Renholdstjenester for Hamar lokaler Parkgata 36

Konkurransen gjelder renholdstjenester for Utdanningsdirektoratets kontorlokaler i Parkgata 36, Hamar. Ytelsen omfatter regelmessig daglig renhold etter NS-INSTA 800 og kvalitetsprofil, samt temporært renhold/hovedrengjøring som kan bestilles ved behov (inkl. innvendig vindusvask, rens av møbler og tepper m.m.). Omfang oppgis å utgjøre ca. 600 kvm eksklusive arealer for hovedrengjøring, og lokalet har ca. 25 ansatte. Anskaffet verdi anslås til ca. 150 000 NOK ekskl. mva. pr. år, med forventet varighet maks 7 år inkl. opsjoner (5-1-1) og avtaleperiode 5 år med opsjon +1+1. Tilbud vurderes etter tildeling ‘beste forhold mellom pris og kvalitet’ (70 % kvalitet / 30 % pris). Tilbydere må gjennomføre befaring; tilbydere som ikke deltar får ikke tilbud vurdert.

• Være à jour med innbetaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn seks måneder.

  Kilde: Kap. 3.1 «Krav til Tilbyder»
• Erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene, inkl. navn på oppdragstaker, verdi og tidsramme. Kan dokumenteres via kompetanse i personalgruppa også ved erfaring fra annen tilbyder.

  Kilde: Kap. 3.1 «Krav til Tilbyder»
• Leverandør skal være godkjent i Arbeidstilsynets renholdsregister (gyldig godkjenning).

  Dokumentasjon: Kopi av godkjennelse utstedt av Arbeidstilsynet. For leverandører som ikke er godkjent: kopi av søknad/bekreftelse på søknad. Oppdragsgiver vil kun signere kontrakt med leverandør som har gyldig godkjenning.

  Kilde: Kap. 3.1 «Krav til Tilbyder»

• Tilbudet skal leveres elektronisk via Mercell innen frist (angitt i konkurransegrunnlaget).Kilde: Kap. 7.2 «Innlevering av tilbud»
• Tilbyder må levere sladdet separat versjon av tilbudet der taushetsbelagte opplysninger er sladdet.Kilde: Kap. 2.2/7.4 (taushetsplikt og «punkt 7.4 Tilbudets utforming» omtalt i tekst)
• Tilbudet skal besvare alle punkter og bekrefte at etterspurt dokumentasjon for kvalifikasjonskrav er vedlagt.Kilde: Kap. 7 «Generelt»
• Tilbudets utforming: Tilbudsbrev datert og signert; eventuelle forbehold/merknader; oppgi konsekvenser av forbehold; erklæring om at alle kvalifikasjonskrav er oppfylt.Kilde: Kap. 7.4 «Tilbudets utforming»
• Innholdsfortegnelse med sidetall (én side som tydeliggjør øvrige dokumenter).Kilde: Kap. 7.4 «Tilbudets utforming»
• Utfylt prismatrise/Prisskjema (Vedlegg 1).Kilde: Kap. 7.4 «Tilbudets utforming» og Vedlegg 1
• Beskrivelse av oppfyllelse av kravspesifikasjon.Kilde: Kap. 7.4 «Tilbudets utforming»
• Egenerklæring eller tredjepartserklæring som bekrefter oppfyllelse av krav til lønns- og arbeidsvilkår.Kilde: Kap. 7.4 «Tilbudets utforming»
• Eventuelle vedlegg.Kilde: Kap. 7.4 «Tilbudets utforming»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

18.09.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsperiode: 5 år, med opsjon om forlengelse 1+1 år (opsjon utløses senest innen en måned før avtalen utløper, iht. avtalen).Kilde: Vedlegg 5 «Avtale…» pkt. «Kontraktsperioden»
• Krav til obligatorisk tjenestepensjon (OTP) for egne ansatte og ansatte hos underleverandører som medvirker direkte.Kilde: Vedlegg 5 pkt. 3.1
• Krav til HMS-kort: alle arbeidstakere som direkte medvirker skal ha gyldig HMS-kort; manglende kort kan medføre bortvisning.Kilde: Vedlegg 5 pkt. 3.3
• Renholdregister: leverandøren skal være godkjent i Arbeidstilsynets renholdsregister gjennom hele kontraktsperioden (i tilbudspromiss/kontraktsforutsetning).Kilde: Avtaletekst: Vedlegg 5 pkt. «Renholdregister»
• Lønns- og arbeidsvilkår: kontraktskrav etter forskrift om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon/sanksjoner, rett til kontroll og dagbot ved brudd på dokumentasjonsplikt (og tilbakeholdsrett).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.3 «Krav til lønns- og arbeidsvilkår» + Vedlegg 5 pkt. 3 («Leverandørens ansvar og plikter»)
• Egenrapportering av lønns- og arbeidsvilkår: leverandør skal fylle ut egenrapporteringsskjema innen en måned etter kontraktsignering (kan kreves flere ganger).Kilde: Vedlegg 5 «Leverandørens ansvar og plikter»
• Sikkerhet/taushetsplikt: nøkkelkort deles mot kvittering; taushetserklæring for ansatte; håndtering etter forvaltningsloven m.m.Kilde: Vedlegg 5 pkt. 10 «Sikkerhet, taushetsplikt og konfidensialitet»
• Endringer/tillegg: endringer i ytelsen må avtales skriftlig; bilag for endringer (bilag 3).Kilde: Vedlegg 5 pkt. 16 «Endringer…»

• Dokumentteksten inneholder ikke selve detaljkravene i punkt 5.2 («Hovedproblemstillinger som ønskes belyst») utover en samlet beskrivelse; den omtaler dog innhold i tildelingskriteriet.
• Konkurransegrunnlaget viser at befaring er absolutt krav (tilbud som ikke har deltatt vurderes ikke), men selve tidspunktet for befaring og praktiske detaljer utover påmelding via Mercell er ikke inkludert i utdraget.
• Kontrakts-/utførelseskrav knyttet til ‘renholdsplaner ihht. vedlegg 2-4’ er omtalt, men selve innholdet i kvalitetsprofil/renholdsplan-krav er ikke gjengitt i teksten du la inn.
• Det er referert til flere punkter i Vedlegg 5 (f.eks. kapittel 6 «Kundens plikter» og andre avsnitt), men kun deler er synliggjort; derfor kan noen detaljer om praktisk gjennomføring være mangelfullt uttrukket.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I punkt 5.2 «Hovedproblemstillinger som ønskes belyst» ber dere tilbydere belaste hvordan tilbudet oppfyller kvalitets-/renholdsbehovet, og det vises til Vedlegg 2 (kvalitetsprofil). Kan dere bekrefte hva som konkret skal leveres under dette punktet, og hvilke underpunkter Oppdragsgiver evaluerer (f.eks. kravspesifikke temaer/kriterier som må omtales i beskrivelsen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre at besvarelsen treffer evalueringsgrunnlaget i 5.2/vedlegg 2 og ikke legger vekt på feil dokumentinnhold.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.2 og punkt 6 (tildelingskriterier), samt Vedlegg 2

2. I punkt 5.4 «Renholds/arbeidsplaner» og i tildelingskriteriene ber dere om «Utarbeidet renholdsplan for daglig renhold» samt opplegg for vikar ved sykdom. Kan dere utdype hvilke formkrav og minimumsdeler renholdsplanen skal inneholde (struktur/overskrifter), og om planene skal dekke både daglig renhold og temporært renhold, eller om temporært renhold skal beskrives separat?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdanningsdirektoratet evaluerer planenes innhold (70 % kvalitet). Uten klar struktur kan leverandøren risikere avvik i leveranse av dokumentasjon.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.4 og punkt 6.1

3. I punkt 5.2 og tildelingskriteriene ber dere tilbydere tydeliggjøre innhold i «hovedrengjøring (temporært renhold)». Kan dere bekrefte hvilke konkrete aktiviteter som skal regnes inn i «årlig hovedrengjøring», og hvordan dette skal prises og beskrives (om dere ønsker en aktivitetsliste pr. rom/areal, og om «hovedrengjøring» er synonymt med det som omtales i prisskjemaet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prising og evaluering av temporært renhold (30 % pris og grunnpris) forutsetter at leverandøren forstår nøyaktig hva som inngår i hovedrengjøring/temporært renhold.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.2, punkt 6.1 og Vedlegg 1 (Prisskjema)

4. Befaring er et absolutt krav, men det fremgår ikke av utdraget hvilke praktiske detaljer som gjelder for tidspunkt og gjennomføring. Kan dere angi tidspunkt(er) for befaring, forventet varighet, hvem fra tilbyder som kan/skal delta, og om det gis adgang til å gjøre målinger/foto/romgjennomgang utover befaring?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne planlegge bemanning og beregningsgrunnlag (areal, romliste, utstyr, reiser) før tilbudsfrist.

   Kilde: Konkurransegrunnlag «Om befaring»

5. I Vedlegg 1 «Prisskjema» fremgår det at evalueringen baseres på standard renholdstjenester og at «Tilbyder må kontrollere at beregninger er korrekte» samt at «enhetsprisen må gjelde også for en justering av antall på +/- 15%». Kan dere bekrefte hvordan dette slår ut for utfylling av time-/enhetspriser og hva som skjer dersom faktisk behov avviker (f.eks. om justeringen skjer mot pr. time/enhet uten prisjustering, og om det er særskilte regler for temporært renhold)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren vite hvordan +/-15 % påvirker evaluert total, og hvilken pris som gjelder ved avvik i faktisk omfang.

   Kilde: Vedlegg 1 (Prisskjema Renhold 2026), avsnitt om evaluering og +/- 15%

6. I punkt 5.2 fremgår krav om daglig renhold «alle hverdager gjennom hele året med unntak av offentlige helligdager», og at det «ikke [er] perioder hvor ordinært renhold utgår». Kan dere bekrefte hvordan dere håndterer avvik ved f.eks. jule-/nyårsperioden som ikke er offentlige helligdager, samt hvordan ferieavvik skal inndekkes (krav til bemanningsdekning og eventuelle frister for varsel til oppdragsgiver)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne kalkulere riktig arbeidstid/ressursbehov og dokumentere robust inndekning i tilbudet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.2

7. I punkt 5.2 står det at «Priser for temporært renhold skal være basert på utføring hverdager» og at «Evt. økning i grunnpris for arbeid utenfor ordinær kontortid oppgis særskilt under merknader». I Vedlegg 1 ser vi egne time-/grunnprisfelt og «merknader». Kan dere bekrefte hvilke typer utenfor-kontortid-arbeid som kan utløse merknadsprisen (f.eks. støyende/forstyrrende), og hvordan dere forventer at leverandøren skiller «grunnpris» fra eventuelle tillegg i utfyllingen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klar skillelinje mellom grunnpris og tillegg er nødvendig for korrekt utfylling og for å unngå avvisning/feil prising som følge av «taktisk prising»-risiko.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.2 og Vedlegg 1 (Prisskjema)

8. I konkurransegrunnlaget (punkt 6.1) og i avtalevedlegg fremgår at renholdet skal følge NS-INSTA 800 og kvalitetsprofil. Kan dere bekrefte hvilket dokumentasjonskrav dere stiller til «egenkontroll, oppfølging/kontroll, stikkprøvekontroller» (hvilke rapporteringer/maler/tidspunkt), og om kontrollfrekvensen er spesifisert i Vedlegg 2–4 eller i avtalen, eller om den skal foreslås av tilbyder i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise og bemanne kontrollrutiner korrekt og gi etterspurt dokumentasjon som del av kvalitetsscoren.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6.1 og punkt 5.4 samt Vedlegg 2–5 (referert)

9. I avtalen (Vedlegg 5) fremgår flere plikter og sanksjons-/dagbot-rammer, men detaljene for dagbot-satser og hva som typisk anses som «mislighold» følger i flere underpunkter. Kan dere bekrefte hvilken praktisk varsling/avviksmekanisme dere legger til grunn før eventuelle sanksjoner, og hvordan dere definerer «vesentlig mislighold» i praksis for renholdstjenester (f.eks. hva som utløser forsinkelse på 10 dager eller krav om heving)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå risikonivå og prosess før sanksjoner/heving for å kunne vurdere kommersiell og juridisk risiko ved tilbud og kontraktsinngåelse.

   Kilde: Vedlegg 5 Avtale om renholdstjenester: punkt 12.4 og punktene om mangler/forsinkelse/heving

10. I avtalen (Vedlegg 5) står det at Leverandøren har ansvar for å holde, bestille og medbringe nødvendige renholdsmidler/maskiner/utstyr, mens Oppdragsgiver bruker statens fellesavtale for forbruksmateriell, og at Leverandøren skal si fra om behov for bestilling. Kan dere bekrefte (1) hvilke konkrete varekategorier som er kundens ansvar (liste), (2) tidsfrist for bestillingsvarsling før oppdragsgiver rekker å levere, og (3) hvem som dekker kostnader ved feilbestilling/utgåtte produkter?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens kostnadsregnskap, leveringssikkerhet og risiko i driftsavvik, samt omtale i renholdsplan.

    Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.2 og Vedlegg 5 punkt 6 «Kundens plikter»/tilhørende ansvar (referert i utdrag)