Rammeavtale IKT-rekvisita

Indigo IKT IKS skal inngå rammeavtale med én leverandør for levering av IKT-rekvisita (bl.a. toner/tonerkassetter, PC-mus og tastatur, mobile harddisker, minnepenner, webkamera, hodesett, små høyttalere, kabler og annen IKT-relatert rekvisita). Avtalen har varighet 2 år med opsjon 1+1 år (maks 4 år). Rammeavtalen skal understøtte effektive innkjøpsprosesser, økt elektronisk handel (EHF/Peppol) og klima- og miljøhensyn. Kunden har ikke kjøpsplikt; estimert verdi er 1,5 MNOK/år eks. mva (maks økonomisk ramme 8 MNOK eks. mva inkl. opsjoner).

• Leverandør skal være et lovlig etablert foretak (registrering/autorisasjon mv.).

  Dokumentasjon: Norske: firmaattest (hentes av Kunden). Utenlandske: bekreftelse på registrering i bransjeregister/foretaksregister iht. landets lovgivning.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3.2
• Leverandøren skal ha finansiell styrke til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Årsregnskap inkl. noter og styre-/revisjonsberetning for 2025, 2024 og 2023. Hvis fjorårsregnskap ikke ferdigstilt: foreløpig årsregnskap for fjoråret eller dokumentasjon på annen egnet måte. Kunden kan innhente kredittvurdering.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3.3
• God erfaring fra relevante og sammenlignbare leveranser siste 3 år.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 relevante/sammenlignbare oppdrag. Dokumenteres ved utfylling av malen for referansebeskrivelser (Vedlegg 4 – Referansebeskrivelser).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3.4
• Dokumentert og implementert miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsessystem. Ved sertifisering av offentlig sertifiseringsorgan (EMAS, Miljøfyrtårn, ISO 14001 el. annet anerkjent): kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3.4
• Skatteattest (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristen).

  Dokumentasjon: Norske: attest for skatt og mva via Altinn. Utenlandske: tilsvarende attester fra hjemland, eller erklæring signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig hvis attester ikke utstedes. Skatteattest også for støttende foretak.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.4

• Utfylt tilbudsskjema (Vedlegg 1 - Tilbudsskjema).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1.5
• Elektronisk utfylt ESPD som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (i KGV).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.2 og pkt. 7.1.5
• Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (jf. pkt. 6.3) for innstilt leverandør.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1.5 (samt pkt. 6.2)
• Dokumentasjon på skatteattest (jf. pkt. 6.4).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1.5
• Eventuelt utfylt Vedlegg 2 - Forpliktelseserklæring (ved støtte fra andre foretak).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1.5
• Eventuelt utfylt Vedlegg 3 – Avvik og forbehold (ved avvik).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1.5 og pkt. 7.1.5/7.1.5 (avvikshåndtering)
• Eventuelt utfylt Vedlegg 5 – Underleverandører (ved bruk av underleverandører).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1.5 og pkt. 7.1.4
• Dokumentasjon på oppfyllelse av tildelingskriterier: besvarelse i SSA-R Bilag 1 Vedlegg 2 (Evalueringskrav/E-krav) og besvarelse av miljøkrav (E-krav 5.1).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1.5 og pkt. 9.1 (Tildelingskriterier)
• Besvarelse av S-krav i Bilag 1 Vedlegg 2 – Leverandørens besvarelse (Bilag 1 Vedlegg 1 Kundens kravspesifikasjon).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1.5
• Tilbudet leveres i elektronisk format via KGV innen tilbudsfrist (tilbud som ikke leveres via KGV innen fristen avvises).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. Leveringsmåte

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

15.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtale med én leverandør; varighet 2 år med opsjon forlengelse 1+1 år (maks 4 år).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.2.3
• Digital betjeningsportal/webshop uten ekstra kostnad for Kunden, med rollebasert arbeidsflyt, sortimentsstyring, bestilling, statistikk/rapportering og service (S-krav 1.1).Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 krav 1.1
• EHF-løsning: Kundens eksisterende nettbutikk skal være primær bestillingskanal; støtte for EHF-katalog og EHF-ordre, ordre/ordrebekreftelse/fakturering via Peppol, bruk av elektroniske adresser (ELMA), og oppdatering av produkter/priser minimum ukentlig (S-krav 1.2).Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 krav 1.2
• Support-løsning: rutine for innmelding og oppfølging av saker, roller i servicesystem, knytning til kunde/kommune/enhet, status/historikk, dedikert kontaktpunkt, åpningstid og hvilke henvendelser som håndteres via portaler vs andre kanaler (E-krav 1.4).Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 krav 1.4
• Sortimentskrav: levere samtlige varer i omfanget; tilby produktkatalog for verifisering av sortiment innen kategorier i prisskjema (S-krav 2.1).Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 krav 2.1
• Løpende sortimentsoppdatering og tilgjengeliggjøring i betjeningsverktøy/webshop (E-krav 2.2).Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 krav 2.2
• Levering i driftsklar stand, inkludert alle forbruksdeler av ikke teknisk art (S-krav 3.1).Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 krav 3.1
• Maks leveringstid 2 uker fra bestilling, med unntak dersom leverandøren kan dokumentere forhold utenfor kontroll (S-krav 3.2).Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 krav 3.2
• System for leveransesikkerhet: høy leveringsgrad, håndtering av leveringsavvik (restordrer/forsinkelser), alternative/erstatningsprodukter, logistikk/distribusjon og overvåking av leveringspresisjon/kvalitet (E-krav 3.3).Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 krav 3.3
• Feilhåndtering/defekt- og mangelbehandling: rutiner for registrering og oppfølging, prosess for reklamasjoner/returer og garanterte responstider (E-krav 3.4).Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 krav 3.4
• Avtaleforvaltning: fast kontaktperson (KAM), modell for avtaleforvaltning/kundeoppfølging, regelmessige oppfølgingsmøter, håndtering av henvendelser/avvik/reklamasjoner og leveranserapporter/styringsdata (E-krav 4.1).Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 krav 4.1
• Klima- og miljøtiltak: besvarelse av levetid/kvalitet, miljømerkede produkter, transport/emballasje, samt retur/ombruk/gjenvinning (E-krav 5.1).Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 krav 5.1

• Konkurransegrunnlaget viser til SSA-R Bilag 1 med vedlegg og til bilag 5 prisskjema, men selve Bilag 1 Vedlegg 2 (leverandørens besvarelse-skjema) og Bilag 5 Vedlegg 1 (prisskjema) er ikke inkludert i den viste teksten, så detaljer om evalueringskrav og prisstruktur kan ikke utledes her.
• Konkrete kontraktuelle seriøsitets-/samfunnshensynskrav er henvist til «kontraktens» og SSA-R Bilag 1, men innholdet er ikke vist i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 (Krav 1.1) stilles det et «digitalt betjeningsportal / webshop» som skal styre hvilke produkter som gjøres tilgjengelig i Kundens eksisterende nettbutikk. Kan dere presisere hva som menes med at portalen «skal benyttes … ved bestillinger utenom EHF», og hvilke bestillingskanaler/ordretyper dette konkret gjelder i praksis (f.eks. e-post, manuell bestilling, telefon, faktura som ordregrunnlag), samt forventet flyt for å legge ordre fra portal til leveranse/fakturering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise riktig og levere riktig løsning må leverandøren forstå omfanget og prosessen for «bestillinger utenom EHF» som portalen skal håndtere.

   Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1, krav 1.1 (Betjeningsportal / webshop) og beskrivelsestekst om bestillinger utenom EHF.

2. I krav 1.2 (EHF – krav til elektronisk samhandling) står det at «Leverandøren skal benytte elektroniske adresser registrert i ELMA» og at oppdatering av produkter og priser skal skje minimum ukentlig. Hvilke konkrete ELMA-opplysninger skal leverandøren benytte (typisk GLN/EPID/Peppol-identifier), og finnes det allerede registrerte leverandøradresser/partiløsninger hos Indigo IKT som leverandøren skal kobles mot? Hvis ikke: Hvem gjør hva i etableringen (katalog/ordre/faktura-tilkobling), og hvilke tidsfrister gjelder fra kontraktsinngåelse til «live» drift?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjøring av integrasjonsforutsetninger og etableringsansvar er nødvendig for korrekt kalkyle av oppstartskostnader og risiko.

   Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1, krav 1.2 (EHF – krav til elektronisk samhandling).

3. I krav 1.3 bes det om rapporter «omsetning og volum per produkt». Kan dere presisere hva dere legger i «volum» (antall enheter, antall bestillingslinjer, omregnet til lager-/hyllevareenhet, eller annet), hvilke rapporteringsdimensjoner som forventes (f.eks. per kunde/kommune, per bestillingsperiode, per kategori/artikkelnummer), og om dere forventer eksport i et bestemt format (CSV/Excel/API) eller er skjermbaserte rapporter tilstrekkelig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringsgrunnlaget og leveringsomfanget av rapportering kan slå direkte ut på design og kostnivå, og må avklares før tilbud.

   Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1, krav 1.3 (Rapportering og statistikk).

4. I krav 1.4 (Support) bes det om en løsning for digital support med bl.a. rutine for innmelding/oppfølging, knytning til kunde/kommune/virksomhet/enhet og «garanterte responstider». Kan dere opplyse hvilke responstidsnivåer dere forventer (f.eks. 1 time/1 virkedag) og om dette gjelder alle sakstyper eller skille mellom sakskategorier (levering/produktfeil/reklamasjon/bestilling/teknisk integrasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkrete responstidsforventninger er det vanskelig å etablere riktig supportbemanning og prising uten å ta unødvendig risiko.

   Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1, krav 1.4 (Support).

5. I krav 2.1 stilles det at leverandøren skal kunne levere «samtlige varer som faller inn under rammeavtalens omfang» og levere en produktkatalog strukturert i henhold til kategoriene i Bilag 5 – Vedlegg 1 (prisskjema). Kan dere bekrefte om katalogen må inneholde leverandørens fulle sortiment innen hver kategori på tilbudstidspunktet (inkl. alle artikkelnummer som prises i prisskjemaet), eller om det er tilstrekkelig å angi hvilke produkter som er «tilgjengelige» nå og at øvrige kan fases inn i tråd med krav 2.2?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet kan tolkes ulikt (full katalog vs. gradvis tilgjengeliggjøring), og det påvirker både ressursbruk og risiko for avvik.

   Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1, krav 2.1 (Sortiment) og sammenheng med krav 2.2 (oppdatering løpende).

6. I krav 2.2 (oppdatere sortiment løpende) ber dere om beskrivelse av prosess for å ta inn nye produkter og fase ut utgåtte. Kan dere presisere hvilke minimumsforpliktelser dere forventer for «fasing ut» (f.eks. varselperiode før utgått status, håndtering av åpne ordrer, erstatningsprodukter) og hvilke interne beslutninger dere som kunde/oppdragsgiver tar (f.eks. godkjenning av nye produkter i sortimentet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig og redusere risiko for leveranse-/sortimentskonflikter må det avklares hvor rigid «utgått» og endringer i sortimentet skal håndteres.

   Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1, krav 2.2 (Sortiment – oppdatering løpende).

7. I krav 3.2 stilles det «maksimalt 2 uker regnet fra bestillingstidspunktet» med unntak dersom lengre leveringstid skyldes forhold utenfor leverandørens kontroll. Kan dere beskrive hva dere anser som «forhold utenfor leverandørens kontroll» i denne konkurransen (typiske eksempler), og hvordan leverandøren skal dokumentere dette for å unngå brudd på kravet (hvilken dokumentasjon forventes, og hvem vurderer/aksepterer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid er et S-krav; definisjon av force majeure/dispensasjoner og dokumentasjonskrav er avgjørende for leverandørens risikobilde.

   Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1, krav 3.2 (Leveringstid).

8. I krav 4.1 (statusmøter og forvaltning) står det at ordningen er «inkludert i tilbudt pris», men det er ikke angitt frekvens eller varighet. Kan dere opplyse forventet mønster: antall status-/oppfølgingsmøter per år, forventet varighet, om møtene kan avholdes digitalt, og om dere forventer fast fastsatt møtestruktur (agenda/mal) eller minimumsrapporter som skal leveres i forkant?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kostnadene ved avtaleforvaltning avhenger av møtehyppighet og leveranser, og må være kjent for å gi riktig pris.

   Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1, krav 4.1 (Statusmøter og forvaltning).

9. Tildelingskriteriet «Kvalitet» (30 %) viser til «Evalueringskrav-krav (E-krav)» i SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1, og at besvarelsen skal inntas i Bilag 1 Vedlegg 2 (Leverandørens besvarelse). Kan dere bekrefte hvilke konkrete E-krav som inngår i «Kvalitet» (nummerliste), og hvordan scoring gjøres praktisk (f.eks. om alle E-krav vektlegges likt, og om eventuelle delkrav gir egne poeng)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingsmodellen påvirker hvordan leverandøren prioriterer og strukturerer besvarelsen; leverandøren trenger presisering av hvilke punkter som faktisk evalueres og hvordan.

   Kilde: Konkurransegrunnlagets punkt om tildelingskriterier (Kvalitet 30 %), samt henvisning til SSA-R Bilag 1 Bilag 1 Vedlegg 1 og Leverandørens besvarelse.

10. Tildelingskriteriet «Klima- og miljøhensyn» (30 %) viser til «Evalueringskrav 5.1» i SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1. Kan dere presisere hvordan dere vurderer svarene på deltemaene 1–4 (levetid/kvalitet, miljømerkede produkter, transport/emballasje, retur/gjenvinning) opp mot hverandre, og om dere ønsker at dere oppgir konkrete dokumenterbare tall/andel (f.eks. prosentandel miljømerkede produkter, antall/andel returstrømmer) eller om kvalitativ beskrivelse uten kvantifisering er tilstrekkelig?

    Hvorfor det er verdt å spørre: For å optimalisere besvarelsen og unngå å bruke tid på irrelevante detaljer, bør leverandøren forstå hva som gir uttelling i miljøkriteriet.

    Kilde: Konkurransegrunnlagets tildelingskriterier (Klima- og miljøhensyn 30 %) og SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1, krav 5.1 (Miljøkrav).