Renholdstjenester til Søndre Østfold tingrett

Åpen anbudskonkurranse om kjøp av renholdstjenester til Søndre Østfold tingrett (rettssteder Fredrikstad, Halden, Moss og Sarpsborg). Kontrakten skal tildeles én leverandør og har varighet 2 år med opsjon for forlengelse 2+2+2 (maks 6 år). Leveransen omfatter daglig/regelmessig renhold, periodisk renhold og bestillingsrenhold. Kvalitet skal måles iht. NS-INSTA 800-1:2018 (AQL 4%).

• Leverandøren skal være lovlig etablert (firmaattest for norske; bekreftelse/dokumentasjon for utenlandske).

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske) / bekreftelse og dokumentasjon på registrering i bransje-/foretaksregister i etableringslandet (utenlandske).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.4.1.1 (Firmaattest)
• Leverandøren skal være godkjent i Arbeidstilsynets renholdsregister.

  Dokumentasjon: Kopi av godkjennelse utstedt av Arbeidstilsynet (oppdragsgiver kan sjekke registeret).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.4.1.2 (Godkjennelse i Renholdsregisteret)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell og økonomisk kapasitet (vurderes bl.a. omsetning, likviditet, soliditet, gjeldsgrad).

  Dokumentasjon: Årsregnskap inkl. noter og styre-/revisjonsberetning fra to siste avsluttede regnskapsår (nevnt 2024 og 2025); evt. foreløpig årsregnskap hvis ikke ferdigstilt; alternativ dokumentasjon ved manglende foreløpig årsregnskap. Oppdragsgiver kan innhente kredittvurdering fra Experian.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.4.2
• Leverandøren skal ha dokumentert erfaring fra relevante og sammenlignbare leveranser (renholdstjenester).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil tre (3) mest relevante og sammenlignbare leveranser fra de siste tre (3) årene; utfylt mal for referansebeskrivelser (vedlegg 3). Minimum én leveranse skal være gjennomført iht. NS-INSTA 800; oppgis hvilke som er utført iht. NS-INSTA 800.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.4.3
• Leverandøren skal ha dokumentert og implementert kvalitetssikrings-/ledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av kvalitetssikrings-/ledelsessystem (så detaljert at oppdragsgiver kan vurdere). Ved ISO 9001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.4.4
• Leverandøren skal ha dokumentert og implementert miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsessystem (så detaljert at oppdragsgiver kan vurdere). Ved EMAS/Miljøfyrtårn/ISO 14001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.4.5
• Ved støtte på andre virksomheters kapasitet: forpliktelseserklæring og leverandørfellesskap/solidaransvar iht. hvilke kvalifikasjonskrav det støttes på.

  Dokumentasjon: Signert forpliktelseserklæring (vedlegg 2) og ESPD/særskilt dokumentasjon for involverte virksomheter, samt at støttende virksomhet(er) oppfyller relevante kvalifikasjonskrav. (Solidarisk ansvar der det støttes på finansiell kapasitet; og krav til utførelse der det støttes på tekniske/faglige kvalifikasjoner).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3.1 + vedlegg 2 (Mal for forpliktelseserklæring)

• Tilbudet skal levere utfylt tilbudsskjema (vedlegg 1).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3 samt Del I - Vedlegg 1 - Tilbudsskjema (referert)
• Skatteattest for leverandør (ikke eldre enn 6 måneder fra tidspunkt oppdragsgiver meddeler hvem som har vunnet).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4 + pkt. 7.3 (dokumentasjon del av tilbudet)
• Utfylt ESPD-skjema skal leveres (elektronisk i Eu-Supply) for leverandøren (og separat for hver involvert virksomhet ved fellesskap/støtte).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.2 (ESPD) + pkt. 6.3.1
• Eventuell(e) forpliktelseserklæring(er) (vedlegg 2) dersom leverandøren støtter seg på støttende foretak for å oppfylle kvalifikasjonskrav.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3.1 + Del I - Vedlegg 2 - Mal for forpliktelseserklæring
• Egenerklæring etiske krav (vedlegg 4) skal leveres (utfylt).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3 + Del I - Vedlegg 4
• Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav: firmaattest/renholdsregister, årsregnskap, referansebeskrivelser (vedlegg 3), beskrivelse av kvalitetssikrings-/ledelsessystem, beskrivelse av miljøledelsessystem (evt. sertifikater).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3 (punktliste)
• Dokumentasjon på tildelingskriterier: utfylt prisskjema (bilag 3), utfylt leverandørens løsningsbeskrivelse (bilag 2), samt CV-er for ansvarlig arbeidsleder (bilag 2 vedlegg 1).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3 + pkt. 8.1 (tildelingskriterier)
• Ved avvik: avvik skal angis presist og entydig i vedlegg 1 (Tilbudsskjema).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.8 samt Del I - Vedlegg 1
• Befaring: påmelding via EU-Supply (maks 2 personer per leverandør) dersom leverandør ønsker å delta.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.5
• Egenerklæring om taushetsplikt (vedlegg 5) må fylles ut og sendes i leverandørportalen (EU-Supply) for å få tilgang til plantegninger.Kilde: Del I - Vedlegg 5 - Egenerklæring om taushetsplikt (NB i dokumentet)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

21.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsperiode 2 år fra oppstartsdato i avtaledokumentet, med opsjon for forlengelse 2+2 år (maks totalt 6 år).Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser punkt 1 Kontraktsperiode
• Oppdragsgiver kan kreve utskiftning av personell ved saklig grunn; skifte skal skje umiddelbart for leverandørens regning.Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser punkt 8 Personell
• Dagbot ved bruk av ikke-opplært personell i renhold av bygget: kr. 1000 per dag per personell (også vikarer).Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser punkt 8 Personell
• Taushetsplikt: alt renholdspersonell skal undertegne taushetserklæring.Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser punkt 4 Taushetsplikt
• Fakturering: elektronisk faktura i EHF-format. EHF-adresse og fakturareferanse (1460BAAN) oppgis. 30 dager betalingsfrist. Rett til returnering ved manglende merking/spesifisering. Konvensjonalbot ved overfakturering opptil 20% av aktuell faktura.Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser punkt 5 Fakturering og betaling (5.1.1, 5.1)
• Timelister: ved arbeid/kompensasjon etter medgått tid skal personell fylle ut daglig timelister; signatur fra oppdragsgiver innebærer ikke godkjenning av kostnad eller utført arbeid.Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser punkt 5.2 Timelister
• Prisregulering: tidligst 12 måneder etter signering, deretter minimum hvert 12. måned; SSB KPI-tabell 14702 benyttes; partene må søke/dokumentere og oppdragsgiver skal godkjenne skriftlig.Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser punkt 7 Prisregulering
• Renholdstjenester skal følge NS-INSTA 800-1:2018 (AQL 4%) og det skal gjennomføres kvartalsvise kontroller første gang 3 måneder etter oppstart.Kilde: Del II - B.1 Bilag 1 Oppdragsgiverens kravspesifikasjon punkt 3.1 Renholdsfrekvens og kontroll
• Forsinkelse: varslingsplikt; dagbot kr. 2000 per hverdag ved vesentlig forsinkelse (≥3 dager) begrenset til 20 hverdager; oppfyllelses-/heveregler ved vesentlig mislighold/forsinkelse ut over dagbotperiode.Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser punkt 10 Forsinkelse
• Mangelfull leveranse: utbedring uten kostnad for oppdragsgiver; oppdragsgiver kan nekte aksept/foreta utbedring for leverandørens regning og risiko dersom frist oversittes.Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser punkt 11 Mangelfull leveranse
• Seriøsitetsbestemmelser: etterlevelse av menneskerettigheter/ILO, dokumentasjon via egenrapportering/oppfølgingskontroller/sertifisering; rett til kontroll og revisjon; brudd kan gi dagbøter og heving/stansing ved vesentlig mislighold.Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser punkt 18 Seriøsitetsbestemmelser (bl.a. 18.1, 18.2.3, 18.5)

• Tildelingskriterier og dokumentasjonskrav for 'Klima- og miljøhensyn' og 'Kvalitet' er omtalt, men selve evalueringsmetoden (scoreformler) er ikke fullstendig gjengitt i vedlagt tekst utover at det brukes hybridmodell for Pris.
• Avvik: avvisningskonsekvens er beskrevet generelt, men konkrete avvikstyper/terskler er ikke tatt med i utdraget.
• Opplysninger om faktiske kontaktpersoner, oppstartsdato (01.01.2027) og nøyaktige oppdragsgiver-krav for alle tjenestetyper (bestillingsrenhold-tabeller) er ikke fullt gjengitt i tekstutdraget; kun hovedpunkter og eksempler er synlige.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse (pkt. 2.1) fremgår det at leverandøren skal fylle inn antall minimumstimer per måned for ansvarlig arbeidsleder, og at det «som et minimum» kreves 2 timer fysisk tilstedeværelse per måned. Kan dere bekrefte om timene må være fordelt som f.eks. 30 min per inspeksjon/eller spesifikk frekvens, eller er det tilstrekkelig å oppgi totalt antall timer per måned uavhengig av fordeling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise og planlegge arbeidsleders disponering korrekt, og et uklart krav til fordeling kan gi feil risikobilde og/eller avvik.

   Kilde: Del II - B.2 Bilag 2 vedlegg 1 – CV.docx / Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse (pkt. 2.1) og Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon (pkt. 3.3)

2. I Bilag 1 – Oppdragsgiverens kravspesifikasjon (pkt. 3.1) står det at det skal utføres kvartalsvise kontroller første gang 3 måneder etter oppstart. Kan dere spesifisere hvordan kontrolldatoene/ukedagene vanligvis fastsettes i praksis, og om kontrollen alltid inkluderer alle rettsstedene eller kan gjennomføres rettsstedsvis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppstart ligger 01.01.2027 og kontroll skal starte etter 3 måneder; leverandøren trenger å planlegge bemanning og kostnader knyttet til kontrollaktiviteten.

   Kilde: Del II - B.1 Bilag 1 vedlegg 1 – Oppdragsgiverens kravspesifikasjon (pkt. 3.1)

3. I Bilag 3 – Prisskjema står det at estimert antall timer for bestillingsrenhold «Ekstraordinær rengjøring», «Hovedrengjøring», «Vinduspuss» og «Gulvbehandling» brukes for evaluering og ikke er bindende, men prisene er bindende. Kan dere bekrefte om timeprisen skal inkludere alt utstyr/maskiner/kjemikalier/flytting/tdekking også for vinduspuss og gulvbehandling (tillegg til teksten i prisskjema-veiledningen), eller er det noen unntak utover at liftleie ved innvendig vindusvask skal ikke inkluderes i timeprisen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å gi riktig tilbudspris må leverandøren forstå hvilke kostnadselementer som skal ligge i timeprisen for hver bestillingspost, spesielt for vinduspuss/gulvbehandling.

   Kilde: Del II - B.3 Bilag 3 - Prisskjema (ark: Veiledning og Bestillingsrenhold)

4. I Del I (pkt. 8.3) fremgår det at tildeling av «Pris» evalueres etter hybridmodellen utviklet av Oslo kommune med knekkpunkt 2,5 (75 % høyere pris enn laveste tilbud), og at alle tilbud scores 0–6. Kan dere oversende/konkretisere formelen slik at vi kan beregne nøyaktig score for Pris (for intervallene rundt knekkpunktet), og bekrefte om poeng for Pris kombineres med poeng fra kvalitative kriterier i en lineær totalsum?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende eksakt scoreformel kan gi feil regnestykke internt og gjør det vanskelig å vurdere margin og konkurranseposisjon.

   Kilde: Del I - Konkurransegrunnlag (pkt. 8.1 og 8.3)

5. I Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser (pkt. 8 Personell) står det at oppdragsgiver kan kreve utskiftning av personell ved saklig grunn, og at det påløper en dagbot på kr. 1000 per dag dersom personell ikke er opplært i renholdet av bygget. Kan dere presisere hvordan «ikke er opplært» dokumenteres i praksis (f.eks. krav til opplæringsplan/ev. oppdragsgivers bekreftelse), og hvordan dagboten beregnes ved delvis opplæring eller kortvarige vikarinnleier?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbot er en konkret økonomisk risiko; leverandøren trenger avklaring av terskel og dokumentasjonskrav for å kunne sette realistisk bemannings- og opplæringsopplegg.

   Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser (pkt. 8 Personell)

6. I Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser (pkt. 5.1 Fakturering) står det at oppdragsgiver kan returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller krav til merking/spesifisering, og at det ved overfakturering kan ilegges konvensjonalbot inntil 20 % av verdien av aktuell faktura. Kan dere konkretisere hvilke konkrete forhold som typisk medfører retur (EHF-format/organisasjonsinfo/fakturareferanse 1460BAAN/periodisering), og om bot vurderes kun ved overfakturering eller også ved andre feil/avvik i fakturagrunnlag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fakturingsprosessen er et praktisk område med risiko for både retur og konvensjonalbot; leverandøren må vite hva som trigger sanksjoner for å minimere kostnader.

   Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser (pkt. 5.1 og 5.1.1)

7. I Bilag 1 vedlegg 1 – Renholdsplan (referert i kravspesifikasjonen) oppgis renholds- og tilsynsfrekvenser som «gjennomsnittlige verdier» og at det kan være fleksibilitet. Kan dere beskrive hvordan endring av behov/areal/renholdskvalitet i praksis håndteres mot vederlaget (f.eks. endringsmekanisme, justering av frekvenser eller arealkorreksjon), og vise til hvilken del av avtale/NS 8431 som dere legger til grunn for slike justeringer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan fleksibiliteten i frekvenser slår ut økonomisk og kontraktsmessig, særlig siden oppdraget dekker flere rettssteder og perioder med lav aktivitet.

   Kilde: Del II - B.1 Bilag 1 vedlegg 1 – Oppdragsgiverens kravspesifikasjon (innledende avsnitt om fleksibilitet) og Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser (pkt. 14 Endring og vederlagsjustering)

8. I Bilag 1 vedlegg 1 – Oppdragsgiverens kravspesifikasjon (pkt. 3.3.6 Vikarer) står det at leverandøren skal ha en definert fast vikarpool med minimum to faste vikarer, og at dersom verken fast(e) renholder(e) eller fast(e) vikarer er tilgjengelig skal ansvarlig arbeidsleder sørge for at oppdraget gjennomføres som avtalt. Kan dere presisere om «oppdraget gjennomføres som avtalt» innebærer at midlertidig innleie kan skje utenfor vikarpoolen, og i så fall hvilke krav gjelder til forhåndsgodkjenning av vikarinnleie og opplæring før oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker leverandørens operasjonelle beredskap og kostnadsstyring, og forhåndsgodkjenning/opplæring kan være flaskehals ved fravær.

   Kilde: Del II - B.1 Bilag 1 vedlegg 1 – Oppdragsgiverens kravspesifikasjon (pkt. 3.3.6 Vikarer)

9. I Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser (pkt. 10.2 Varsling av forsinkelse) og (pkt. 10.3 Dagbot) står det at en forsinkelse på 3 dager eller mer anses vesentlig, og dagbot utgjør kr. 2000 per hverdag (maks 20 hverdager). Kan dere avklare om «forsinkelse» i praksis også kan gjelde for manglende kvalitetsoppfyllelse/ikke-utført renhold innen planlagt tidspunkt, eller om det kun gjelder avvik fra tidspunkter for leveransen angitt i kontrakten/renholdsplanen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite om kvalitetsavvik/ikke-utført arbeid vil medføre dagbot som ved forsinkelse, for å prise oppfølging og kontroll.

   Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser (pkt. 10 Forsinkelse)

10. I Del II - B.1 Bilag 1 (pkt. 4.5 Transport) kreves det at alle kjøretøy på kontrakten skal gå fullstendig på elektrisitet/hydrogen/biogass (eller kombinasjon), med unntaksperiode de første 6 månedene fra kontraktsoppstart. Kan dere bekrefte om denne unntaksperioden gjelder uavhengig av om kontrakten fysisk starter 01.01.2027 (oppstartsdato), eller om den regnes fra faktisk oppstart av leveransen/oppmøtedato i henhold til renholdsoverlevering?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Miljøkravet påvirker både innkjøp av transport og planlegging for oppstart; uklarhet om starttidspunkt kan påvirke kost og oppfyllelse.

    Kilde: Del II - B.1 Bilag 1 vedlegg 1 – Oppdragsgiverens kravspesifikasjon (pkt. 4.5 Transport)