Biladministrasjon Vestby kommune

Konkurransegrunnlag for anskaffelse etter FOA del I. Formål er å inngå kontrakt om kjøp av biladministrasjon for Vestby kommune. Det gis ikke adgang til deltilbud. Prosessen gjennomføres i KGV, og kommunikasjon skal skje der. Oppdragsgiver planlegger i utgangspunktet tildeling uten dialog utover mindre avklaringer/korrigeringer, men forhandling kan gjennomføres ved behov. Tildeling skjer på beste forhold mellom kvalitet og pris (kvalitet i kravspesifikasjonens evalueringskriterier og pris fra ferdig utfylt prisskjema).

• Registrering i foretaksregister eller handelsregister (medlemsstat hvor leverandøren er etablert).

  Dokumentasjon: Opplyses/angis i kvalifikasjonsdelen; nærmere dokumentasjon ikke spesifisert i teksten (punkt om registrering i register).

  Kilde: Pkt. 3 Kvalifikasjonskrav (A: Egnethet) / «Registrert i handelsregister eller foretaksregister»
• Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Krav: kredittrating minimum B ("Moderat risiko") fra Proff Forvalt. Norske leverandører registrert i Proff Forvalt skal ikke sende inn dokumentasjon. Oppdragsgiver kan kreve/innhente ytterligere opplysninger. Ved støtte på morselskap: morselskapsgaranti. Alternativt kan annen egnet dokumentasjon fremlegges ved saklig grunn (f.eks. nystartet bedrift/enkeltpersonforetak).

  Kilde: Pkt. 3 Kvalifikasjonskrav (B: Økonomisk og finansiell kapasitet)

• Tilbudet skal leveres i sin helhet i oppdragsgivers KGV innen tilbudsfristen og i henhold til det elektroniske systemets utforming.Kilde: Pkt. 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming / 5 (Tilbudets utforming)
• Fyll ut kravspesifikasjonen.Kilde: Pkt. 5.1 Tilbudets utforming
• Fyll ut prisskjema (grønne celler fylles ut av leverandør).Kilde: Pkt. 5.1 Tilbudets utforming
• Krav til signering: elektronisk signatur anbefales for autentisering ved innlevering.Kilde: Pkt. 5.2 Elektronisk signatur
• Vinner av konkurransen må levere skatteattest.Kilde: Pkt. 5.1 Tilbudets utforming («Leverandøren som vinner konkurransen må levere skatteattest»)
• Kommunikasjon/spørsmål og svar skal skje i oppdragsgivers KGV.Kilde: Pkt. 1.1 Oppdragsgiver

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

04.09.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontrakten reguleres av kontraktsvilkårene i SLA og bilagssamling (vedlagt).Kilde: Pkt. 1.3 Kontraktsvilkår
• Vilkår knyttet til skatteattest: valgte leverandør leverer på forespørsel skatteattest for merverdiavgift og skatt (kun dersom leverandøren er norsk). Ikke eldre enn 6 måneder fra frist for å levere forespørsel/tilbud etter oppgitt formulering.Kilde: Pkt. 2.1.1 Skatteattest
• Leveransen/oppdraget er planlagt levert i uke 41 (tidfestet i tidsplan).Kilde: Pkt. 1.5 Viktige datoer og tidsfrister / «Leveranse: Uke 41»

• Kravspesifikasjonens konkrete evalueringskriterier (E) og eventuelle kvalitative underkriterier er ikke gjengitt i teksten, kun at de finnes i kravspesifikasjonen.
• Det er ikke oppgitt eksakte vekter for tildelingskriteriene (kvalitet/pris).
• Dokumentasjonskrav for register/egnethet er ikke nærmere spesifisert utover at leverandøren skal være registrert; type dokument/innsending er ikke angitt i teksten.
• Tilleggsopplysninger/avklaringer: fremgangsmåte for hvordan dialog gis er beskrevet generelt, men ingen detaljer om format/frist utover spørsmål til konkurransegrunnlaget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kravspesifikasjonen inneholder evalueringskriterier (E) for «Kvalitet», men disse er ikke gjengitt i konkurransegrunnlaget. Kan oppdragsgiver dele/tydeliggjøre de konkrete evalueringskriteriene (E) og eventuelle underkriterier slik at leverandøren kan prise og utforme tilbudet riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som evalueres for kvalitet for å gi riktig tilbud og dokumentasjon.

   Kilde: 4 TILDELINGSKRITERIER (Kvalitet – «Evalueringskriteriene (E) i kravspesifikasjonen…»)

2. Hvordan vil oppdragsgiver praktisk evaluere «Kvalitet» opp mot «Pris» i tildelingen (beste forhold kvalitet/pris)? Kan oppdragsgiver bekrefte om det finnes vekter eller en konkret evalueringsmodell (f.eks. poengskala, terskler, forholdstall) for å kombinere kvalitet og pris?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare tildelingsmekanismer kan gi feil beregning av prissetting og prioritering av leveranseelementer.

   Kilde: 4 TILDELINGSKRITERIER (beste forhold mellom kvalitet og pris; «Kvalitet» og «Pris»)

3. Prisskjema skal fylles ut, og evaluering baseres på «evalueringpris i prisskjema». Kan oppdragsgiver beskrive hvilke pris-/kostnadselementer som inngår i evalueringprisen (f.eks. faste måneds-/timepriser, enhetspriser, oppstarts-/administrasjonskostnader, reguleringer, eventuelle opsjoner) og om det benyttes bestemte volumanslag i evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite evalueringsgrunnlaget for å prise riktig og unngå at tilbudet blir sammenlignet på feil forutsetninger.

   Kilde: 4 TILDELINGSKRITERIER (Pris – «Ferdig utfylt prisskjema»; «Evalueringpris i prisskjema»)

4. I konkurransegrunnlaget fremgår krav om kredittrating minimum B – Moderat risiko fra Proff Forvalt. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken kredittinformasjon/parameter som legges til grunn (f.eks. rating-ID, rapportdato, gyldighetsperiode), og om Proff Forvalt sin rating automatisk anses oppfylt for norske leverandører registrert i Proff Forvalt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klare tolknings- og verifiseringsdetaljer reduserer risiko for avvisning/uklar oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.

   Kilde: 3 KVALIFIKASJONSKRAV B: Økonomisk og finansiell kapasitet (kredittrating Proff Forvalt)

5. Dersom leverandøren må støtte seg på morselskap for å oppfylle kredittratingskravet: Kan oppdragsgiver presisere hvilke krav som stilles til morselskapsgarantien (form, omfang, varighet og akseptabel garantitype/ordlyd)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Morselskapsgaranti er ofte et praktisk og juridisk kritisk dokument som må utformes riktig for å være gyldig.

   Kilde: 3 KVALIFIKASJONSKRAV B: Økonomisk og finansiell kapasitet (morselskapsgaranti ved støtte)

6. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan «kravspesifikasjonen» forventer at biladministrasjonstjenesten skal leveres (f.eks. omfang per kommune/enheter, bemanningsmodell/kompetanse, svartider, rapportering og leveranseformat) slik at leverandøren kan tilpasse tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Selve tjenesteleveransen må forstås for å kunne prise og levere i tråd med kravene.

   Kilde: 1.2 Anskaffelsens formål og omfang (beskrivelse finnes i KGV) / Vedlegg «Kravspesifikasjon»

7. Kontrakten reguleres av SLA og bilagssamling (vedlagt). Kan oppdragsgiver opplyse om eventuelle uvanlige/tyngende kontraktsvilkår som særlig påvirker leverandørens risiko (f.eks. ansvar, sanksjoner, indeksregulering, endringsmekanismer, garanti/oppfyllelseskrav), og hvor i bilagssamlingen disse fremgår?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren bør få tidlig avklaring på risikopunkter for å kunne ta stilling til prising og gjennomførbarhet.

   Kilde: 1.3 Kontraktsvilkår (SLA og bilagssamling)

8. Hva er planlagt oppstart og leveranse i praksis: Tidsplanen angir «Leveranse Uke 41». Kan oppdragsgiver bekrefte forventet oppstartsdato, eventuelle milepæler/overgang fra eksisterende leverandør, og om det inngår etableringsperiode?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppstart og milepæler påvirker ressursbruk, bemanning og kostnader.

   Kilde: 1.5 Viktige datoer og tidsfrister (Leveranse Uke 41)