Kjøp av filterposer til BIRs forbrenningsanlegg

Rammeavtale for levering av filterposer til BIR Ressurs AS. Avtaleperiode 01.02.2027–31.01.2031. Konkurransen er åpen og omfatter levering av: (D-1) posefilter til linje 1 og 2, samt (D-2) filterposer til candlefilter. Estimert ramme oppgitt til inntil 5 MNOK (ekskl. mva.) over 4 år. Vareprøver skal leveres (4 stk av hvert produkt) innen tilbudsfrist. Tildeling skjer separat per deloppdrag basert på lavest totalkostnad (70 %) og kvalitet/kli ma (30 %) målt gjennom CO2e per pose og renseytelse per 1000 driftstimer.

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske tilbydere: firmaattest. Utenlandske tilbydere: attester for registrering i faglige register bestemt ved lovgivning i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.1 (Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling)
• Leverandør skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten; minimum kredittverdig uten krav til sikkerhet.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering/rating utført av virksomhet med konsesjon til kredittopplysning (oppdragsgiver kan også foreta egen kredittvurdering). Leverandør må kunne dokumentere kapasitet ved saklig grunn for ikke å framlegge krevd dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.2 (Økonomisk og finansiell soliditet)
• Skatt og merverdiavgift skal være i orden uten vesentlige restanser/skyldige beløp som ikke kan forklares med utsettelser.

  Dokumentasjon: Skatteattest og attest for skatt og merverdiavgift. Attest ikke eldre enn 6 måneder fra frist for utsendt tildelingsmelding (utenlandske selskaper: tilsvarende attester).

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.2 (Skatt og merverdiavgift)
• Leverandør skal ha tilstrekkelig og relevant erfaring fra de siste to år med levering av tilsvarende produkter (relevant omfang).

  Dokumentasjon: Minimum 2 referanser, inkl.: kunde/kontaktinfo, innhold i leveransen, verdi i NOK, avtalevarighet (antall mnd.). Ved støtte fra andre foretak: angi rolle/oppgaver/ansvar.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.3 (Teknisk og faglig kapasitet)
• Leverandør skal ha tilfredsstillende miljøledelsessystem som styrer ivaretakelse av relevante miljøhensyn.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsessystem (tilpasset tilbyders aktiviteter) og/eller attester fra uavhengige organer som dokumenterer anerkjente miljøledelsessystem/standarder (da uten krav om beskrivelse).

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.4 (Kvalitet og miljøledelsessystemer)
• Leverandør skal ha tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som styrer ivaretakelse av kvalitet.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av kvalitetssikringssystem (tilpasset tilbyders aktiviteter) og/eller attester fra uavhengige organer som dokumenterer anerkjente kvalitetssikringssystem/standarder (da uten krav om beskrivelse).

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.4 (Kvalitet og miljøledelsessystemer)

• Tilbud skal leveres elektronisk via Konkurranseportalen (EU-supply).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 (Tilbudets utforming og levering)
• Tilbudet skal inneholde tilbudsbrev signert av ansvarlig representant, inkl. navn og kontaktinfo til kontaktperson og eventuelt ansvarlig representant.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 (Tilbudets utforming og levering)
• ESPD fra tilbyder (og ev. virksomheter støttet på) i Konkurranseportalen; erklæring om oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3 (ESPD) og kap. 5.1 (Tilbudets utforming og levering)
• Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav; pkt. 4.3 og 4.4 (og ev. utfylt/signert forpliktelseserklæring ved støtte/underleveranse).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 (Tilbudets utforming og levering) + kap. 4.3/4.4
• Tilbyders svar på krav i kap. 8.2 (absolutte krav/krav og spesifikasjonskrav) – inngår i løsningsbeskrivelse.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 (Tilbudets utforming og levering)
• Svar på tildelingskriterier, herunder miljø-/klimakriterium basert på oppgitt klimaavtrykk for filterposene (CO2e per filterpose og per 1000 driftstimer) og dokumentasjonsgrunnlag (EPD/LCA/tredjepartsverifisert el. tilsvarende).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 9 (Tildelingskriterier og evaluering)
• Utfylt prisoppsett/prismatrise i vedlegg (gule felt), pris i NOK ekskl. mva., 'alt inkludert' (frakt/fondtolling/fakturagebyr). Manglende utfylling kan medføre avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 10 (Prisformat) + kap. 5.1
• Vareprøver: 4 stk av hvert produkt, bekreftes levert innen tilbudsfrist.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 (Tilbudets utforming og levering) og kap. 8.2 (Krav nr. 7 Vareprøver)
• Ved vareprøver: leveringsadresse oppgitt til BIR Ressurs AS ved Tore Andre Oestreich, Fanaveien 219, 5239 Rådal. Vareprøver er omkostningsfrie for oppdragsgiver.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 (Leveringsadresse for vareprøver)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

25.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaleperiode: 01.02.2027 til 31.01.2031.Kilde: Avtaleutkast (Avtaleperiode)
• Endringer og tillegg skal meldes skriftlig per e-post til kontraktsoppfølging (BIR: sveinjoar.vestrheim@bir.no) og inngås skriftlig som omforent vedlegg; vesentlige endringer medfører ny avtaleversjon/signaturplikt.Kilde: Avtaleutkast (Endringer og tillegg)
• Omfang/klima: Tilbyders løsningsbeskrivelse og Tilbyders klimafotavtrykk skal legges inn i avtalen (tabeller for priser).Kilde: Avtaleutkast (Omfang og kommersielle vilkår; 7.1-7.2)
• Oppdragstaker ansvarlig for at lønns- og arbeidsvilkår (inkl. underleverandører) minst er i henhold til allmenngjørings-/tariffkrav der forskrift/allmenngjøring gjelder; dokumentasjon på forespørsel (arbeidsavtale, lønnsslipp, timelister, bankutskrift). Egenrapportering innen 1 måned etter signering (evt. flere ganger).Kilde: Avtaleutkast (Generelle avtalevilkår pkt. 8.3 Krav til lønn og arbeidsvilkår)
• Åpenhetsloven/grunnleggende menneskerettigheter: oppfylle krav ved omfattet av/omfattet i avtaleperioden; aktsomhetsvurderinger, policys/rutiner, overvåkning, rapportering og krav til videreføring i leverandørkjeden.Kilde: Avtaleutkast (Generelle avtalevilkår pkt. 8.4 Kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter)
• StartBANK: medlemskap senest innen 2 måneder etter kontraktsinngåelse; opprettholde godkjenning i hele kontraktsperioden; medlemskapet skal inkludere SKAV-fullmakt.Kilde: Avtaleutkast (StartBANK pkt. 8.5)
• HMS/Miljø/Kvalitet: opprettholde HMS-system (aktivt, kontinuerlig oppdatert), miljøsystem, utpeke dedikert HMS-ansvarlig og gjennomføre regelmessige revisjoner med dokumenterte resultater (oversendes ved forespørsel). Tilsvarende krav til kvalitetssystem og kvalitet-/miljørevisjoner.Kilde: Avtaleutkast (Generelle avtalevilkår pkt. 8.6 Krav til HMS, Miljø og Kvalitet)
• Leveranseutførelse: utføres samvittighetsfullt og effektivt i tråd med bransjestandard og kontraktens behov/spesifikasjon; sporbarhet/kvalitetssikring; oppdragstaker dekker egne kostnader og utstyr/HMS-utstyr.Kilde: Avtaleutkast (Om utførelsen av leveranseoppdraget pkt. 8.7)
• Prisendringer: faste priser for 12 måneder; etterpå kan endres iht. SSB konsumprisindeks (KPI Totalindeks) med basismåned januar 2027 og første prisendring fra mars 2028. Krav varsles/aksepteres skriftlig; ikke tilbakevirkende.Kilde: Avtaleutkast (Prisendringer pkt. 8.8)
• Betalingsvilkår: netto 30 dager etter godkjent/akseptert faktura; EHF-faktura; korrekt referanseinfo og tilstrekkelig fakturaunderlag; rentefaktura aksepteres ikke ved feil/mangler/ kvalitetsavvik. Rett til tilbakekreving av uriktig betalte beløp i 3 år.Kilde: Avtaleutkast (Betalingsvilkår pkt. 8.9)
• Forsinkelse/avvik: oppdragstaker skal svare avvik til kontrakt innen 5 arbeidsdager (avvik kan være feil ved faktura/kvalitet/responstid/leveranser). Dagbot 1000 NOK/arbeidsdag i inntil 30 arbeidsdager ved manglende respons.Kilde: Avtaleutkast (Samarbeid og kommunikasjon pkt. 8.10)
• Forsikringer: tilstrekkelige forsikringer; ansvarsdekning (produktansvar) minimum MNOK 15 per tilfelle; forsikringssertifikater overleveres innen 14 kalenderdager etter forespørsel og uten klausuler som begrenser oppdragsgivers direktekrav.Kilde: Avtaleutkast (Forsikringer pkt. 8.12)
• Garantivilkår: ytelsene uten feil/mangler i avtaleperioden; ved feil/mangler skal oppdragstaker rettelsesarbeid snarest mulig etter skriftlig varsel. Unntak for feil/mangler som skyldes oppdragsgivers mangelfulle ytelser etter skriftlig varsling, samt ulykker/hærverk/force majeure.Kilde: Avtaleutkast (Garantivilkår pkt. 8.13)
• Sanksjoner/dagbøter og heving: dagbot NOK 5000 ved dokumenterte brudd på lønns- og arbeidsvilkår; dagbot NOK 5000 ved avvik/forsinkelser/mangler (forutsatt dokumentasjon); sanksjon ved brudd på avtalevilkår (varighet opp til 30 virkedager) samt heving ved vesentlig kontraktsbrudd, gjentakelse osv.Kilde: Avtaleutkast (Sanksjoner pkt. 8.14 og Heving av avtalen pkt. 8.17-8.18/8.16)

• Dokumentteksten for avtaleutkast inneholder enkelte placeholder/utestående felt (f.eks. leverandør-/kontaktpersonopplysninger 'Oppgi', dato signatur xxxxxxxxxx), og mangler konkrete detaljer om produkt-/tjenesteomfang utover at det skal speiles konkurransegrunnlaget.
• Konkurransegrunnlaget oppgir at leveranser skal være DDP til kjøpers adresse (Fanaveien 219) og at filterposer skal oppfylle en rekke tekniske/absolutte krav, men selve 'kontrakts-/utførelseskrav' om leveringstid og vareprøver ligger ikke i avtaleutkastet utdypet i den medsendte teksten (de framgår primært i konkurransegrunnlaget som krav).
• Det fremgår at det skal inngås en eller to rammeavtaler, men avtaleutkastet i teksten viser ikke eksplisitt kobling til deloppdrag/avtaleoppsett.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget står det at leveringstid skal maksimalt være 30 kalenderdager for avtalt produktsortiment, og at ordre skal leveres omkostningsfritt (DDP) til Fanaveien 219. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvordan leveringsfristen skal regnes for avrop (f.eks. fra dato bestilling/ordre mottas i e-post, fra tidspunkt avrop registreres, eller fra dato leverandør varsler produksjonsstart)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsfrist er absolutt kravet. Leverandøren må forstå starttidspunktet for å prise korrekt og kunne etterleve kravet uten risiko for avvisning/kontraktsbrudd.

   Kilde: Kap. 8.2 Absolutte krav og krav (nr. 1) samt kap. 11 Avtalevilkår (leveransebestemmelser, DDP omtales i KG).

2. Hvordan ønsker Oppdragsgiver at vi skal håndtere prising og evaluering dersom vi i praksis ikke leverer “hele” estimert volum (1500/500/300) i avtaleperioden? Skjønner vi riktig at vi skal prisfastsette enhetsprisene i prismatrisen, og at evalueringen baseres kun på de oppgitte estimatene, mens omsetningsmengde ikke er bindende?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelighet i hvordan volum brukes i evaluering vs. faktisk kjøp reduserer risiko for feilprising og feil forventning om garanti for kjøp.

   Kilde: Kap. 1.5 Tilbudsomfang, avtaleperiode og omsetning; kap. 10 Prisformat; kap. 9.2 Evaluering (totalkostnad).

3. Vareprøver skal leveres “4 stk. av hvert produkt” innen tilbudsfrist, og at vareprøvene er omkostningsfrie for Oppdragsgiver. Kan Oppdragsgiver avklare (1) hvordan vi skal identifisere/merke prøvene per linje/deloppdrag, (2) forventet emballering for frakt til Fanaveien 219, og (3) om Oppdragsgiver returnerer vareprøvene eller om de kan kasseres/arkiveres etter test?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prøvehåndtering påvirker logistikkløsning, merkekrav og kost/risiko. Leverandøren må kunne levere riktig vareprøvemengde/format innen fristen.

   Kilde: Kap. 5.1 Tilbudets utforming og levering (vareprøver, 4 stk. av hvert produkt) og kap. 1.3/ tidsplan (vareprøver 25.09.2026 kl. 12:00).

4. I absolutt/minstekrav til miljø (nr. 2) kreves at filterposene bør være fri for særlig farlige stoffer (SVHC/REACH), og at PFAS i så fall skal fremgå med forklaring på hvorfor det inngår. Hvilken dokumentasjonstype forventer Oppdragsgiver at leverandøren legger ved/oppgir i beskrivelsen: (a) SDS/stofflister per komponent (membran, impregnering, coating m.m.), (b) SVHC-erklæring, (c) “PFAS screening/statement”, eller annen dokumentasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klimatildeling og avvisningsrisiko knyttet til miljøkrav krever riktig dokumentasjonsnivå. Leverandøren må vite hva som faktisk gir “innfridd”.

   Kilde: Kap. 8.2 Absolutte krav og krav (miljøkrav nr. 2).

5. Konkurransegrunnlaget ber oss oppgi beregnet klimaavtrykk som kg CO₂e per filterpose og per 1000 driftstimer, og at dokumentasjonen skal baseres på EPD/LCA ISO 14040/14044/tredjepartsverifisert klimadokumentasjon. Kan Oppdragsgiver bekrefte (1) om “driftstimer” for klimaavtrykket skal baseres på levetid/“operative funksjonelle levetid” oppgitt i kravnivået, eller på en standardisert antakelse fra Oppdragsgiver, og (2) hvilken enhet/verdigrunnlag Oppdragsgiver vil akseptere ved beregningen (f.eks. antatt rens (hvor ofte), energimix, utslippsfaktor, modell)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet er komplekst og kan gi store utslag i poeng/konkurransekraft. Leverandøren må forstå “input”-premissene for å modellere riktig og dokumentere etter krav.

   Kilde: Kap. 9.2 Tildelingskriterier og evaluering (kvalitet; klimaavtrykk kg CO₂e per pose og per 1000 driftstimer) samt kap. 8.2 krav nr. 6 (levetid).

6. For deloppdrag 1 skal kvalitet vurderes for to produkter (linje 1 og linje 2) med vekt 15 % per produkt (“samlet vekt per produkt: 30 %”). Kan Oppdragsgiver bekrefte om klima og renseytelse skal rapporteres separat per linje/produkt, og om eventuelle avvik i beregnet renseytelse/levetid mellom linjene kan forklares i beskrivelsen uten at det medfører “ikke bestått”?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet i hvordan kvalitetspoeng aggregeres og hvilke forhold som gir “ikke bestått” kan påvirke om tilbudet blir avvist/ikke evaluert. Leverandøren må vite rapporteringsoppsett og akseptabel forklaringspraksis.

   Kilde: Kap. 9.2 Deloppdrag 1 (kvalitet; vektlegging per underkriterium og per produkt) samt kap. 8.3/ vurderingsmodell (“Bestått/Ikke bestått”).

7. Abs. krav nr. 5 sier at produksjonsland der Russland, Nord-Korea og Hvite-Russland medfører avvisning. Kan Oppdragsgiver avklare hva som menes med “produksjonsland” i denne sammenhengen: (a) land for selve filterposematerialet (vev/stoff), (b) land for konvertering/produksjon av posen (søm/impregnering/coating), eller (c) land for siste vesentlige tilvirkning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig landsangivelse er avgjørende for avvisningsrisiko. Leverandøren må vite hvilket ledd av verdikjeden oppdragsgiver vurderer.

   Kilde: Kap. 8.2 Absolutte krav og krav (krav nr. 5 Produksjonsland).

8. I avtaleutkastet er det placeholder-felt (“Oppgi …” for leverandørs kontaktperson/bemyndiget person) og det står generelt at ‘omfang, løsningsbeskrivelse og klimahensyn’ skal fylles inn i avtalen. Kan Oppdragsgiver bekrefte at det er tilstrekkelig at disse feltene fylles ut med leverandørens opplysninger ved signering, og at eventuelle uklarheter i avtaleutkastet ikke anses som avvik fra konkurransegrunnlaget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne levere et tilbud uten å ta unødvendig avviksrisiko knyttet til formalia og senere utfylling av avtaleutkastet.

   Kilde: Avtaleutkast.docx (Avtalens parter: leverandør-/kontaktpersonopplysninger og avsnitt om at innhold/klimafotavtrykk legges inn i avtalen).

9. Oppdragsgiver kan inngå en eller to rammeavtaler “for ytelsene som omfattes”. Kan Oppdragsgiver utdype hvordan rammeavtalene er ment å knyttes til deloppdrag D-1 (linje 1 og 2 samlet) og D-2 (candlefilter): (1) vil tildeling skje separat per deloppdrag, (2) og kan en leverandør som vinner bare deloppdrag 1 få en separat rammeavtale uten kobling til deloppdrag 2?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig avtalestruktur påvirker tilbudets strategi, priselementer og kontraktsforpliktelser per delmengde.

   Kilde: Kap. 1.5 Tilbudsomfang, avtaleperiode og omsetning; kap. 9.2 Evaluering per deloppdrag; avsnitt om “en eller to rammeavtaler”.