsregnskap 2025 og 2024, utfylt referanseskjema Vedlegg 3).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 9.6.1
• Dokumentasjon for tildelingskriterier: utfylt Vedlegg C Prisskjema, utfylt Vedlegg B Leverandørens løsningsbeskrivelse, og tilgang til demobruker eller storkundebruker til administrasjonssystemet.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 9.6.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsvarighet og opsjoner: 2 år fra kontraktsignering, opsjon 1+1 år (inntil 2 ganger), total maks 4 år. Automatisk forlengelse med mindre oppdragsgiver varsler innen 2 måneder før utløp.Kilde: Avtaledokument/kontraktsbestemmelser, punkt 3
• Kvalitets- og fagkrav til utførelse: profesjonelt, effektivt og med høy faglig standard; i samsvar med lover/forskrifter og nødvendige tillatelser.Kilde: Kontraktsbestemmelser, punkt 5.1-5.2
• Baksystem/administrasjonssystem og betalingsløsning skal driftes: bl.a. OCPP-kommunikasjon (min. 1.6), drift/overvåkning/fjernkontroll, årsrapporter, tilgangskontroll, og web-basert betalingsløsning med abonnement/brukeradministrasjon og RFID-betaling mv.Kilde: Vedlegg A, pkt. 5 og pkt. 6
• SLA/feilretting sentralt: feil som kan rettes ved omstart/justering skal rettes umiddelbart og senest innen 3 virkedager fra feilmelding.Kilde: Vedlegg A, pkt. 7
• Reparasjonsoppstart/oppetid: reparasjoner skal være påbegynt innen 5 virkedager, og ladestasjonen i drift senest 8 virkedager etter feilmelding/bestilling. Leverandør skal levere rapport senest 14 dager etter utbedring.Kilde: Vedlegg A, pkt. 7.2
• Årskontroll/NEK 400: ukentlig inspeksjon ivaretas av oppdragsgiver; årlig verifikasjon av allment tilgjengelige ladestasjoner (minst en gang pr. år) utføres av leverandøren på bestilling og med rengjøring/vask. Pris iht. tilbudte timepriser.Kilde: Vedlegg A, pkt. 7.1
• Vakttelefon: feil på systemet meldes direkte fra brukerne; leverandøren skal ha vakttelefon i byggenes driftstid (hverdager 07:00–16:00).Kilde: Vedlegg A, pkt. 7
• Reisetiltak/klima: transport under 3,5 tonn knyttet til oppdrag skal være 100% utslippsfri; dokumentasjon og oversikt over kjøretøy minst årlig.Kilde: Vedlegg A, pkt. 8.1
• Lønn- og arbeidsvilkår/seriøsitet: krav om etterlevelse av lønns- og arbeidsvilkår (forskrift 8. feb 2008 nr. 112), menneskerettigheter, åpenhet/aktsomhetsvurderinger og sanksjonslovgivning; dokumentasjons- og kontrollrettigheter.Kilde: Kontraktsbestemmelser, punkt 12 og 13

• I konkurransegrunnlaget er oppgitt at årsregnskap skal inkludere 2025 og 2024 (pkt. 8.4.2). Dette kan være tidsmessig avhengig av tilbuds- og vurderingstidspunktet, men teksten gir ingen forklaring utover kravet.
• Dokumentutdraget viser ikke eksplisitt sluttfrist for innlevering utover tilbudsfristen (17.09.2026 kl. 12:00) og refererer ellers til vedlegg A for tekniske detaljer; enkelte kontrakts-/ytelseskrav kan derfor være mer spesifisert i Vedlegg A, som er delvis langt og ikke fullstendig gjengitt i utdraget.
• Vedlegg D (ladestasjonoversikt) er svært omfattende; teksten viser ikke om alle relevante felt for drift/ytelse fremgår, men forutsetter at vedlegg D brukes som grunnlag i kontraktsperioden.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I punkt 8.4.2 stilles det krav om årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning for «de to (2) siste avsluttede regnskapsår, herunder 2025 og 2024». Kan oppdragsgiver bekrefte at leverandørene skal levere regnskap for 2025 og 2024 selv om 2025-eventuelt ikke er «avsluttet»/revidert på tilbudstidspunktet, og eventuelt presisere hva som kreves dersom 2025-regnskapet ikke foreligger ferdig revidert ved tilbudsinnlevering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet kan treffe ulikt avhengig av regnskapsavslutning/revisjon rundt tilbudstidspunktet. Avklaring er nødvendig for å unngå avvisning pga. dokumentasjonsformalia.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.4.2

2. I punkt 2.3 fremgår tilbudsfrist (17.09.2026 kl. 12:00) og frist for å stille spørsmål (07.09.2026 kl. 12:00), men «Videre fremdriftsplan» er beskrevet som tentative bortsett fra vedståelsesfrist. Kan oppdragsgiver bekrefte om det finnes en endelig fastsatt frist for meddelelse av valg/karensperiode og signering, og hvordan leverandørens eventuelle oppdragsgiverspørsmål/avklaringer i perioden frem til tildeling vil håndteres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må planlegge ressurser til eventuelle avklaringer/oppfølging frem til kontraktsignering. Avklaring reduserer risiko for tids-/dokumentasjonsbrudd.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.3 og 2.4

3. Ved evaluering av tildelingskriteriet «Kvalitet på administrasjonssystemet» (pkt. 10.1) opplyses det at oppdragsgiver vil evaluere brukervennlighet og at leverandøren skal gi tilgang til demobruker eller storkundebruker, og at «Manglende tilgang vil kunne medføre at løsningen ikke kan evalueres fullt ut». Kan oppdragsgiver presisere hva som forventes av tilgang (f.eks. varighet for demo, hvilke konkrete moduler/rapporter som skal være tilgjengelige, og hvilke data/uttrekk demobrukeren må kunne se) for at evalueringen skal anses som fullstendig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjøring av evalueringsoppsett er viktig for å prise og levere riktig funksjonalitet/tilgang, og for å unngå at kvalitet taper pga. praktiske demo-/tilgangsavvik.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 10.1 (tildelingskriteriet «Kvalitet på administrasjonssystemet») og Vedlegg B

4. I Vedlegg A pkt. 5 «Administrasjonssystem/baksystem» kreves bl.a. OCPP-kommunikasjon (minimum versjon 1,6 eller nyere) og «fjernkontrollere (fjernåpne/fjernløse) ladeenhetene». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke handlinger som menes med «fjernåpne/fjernløse» i denne konkurransen (f.eks. stoppe/låse/unlock, reset av tilstand, oppdatere parametre, nullstille), og om det er tilstrekkelig at funksjonen kan utføres via OCPP-standardfunksjoner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Begrepsbruken kan gi rom for tolkning. Leverandøren må vite hvilke fjernfunksjoner som faktisk er evaluerings-/leveransekriterier for å kunne prise og implementere korrekt.

   Kilde: Vedlegg A pkt. 5 (OCPP og fjernkontroll-funksjoner)

5. Vedlegg A pkt. 6 «Betalingsløsning og -formidling» sier at fakturering skjer direkte til sluttbruker, med tilbakeføring av beløp til oppdragsgiver etter at leverandøren har trukket provisjon. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan oppdragsgiver sitt oppgjør/tilbakeføring forventes målt og dokumentert (f.eks. periodeavregning per lokasjon/ladepunkt, hvilke rapporter som brukes som grunnlag, og om oppdragsgiver skal motta linjespesifisert transaksjonsdata)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris og driftstyngde avhenger av avregningsmodell og datagrunnlag. Avklaring er nødvendig for å kalkulere administrasjonskostnader og implementeringsbehov.

   Kilde: Vedlegg A pkt. 6 (fakturering/tilbakeføring og betalingsformidling)

6. Vedlegg A pkt. 7.2 «Feilretting og reparasjoner» stiller krav om oppstart innen 5 virkedager og at ladestasjonen skal være i drift senest 8 virkedager etter at feilen ble meldt til leverandøren. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som skal anses som «feilen ble meldt til Leverandøren» (f.eks. tidspunkt for registrert feilmelding i kundesupportsystem/epost/tickets, eller tidspunkt for mottatt feilmelding via vakttelefon), og om fristene gjelder likt for både systemfeil og fysisk komponentfeil (inkl. reservedeler/leveringstid)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsfrister er direkte knyttet til dagmulkt/mislighold. Presisering av starttidspunkt og rekkevidde (inkl. reservedelssituasjoner) er avgjørende for risikoprising.

   Kilde: Vedlegg A pkt. 7.2 (krav til 5 og 8 virkedager) og pkt. 7 (vakttelefon/feilmelding)

7. Vedlegg A pkt. 7.2 sier at reparasjoner som utløser «betydelig kostnad» skal godkjennes før arbeid påbegynnes, og at partene «skal avklare hvor store kostnader som krever godkjenning» etter kontraktsinngåelse. Kan oppdragsgiver opplyse om det finnes et foreslått kostnadsnivå/grense (terskel) eller modell for fastsettelse (f.eks. kronebeløp per sak eller time-/delskostnadsgrense), slik at leverandøren kan innrette bemanning og rutiner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklart terskel for godkjenning kan gi enten unødig administrasjon eller uforutsett kostnads-/driftsrisiko. Leverandøren trenger praktisk avklaringsgrunnlag før tilbudsprising.

   Kilde: Vedlegg A pkt. 7.2 (godkjenning av reparasjoner med betydelig kostnad)

8. Vedlegg A pkt. 7.1 «Stedlige kontroller» beskriver at ukentlig inspeksjon av allment tilgjengelige ladestasjoner ivaretas av oppdragsgivers driftsledere, mens leverandøren skal utføre årlig NEK 400-verifikasjon «etter bestilling fra oppdragsgiver». Kan oppdragsgiver bekrefte forventet bestillingsfrekvens (antall ganger per år og i hvor mange regioner/lokasjoner samtidig) og om leverandøren skal planlegge med faste gjennomføringsvinduer (kalender/årstid) for å kunne prise kapasitet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Omfang og planleggingslogistikk for årlig el-kontroll påvirker direkte kostnader og bemanningsbehov, særlig i et fylkesomfattende løp.

   Kilde: Vedlegg A pkt. 7.1 (ukentlig inspeksjon og årlig NEK 400-verifikasjon)

9. Vedlegg A pkt. 8.1 krever 100% utslippsfri transport under 3,5 tonn og krever dokumentasjon (vognkort/leasingavtaler mv.) minst én gang årlig eller på forespørsel. Kan oppdragsgiver bekrefte om kravet gjelder for alle reiser (inkl. reise til demobrukeroppsett, opplæring, feilretting og mindre justeringer), og om oppdragsgiver kan akseptere ulike dokumentasjonsformer (f.eks. månedlige kjørebøker eller samlerapporter) dersom vognkort ikke er tilgjengelig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav om utslippsfri transport kan ha praktiske og dokumentasjonsmessige konsekvenser for alle leverandøraktiviteter. Leverandøren bør få bekreftet hva som omfattes og hvilke dokumenter som aksepteres.

   Kilde: Vedlegg A pkt. 8.1 (krav til utslippsfri transport og dokumentasjon)