Rammeavtale for leasing og kjøp av bil

Vaksdal kommune (enhet for helse og meistring) skal inngå rammeavtale med én leverandør for operasjonell leasing og kjøp av nye og brukte biler. Dagens bilpark (12 leasede og 2 eide) skal fases ut og erstattes fortløpende; fordeling leasing/kjøp er ikke fastsatt og avklares ved avrop etter avtaleinngåelse. Anslått rammeverdi ca. 7,5 MNOK over 4 år, med gyldighet ved uttak inntil 10 MNOK. Rammeavtalen gjelder fra signering i 2 år, med opsjon forlengelse inntil ytterligere 2 år (maks 4 år). Tildeling baseres på beste forhold mellom pris (70 %) og miljø (CO2 etter WLTP for hybridbil) (30 %).

• Leverandørens registrering i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Bekreftes i ESPD-skjema. Dokumenteres på forespørsel (norske selskaper: firmaattest; utenlandske: dokumentasjon/godtgjørelse for registrering).

  Kilde: Konkurranseregler pkt. 7.4
• Økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Bekreftes i ESPD-skjema. Dokumenteres på forespørsel med kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap basert på siste regnskapstall; oppdragsgiver kan selv hente kredittvurdering (Dun & Bradstreet Risk Guardian Suite). Alternative dokumenter kan leveres hvis saklig grunn.

  Kilde: Konkurranseregler pkt. 7.5
• Erfaring fra sammenlignbare oppdrag (referanseprosjekter) – de 3 siste årene.

  Dokumentasjon: Bekreftes i ESPD-skjema. Dokumenteres på forespørsel med liste over mest relevante oppdrag med minst: navn kunde/oppdragsgiver, kort beskrivelse, tidspunkt, kontraktsverdi og omfang (kan bruke referanseskjema, vedlegg 5).

  Kilde: Konkurranseregler pkt. 7.6
• Ved støtte på underleverandører/samarbeidspartnere for kvalifikasjonskrav: ESPD for hver støttespiller og nødvendig dokumentasjon/forpliktelseserklæring.

  Dokumentasjon: ESPD-skjema for underleverandør/samarbeidspartner (KGV), samt signert forpliktelseserklæring/samarbeidsavtale som bekrefter rådighet over nødvendige ressurser.

  Kilde: Konkurranseregler pkt. 7.2.2 og 7.3

• Tilbudsbrev med forpliktende signatur/vedståelse (bekreftelse av ingen eller oppgitte avvik/forbehold).Kilde: Konkurransregler pkt. 9.2.2; Vedlegg 1 Tilbudsbrev
• Egenerklæring taushetsplikt (oversikt over opplysninger unntatt innsyn) signert.Kilde: Konkurransregler pkt. 9.2.2; Vedlegg 2 Egenerklæring taushetsplikt
• Forpliktelseserklæring/samarbeidsavtale dersom tilbyder støtter seg på underleverandør for kvalifikasjonskrav.Kilde: Konkurransregler pkt. 9.2.2; Vedlegg 3 Forpliktelseserklæring
• Avviksliste (dersom tilbudet inneholder avvik) etter mal.Kilde: Konkurransregler pkt. 4.12 og 9.2.2; Vedlegg 4 Mal tilbyders avvik
• Utfylt ESPD-skjema (genereres ny fil etter utfylling) innlevert som del av tilbudet; også ESPD for underleverandører ved støtte.Kilde: Konkurransregler pkt. 7.2.1, 7.2.2 og pkt. 9.2.2
• Kvalifikasjonsdokumentasjon for referanser/økonomi/registrering leveres kun på forespørsel (oppfyllelse bekreftes i ESPD).Kilde: Konkurransregler pkt. 7.1 og 9.2.2
• Kravspesifikasjon: leverandørens besvarelse av Bilag 1 (krav til kjøretøy m.m.).Kilde: Konkurransregler pkt. 9.2.2; Del 2 Bilag 1
• Tildelingskriterier pris: Ferdig utfylt prisskjema (hele bilag 4a) iht. bilag 4a.Kilde: Konkurransregler pkt. 8.1 og 9.2.2; Del 2 Bilag 4a
• Tildelingskriterier miljø: Etterspurt dokumentasjon for CO2/WLTP for tilbudte hybridbiler (CO2 oppgis i prisskjema bilag 4a).Kilde: Konkurransregler pkt. 8.1 og 9.2.2; Bilag 4a og bilag 1 miljøkrav

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale leverer formål: operasjonell leasing og ev. kjøp for å dekke løpende behov.Kilde: Del 2 Avtaleskjema og spesielle kontraktsvilkår pkt. 2
• Rammeavtaleperiode: 2 år fra signering, opsjon forlengelse inntil ytterligere 2 år (maks 4 år), automatisk opsjon; varsel senest 3 måneder før hvis ikke opsjon.Kilde: Konkurranseregler pkt. 3.3 og Del 2 Avtaleskjema pkt. 5
• Leasingperiode minimum 36 måneder; lengde utover dette avtales ved avrop. Varsling om utløp og tilbakelevering første gang 6 mnd før, gjentas 3 mnd før.Kilde: Del 2 Avtaleskjema pkt. 6
• Krav til kjøretøy: skal tilfredsstille Bilag 1; blant annet fast minimumutstyr, garanti (hele leasingperioden; 3 år ved kjøp), serviceavtale, samt krav til elbiler (WLTP rekkevidde >=300 km) og lading (Mode 3 Type 2) – samt hybrid/annen miljøoppfølging via CO2-evaluering.Kilde: Del 2 Avtaleskjema pkt. 7.1.1 og Del 2 Bilag 1 krav til kjøretøy pkt. 1-5
• Leveringsbetingelser for vareleveranser: DDP Incoterms 2020; leveransedefinisjon ved mottak/kvittering og evt. opplæring.Kilde: Del 2 Avtaleskjema pkt. 7.1.2
• Leveringstid for bestilte biler: så raskt som mulig og senest 90 dager fra dagen etter bestillingsdato (avvik kun unntaksvis).Kilde: Del 2 Bilag 1 krav pkt. 7
• Kundekontakt/leveranseansvarlig: dedikert kontaktperson med stedfortreder, minst 3 års relevant praksis, tilgjengelig hverdager 08:00–16:00; krav til kompetanse på modeller og oppfølging av kampanjer.Kilde: Del 2 Bilag 1 krav pkt. 6
• Service/verksted: bruk godkjent merkeverksted; garantiarbeid ved verksted maks 50 km fra Vaksdal/hersadshus; alternativt vederlagsfri transport/evt. erstatningsbil.Kilde: Del 2 Bilag 1 krav pkt. 10 og Del 2 Avtaleskjema pkt. 7.1.7/7.1.4-7.1.6 (erstatningsbil ved forsinkelse)
• Ved forsinket levering: varslingsplikt; leverandør skal sørge for erstatningskjøretøy til leiepris (bilag 4a). Prisreduksjoner ved langvarig forsinkelse (30%/40%/50% trappet etter >10/>30/>60 dager) og heving av avrop ved >90 kalenderdager forsinket; ytterligere 30 dager erstatningsbil ved heving (60% redusert leie).Kilde: Del 2 Avtaleskjema pkt. 7.1.3-7.1.6
• Mislighold/sanksjoner: dagbot ved forsinkelse (1% av vederlag eks. mva. pr. hverdag, maks 20 hverdager; min. kr 1000/dag) og dagbot ved brudd på administrative/faktureringsrutiner og lønns- og arbeidsvilkår (automatisk ved manglende levering av egenerklæring/dokumentasjon eller pålegg fra Arbeidstilsynet).Kilde: Del 2 Standardkontrakt tjenestekjøp pkt. 7.9 og Del 2 Kontraktsvilkår pkt. 5.1/6.14 (referert)
• Lønns- og arbeidsvilkår: kontrakt skal inneholde krav, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med LOA; egenrapportering ved oppfølging (egenrapportering sendt innen 1 måned etter oppstart).Kilde: Konkurranseregler pkt. 5.1; Del 2 Standardkontrakt pkt. 6.14 og Del 2 Bilag 1a
• Utkjøp og kjøp: leverandøren skal fremsette tilbud om å kjøpe ut kjøretøy til markedspris ved utløp av leasingperioden; ved kjøp legges standard kjøpekontrakt til grunn så langt den ikke strider.Kilde: Del 2 Avtaleskjema pkt. 7.1.10-7.1.11
• Opphør og henting: ved leasingperiodens utløp skal leverandøren selv besørge henting; oppdragsgiver stiller bilen til disposisjon på avtalt adresse.Kilde: Del 2 Avtaleskjema pkt. 7.1.9

• Dokumentutdragene viser ikke konkrete tall i prisskjema (bilag 4a) eller detaljer om CO2 for hvert bilalternativ; miljøkravet omtales som CO2/WLTP for hybridbiler, men selve beregnings-/utfyllingsfelt er ikke fullt gjengitt.
• Kvalifikasjonskravene i pkt. 7.6 beskriver referanser, men konkrete minimumskrav/antall som må oppgis utover «3 siste år» framgår ikke (kun at listen skal inneholde bestemte opplysninger).
• Avtaleskjema/kontraktsvilkår inneholder flere punkter (f.eks. opsjon på leiebil, endringer, avbestilling) men fullstendig innhold i standardkontrakt er ikke gjennomgått i teksten; mulige ytterligere spesifikke kontraktkrav kan ligge i bilag/ufylte deler.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 4a Prisskjema: Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke priskomponenter som faktisk skal fylles ut for evaluering av "pris" (70 %) og hvordan disse summeres/vektes i den endelige prisevalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbudsprisingen må være i tråd med hva som evalueres; dokumentutdraget viser ikke selve prisskjemaets felt eller evalueringsformel for prisen.

   Kilde: Konkurranseregler punkt 8.1 / 8.2.1 samt Del 2 bilag 4a Prisskjema

2. I konkurransen settes miljø til 30 % basert på CO2-utslipp (g CO2/km) iht. WLTP for ny og brukt hybrid i bilag 4a: Kan oppdragsgiver presisere hvordan CO2 skal oppgis for "brukt" (hvilken WLTP-verdi skal brukes når bilen varierer), og om oppdragsgiver godtar at CO2-verdi settes lik modellens oppgitte WLTP-verdi?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljøvektingen kan bli feil hvis CO2-data for brukt hybrid ikke er entydig definert. Leverandøren trenger avklaring for å prise og dokumentere riktig.

   Kilde: Konkurranseregler punkt 8.1 / 8.2.2

3. Bilag 1 krav punkt 7 (leveringstid): Bestilte biler skal leveres senest innen 90 dager regnet fra dagen etter bestillingsdato. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som regnes som "levering" i praksis for denne fristen (DDP-mottak og kvittering, eller tidspunkt for utlevering/opplæring), gitt at bilag 0 bruker begrepet "mottatt og godkjent"?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Frist og milepæl for vurdering av avvik/forsinkelse må være lik for å unngå uenighet og feil priselementer.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon krav 7 / Bilag 0 standardkontrakt pkt. 5 og 11 samt Avtaleskjema/spesielle kontraktsvilkår pkt. 7.1.2

4. Bilag 0 standardkontrakt pkt. 15 (stans­ing og avbestilling) og Avtaleskjema pkt. 14 (endringer) samt pkt. 15.2 (avbestilling): Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan 20 % endringsgrense og 30 dagers varsel praktiseres ved (i) endring i antall biler, (ii) endring fra leasing til kjøp, og (iii) bytte av bilmodell innen samme avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå risiko for volum/endringsmekanismer ved avrop, særlig siden leasing/kjøp-fordeling ikke er fast og det finnes ramme for både leasing og kjøp.

   Kilde: Bilag 0 standardkontrakt pkt. 14 og 15 / Avtaleskjema og spesielle kontraktsvilkår (Del 2) punkt 7.1.11 og relaterte opsjons-/avropsforhold

5. Avtaleskjema pkt. 7.1.4–7.1.6 (erstatningsbil ved forsinkelse) og bilag 4a (leiepris for erstatningsbil): Kan oppdragsgiver bekrefte om prisen brukt som referanse ved prosentreduksjon alltid skal være "leiepris oppgitt i bilag 4a for den aktuelle bilklassen/modellen", eller om det skal brukes én felles prislinje uansett bilalternativ?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prosentreduksjoner avhenger av hvilken prissats som brukes; uklar referanse kan gi vesentlig feil prising av risiko.

   Kilde: Avtaleskjema og spesielle kontraktsvilkår pkt. 7.1.4–7.1.6

6. Bilag 1 krav punkt 10–11 (verksted innen 50 km og henting/levering): Kan oppdragsgiver oppgi forventet lokasjon for "heradshuset i Vaksdal" (eksakt adresse) og bekrefte om kravet om maks 50 km gjelder kjøretøydistanse (vei) eller luftlinje?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avstandskriteriet styrer om leverandøren må levere transportert løsning og dermed kostnader og opsjon for erstatningsbil/logistikk.

   Kilde: Bilag 1 krav 10 og 11

7. Bilag 1 krav punkt 4 (el-biler) og punkt 7 (bestilling/levering): Når oppdragsgiver "vurderer" tilgjengelig ladeinfrastruktur og antall el/hybrid: Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan leverandøren skal dokumentere oppfyllelse av Mode 3 Type 2-lading for den konkrete leveransen (dokumentasjon ved avrop, eller modellgaranti før avrop)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet er absolutt og må dokumenteres på riktig tidspunkt. Leverandøren trenger å vite hva som forventes i praksis ved avrop.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon krav 4

8. Bilag 1 (Miljø) krav punkt 13 om bruktbil: Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken dokumentasjon som skal leveres for å dokumentere at bruktbil er "maks tre år gamle" og "ikke har gått mer enn 80 000 km" (f.eks. vognkort/odometer ved avlevering), og om kravet vurderes ved tilbudstidspunkt eller ved endelig avrop/levering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike vurderingstidspunkt kan påvirke leverandørens sourcing, pris og risiko for avvisning/avvik.

   Kilde: Bilag 1 Miljø krav 13

9. Avtaleskjema pkt. 7.1.10 (tilbud om å kjøpe ut kjøretøy til markedspris) og bilag 0 standardkontrakt om kjøp: Hvilken metode skal brukes for "markedspris" ved utkjøp (f.eks. uavhengig takst, OFV, referanse til tilsvarende biler), og hvem bestiller eventuelt takst?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utkjøpsmekanisme påvirker leasingkalkyler og risiko/verdier. Leverandøren trenger en forutsigbar metode før tilbud.

   Kilde: Avtaleskjema og spesielle kontraktsvilkår pkt. 7.1.10 (Tilbud om å kjøpe ut kjøretøy)

10. Konkurranseregler pkt. 4.3 og KGV-kommunikasjon: Kan oppdragsgiver bekrefte om det også vil være anledning til å gi utfyllende informasjon/befaring eller teknisk avklaring utover skriftlige spørsmål i KGV før tilbudsfrist, og eventuelt foreslå tidspunkt for felles avklaringsmøte?

    Hvorfor det er verdt å spørre: I denne konkurransen er flere forhold operasjonelle (kontaktperson tilgjengelighet, verkstedradius, leveringstid/kvittering). En kort felles avklaring kan redusere risiko for avvik i tilbudet.

    Kilde: Konkurranseregler punkt 4.3, 4.7 og 4.5