26/01517 Anskaffelse av digital løsning til forvaltning av infrastruktur

NIBIO skal inngå avtale med én leverandør om en skybasert digital løsning (SaaS) for helhetlig forvaltning av forskningsinfrastruktur. Løsningen skal bl.a. støtte registrering/katalogstruktur og metadata, rolle- og tilgangsstyring, booking og operativ bruk, tjenestebestilling, vedlikeholdshistorikk/dokumenthåndtering, rapportering/uttak av data samt integrasjoner (særlig mot ERP Unit4, InstiPro3, Public 360, Entra ID m.fl.). Avtalen varer 3 år med automatisk fornyelse 1 år av gangen.

• Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: ESPD-egenerklæring i Mercell og attest for merverdiavgift og skatt (for norske leverandører via Altinn; ikke eldre enn 6 måneder). Utenlandske leverandører skal fremlegge tilsvarende attester eller signert erklæring fra økonomiansvarlig/DIR.

  Kilde: Pkt. 4.3.1 Skatteattest
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre oppdraget.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon). Oppdragsgiver kan selv vurdere finansielle forhold og kan kreve ytterligere dokumentasjon ved tvil.

  Kilde: Pkt. 4.3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag (inntil 3) for denne avtalen.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag i vedlagt mal for referansebeskrivelser (vedlegg 2). Minimumsinnhold: oppdragsgiver, tidsrom, omfang (timer/kontraktsverdi), bookingløsning og integrasjon mot Unit4 ERP eller andre økonomisystemer, kontaktperson og beskrivelse av oppdragets relevans. Maks 1 A4-side per oppdrag. Oppdragsgiver kan kontakte referanser.

  Kilde: Pkt. 4.3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren må fylle ut ESPD som foreløpig dokumentasjon på kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner.

  Dokumentasjon: ESPD skjema i KGV/Mercell (del IV a kan gi samlet erklæring). Ved underleverandører/støtte til kapasitet: forpliktelseserklæring og egne ESPD-besvarelser.

  Kilde: Pkt. 3 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) og pkt. 4.3

• Forespørsel om å delta skal leveres i Mercell (KGV).Kilde: Pkt. 4.1 Levering av forespørsel
• Forespørselen skal inneholde: ESPD i Mercell, Vedlegg 1 Forespørselsskjema, Vedlegg 2 Referansebeskrivelser og evt. Vedlegg 4 Forpliktelseserklæring.Kilde: Pkt. 4.2 Forespørselens utforming
• Kun inviterte leverandører: tilbud skal leveres i Mercell i andre trinn, innen tilbudsfrist, i tråd med KGVs utforming (ikke e-post). Tilbudet skal være på norsk og bindende.Kilde: Pkt. 6.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudet må inneholde ferdig utfylte vedlegg: Vedlegg 3 Tilbudsbrev, Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse (som svar på Bilag 1 kravspesifikasjon), Bilag 4 Tjenestenivå og serviceavtale (SLA), Bilag 6a Prisskjema (Excel), evt. Vedlegg 4 Forpliktelseserklæring.Kilde: Pkt. 6.2 Tilbudets utforming
• Tilbudsgiver skal etter tilbudsinnlevering gjøre løsning tilgjengelig for demo/presentasjon, inkl. testmiljø/demoversjon (iht. veiledning til demo).Kilde: Bilag 1 (Demo og Demoversjon / Testmiljø av løsningen) og Pkt. 5.2 kvalitetsvurderingstekst
• Valgt leverandør skal før kontraktsinngåelse levere attest for merverdiavgift og skatt (for norsk leverandør; ikke eldre enn 6 måneder).Kilde: Pkt. 2.8 Attest for skatt og merverdiavgift

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

15.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontrakten reguleres av SSA-L, og kontraktsbilag fylles ut i samarbeid med valgt leverandør.Kilde: Pkt. 1.5 Kontraktsvilkår
• Databehandleravtale: ved behandling av personopplysninger på vegne av kunden skal databehandleravtale inngås ved kontraktsinngåelse (Bilag 10). Leverandør skal etterleve GDPR m.m.Kilde: Pkt. 1.7 Databehandleravtale
• Krav til lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med anskaffelsesloven §§ 5e-5g.Kilde: Pkt. 2.5 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Avtaleperiode: 3 år fra undertegning, med automatisk fornyelse 1 år av gangen med mindre den sies opp.Kilde: Pkt. 1.4 Avtaleperiode og opsjoner
• Leverandøren kan støtte seg på underleverandører, men må dokumentere rådighet over nødvendige ressurser (forpliktelseserklæring) og få egne ESPD for underleverandører.Kilde: Pkt. 1.6 Underleverandører
• Support og SLA skal være priset inn i tilbudet, og tilbudt SLA/serviceavtale skal legges i Bilag 4. Ønsket support i norsk tidsrom (kl. 08-16) og støtte på norsk/engelsk.Kilde: Bilag 1 (krav i support/SLA) og Pkt. 6.2 + Pkt. 5.2 (kvalitetsvurdering hensyn til tjenesteleveranse)

• Krav til spesifikk demo-/testgjennomføringstid og nærmere format fremgår ikke i utklippet (kun at leverandører inviteres og skal følge vedlegg 5 veiledning til demo).
• De konkrete avvisnings-/kvalifikasjonskravene utover skatteattest, økonomisk kapasitet og tekniske/faglige referanser er ikke detaljert ut over ESPD nasjonale avvisningsgrunner (pkt. 3.2 angir bare eksempler).
• Selve kontraktutkastet (SSA-L + utfylling av bilag som plan for etableringsfasen, SLA, prissetting, endringer) ligger ikke i teksten, kun henvisninger til bilagnummer.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Krav i Bilag 1 pkt. 4/«Demo» og «Demoversjon / Testmiljø»: Kan dere bekrefte forventet format og omfang for demoen (f.eks. varighet per leverandør, hvem fra kunden som deltar, og om demoen må gjennomføre konkrete case/scenarier), samt hvordan vedlegg 5 «Veiledning til demo» skal brukes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må planlegge ressursbruk og systemforberedelser til demo/testmiljø, og uklare rammer kan gi risiko for mangelfull kvalitetsdokumentasjon.

   Kilde: Bilag 1 «Demo» / «Demoversjon / Testmiljø» + «Vedlegg 5 Veiledning til demo»

2. I Bilag 1 pkt. 4 «Demo» står at leverandør skal følge veiledning i vedlegg 5. Kan dere oversende/avklare innholdet i «Vedlegg 5 Veiledning til demo», spesielt punktene leverandøren skal demonstrere, krav til testmiljøets representativitet, og eventuelle tidsplaner for demo etter tilbudsinnlevering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravene er referert, men ikke synlige i utdraget. For å gi korrekt og konkurransedyktig tilbud må leverandøren vite hva som faktisk evalueres i demoen.

   Kilde: Bilag 1 «Demo» (henviser til Vedlegg 5)

3. I Bilag 1 pkt. 4.1.1 (Implementering) og pkt. 4.2.1 (Opplæring) fremgår det at leverandørens beskrivelser «vil bli lagt inn i kontrakten» som en del av Bilag 3. Kan dere avklare hvilke konkrete leveransepunkter dere forventer at leverandør må prise inn (f.eks. antall workshops, varighet på hypercare, etablering av opplæringsmateriell, antall lokasjoner som omfattes), og om det finnes et minstenivå dere krever?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prissette implementering/opplæring riktig og redusere risiko for uforutsette aktiviteter etter kontraktsinngåelse.

   Kilde: Bilag 1 pkt. 4.1.1 og pkt. 4.2.1

4. I Bilag 1 pkt. 4.3.1 «Support og SLA» står at leverandøren skal legge inn SLA i Bilag 4, og at oppdragsgiver ønsker support i norsk tidsrom 08:00–16:00. Kan dere spesifisere hvilke SLA-elementer dere minimum forventer at Bilag 4 skal inneholde (f.eks. garantert oppetid/uptime, responstid innen ulike alvorlighetsgrader, tilgjengelighet til supportkanaler, vedlikevindsrutiner), samt om det finnes absolutte krav/terskler?

   Hvorfor det er verdt å spørre: SLA-svar kan påvirke både pris og avviksvurdering. Leverandøren trenger tydelige minstestandarder før tilbudsprising.

   Kilde: Bilag 1 pkt. 4.3.1 + Bilag 4 «Tjenestenivå og serviceavtale (SLA)»

5. I Bilag 1 pkt. 3.3.1 (integrasjon mot økonomisystem/Unit4 ERP og mulig ERP-bytte) står at dere ønsker beskrivelse av hvordan bytte påvirker avtalen. Kan dere avklare hvilke integrasjonsendringer dere realistisk forventer ved ERP-bytte (f.eks. hyppighet/tidsramme for endring, forventet omfang av re-integrasjon, hvem som har ansvar for mapping/utvidelser), og hvordan dette skal prises i praksis (inkludert eventuelle kostnadsdrivere/endringsmekanisme)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet berører risiko ved ERP-endring i avtaleperioden. Leverandøren må forstå endringsomfang for å prise riktig og unngå ukontrollerbar risiko.

   Kilde: Bilag 1 pkt. 3.3.1

6. I Bilag 1 pkt. 3.2.4 om dataflytting/konvertering/flytting står det at leverandør skal sikre at data fungerer som forventet og at data skal lagres i godkjent region for offentlige data. Kan dere presisere: (1) hvilken «godkjent region» dere forventer, (2) om dere har krav til konkrete datatyper/kategorier som skal arkivverdig bevares, og (3) om dere forventer test/validering av datamigrering før produksjonssetting (og eventuelt kriterier for bestått)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konkrete føringer for dataregion, arkivverdighet og migreringstesting påvirker både løsningens design og leverandørens kostnads- og ansvarsrisiko.

   Kilde: Bilag 1 pkt. 3.2.4

7. I Bilag 1 pkt. 1.4.4 (bookingkalender) står at kalender/oversikt oppdateres i sanntid og automatisk. Kan dere avklare hva dere legger i «sanntid» (f.eks. maks oppdateringsforsinkelse), og om det gjelder begge veier (UI→backend→andre brukere), samt hvilke scenarier som må oppdateres umiddelbart (kansellering, flytting, nye bookinger, statusendringer ved nedetid)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklarte ytelses-/oppdateringskrav kan føre til feil teknisk scope og potensielle kvalitetsavvik i evalueringen.

   Kilde: Bilag 1 pkt. 1.4.4

8. I Bilag 1 pkt. 1.2.6 og pkt. 1.2.7/1.2.8: Flere krav vurderer godkjenning/opplæring for booking og støtte for elektronisk kontraktsprosess for eksterne brukere. Kan dere beskrive forventet «flyt» fra forespørsel til godkjenning til booking (inkl. hvem som godkjenner og hvilke minimumsstatus som må støttes), samt om kontraktsprosess må støtte signering/digital dokumentflyt eller om registrering/avtalehåndtering er tilstrekkelig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå brukerreisen og dokumentasjonskrav for eksterne brukere for å kunne levere korrekt funksjonalitet og riktige kostnadsberegninger.

   Kilde: Bilag 1 pkt. 1.2.6, 1.2.7 og 1.2.8

9. I Bilag 1 pkt. 1.6.5 står at løsningen støtter QR-kode eller tilsvarende, men at det også er støtte for GPS eller tilsvarende. Kan dere avklare forventet løsning: (1) er GPS faktisk et krav dere trenger, (2) hvilke enhetstyper lokasjons-/sporingsdata gjelder for, og (3) om det finnes krav til oppdateringsfrekvens/nøyaktighet eller om dette er kun «tilsvarende»-funksjonalitet uten målbare terskler?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker omfanget av maskinvare-/integrasjonskostnader og hvilken funksjon leverandøren må levere som del av tilbudet.

   Kilde: Bilag 1 pkt. 1.6.5

10. Pris- og prisbestemmelser: Dere viser til Bilag 6a Prisskjema og Bilag 6b Samlet pris og prisbestemmelser, men utdraget inneholder ikke innholdet. Kan dere bekrefte hvilke priskomponenter som skal inngå i «årlig lisenspris» (hva som er inkludert vs. tilleggsberettiget), og om det finnes opsjoner/skalering knyttet til antall brukere, lokasjoner eller volum (f.eks. bookingvolum, antall instrumenter/enheter, antall rapportbrukere)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig prisskjema og prisbestemmelser er avgjørende for korrekt prising og for å unngå at vesentlige kostnader må tas som endrings-/tilleggsarbeid etter kontrakt.

    Kilde: Bilag 6a / Bilag 6b + Bilag 1 pkt. 2 (Pris/økonomi) og pkt. 4.3.1 (årlig lisenspris)