Leasing av biler til Nordre Follo kommune

Nordre Follo kommune skal inngå tjenestekontrakt om operasjonell leasing av ca. 220 hel-elektriske biler. Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling (FOA Del III) med kvalifiseringsfase og plan om å invitere opptil 3 leverandører. Oppdragsgiver kan likevel tildele uten forhandling basert på innledende tilbud. Kontraktsvarighet er minst 4 år, med årlig forlengelse basert på best samfunnsøkonomi. Det vektlegges pris/kostnad (60%), samt kvalitet/servicegrad og miljø/tillegg (40%) der miljø er ivaretatt gjennom krav om 100% utslippsfrie kjøretøy.

• Leverandøren skal være lovlig etablert foretak. Norske selskaper: firmaattest fra Brønnøysundregistrene. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i relevant foretaks-/fag-/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norsk) eller registreringsdokumentasjon (utenlandsk). Angis som del av ESPD-opplysninger / dokumentasjonsbevis ved behov.

  Kilde: Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav / Suitability – Enrolment in a trade register
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet. Krav om konkursrating tilsvarende B (moderat konkursrisiko) fra Proff Forvalt (Proff AS) eller bedre.

  Dokumentasjon: Ingen dokumentasjon kreves normalt; oppdragsgiver bruker Proff Forvalt. Ved støtte på morselskap: morselskapsgaranti. Ved manglende konkursrating (nyetablerte): annen egnet dokumentasjon som f.eks. årsregnskap/utdrag, bankerklæringer, ansvarsforsikringsbevis (ref. FOA § 16-4).

  Kilde: Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav – Economic and financial standing / Konkursrating Proff Forvalt
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag: leasing av kjøretøy til det offentlige av tilsvarende kommunal størrelse. Oppdrag i løpet av de siste 3 årene.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag, med kort beskrivelse, oppgavens verdi, tidspunkt og mottaker; leverandør skal dokumentere relevans.

  Kilde: Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav – Technical and professional ability
• Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem tilpasset leveransen.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring; alternativt kopi av gyldig sertifikat hvis ISO 9001 eller annen relevant kvalitetssikringssertifisering.

  Kilde: Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav – Technical facilities and measures for ensuring quality
• Leverandøren skal ha et miljøsikringssystem tilpasset leveransen.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for eksisterende rutiner; alternativt kopi av gyldig sertifikat hvis ISO 14001 eller annen relevant miljøsertifisering.

  Kilde: Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav – Environmental management measures
• Ved støtte på kapasitet fra andre virksomheter (inkl. underleverandører): separate ESPD for hver virksomhet og dokumentasjon på at leverandøren råder over nødvendige ressurser (forpliktelseserklæring). Ved støtte på økonomisk/finansiell kapasitet: solidarisk ansvar for utførelsen, dokumentert med forpliktelseserklæring.

  Dokumentasjon: Separate ESPD + forpliktelseserklæring; ved økonomi/finans: dokumentasjon på solidarisk ansvar.

  Kilde: Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav – ESPD og støtte på kapasitet

• Fylle ut og levere elektronisk egenerklæringsskjema (ESPD) for å kunne bli invitert til å levere tilbud.Kilde: Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav
• Leverandør som støtter seg på kapasitet til andre virksomheter skal levere separate ESPD og dokumentere rådighet over ressursene (forpliktelseserklæring).Kilde: Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav
• Ved eventuelle kvalifikasjonsdokumentasjonsbevis: oppdragsgiver kan be om/innhente dokumentasjon på oppfyllelse på et hvilket som helst tidspunkt dersom nødvendig for riktig gjennomføring av konkurransen.Kilde: Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav
• Alle dokumenter som hører til besvarelsen av kravspesifikasjonen skal være innlevert ved tilbudsfrist.Kilde: Pkt. 7 KRAV (kravspesifikasjon)
• Tilbud skal leveres elektronisk og med elektronisk signatur ved levering. Siste leverte tilbud før frist utløper regnes som endelig.Kilde: Pkt. 9.1 Innlevering av tilbud

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Tjenestekontrakt med én leverandør. Varighet minst 4 år, deretter årlig forlengelse basert på hva som gir best samfunnsøkonomi.Kilde: Pkt. 3.1 Kontrakt
• Påslag i prosent på NIBOR 3-måneders rente prises i prisskjema og skal være fast for alle bilgrupper og fast gjennom hele avtaleperioden.Kilde: Pkt. 3.1 Kontrakt
• Leasingrente justeres kvartalsvis basert på gjeldende 3-måneders NIBOR med avtalt margin; endringer i leasingpris pr måned skal kun baseres på endringer i referanserenten (uendret påslag).Kilde: Pkt. 3.1 Kontrakt
• Elektronisk signering i Mercell; leverandør er ansvarlig for at kontrakten signeres av person med fullmakt.Kilde: Pkt. 3.1 Kontrakt
• Skatteattest: valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (gjelder kun norsk leverandør). Ikke eldre enn 6 måneder regnet fra frist for å levere forespørsel om å delta eller tilbudsforespørsel (jf. teksten).Kilde: Pkt. 3.2 Skatteattest
• Oppdragsgiver skal til enhver tid ha fullmakt fra leverandør og underleverandør(er) til ubegrenset innhenting av opplysninger om skatte- og avgiftsforhold (fullmakt vedlagt kontrakten). Manglende fullmakt anses som vesentlig mislighold og kan gi heving.Kilde: Pkt. 3.3 Oppdragsgivers rett til å innhente opplysninger
• Begrensning i leverandørkjede: leverandøren kan ikke ha flere enn to ledd underleverandører i kjede uten oppdragsgivers skriftlige samtykke.Kilde: Pkt. 3.4 Begrenset antall ledd i leverandørkjeden
• Miljø: klima- og miljøhensyn ivaretas gjennom krav i kravspesifikasjonen om 100% utslippsfrie kjøretøy (miljøkrav i stedet for tildelingskriterium).Kilde: Pkt. 4 MILJØ

• Dokumentteksten mangler konkrete tall/opplysninger i flere steder (f.eks. “Frist for å stille spørsmål til kvalifiseringsprosessen” har ikke tydelig dato i utdraget, og “Suitability”-delen inneholder ufullstendig tekst ved ‘Minimum level(s) ... Mi i ...’).
• Kravspesifikasjonen (vedlegg) som skal angi detaljer om bilkrav/100% utslippsfrie kjøretøy og øvrige ytelseskrav er ikke inkludert i utdraget, så konkrete operasjonelle krav utover overordnet beskrivelse kan ikke trekkes ut.
• Kontrakts-/misligholdsdetaljer utover de som er nevnt (fullmakt til innhenting, leverandørkjedebestemmelser) finnes ikke i utdraget.
• “Dokumentasjonskrav” i tildelingskriteriene er delvis ufullstendig i teksten (f.eks. ‘f ...’ under pris/ kostnad).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I punkt 1.4 «Viktige datoer» står det «Frist for å stille spørsmål til kvalifiseringsprosessen kan stille spørsmål frem til kvalifiseringsfristen», men dato/tidspunkt er ikke angitt i utdraget. Kan dere bekrefte eksakt frist (dato og klokkeslett) for spørsmål i kvalifiseringsfasen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må sikre riktig innleveringsplan og rekkevidde for å få avklart forhold før vi utformer kvalifiserings- og tilbudsgrunnlag.

   Kilde: 1.4 Viktige datoer

2. I punkt 3.1 «Kontrakt» fremgår det at «Tilbyders påslag i prosent Nibor 3 måneders rente» skal prises i pris skjemaet og være fast i hele avtaleperioden, og at leasingrenten justeres kvartalsvis. Kan dere presisere hvordan leverandøren skal beregne og prise dette i praksis i pris-/kostnadsgrunnlaget: skal påslaget være et prosenttall per bil per bilgruppe, og hvordan skal rentejusteringseffekten føres i prisskjemaet (fast månedlig leasingpris vs. variabel rente-komponent)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig prising krever presis modell for hvordan fast påslag og kvartalsvis NIBOR-endring slår ut i tilbudets pris og i etterfølgende fakturering/justeringer.

   Kilde: 3.1 Kontrakt

3. I punkt 3.1 «Kontrakt» står det at «Varighet er minst 4 år» og at «deretter vil årlig forlengelse være basert på hva som gir best samfunns økonomi». Kan dere beskrive hvordan forlengelse «basert på best samfunns økonomi» besluttes (kriterier/prosess) og om leverandøren er forpliktet til å levere på samme vilkår ved forlengelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige forlengelsesmekanismer kan påvirke risiko, kalkyle og prissetting av totalavtalen.

   Kilde: 3.1 Kontrakt

4. I punkt 3.4 «Begrenset antall ledd i leverandørkjeden» står det at leverandøren ikke kan ha mer enn to ledd underleverandører i kjede under seg uten skriftlig samtykke. Kan dere utdype hvordan «ledd» telles i tilfeller der vi benytter underleverandører for henting/levering, bilrelaterte tjenester (verksted/datakobling/administrasjon) og/eller finansieringsledd (f.eks. morselskap eller finansieringspartner)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må sikre at valgt leverandør-/underleverandørstruktur er innenfor kontraktskravet og unngå avvik som kan gi samtykkekrav eller risiko for mislighold.

   Kilde: 3.4 Begrenset antall ledd i leverandørkjeden

5. I punkt 4 «Miljø» oppgis krav om 100 % utslippsfrie kjøretøy, men kravene i «Kravspesifikasjonen (Kravspesifikasjon_operasjonell_leasing_100826.pdf)» er ikke inkludert i utdraget. Kan dere bekrefte hvilke konkrete miljø-/tekniske forutsetninger som ligger i kravspesifikasjonen (for eksempel type drivlinje, lade-/infrastrukturkrav, krav til rekkevidde, CO2/LCA-krav der relevant) og hvordan disse påvirker prisingen per bilgruppe/volum?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten å forstå bil- og miljøkravene kan vi ikke prise riktig total kostnad og risiko for oppfyllelse av tildelings-/kravsdelen.

   Kilde: 4 MILJØ (henviser til vedlagt kravspesifikasjon)

6. I punkt 6 «Utvelgelseskriterier kvalifisering» står det at «Relevant organisasjon og kapasitet» skal dokumenteres i et Word-dokument på 1 side (kun første side vil bli vurdert). Kan dere presisere hva dere forventer at denne ene siden inneholder for å bli evaluert (f.eks. bemanningsplan for flåtestyring, kundeservice/beredskap, rapportering, systemer/IT, rutiner for feilretting/utskifting), og om det skal deles inn per bilgruppe/fagområde?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kapasitetsdokumentasjon er evalueringskritisk og må treffe presise forventninger for å gi best mulige score i utvelgelsen.

   Kilde: 6 UTVELGELSEKRITERIER KVALIFISERING

7. I punkt 7 «Krav» står det at alle dokumenter som hører til besvarelsen av kravspesifikasjonen skal være innlevert ved tilbudsfrist, og at unntak ved eventuelle dokumenter «skal komme tydelig fram i kravspesifikasjonen». Kan dere bekrefte hvilke konkrete dokumentasjoner/vedlegg dere forventer at vi leverer sammen med tilbudet (liste over dokumenter), og hvilke eventuelle elementer som kan ettersendes dersom kravspesifikasjonen åpner for det?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvisning/avsjekking trenger vi full oversikt over hva som faktisk må innleveres innen frist.

   Kilde: 7 KRAV

8. I punkt 8 «Tildelingskriterier» fremgår det at kvalitet vurderes på «innhold i leasing konsept, geografisk nærhet på uttak av biler og kvalitet på tilleggstjenester» og at vi skal svare kort, maks 3 sider Word-dokument. Kan dere presisere hvordan dere vil måle «geografisk nærhet» (f.eks. avstand/uttakssteder innen bestemte kommuner eller tidsmål for tilgjengelighet) og hva som er minstekrav vs. konkurransefortrinn i tilleggstjenestene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evalueringslogikk kan gi feil prioritering i innhold og risiko for lav score.

   Kilde: 8 TILDELINGSKRITERIER

9. I punkt 8.1 «Evalueringsmetode» står det at beste tilbud innen hvert kriterium får 10, og at poengene gjenspeiler relevante forskjeller nedover. Kan dere bekrefte om pris/kostnad (60 %) evalueres etter laveste totale pris (sum av leasingkost) og om det er knyttet til konkrete pris-/volumlinjer i prisskjemaet (f.eks. ulike bilgrupper/antall), eller om det er andre beregningsmodeller?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må forstå hvilken prisvariant som faktisk evalueres for å kunne optimalisere og gi riktig tilbud i prisskjemaet.

   Kilde: 8 TILDELINGSKRITERIER og 8.1 Evalueringsmetode