28VENT2-K Ventilasjonstekniske tjenester

Kilden teater og konserthus IKS inviterer til åpen tilbudskonkurranse (FOA Del II) for ventilasjonstekniske tjenester knyttet til eksisterende ventilasjonsanlegg. Omfatter service og vedlikehold (periodisk service på ventilasjonsanlegg 2 ganger/år vår/høst eks. filter; årlig service på kjølemaskiner 1 gang/år våren), feilsøking/utbedring, kontroll og optimalisering, rapportering og forslag til forbedringer/energieffektivisering. I tillegg leveranse av filtre til ventilasjonsaggregater etter behov (bestilles av oppdragsgiver). Det planlegges avtale for 2 år med opsjon på 1+1 nye år. Befaring tilbys 26/8 kl 10 (påmelding via Mercell).

• Leverandøren skal være et lovlig etablert selskap.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse for registrering i foretaksregister som foreskrevet i etableringslandets lovgivning.

  Kilde: Pkt. 3 – Kvalifikasjonskrav / dokumentasjonskrav (Firmaattest)
• Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest for skatt og mva. Utenlandske leverandører: tilsvarende attester fra relevante myndigheter. Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp.

  Kilde: Pkt. 3 – Kvalifikasjonskrav / dokumentasjonskrav (Skatteattest)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon. Eventuell alternativ dokumentasjon (kompenserende kredittvurdering) skal følge som del av tilbudet der krav ikke kan dokumenteres fullt ut.

  Kilde: Pkt. 3 – Kvalifikasjonskrav / dokumentasjonskrav (Kredittvurdering)
• Leverandøren skal oppfylle miljø- og bærekrafts krav.

  Dokumentasjon: Implementert miljøledelsessystem (miljøfyrtårn, ISO 14001 eller tilsvarende) og bruk av nullutslippskjøretøy (elbiler eller hydrogen) i all transport knyttet til oppdraget.

  Kilde: Pkt. 3 – Kvalifikasjonskrav / dokumentasjonskrav (Miljø og bærekraftig utvikling)

• Dokumentert erfaring med tilsvarende anlegg: oppgi 3 referanser fra lignende prosjekter med navn på kontaktperson og tlf.Kilde: Pkt. 4 Krav (1 Dokumentert erfaring med tilsvarende anlegg)
• Fagkompetanse innen ventilasjon/HVAC: beskriv leverandørens organisering med antall ansatte og fagkompetanse.Kilde: Pkt. 4 Krav (2 Fagkompetanse innen ventilasjon/HVAC)
• Vaktordning: redegjør for tilbudt vaktordning, med priser og forventet responstid.Kilde: Pkt. 4 Krav (3 Vaktordning)
• Åpenhetsloven: bekrefte at tilbyder oppfyller kravene i Åpenhetsloven (Kilden forutsetter etterlevelse og at leverandører forholder seg til lovens bestemmelser).Kilde: Pkt. 4 Krav (4 Åpenhetsloven)
• Tilbudsutforming ved levering: prisskjema og evnt tilbudsbrev samt annen dokumentasjon skal legges ved under fanebladet Dokumenter i Mercell.Kilde: Pkt. 6.2 Tilbudets utforming ved levering

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

15.09.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår (8. feb. 2008 nr. 112).Kilde: Pkt. 2.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Leverandør må vedstå seg tilbudet til vedståelsesfrist angitt i viktige datoer (3 måneder).Kilde: Pkt. 2.4 Vedståelsesfrist; Pkt. 1.3 Viktige datoer
• Prisfastsettelse og prisregulering: priser faste i ett år fra avtaleinngåelse; reguleres iht. SSB byggekostnadsindeks for ventilasjonsarbeider.Kilde: Pkt. 5 Tildelingskriterier (Pris)

• Dokumentteksten viser bare innholdsfortegnelse og utdrag; detaljerte krav/delutdypinger for enkelte punkter kan ligge i seksjoner som ikke er gjengitt (f.eks. mer presis formulering av kontrakts-/ytelseskrav utover oppgitt omfang).
• Ingen eksplisitte kontraktsvilkår (herunder SLA-formuleringer, måleparametere, betalingsbetingelser, oppstart/varighet utover opsjon/2 år) er fullt synlige i den gjengitte teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete ventilasjonsanlegg/aggregater og kjølemaskiner som inngår i fastprisene for henholdsvis «årlig service på ventilasjonsanlegg (2 ganger pr. år vår/høst) eks. filter» og «årlig service kjølemaskiner (1 gang pr. år – våren)»? Vennligst oppgi grunnlagsliste/omfang (inkl. antall, lokasjoner og eventuelle modell-/servicebehov per enhet).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbyder må prise riktig omfang og frekvens per bygningsdel/anlegg før de kan sette korrekte fastpriser.

   Kilde: 1.2 Beskrivelse av oppdragsgivers behov / Omfang av leveransen (Service og vedlikehold; fastpris årlig service ventilasjon og kjølemaskiner)

2. I prisskjemaet og tildelingsgrunnlaget står det at «All kostnader knyttet til tjenestene og varene skal inngå i oppgitte priser, både for filter, timepris og fastpris årlig service, herunder frakt, oppmøte, reisekostnader, bom, reisetid, administrasjons- og faktureringskostnader, skatter og avgifter (ikke mva).» Kan oppdragsgiver presisere hvilke elementer som er priset i «filter»-delen (innkjøpskost/innkjøpspåslag/logistikk) og hvordan «timepris» skal anvendes i kontrakten (typiske scenarier for bruk)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet i prisingslogikk mellom filter, timepris og service kan gi feil tilbudspris og risiko for uforutsette kostnader.

   Kilde: 5 Tildelingskriterier / Pris (beskrivelse av at alle kostnader skal inngå, samt omtale av filter, timepris og fastpris årlig service)

3. Oppdragsgiver skriver at «Priser reguleres iht. SSB byggekostnadsindeks for ventilasjonsarbeider.» Hvilken konkret SSB-indeks (navn/indekskode) skal benyttes, og hva er formel og intervall for regulering (f.eks. måned/kvartal, starttidspunkt, indeksgrunnlag og eventuell tak-/gulvregulering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbyder må vite indeks og mekanikk for regulering for å kunne prise risiko og fastsette konkurransedyktige priser.

   Kilde: 5 Tildelingskriterier / Pris (prisene er faste i ett år, deretter reguleres iht. SSB byggekostnadsindeks for ventilasjonsarbeider)

4. Kan oppdragsgiver utdype hva som menes med «Feilsøking og utbedring ved behov» og «Kontroll og optimalisering av drift» i tjenestebeskrivelsen: hvilke aktiviteter/omfang forventes inkludert i fastpris (innenfor planlagt service), og hva forventes fakturert som tillegg via timepris/andre mekanismer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå tvist og feilprising må det avklares hva som ligger innenfor inkludert fastpris vs. hva som utløser ekstra betaling.

   Kilde: 1.2 Beskrivelse av oppdragsgivers behov / Service og vedlikehold (Kontroll og optimalisering; Feilsøking og utbedring ved behov)

5. Vaktordning: Det bes om «Redegjør for tilbudt vaktordning, med priser og forventet responstid». Kan oppdragsgiver oppgi krav til vaktens tilgjengelighet (hverdager/helg/arbeidstid/utenfor arbeidstid), og om det er krav til maks responstid (f.eks. minutter/timer) eller kun tilbyderens foreslåtte responstid som evalueres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opplysninger om vaktdekning og responstid (krav vs. evalueringsparameter) påvirker både bemanning og kostnadsnivå.

   Kilde: 4 Krav 3 Vaktordning (Response required) / 5 Tildelingskriterier (vektlegge responstid/beskrivelse av vaktordning)

6. Feil/mangelfull informasjon: Hvilke systemer/dokumentasjon vil oppdragsgiver gjøre tilgjengelig for leverandøren (f.eks. FDV-dokumentasjon, kursplaner, skjemaer, bygnings-/anleggsoversikt, historikk på filtre, servicehistorikk/avvik)? Alternativt: kan oppdragsgiver beskrive hva tilbydere kan forvente å få ved oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tjenestekvalitet og pris påvirkes av tilgang til eksisterende dokumentasjon og historikk, særlig for feilsøking og optimalisering.

   Kilde: 1.2 Beskrivelse av oppdragsgivers behov (service/vedlikehold og rapportering) samt 4 Krav 1 og 2 (referanser/fagkompetanse) som tilsier at gjennomføringsgrunnlag er viktig

7. Filter: Oppdragsgiver bestiller filtre «etter behov». Hvordan fastsettes leveransetid (standard leveringstid for filtre), og hvordan håndteres leveranser av ikke-standard filtre/typer (evt. lang ledetid eller bestillingsgodkjenning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbyder må vite hvordan filterbestillinger planlegges og leveres for å kunne gi riktig time-/kost-/beredskapsforutsetning og unngå brudd i drift.

   Kilde: 1.2 Beskrivelse av oppdragsgivers behov / Levering av filter og deler (bestilles av Oppdragsgiver) samt 5 Tildelingskriterier / Pris (filter skal prises)

8. Tildelingskriteriet «Kvalitet» er oppgitt som 30% og at oppdragsgiver «vil kunne vektlegge» referanser, kompetanse på tilbudt personell og responstid/vaktordning. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan disse elementene konkret evalueres og vektes mot hverandre (f.eks. skåringsmodell eller hva som gir «best» score)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis tildelingskriteriets innbyrdes betydning er utydelig, kan tilbyder risikere å prioritere feil i tilbudsdokumentasjonen.

   Kilde: 5 Tildelingskriterier / Kvalitet (30%) og «Oppdragsgiver vil kunne vektlegge» (referanser, kompetanse, responstid)

9. Opsjoner og varighet: Det står at oppdragsgiver planlegger avtale i 2 år med opsjon på 1 + 1 nye år. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan og når opsjonene kan utløses (varselsfrist) og om prisregulering/indeks gjelder likt i opsjonsperiodene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsutnyttelse og regulering i opsjoner påvirker tilbudt pris og leverandørens langsiktige kalkyle.

   Kilde: 1.2 Beskrivelse av oppdragsgivers behov / Oppdragsgiver planlegger å inngå avtale for 2 år med opsjon på 1 + 1 nye år; 5 Tildelingskriterier / Pris (pris reguleres etter ett år)

10. Åpenhetsloven: Konkurransegrunnlaget ber tilbyder «bekrefte at de oppfyller Åpenhetsloven». Kan oppdragsgiver presisere hvilken bekreftelse som forventes i tilbudet (f.eks. signert erklæring, lenke til aktsomhetsvurderinger, rutiner/tiltak) og om det finnes mal/krav til dokumentasjon som følger av anskaffelsen?

    Hvorfor det er verdt å spørre: For å levere riktig og unngå avvisnings-/udokumentasjonsrisiko må tilbyder vite eksakt dokumentasjonsform som forventes.

    Kilde: 4 Krav 4 Åpenhetsloven (Response required)