Rammeavtale - tekniske sikringstjenester

Trondheim kommune (Trondheim eiendom) inviterer til åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for tekniske sikringstjenester (service, løpende arbeider, vedlikehold/innstallasjon og evt. utrykningstjenester) knyttet til adgangskontroll og innbruddsalarm ved formålsbygg i Trondheim. Rammeavtale i 2 år fra 01.01.2027 med ensidig opsjon for oppdragsgiver til forlengelse 1+1 år, samt adgang til kortere forlengelse. Estimert verdi 20 mill. kr eks. mva/år (samlet 90 mill. kr) og maksimal verdi 100 mill. kr eks. mva. Konkurransen gjennomføres i Mercell (DOFFIN/meddelelser).

• Leverandøren må ha godkjent ekomnettautorisasjon (ENA).

  Dokumentasjon: Oppgis under kvalifikasjonsmatrisen (Suitability): minimumskrav, samt at ESPD fylles ut og dokumentasjonsbevis kan kreves før kontrakt.

  Kilde: Del I, punkt 4.1 Kvalifikasjonsmatrise – Enrolment in a relevant professional register
• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i staten den er etablert.

  Dokumentasjon: Norske firma: Firmaattest. Utenlandske firma: attest på registrering i relevant register.

  Kilde: Del I, punkt 4.1 Kvalifikasjonsmatrise – Enrolment in a trade register
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet: årlig minimumsomsetning innen området kontrakten gjelder som overstiger 2 ganger anslått kontraktsverdi.

  Dokumentasjon: Virksomhetens årsregnskap for de siste 2 regnskapsår (styrets årsberetning, resultatregnskap, balanse, noter, revisjonsberetning).

  Kilde: Del I, punkt 4.1 Kvalifikasjonsmatrise – General yearly turnover
• Leverandøren skal ha rating minimum A eller tilsvarende.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering/rating ikke eldre enn 3 måneder basert på siste kjente regnskapstall; utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Eventuelt alternativ dokumentasjon ved saklig grunn (f.eks. erklæring fra finansinstitusjon om selvskyldnerkausjon).

  Kilde: Del I, punkt 4.1 Kvalifikasjonsmatrise – Other economic or financial requirements
• Leverandøren skal ha erfaring fra oppdrag av tilsvarende art, størrelse/omfang og vanskelighetsgrad (referanser).

  Dokumentasjon: 1) Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 år. Må inkludere: omfang, verdi, tidspunkt, kontraktspart (navn, telefon, e-post). Leverandøren har ansvar for relevans. Oppdragsgiver kan kontakte referanser.

  Kilde: Del I, punkt 4.1 Kvalifikasjonsmatrise – For service contracts: performance of services
• Leverandøren skal ha teknisk kapasitet til alarmstasjonstjeneste og utrykning.

  Dokumentasjon: Oppgis som minimumskrav (teknikere/tekniske organer for kvalitet/utførelse) i kvalifikasjonsmatrisen; nærmere dokumentasjon ikke spesifisert i teksten utover krav om ESPD og at dokumentasjonsbevis kan kreves.

  Kilde: Del I, punkt 4.1 Kvalifikasjonsmatrise – Technicians or technical bodies for quality control
• Leverandøren skal gi oversikt over eventuell andel av kontrakten som settes bort til underleverandører.

  Dokumentasjon: Oversikt/matrise som viser hvor stor andel av kontrakten som settes bort til underleverandører (andel/prosent). Separate ESPD for underleverandører ved bruk av deres kapasitet.

  Kilde: Del I, punkt 4.1 Kvalifikasjonsmatrise – Subcontracting proportion
• Leverandøren skal ha kvalitetssystem tilpasset kontraktens innhold.

  Dokumentasjon: Attest for kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer (f.eks. ISO 9001:2002) eller annen tilsvarende dokumentasjon. Skal minimum fremlegge overordnet beskrivelse av systemets innhold, inkl. kontrollplaner og sjekklister relevante for kontrakten.

  Kilde: Del I, punkt 4.1 Kvalifikasjonsmatrise – Quality assurance schemes
• Leverandøren skal ha prosedyrer for å utføre oppdraget på en miljømessig forsvarlig måte.

  Dokumentasjon: Attester/sertifikater fra uavhengige organer (f.eks. EMAS, ISO 14001, eller annen relevant standard fra akkrediterte organer) eller annen dokumentasjon som viser at leverandøren har slike prosedyrer. Oppgis også vedlegg 9 «miljøerklæring» som kan benyttes.

  Kilde: Del I, punkt 4.1 Kvalifikasjonsmatrise – Certificates by independent bodies about environmental management systems

• Signert tilbudsbrev. Avvik skal fremgå presist/entydig med henvisning til hvor i tilbudet avviket framkommer (sidetall og punktnummer).Kilde: Del I, punkt 5.4 Ønsket presentasjonform (Vedlegg 1.1 Tilbudsbrev)
• ESPD (egen­erklæring) fylles ut i Mercell for både hovedleverandør og underleverandør.Kilde: Del I, punkt 3.1 Generelt om ESPD; punkt 5.4 Ønsket presentasjonform
• Prisskjema: utfylt prisskjema (totalpris, produkt-/tjeneste-/timepriser, opsjon).Kilde: Del I, punkt 5.4 Ønsket presentasjonform (Del II – A1 prisskjema); samt tildelingskriterier i punkt 6.1
• CV for tilbudt nøkkelpersonell (prosjektleder og 4 serviceteknikere/montører, minimum 2 med kompetansebevis på FG-202:4). CV skal inneholde relevant utdanning/kompetanse/erfaring og inntil 3 relevante referanseprosjekter siste 3 år (med angitte opplysninger). Maks 2 A4-sider per ressurs.Kilde: Del I, punkt 5.4 Ønsket presentasjonform (Dokumentasjon til tildelingskriterium kompetanse); punkt 6.1 Tildelingskriterier
• Redegjørelse for gjennomføring og kapasitet (bemanning, fremdrift og organisering) – skal inkludere samhandling mellom alarmmottak, utrykningsvaktlag og serviceteknikere; utrykningsapparat/rutine; helpdesk for TK; håndtering/kvalitetssikring av installasjonsoppdrag på nye prosjekter. Maks 3 A4-sider; overskytende evalueres ikke.Kilde: Del I, punkt 5.4 Ønsket presentasjonform (Dokumentasjon til tildelingskriterium gjennomføring); punkt 6.1 Tildelingskriterier
• Sladdet utgave av tilbudet (forretningshemmeligheter), levert i tråd med FOA § 7-4.Kilde: Del I, punkt 2.4 Offentlighet; punkt 5.4 Ønsket presentasjonform
• SKAV-fullmakt (oppgis som vedlegg/innleveringselement).Kilde: Del I, punkt 5.4 Ønsket presentasjonform
• Egenerklæring/egenrapport om seriøsitet; oversikt over kontraktsmedhjelpere; taushetsbelagte opplysninger/egenerklæring om bortfall av taushetsplikt; evt. forpliktelseserklæring; evt. miljøerklæring; taushetserklæring (liste over innleverte dokumenter i punkt 5.4).Kilde: Del I, punkt 5.4 Ønsket presentasjonform

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

18.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Oppstart av arbeid først når kontrakt er signert og påkrevde skjemaer/dokumenter er oversendt oppdragsgiver.Kilde: Del I, punkt 1.6.1 Kontraktsperiode
• Kontraktsperiode: 2 år fra 01.01.2027 med ensidig opsjon for oppdragsgiver til forlengelse 1+1 år på samme vilkår; kan også forlenge kortere enn 1 år.Kilde: Del I, punkt 1.6.1 Kontraktsperiode
• Kontraktsbestemmelser: NS 8407 for innstallasjonsarbeid (vedlagt kontraktsformular) og Trondheim kommunes spesielle kontraktsbestemmelser. Fortjenesteleveranser, AIK-2017 nevnes.Kilde: Del I, punkt 1.6.2 Kontraktsbestemmelser
• Fullmakt til oppdragsgiver til å innhente opplysninger om skatte- og avgiftsforhold m.m.; fullmakten gjelder fra signering og i fire år. Manglende fullmakt fra leverandør/underleverandør er vesentlig forbehold som kan medføre avvisning.Kilde: Del I, punkt 1.6.3 Oppdragsgivers rett til å innhente opplysninger
• Ved brudd på konkurranseloven §§ 10 eller 11 (eller tilsvarende), kan oppdragsgiver avvise leverandør eller underleverandør.Kilde: Del I, punkt 1.6.4 Brudd på konkurranselovgivningen
• Evaluering av kontraktsoppdrag/entreprenør- og konsulentkontrakter: evalueringsskjema skal benyttes; evalueringen kan brukes som referanse ved tildeling av fremtidige oppdrag.Kilde: Del I, punkt 1.6.5 Evaluering av kontraktsoppdragene

• Detaljnivå for «kvalifikasjonsmatrise» utover overskriftene er delvis uklar/ufullstendig i teksten (f.eks. «minimum level(s)» der dokumentasjonskrav ikke er eksplisitt uttrykt for enkelte punkter, og deler av ESPD/avvisningsgrunner er delvis gjengitt som generisk EØS-tekst).
• Krav til klima-/miljø og nullutslipp/avfallsrutiner er beskrevet i punkt 2.7, men framstår ikke som fullstendige kontraktskrav med dokumentasjonsform i den vedlagte teksten (hva som faktisk blir kontraktsfestet i DEL II er ikke inkludert her).
• Kravspesifikasjon for tekniske sikringstjenester og konkrete kontrakts-/utførelseskrav utover generelle kontraktsvilkår og evalueringsbestemmelser finnes ikke i den viste teksten (henvisning til DEL II og kravpunkter som ikke er inkludert).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken del av konkurransegrunnlaget (DEL II/kravpunkter) som inneholder de konkrete tekniske sikringskravene og utførelseskravene for rammeavtalens kontraktsoppdrag, herunder krav til alarmstasjonstjeneste, utrykning og eventuelle responstider?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå nøyaktig operasjonelle/tekniske krav for å kunne prise riktig og levere kompetanse/organisering som treffer evalueringen.

   Kilde: DEL I punkt 4.1 (Kvalifikasjonsmatrise – alarmstasjonstjeneste og utrykning), punkt 6.1/6.2 (kompetanse og gjennomføringsplan) samt henvisning til DEL II i DEL I.

2. I tildelingskriteriet «Totalpris 70%» står det at oppdragsgiver vil anta en prisenhet som «inkludert i tilbudssummen» dersom leverandør har unnlatt å prise en prisenhet. Kan oppdragsgiver presisere hvilke konkrete prisskjema-/prisenheter dette gjelder for (liste i DEL II prisskjema), og hvordan slik «antatt inkludering» påvirker evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklarte «ikke priste» rader/enheter kan gi feil forutsetninger og uønsket økonomisk risiko i evalueringen.

   Kilde: DEL I punkt 6.1 (Tildelingskriterium pris – totalpris 70% og konsekvens av å unnlate å prise prisenhet; jf. punkt 2.1 prisskjema i DEL II).

3. Kan oppdragsgiver forklare hvordan opsjoner og prisøkning er innarbeidet i «totalpris» som evalueres (hvilke opsjonselementer prises, og med hvilke forutsetninger/indeks/justeringsmekanisme)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rammeavtaler har ofte komplekse pris- og opsjonsregimer; leverandøren må vite hva som inngår i evaluert pris for å kalkulere riktig.

   Kilde: DEL I punkt 1.3 (estimat/opsjoner og prisøkning), punkt 6.1 (totalpris og opsjonspris i prisskjema).

4. I kvalifikasjonsmatrisen punkt «Enrolment in a relevant professional register» står det krav om godkjent Ekomnettautorisasjon (ENA). Kan oppdragsgiver bekrefte om kravet gjelder leverandøren som juridisk enhet, underleverandør, eller begge, og om ENA må dokumenteres ved tilbudsinnlevering eller kun før kontraktsinngåelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjøring av hvem som må ha ENA og når dokumentasjon må foreligge påvirker oppbygging av tilbud (hovedleverandør/underleverandør) og risiko for avvisning.

   Kilde: DEL I punkt 4.1 (Kvalifikasjonsmatrise – Ekomnettautorisasjon (ENA) under Suitability).

5. Kravet om «kvalitetssystem tilpasset kontraktens innhold» (ISO 9001 e.l.) beskrives som aksept av «annen dokumentasjon» dersom attest ikke kan fås innen fristen. Kan oppdragsgiver konkretisere hvilken type dokumentasjon som aksepteres (f.eks. utkast/prosedyreliste/sertifikat under behandling), og om dette må vedlegges i tilbudet for evaluering/unngå avvisning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dersom sertifikat ikke er tilgjengelig, må leverandøren vite nøyaktig hva som må leveres for å oppfylle kvalifikasjonskravet og ikke bli avvist.

   Kilde: DEL I punkt 4.1 (Kvalifikasjonsmatrise – Quality assurance schemes and environmental management standards, kvalitetssystem).

6. I kvalifikasjonsmatrisen «Teknikere/tekniske organ for kvalitetskontroll» står det at leverandøren må ha alarmstasjonstjeneste og utrykning. Kan oppdragsgiver presisere om dette må være egen virksomhet (egne ressurser/egen alarmstasjon) eller om det kan leveres via underleverandør/partnerskap, og hvilke dokumentasjonsbevis som kreves for å vise dette?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå om kapasitet kan støttes av underleverandør og hvilken dokumentasjon som kreves for kvalifikasjonsoppfyllelse.

   Kilde: DEL I punkt 4.1 (Kvalifikasjonsmatrise – «Technicians or technical bodies for quality control» – alarmstasjonstjeneste og utrykning).

7. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan «miljøkrav/klima og nullutslipp og avfallsrutiner» blir kontraktsfestet og dokumentert i denne konkurransen (hva blir konkrete kontraktskrav, og hvilket dokumentasjonsgrunnlag kreves ved oppstart/underveis)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: DEL I omtaler klima/miljøkrav og rutiner, men leverandøren må vite hva som faktisk er kontraktskrav og hvordan oppfyllelse skal dokumenteres for å prise korrekt og unngå kontraktsbrudd.

   Kilde: DEL I punkt 2.7 (Klima og miljøhensyn – nullutslipp og avfallsortering/gjenbruk), samt henvisning til at kontraktsbestemmelser ligger i DEL II.

8. Hvordan skal CV-ene for nøkkelpersonell dokumentere «relevante produsentsertifiseringer for de spesifikke systemene som skal installeres» – må leverandøren navngi konkrete systemprodusenter/moduler, og er det tilstrekkelig med sertifikatnummer/gyldighetsperiode eller må det også beskrives opplæring/omfang?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å treffe kompetanse-evalueringen må leverandøren forstå hvilket detaljnivå av sertifikatdokumentasjon som vektlegges og hvordan den bør beskrives i CVene.

   Kilde: DEL I punkt 6.1 (Kompetanse 10% – CV-krav og uttelling for gyldige og relevante produsentsertifiseringer).

9. I gjennomføringsplanen (tildelingskriteriet «Gjennomføring og kapasitet» 20%) står det at leverandøren skal beskrive samhandling mellom alarmmottak, utrykningsvektere og serviceteknikere, samt helpdesk for TK og rutine for utrykning jf. krav 2.4. Kan oppdragsgiver utdype hva «krav 2.4» viser til i dette konkurransegrunnlaget (og/eller gi konkret liste over forventede elementer i rutine for utrykning) slik at redegjørelsen kan gis på riktig detaljeringsnivå?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdyping av henvisning gir leverandøren mulighet til å skrive en gjennomføringsplan som faktisk matcher de evaluerbare forventningene og reduserer risiko for feil fokus.

   Kilde: DEL I punkt 6.1 (Gjennomføring og kapasitet 20% – gjennomføringsplan; henvisning til «jf. krav 2.4»), samt eventuell kravspesifikasjon i DEL II.