Anskaffelse av prosjektstyringsverktøy

Anskaffelsen gjelder kjøp av et skyløs prosjektstyringsverktøy for bygge- og anleggsprosjekter for Sandnes kommune. Løsningen skal ha moduler/funksjonalitet for fremdrift (inkl. faseplaner, fremdriftsplan, oppgaver/varsler), økonomi (NS 3453), SHA-plan og avvik/kvalitet, dokument- og bilde-/versjonshåndtering, samt kontraktsoppfølging. Løsningen skal være norskspråklig SaaS, håndtere ca. 500 prosjekter samtidig, ha ca. 75 interne brukere og 0–10 (per prosjekt) eksterne/andre. Avtalen er en løpende tjenesteavtale etter SSA-L (over internett) med varighet 1 år og løpende fornyelse, og omfatter SLA, sikkerhet, opplæring og implementering.

• Leverandøren skal ikke ha vesentlige restanser for skatt og merverdiavgift, eller det skal foreligge godkjent nedbetalingsplan.

  Dokumentasjon: Norske foretak: Skatte- og merverdiavgiftsattest (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist). Utenlandske foretak: attest fra hjemstat (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist).

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.1 Skatteattest
• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i staten den er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest (Brønnøysund). Utenlandske selskaper: dokumentasjon for registrering i relevant register i hjemstat.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet; minimum “kredittverdig” (risikoklasse 5 eller høyere på Experians skala).

  Dokumentasjon: Norske firma: oppdragsgiver innhenter Commercial Delphi Score fra Experian (minimum kredittverdig/risk class >=5). Leverandør kan selv legge ved kredittvurdering. Utenlandske firma: legg ved kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap (konsesjon til kredittopplysningsvirksomhet).

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra minimum to sammenlignbare oppdrag: levert den tilbudte løsningen (ikke opsjoner/integrasjoner) til norsk kunde med mer enn 20 ansatte.

  Dokumentasjon: Liste over viktigste relevante leveranser: beskrivelse/relevans, kontraktsverdi ekskl. mva., årstall/tidspunkt, oppdragsgiver/kunde. Alle oppgitte leveranser må være satt i drift i løpet av tre siste år. Oppdragsgiver kan be om attester fra referanser.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Dersom leverandør støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter, må disse levere separate egenerklæringer (ESPD).

  Dokumentasjon: Separate ESPD-egenerklæringer for tredjemannsressurser (ved støtte til kvalifikasjoner).

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.1.1 ESPD (tredjemannsressurser) / kapittel 5.5 Tredjemannsressurser

• Utfylt ESPD-skjema (elektronisk) som foreløpig dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner. Skjemaet skal leveres sammen med kvalifikasjonssøknaden.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.1 Prekvalifisering, særlig 3.1.1 Generelt om ESPD
• Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i tråd med konkurransegrunnlagets punkt 5 (med underpunkter).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.1 Prekvalifisering (krav til å delta) / kapittel 5
• Utfylt vedlegg 6 – Utfyllingsskjema for referanseoppdrag.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.1 Prekvalifisering (krav til å delta)
• For leverandører som er kvalifisert og invitert: tilbudet skal leveres elektronisk via KGV (EU-Supply) innen tilbudsfrist.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 8.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudet skal organiseres iht. struktur: (1) Utfylt og signert konkurransegrunnlag (med forbehold/tredjemannsressurser/firmainformasjon), (2) Utfylt Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, (3) Utfylt Vedlegg 2 – Prisskjema, (4) Utfylt Vedlegg 4 – SSA-L Bilag, (5) Utfylt egenerklæringsskjema for lønns- og arbeidsvilkår.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.2 Tilbudets utforming ved levering
• Alle tilbud skal være på norsk (språkkrav).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.3 Språk
• Eventuelle forbehold skal beskrives entydig og presist i eget følgeskriv merket «leverandørens forbehold», med angivelse av hvilke punkter i konkurransegrunnlaget forbeholdet gjelder.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.4 Leverandørens forbehold
• Signering/firmainformasjon i henhold til konkurransegrunnlagets signeringsmal (tabell og underskrift; fullmakt til å forplikte leverandøren).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 9 Firmainformasjon og signering / kapittel 3.2 og 10 (fullmakt) (referert)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

18.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaleform: SSA-L «Avtale om løpende tjenestekjøp over internett (SSA-L)» med bilag; bindende når signert av begge parter.Kilde: Konkurransegrunnlag Avtaletype og Kontrakt / Vedlegg 3 SSA-L Generell avtale
• Avtaleperiode: 1 år, deretter løpende fornyelse 1 år om gangen; oppdragsgiver kan si opp med 3 måneders skriftlig varsel før fornyelsestidspunkt. Leverandør kan si opp med 12 måneders varsel før fornyelsestidspunkt (jf. SSA-L/bilag).Kilde: Konkurransegrunnlag Avtaleperiode / Vedlegg 4 SSA-L Bilag (Bilag 5 punkt 5.1)
• Databehandleravtale: leverandør forplikter seg til å inngå databehandleravtale, oppdragsgivers databehandleravtale skal benyttes (vedlegg 5).Kilde: Konkurransegrunnlag krav til løsningen (A Databehandleravtale) / Vedlegg 1 Kravspesifikasjon
• Innebygd personvern: leverandør forplikter seg til å utvikle løsningen i tråd med innebygd personvern.Kilde: Konkurransegrunnlag krav til løsningen (A Innebygd personvern) / Vedlegg 1
• SLA/oppetid og kompensasjon: leverandør skal tilby SLA som minimum dekker krav (brukerstøtte, feilretting, oppdateringer/vedlikehold, oppetid) og oppgi minimum oppetid % per måned (varslet vedlikehold ikke inkludert), samt kompensasjonsmodell for nedetid.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Service Level Agreement (SLA) kapittel
• Brukerstøtte: minimum virkedager 08:00–15:00, norskspråklig; innmelding via telefon og e-post/annet skriftlig basert grensesnitt.Kilde: Vedlegg 1 SLA Brukerstøtte
• Feilretting: feil kategoriseres etter SSA-L punkt 3.3; leverandør oppgir bindende responstid (timer) og skal varsle oppstart og estimert feilrettingstid; feilretting kontinuerlig; løpende oppdateringer.Kilde: Vedlegg 1 SLA Feilretting
• Planlagt vedlikehold: skal varsles minst 7 dager før, innen planlagt vedlikehold; gjennomføres utenfor kjernearbeidstid.Kilde: Vedlegg 1 SLA Varslet vedlikehold
• Lagring/back-up: data skal segregeres; skal ikke kunne gå tapt (back-up); datalagring i Norge eller EU; pris for back-up skal oppgis i prisskjema.Kilde: Vedlegg 1 SLA/Lagring av data og back-up
• Tilgang til kundedata ved avslutning/migrering: oppdragsgiver skal ha tilgang til alle kundegenererte data; leverandør skal bistå migrering ved endt avtaleforhold.Kilde: Vedlegg 1 SLA/Reetablering og tilgang til data + SSA-L punkt 7.2

• Dokumentet inneholder trolig flere detaljer i vedlegg 4/6/7 mv. som ikke er fullt gjengitt (f.eks. faktiske prisdetaljer er fylt med 0 i utdraget).
• I teksten vises både prekvalifiseringsinvitasjon og tilbudsfrist som delvis indirekte (invitasjon til tilbud: «…..» og noen datoer er foreløpige).
• Konkrete SSA-L SLA-bilag 4 (tjenestenivå og kompensasjoner) er ikke gjengitt utover at det viser til Vedlegg 1 kravene; eksakte kompensasjonssatser er ikke fullt ut synlige i utdraget.
• Kravspesifikasjonens øvrige kapitler utover utdraget (f.eks. enkelte «Integrasjoner og datasett»/«Implementering»-deler) kan ha flere underkrav som ikke fremgår fullt her.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon under «AV Arkivering - Opsjon» ber dere leverandøren beskrive om løsningen oppfyller NOARK-5 eller om det kan tilbys en opsjon på integrasjon mot Documaster Arkiv via KS FIKS Arkiv. Kan dere bekrefte hvilken av disse to løsningene som er forventet/akseptabel for Sandnes kommune (NOARK-5 i løsningen vs. kun opsjon-integrasjon), og om noen deler av arkiveringskravet skal evalueres selv om integrasjon kun prises som opsjon og ikke inngår i pris-evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker løsning- og opsjonsstrategi, og dermed hva som faktisk bør beskrives og leveres i tilbudet for å oppnå riktig evaluering.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, «V Arkivering - Opsjon»

2. I Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon under «A SLA» og «A Oppetid»/«A Feilretting» ber dere leverandøren oppgi oppetid, bindende responstid per feilkategori og en kompensasjonsmodell for nedetid. Kan dere dele SLA-kravene og forventet kompensasjonslogikk (satsintervall/utmåling per prosent nedetid og per feilkategori) slik de fremgår av Vedlegg 4 – SSA-L Bilag 4, og bekrefte at disse satsene skal være «ufravikelige» i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten eksakt kompensasjons-/beregningslogikk er det vanskelig å prise SLA korrekt og å sikre at tilbudet ikke avviker.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, «Service Level Agreement (SLA)» + Vedlegg 4 – SSA-L Bilag 4

3. Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon har flere krav som forutsetter integrasjoner (f.eks. «AV Økonomisystem» med NS 3453 og bilagsflyt, samt «A Autentisering» med Entra ID SSO, og «AV Opprettelse av brukere»). Kan dere beskrive hvilke konkrete økonomisystem dere skal integrere mot (produkt/leverandør), hvilke datagrensesnitt som forventes (f.eks. API, fil, sync/frekvens), og hvilke identifikatorer dere bruker i økonomisystemet for å matche bilag til riktig prosjekt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjonspris og løsningens gjennomførbarhet avhenger av systemspesifikke tekniske forutsetninger og datanøkler.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, «AV Økonomisystem» og «AV Opprettelse av brukere» og «AV Autentisering»

4. I Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon under «AV Økonomisystem» skriver dere at leverandøren skal integrere slik at bilag (konteringslinjer) føres iht. NS 3453 bygningsdelstabell, og at det «ønskes» at oppdragsgiver kan se og åpne fakturaene i prosjektstyringsverktøyet uten å logge inn i økonomisystemet. Kan dere avklare om dette er et absolutt/avvisningsrelevant krav (del av «AV»-kravet) eller et rent ønske som kun påvirker kvalitet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravets grad (A/V/AV) har stor betydning for risiko for avvisning og for hva som må leveres i tilbudet.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, «AV Økonomisystem»

5. Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon under «A Feilretting» og «A Feilretting skal kategoriseres i henhold til feilkategoriene i SSA-L punkt 3.3» refererer til SSA-L feilkategorier, samt at responstid skal oppgis som «tidspunkt for oppstart av feilretting». Kan dere bekrefte hvordan dere forventer at responstid og «oppstart» skal måles i praksis (f.eks. ved første feilmelding mottatt, ved første påbegynte leveranse-aktivitet, og i hvilket tidsrom), og hvilket nivå av dokumentasjon dere forventer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Målemetode påvirker leverandørens bemanning, drift og prising, og er sentralt for SLA-kompensasjon.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, «A Feilretting»

6. I Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon under «A Varslet vedlikehold» står det minimum 7 dager før, og at vedlikehold skal gjennomføres utenfor kjernearbeidstid. Kan dere angi deres konkrete kjernearbeidstid (tidsrom og eventuelle unntak/helligdager), og om det finnes maks. antall vedlikeholdsvinduer per måned/år?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Planlegging og tilgjengelighet/belastning for leverandørens drift avhenger av eksakte vindusrammer.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, «A Varslet vedlikehold»

7. I Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon under «A Oppetid» og «A Overvåking» ber dere om kompensasjon automatisk ved brudd og at oppdragsgiver skal varsles. Kan dere avklare om kompensasjon utløses «fra første avvik målt av leverandørens overvåkingssystem» eller basert på en felles måle-/kalibreringsmetode, og hvem som er verifiserende part i tvilstilfeller?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uenighet om målegrunnlag/ansvar kan gi tvist og feilprising av SLA.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, «A Oppetid» og «A Overvåking»

8. Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon under «A Lagring av data og back-up» sier datalagring innen Norge eller EU, og at dere ønsker beskrivelse av hvor data lagres. Kan dere bekrefte hvilke krav dere har til backup-retensjon (f.eks. daglig/ukentlig/månedlig, varighet) og eventuelle gjenopprettingstidsmål (RTO/RPO) som skal oppgis i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Retensjon og RTO/RPO påvirker kost og teknisk design, og er avgjørende for å prise riktig og levere i tråd med forventet modenhet.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, «A Lagring av data og back-up»

9. I Vedlegg 3 – Plan for etableringsfasen står det at løsningen skal være levert og utrullet innen utgangen av Q1 2027, og at godkjenningsprøven kan vare i 2 måneder («Vedlegg 1 – Godkjenningsprøve»). Kan dere bekrefte om Q1 2027 viser til «Leveringsdag» (overlevering etter godkjenningsprøve) eller til «produksjonssetting», og hvordan dere ser for dere at dere fordeler tid mellom implementering/akseptansetest/godkjenningsprøve innen fristen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsforståelsen påvirker fremdriftsplan, ressursbehov og risiko for dagbot/milepæler.

   Kilde: Vedlegg 3 – Plan for etableringsfasen, punkt 3.2; Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon, «Akseptansetest» og «Godkjenningsprøve»

10. I Vedlegg 6 – Utfyllingsskjema for referanseoppdrag skriver dere at dere krever minimum to sammenlignbare oppdrag, og at «alle leveransene som oppgis som dokumentasjon må være satt i drift i løpet av de tre siste årene». Kan dere avklare om «satt i drift» forstås som dato for produksjonsstart for kunder, dato for formell aksept/prosjektavslutning, eller noe annet (og om det kan dokumenteres via referanses erklæring/attest)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart «satt i drift»-begrep kan føre til avvik fra kvalifikasjonskravet og risiko for ikke å bli invitert til tilbud.

    Kilde: Konkurransegrunnlag kapittel 5/prekvalifisering, punkt 6.4 (krav knyttet til leverandørens erfaring) + Vedlegg 6

11. I Konkurransegrunnlaget kapittel 6.1.2 «Pris» står det at «utfylte prisskjemaet skal dekke alle kostnader» og at prisskjemaet er del av SSA-L Bilag 7. Kan dere bekrefte hvilke pris-/kostnadskomponenter som faktisk inngår i «totalpris» som evalueres (20%), herunder om lisens, implementering, integrasjoner, opplæring og SLA/oppetid/kompensasjon prises separat eller samlet i prisskjemaets total?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som er evalueringsgrunnlaget for pris for å strukturere tilbudet riktig.

    Kilde: Konkurransegrunnlag, «6.1.2 Pris» + Vedlegg 6 – Samlet pris og prisbestemmelser / Vedlegg 2 – prisskjema