Anskaffelse av løsningsekspert BW/4HANA 2026031261

Åpen anbudskonkurranse (FOA del I og III) for anskaffelse av løsningsekspert BW/4HANA (saksnr. 2026031261) for Cyberforsvarets IT-avdeling (CIT)/DRIV. Formål: fagekspert Økonomi/HR som bistår med utvikling og vedlikehold av styringsdata for Forsvaret. Kontrakt med én leverandør, oppstart planlagt 01.01.2027 (mulig tidligere), inntil 2000 timer i perioden 2026/2027–31.12.2027, med ensidig opsjon for forlengelse inntil tre år (inntil 6000 timer totalt) og maksimal varighet til 31.12.2030.

• Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister eller handelsregister i staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: ESPD del IV bokstav A: Egnethet. Norske: firmaattest. Utenlandske: bekreftelse på registrering.

  Kilde: Pkt. 4.3.4 Kvalifikasjonskrav / ESPD del IV A (registrering/egnethet)
• Leverandøren skal ha nødvendig økonomisk og finansiell kapasitet til å utføre kontrakten. Tilstrekkelig at leverandøren har kredittrating «kredittverdig» eller tilsvarende.

  Dokumentasjon: ESPD del IV bokstav B: Kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap basert på siste regnskapstall. Vurderingen må ikke være eldre enn 3 måneder.

  Kilde: Pkt. 4.3.4 Kvalifikasjonskrav / ESPD del IV B (økonomisk og finansiell kapasitet)
• Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser.

  Dokumentasjon: ESPD del IV bokstav C: Oversikt over mest relevante oppdrag siste 3 år med verdi, utførelsestidspunkt, mottaker (navn/telefon/e-post) og kort beskrivelse. Dokumentasjonsansvar hos leverandør. Nyetablerte kan dokumentere erfaring via tilbudte personer/ressurser fra andre virksomheter.

  Kilde: Pkt. 4.3.4 Kvalifikasjonskrav / ESPD del IV C (tekniske og faglige kvalifikasjoner)
• Leverandøren skal ha et godt kvalitetsstyringssystem med rutiner for å sikre overholdelse av relevante lover og forskrifter.

  Dokumentasjon: ESPD del IV bokstav D: Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring. Ved ISO 9001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Pkt. 4.3.4 Kvalifikasjonskrav / ESPD del IV D (kvalitetssikrings- og miljøledelsesstandarder)
• Leverandøren skal ha dokumentert og gyldig miljøledelsessystem med rutiner og struktur for å ivareta relevante miljøhensyn.

  Dokumentasjon: ESPD del IV bokstav D: Beskrivelse av miljøledelsestiltak. Ved ISO 14001 / Miljøfyrtårn / EMAS eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Pkt. 4.3.4 Kvalifikasjonskrav / ESPD del IV D (miljøledelse)

• Tilbud skal leveres elektronisk i Mercell innen tilbudsfristen (gjelder for sent innleverte tilbud avvisning).Kilde: Pkt. 6.1 Innlevering av tilbud / «Innlevering av tilbud»
• Tilbudet skal inneholde: Tilbudsbrev (Vedlegg 1), Egenerklæring etiske retningslinjer og sanksjonslover (Vedlegg 2), evt. forpliktelseserklæring (Vedlegg 6), evt. liste over avvik (Vedlegg 7), SSA-B bilag 1–7 (med at bilag 2, 4 og 5 fylles ut av leverandør), samt evt. sladdet versjon dersom relevant.Kilde: Pkt. 6.2 Tilbudsstruktur / «Tilbudet skal inneholde følgende dokumenter...»
• ESPD skal fylles ut og leveres sammen med tilbudet (integrert i Mercell) som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner.Kilde: Pkt. 4.1 Generelt om ESPD
• Ved støtte på andre virksomheters kapasitet: forpliktelseserklæring (Vedlegg 6) fra støttende virksomhet og separate ESPD-skjemaer for relevante virksomheter.Kilde: Pkt. 4.3.2 Oppfyllelse ved bruk av andre virksomheter + Vedlegg 6

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

18.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Oppstart og varighet: kontrakt med oppstart 01.01.2027 (mulig tidligere i nov/des 2026), endelig start avhenger av når konsulenten kan autoriseres. Bistand inntil 2000 timer i perioden f.o.m. oppstartsdato t.o.m. 31.12.2027. Oppdragsgiver har ensidig rett til forlengelse inntil tre år (opsjon) tilsvarende inntil 6000 timer, maks til 31.12.2030. Estimater er ikke bindende.Kilde: Bilag 3 (Prosjekt- og fremdriftsplan) / «Varighet og omfang»
• Sikkerhetsklarering/autorisasjon: konsulenten må kunne sikkerhetsklareres for HEMMELIG før bistanden kan påbegynnes; autorisasjonssamtale vil bli avholdt. Hvis konsulenten mister klareringen i perioden, gir dette grunnlag for heving.Kilde: Bilag 1/SSA-B bilag 1 (Konsulentens organisering, arbeidssted og sikkerhetsklarering) + pkt. 3.2.1 Sikkerhetsklarering
• Taushetserklæring: skal signeres før oppdraget påbegynnes.Kilde: Bilag 1 (Taushetserklæring skal signeres før oppdraget påbegynnes)
• Arbeidssted og organisering: konsulenten plasseres i Cyberforsvarets digitaliseringsavdeling (DRIV). Forsvaret stiller arbeidsplass i DRIV sine lokaler i Sjølystparken, Drammensveien 175-177, Oslo; kan flyttes innen Oslo/Akershus-området uten ytterligere kompensasjon. Arbeidsleder/oppdragsleder-samarbeid skal ivaretas.Kilde: Bilag 1 (Organisering, arbeidssted og sikkerhetsklarering)
• Kompetansekrav og arbeid i SAP/BW/4HANA: rolle innebærer bistand innen styring/analyse, tilpasning/utvikling av BW/4HANA økonomi/HR, test, feilretting, dokumentasjon/opplæring, systemvedlikehold, støtte til produktområder/team samt andre oppgaver pålagt arbeidsleder.Kilde: Bilag 1 (Nærmere om bistanden/arbeidsoppgaver)
• Konsulentens kompetanseoverføring: konsulenten skal aktivt overføre kompetanse til Forsvaret i samsvar med arbeidsleders beskrivelser.Kilde: Bilag 1 (Kompetanseoverføring)
• Timeregistrering og rapportering: all timeregistrering skal følge Forsvarets prosedyrer; kan kreves erfaringsrapporter og sluttrapport.Kilde: Bilag 1 (Krav til arbeidsresultat og dokumentasjon) + SSA-B pkt. 5.1.2/varsling/framdrift omtalt generelt
• Etiske og sanksjonskrav: leverandøren skal erklære at det ikke er/ikke vil være russisk involvering ved kontraktsutøvelse (i Vedlegg 2), og skal etterleve etiske retningslinjer for næringslivskontakt (Vedlegg 2 + øvrige vedlegg).Kilde: Del 1 «Internasjonale sanksjoner - Russisk involvering» + Vedlegg 2
• Lønns- og arbeidsvilkår (vedr. allmenngjøring/tariff): konsulenten må sikre likeverdige lønns- og arbeidsvilkår for ansatte som direkte medvirker; dokumentasjonsplikt på forespørsel; dagbot ved brudd.Kilde: SSA-B pkt. 5.4 Lønns- og arbeidsvilkår + dokumentasjonsplikt/dagbot (nevnt i generelle vilkår)
• Informasjonssikkerhet: konsulenten skal iverksette forholdsmessige tiltak for konfidensialitet, hindre data på avveie, utilsiktet endring/sletting og skadevare/angrep.Kilde: Bilag 6 (Endringer i SSA-B) / «Informasjonssikkerhet 11.1»
• Pris og fakturering: fast timepris eks. mva; alle kostnader innberegnet; ingen dekning for utlegg/overtid/reise/diett/reisetid (unntak pålagte tjenestereiser utenfor Oslo/Akershus). Fakturering etterskuddsvis pr. måned, med timelister som datert/signert av arbeidsleder (evt. digital godkjenning).Kilde: Bilag 5 Pris og prisbestemmelser + SSA-B pkt. 6

• Dokumentutdraget inneholder ikke den fulle listen over kvalifikasjonskrav knyttet til ESPD utover de viste registrerings-, økonomi-, erfaring-, kvalitet- og miljøkravene (kan finnes flere detaljer i Mercell).
• Kontraktsbilag 1 (Kundens beskrivelse av bistanden) og bilag 2 (konsulentens spesifikasjon) er delvis gjengitt; enkelte praktiske detaljer (f.eks. bilag 4 felter, eksakt timer-/leveranseoppstilling) er ikke fullt synlig.
• Tildelingsmetodens konkrete poengformel/absolutt poengmodell for hver underkomponent i kvalitet (utover 1-10 skala) er ikke detaljert i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan Oppdragsgiver bekrefte om «språkkravet» om norsk i bilag 1 punkt (A) skal dokumenteres i tilbudet med konkrete bevis (f.eks. språknivå/attester), eller er det tilstrekkelig at konsulenten oppgir dette i tilbudets kompetansetabell/CV?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som faktisk skal leveres for å unngå avvisning ved manglende dokumentasjon av et skal-krav.

   Kilde: Bilag 1 «Forsvarets kompetansekrav» (Språkkrav; Arbeidsspråket er norsk, type krav A)

2. I bilag 1 er flere kompetansekrav merket som absolutte (A*), men Oppdragsgiver beskriver at «type krav» gjelder på ulike nivåer. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvordan det praktisk vurderes ved avvik: Er tilbud avvisningsgrunn ved manglende oppfyllelse av A*-krav, eller kan det gis poeng/avvikshåndtering dersom konsulenten har «nær oppfyllelse» (f.eks. delvis erfaring eller erfaring i overlappende teknologi)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelighet rundt konsekvensen av manglende oppfyllelse av A*-krav påvirker både tilbudsstrategi og risikovurdering.

   Kilde: Bilag 1 «Type krav» (A/A*), «Forsvarets kompetansekrav» (A*)

3. Kan Oppdragsgiver utdype hvilke leveranser/deloppgaver i BW/4HANA-arbeidet som forventes i perioden (typisk arbeidsinnhold, metoder og forventet aktivitetsnivå per kvartal), slik at leverandøren kan prise inn en riktig bemanningsplan innenfor estimatet «inntil 2000 timer» i 2027?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Estimater er oppgitt, men prising og kapasitet krever mer forutsigbarhet om faktisk leveranseflyt og timeforbruk.

   Kilde: Del 1 «Varighet og omfang»; Bilag 1/ bilag 3 (fremdriftsplan)

4. Bilag 5 angir at alle priser skal være fast timepris og at «Det vil ikke bli gitt ytterligere dekning for utlegg, overtid, reise-/diettkostnader og/eller reisetid», med unntak for tjenestereiser utenfor Oslo/Akershus-området som Oppdragsgiver pålegger. Kan Oppdragsgiver bekrefte: (1) om reise til kundens lokasjoner i Oslo/Akershus regnes som del av fast timepris (uten fakturerbar reisetid), og (2) om eventuelt arbeid i helger/over tid utenfor normal arbeidstid skal være inkludert i fast timepris?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette avklarer kostnadsbærende forhold som kan gi stor prisavvik hvis det tolkes feil.

   Kilde: Bilag 5 «Pris og prisbestemmelser» (reisetid/utlegg/overtid; 6.1 annet ledd) + SSA-B punkt 6.1

5. Hvordan skal «timeregistrering» og godkjenning håndteres i praksis: hvilke krav gjelder til at timelister «skal være datert og signert av Oppdragsivers arbeidsleder» (eller digital løsning), og hvilke frister gjelder for innsending/godkjenning før fakturering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Operasjonelle krav til timelister og godkjenning påvirker faktureringsløpet og risiko for krav om prisavslag/tilbakehold ved manglende dokumentasjon.

   Kilde: Bilag 5 «Fakturering» og «Krav til utforming av faktura»/timelister

6. Oppdragsgiver forbeholder seg ensidig rett til å forlenge avtalen (opsjon) helt eller delvis. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvordan opsjonen tidsmessig kan utløses (f.eks. ettårige delopsjoner eller hele perioder), og om det vil bli skrevet en formell endrings-/forlengelsesavtale med samme priser og samme vilkår?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne vurdere kontraktsbinding og kommersiell risiko ved usikker forlengelsesmekanikk.

   Kilde: Del 1 «Varighet og omfang» (opsjon); SSA-B kapittel 4 (Varighet, avbestilling)

7. Kontrakten sier at konsulenten må være sikkerhetsklarert for HEMMELIG før bistand kan påbegynnes, og at autorisasjonssamtale avholdes. Kan Oppdragsgiver opplyse (innenfor det som kan deles): forventet prosess/tidslinje for sikkerhetsklarering fra signering og hvilke krav/vedlegg som må leveres for at klareringsløpet skal starte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppstartstidspunkt avhenger av klarering; leverandøren trenger realistisk tidsplan og kravgrunnlag for å unngå forsinkelse/utsettelse og kostnadsgap.

   Kilde: Del 1 «Varighet og omfang»; Bilag 1 «Organisering, arbeidssted og sikkerhetsklarering»

8. Bilag 4 «Administrative bestemmelser» skal bl.a. angi bemyndigede representanter og prosedyrer for utskifting, samt kontaktpunkter. Kan Oppdragsgiver bekrefte at disse feltene vil være endelig utfylt i kontraktsutkastet før signering, og om leverandøren allerede nå skal levere forslag til representanter/kontaktpersoner og deres roller?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare roller og kontaktpunkter kan gi misforståelser om godkjenninger, varsler og endringshåndtering etter kontraktsinngåelse.

   Kilde: Bilag 4 «Administrative bestemmelser» (punkter 1.5, 1.6)

9. Tildelingskriteriene oppgir 70% kvalitet basert på «Kompetanse og erfaring på tilbudt konsulent», men evalueringsmodellens konkrete poeng/underkriterier er ikke synlig i utdraget. Kan Oppdragsgiver beskrive hvordan kvalitetspoengene fordeles for hvert BW/4HANA-kompetanseområde i bilag 1 (A* og B), og hvilke elementer som typisk gir «7-9» vs «4-6»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke styringsdata/erfaringsmomenter som gir uttelling for å kunne optimalisere CV og beskrivelsestekster.

   Kilde: Del 1 «Tildelingskriterier» og «Evalueringsmodell» (kvalitet); Bilag 1 (kompetansekrav-tabell)