Vintervedlikehold for Sykehuset Telemark i Skien

Sykehusinnkjøp HF skal etablere rammeavtale for analysetjenester for næringsmidler til helseforetakene i Helse Sør-Øst. Formålet er mikrobiologiske og kjemiske analyser av prøver fra næringsmidler, produksjonsmiljø og vann, samt faglig rådgivning ved behov. Anskaffelsen er delt i to delkontrakter (delkontrakt 1 for AHS/OUH/Sykehuset Innlandet; delkontrakt 2 for Vestre Viken). Delkontrakt 1 inkluderer levering av prøvetakingsutstyr, analyser og (ved behov) opsjoner som prøvehenting/transport. Delkontrakt 2 inkluderer lokasjonsprøvetaking, prøvetakingsplan basert på risiko (HACCP), rapportering samt oppfølging/rådgivning.

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske selskaper) eller attest for lovbestemt registrering i etableringslandet (utenlandske selskaper).

  Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 5.1
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering fra godkjent kredittinstitusjon basert på sist kjente regnskapstall (med angivelse om utvikling siste tre år), minimum krav om middels score; alternativ dokumentasjon kan gis ved saklig grunn (f.eks. morselskapsgaranti/bankgaranti). Oppdragsgiver kan verifisere i soliditet.no.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 5.2
• Tilbyder skal ha tekniske og faglige kvalifikasjoner/erfaring med relevante oppdrag.

  Dokumentasjon: Oversikt over de tre viktigste leveransene de siste tre år (verdi, tidspunkt, navn på mottaker) vedlagt i «Svarskjema referanser».

  Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 5.3
• Tilbyder skal ha tredjepartssertifisert miljøledelse (EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Kopi av sertifisering/attester utstedt av uavhengige organer; hvis ikke etablert må prosess for etablering startes fra avtalens ikrafttredelse.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 5.4
• Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheters kapasitet (ved økonomisk/finansiell og/eller teknisk/faglig kapasitet).

  Dokumentasjon: ESPD for både tilbyder og støttende virksomhet(e), og forpliktelseserklæring/morselskapsgaranti ved støtte til økonomisk/finansiell kapasitet (solidarisk ansvar).

  Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 5.5

• Tilbudet skal leveres via konkurransen i oppdragsgivers KGV for aktuell delkontrakt innen tilbudsfristen.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 3.1
• Tilbudet skal inneholde følgende dokumenter (per delkontrakt) og besvares for «Må-krav» og «Evalueringskrav» i kravspesifikasjonen.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 3.2. + punkt om krav i fanene Må-krav/Evalueringskrav i samme seksjon
• Filnavnstruktur og format som angitt (Tilbudsbrev PDF, Prisskjema Excel, Kravspesifikasjon Excel, m.fl.).Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 3.2
• For delkontrakt 1: dokumentasjon av tilbudt web-løsning, og invitasjon til praktisk demonstrasjon (1:1 på Teams) for kvalifiserte tilbydere.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 1.9 (Demonstrasjon av tilbudt web-løsning)
• ESPD skal fylles ut i KGV som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav/avvisningsgrunner.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 4 og punkt 5 (ESPD krav for evaluering)
• Egenerklæring om russisk involvering skal leveres utfylt og signert.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 2.4 og punkt 3.2 (dokumentliste)
• Dokument «Bruksanvisning og begrunnelse for sladding av tilbud», samt sladdet versjon av tilbudet i redigerbart format og/eller bekreftelse om at ingen opplysninger er taushetsbelagt.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 3.9
• Eventuell Forpliktelseserklæring og/eller Morselskapsgaranti leveres kun ved behov.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 3.2

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

23.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtaleperiode: 2 år, med mulig forlengelse inntil 1 år av gangen, maks samlet 4 år.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 1.4
• Rammeavtale med én leverandør per delkontrakt; én tilbyder kan tildeles begge delkontrakter.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 1.6
• Delkontrakt 1: avtalen omfatter ikke prøvetaking på lokasjon (sykehusenes eget personell); opsjon gjelder henting og transport av prøver.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 1.2.1 (Omfanget av anskaffelsen – delkontrakt 1)
• Tilpasninger ved endringer i regelverk/rutiner/organisering hos Kunde skal anses inkludert i leveransen, med mindre vesentlig kontraktsendring.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 1.2.4
• Spesielt for delkontrakt 1: flytting av virksomhet fra Rikshospitalets hovedkjøkken til Ullevål sykehus kan medføre nedjustering i vannprøver og forsendelser; Tilbyder skal tilpasse i henhold til dette (del av kontrakten).Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 1.2.4 (Spesielt for Delkontrakt 1)
• Opsjon på tiltredelse for øvrige helseforetak i Helse Sør-Øst (frivillig) for delkontrakt 1.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 1.2.1 (Tiltredelse på avtalen fra øvrige helseforetak)

• Dokumentteksten er delvis utdrag og inneholder ikke fullstendig kravspesifikasjon eller konkrete «Må-krav/Evalueringskrav» for web-løsning/logistikk og for delkontrakt 2 sine evalueringskrav.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan dere bekrefte den konkrete prispoengformelen (og eventuelle avrundingsregler) som skal brukes for forholdsmessig metode under punkt 6.2 «Pris» i konkurransebestemmelsene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget viser at formelen finnes, men ikke selve uttrykket. Leverandøren trenger nøyaktig evalueringslogikk for å vurdere prisstrategi og sikre at tilbudet blir sammenlignbart.

   Kilde: 6.2. Pris

2. I prisskjemaet: hva er «kolonne G» som styrer vareprøveomfanget—og skal antall vareprøver oppgis per varelinje uavhengig av innhold i innerforpakning, eller er det knyttet til bestemt emballasjetype/leveransenhet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vareprøvene skal leveres innen frist og vurderes mot krav i kravspesifikasjonen. Leverandøren må vite hvordan antallet i prisskjemaet skal operasjonaliseres for riktig mengde og format.

   Kilde: 3.10. Vareprøver, demonstrasjon og utprøving

3. Kan dere utdype hvilke logistikk- og leveringsparametere som inngår i ordreforsinkelse/dagmulktsgrunnlaget: gjelder dagmulkt kun leveringsdato for «ikke kan tas i bruk som forutsatt», og hvordan definerer dere «total avrop» og beregningsgrunnlaget per virkedag i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rammeavtalen gir dagmulkt-prinsipp, men leverandøren bør forstå praktisk beregning knyttet til avrop og «tas i bruk», slik at risiko og beredskap kan prises.

   Kilde: 9.2.6. Dagmulkt

4. For avtalestart/implementering: i rammeavtalen står det at leverandøren må være leveringsdyktig «senest 4 uker før» for regionale forsyningssenter og «senest 9 uker før» for Kontrollstasjon. Kan dere bekrefte hvilke av disse som faktisk gjelder leveranser i denne avtalen (hvilke lokasjoner/roller kunden typisk avropes til), slik at plan og kapasitet blir riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike leveringskanaler kan gi ulik oppstartstid. Leverandøren må planlegge forsyning og leveringsdyktighet basert på hvilke leveringspunkter som er relevante.

   Kilde: 3.2. Implementering

5. Kan dere beskrive forventet omfang og tidslinje for masterdata-/katalogleveranse i implementeringsløpet: hvilke konkrete frister gjelder for utfylling/levering av masterdata og elektronisk varekatalog før avtaleoppstart, og hva er konsekvensen dersom det ikke leveres innen frist?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rammeavtalen omtaler dagmulkt ved forsinkelse av katalog/utarbeidelse, men leverandøren trenger de konkrete fristene for å beregne risiko og sikre etterlevelse ved oppstart.

   Kilde: 4.2.11. Elektronisk varekatalog

6. I rammeavtalen punkt 3.6 «Generelle leveringsbetingelser» står det DDP Incoterms® 2020 og at risiko går over når varen er levert som avtalt. Kan dere bekrefte om det i denne avtalen også innebærer at leverandør alltid dekker toll/avgifter og håndteringskostnader fullt ut ved leveringspunkt i Norge, uten særskilte tillegg i avropet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre korrekt kostnadsallokering i pris (DDP kan påvirke prising). Bekreftelse reduserer risiko for etterfølgende tvist om påslagsberettigelse/tillegg.

   Kilde: 3.6. Generelle leveringsbetingelser

7. Kan dere presisere hvordan «avvik/uklarheter» håndteres i praksis ved tilbud som inneholder mindre forbehold: hvilke typer avvik fra kravspesifikasjonen som vanligvis anses «ubetydelige» versus avvisningsutløsende?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentene sier at vesentlige avvik kan medføre avvisning, men gir ikke operasjonell terskel. Leverandøren trenger før tilbudsfrist å vurdere om og hvordan det er mulig å levere med avklarte forbehold.

   Kilde: 2.1. Anskaffelsesprosedyre

8. I kvalifikasjonsdelen punkt 5.3 «Tekniske og faglige kvalifikasjoner» er krav om å fylle ut «Svarskjema erfaring» og oppgi verdi/tidspunkt/mottaker. Kan dere bekrefte om leverandøren kan dokumentere leveranser via rammeavtaler/avropstall (og eventuelt omsetning per vareområde), eller om dere kun godtar konkrete sluttleveranser med navngitte mottakere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvordan erfaring kan dokumenteres påvirker hvilke referanser som er nødvendige og hvordan leverandøren bør hente ut data innen fristen.

   Kilde: 5.3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner

9. Elektronisk samhandling: i samhandlingsavtalene fremgår det at ordre/ordrebekreftelse/pakkseddel kan gå på e-post inntil meldingsutveksling innføres «etter nærmere avtale». Kan dere opplyse forventet oppstartdato for EHF-ordre/pakkseddel for denne avtalen og hvem som initierer «nærmere avtale», slik at vi kan sikre fakturagrunnlag og sporbarhet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Usikkerhet i når e-handelsmeldinger går live kan skape feilreferanser i ordre/faktura og øke risiko for avvisninger/ekstraarbeid. Leverandøren trenger praktisk plan for oppstart.

10. For klimapåvirkning og minstekrav (utfasingsliste): kan dere bekrefte hvilke dokumentasjonsgrunnlag dere forventer i tilbudet for kravet om fravær av stoffer over 0,1 vektprosent (f.eks. erklæringer fra produsent, SDS/HMS-datablad, spesifikke kjemikalielister), og om dokumentasjonskravet følger vareprøvene eller leveres separat i tilbudsfasen?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilken dokumentasjon som faktisk etterspørres for å kunne prise og underbygge oppfyllelse av minstekravene, særlig når evaluering ellers ikke vektlegger miljø.

    Kilde: 6.4. Klima og miljø