Rammeavtale for vedlikeholdstjenester av lekeplassutstyr

Bærum kommune skal inngå rammeavtale (inntil 4 år) for vedlikehold av lekeplassutstyr i kommunale barnehager (~60 stk) og barneparker (~18). Vedlikehold omfatter reparasjoner/utskifting av slitte eller defekte deler samt vedlikehold av fallunderlag og mulighet for montering av nye mindre apparater og mindre vedlikeholdsoppdrag. Årlig uttak er stipulert til ca. 2 mill. NOK ekskl. mva., og maksimalt samlet uttak for rammeavtalen er 10 mill. NOK ekskl. mva. Kommunen kan si opp uten erstatning når maksimalt uttak er nådd (pkt. 1.3/5).

• Krav 1 – Skatter og avgifter: Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og avgiftsinnbetaling i det land den er etablert i.

  Dokumentasjon: Signert fullmaktsskjema (vedlegg 6) for oppdragsgiver til å innhente taushetsbelagte opplysninger fra Skatteetaten. Norske selskaper som ikke er mva-pliktige: bekreftelse fra skattemyndighetene. Utenlandske leverandører: attest for skatt og merverdiavgift fra tilsvarende myndigheter (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1 (Krav 1)
• Krav 2 – Registrert i foretaksregister/faglig/hansdelsregister: Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i landet den er etablert i.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2.1 (Krav 2)
• Krav 3 – Økonomi: Økonomisk og finansiell soliditet som gir trygghet for økonomisk levedyktighet i hele avtaleperioden.

  Dokumentasjon: Komplett kredittvurdering/rapport (ikke eldre enn 3 måneder) fra offentlig godkjent kredittvurderingsselskap, med rating «kredittverdig»/«lav risiko» eller tilsvarende. Rapporten basert på siste regnskapstall med tydelig dato. Alternativt annet egnet dokumentasjon ved saklige grunner. Oppdragsgiver kan innhente oppdaterte kredittvurderinger.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2.2 (Krav 3)
• Krav 4 – Erfaring: Erfaring fra tilsvarende oppdrag (montering og reparasjon av lekeplassutstyr) de siste 3 år.

  Dokumentasjon: Liste over viktigste leveranser de siste 3 år med hva som er utført, verdi, tidspunkt og mottaker (offentlig/privat) samt kontaktinformasjon. Kvalifikasjonskrav kan dokumenteres via egne referanser og/eller nøkkelpersonellets dokumenterte erfaring.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2.3 (Krav 4)
• Krav 5 – Gjennomføringsevne: Leverandøren må ha organisasjon/personell som har kapasitet til å gjennomføre kontrakten, inkludert back-up-muligheter.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av tekniske personell/tekniske enheter leverandøren disponerer for oppfyllelse (tilhører foretaket eller ikke) og redegjørelse for gjennomsnittlig arbeidsstyrke inkludert back-up-muligheter.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2.3 (Krav 5)
• Krav 6 – Kvalitetsstyringssystem: Kvalitetsstyringssystem for ytelsene som skal leveres (bevissthet om kvalitetsmål, planlegging, sikring, avvikshåndtering og kvalitetsforbedring).

  Dokumentasjon: Redegjørelse for kvalitetsstyringssystem, eller kopi av sertifikat iht. ISO 9001:2015 eller tilsvarende.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2.4 (Krav 6)
• Bruk av støtte/understøttelse fra andre virksomheter (ved behov for å oppfylle økonomi/teknisk og faglig kvalifikasjon).

  Dokumentasjon: Støttende virksomheter leverer egne ESPD og ev. dokumentasjon. Forpliktelseserklæring (vedlegg 7) om at leverandøren råder over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.3

• Signert vedlegg 5 Tilbudsbrev (datert og signert av person med fullmakt). Dersom signering uten fullmakt: delegert fullmakt legges ved.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1 (Tilbudets utforming)
• Signert fullmakt om utvidet skatteattest (vedlegg 6).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1
• Utfylt egenerklæring for kvalifikasjonskrav (ESPD) i Mercell.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1 og pkt. 3.2
• Dokumentasjon for kvalifikasjonskrav (i tillegg til ESPD).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1
• Signert forpliktelseserklæring (vedlegg 7) og utfylt egenerklæring (ESPD) for støttende virksomhet(er) ved behov.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1 (ved behov)
• Dokumentasjon av absolutte krav til ytelsen iht. vedlegg 1 Kravspesifikasjon.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1
• Dokumentasjon av tildelingskriteriene iht. punkt 6.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1 (Dokumentasjon av tildelingskriteriene)
• Fullstendig utfylt vedlegg 2 Prisskjema (Excel).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1
• Komplett tilbud i én PDF-fil, med sladdet innhold der det skal unntas offentlighet.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

26.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalens varighet: inntil 4 år fra kontraktsinngåelse; oppdragsgiver kan si opp med 6 måneders skriftlig varsel.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.7 / Kontraktsmal pkt. 5
• Kontrakt omfatter ikke årlige kontroller (kommunen har egne rammeavtaler). Leverandør som utfører kontroll/inspeksjon kan ikke få vedlikehold for samme utstyr, og interessekonflikter skal opplyses.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.4 og Kontraktsmal pkt. 4
• Sosial dumping/LOA og FOA: Leverandør (og underleverandør) skal på forespørsel dokumentere at krav til lønns- og arbeidsvilkår er oppfylt; sanksjoner kan gjennomføres ved brudd.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.8
• Bemanning/kontaktperson: Leverandøren skal ha fast(e) kontaktperson(er) med ansvar for gjennomføring/oppfølging og koordinering ved bruk av underleverandører; kommunikasjon på norsk.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon pkt. 4
• Politiattest: Kreves for arbeidstakere som skal utføre oppdrag der barn oppholder seg. Leverandør skal kontrollere, bekrefte ved oppstart og forevise ved forespørsel.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon pkt. 5
• Bestillingsrutiner og oppstart: Leverandør skal orientere om oppstart innen senest 3 dager (for andre oppdrag enn A-avvik) og varsle skriftlig om bestilling er mangelfull/uklar senest innen 1 virkedag. Leverandøren skal ikke utføre arbeid uten avklaring av bestillingen.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon pkt. 6
• Responstid/utbedling: A-feil utbedres umiddelbart og senest innen 3 virkedager; B-feil innen 20 arbeidsdager; C-feil innen 30. november (eller innen 20 arbeidsdager ved stor ulempe). Bestillinger utenom kontrollrapport: innen 20 dager (akutte feil prioriteres, avstenging umiddelbart).Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon pkt. 7
• Avsperring og sikring: krav om avsperring (låsbart anleggsgjerde ved arbeid over tid/fare for liv og helse), ryddighet/opprydding, samt avsperring og sikring ansvarliggjort for leverandøren; stillaser/lifter/sikringer og korrekt fundament.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon pkt. 8
• Dokumentasjon av utført arbeid i FDV-system (Plania) senest 2 virkedager etter utført arbeid (bilder før/etter, tidspunkt, beskrivelse, materialvalg, navn utførende, FDV-dokumentasjon).Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon pkt. 9
• Krav til festemidler (spiker generelt ikke tillatt til sammenføyning), håndtering av utstikkende spiker/skruer og bolter (maks utstikk 8 mm).Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon pkt. 10
• Materialbruk: originale/godkjente deler; nye deler med giftfri miljøvennlig olje/beis. Impregnerte materialer krever godkjenning og dokumentasjon; Cu-impregnert furu ved utskiftning av rundstokk med mindre annet er beskrevet.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon pkt. 11
• Fallunderlag og sand: krav til kvaliteter, levering av ekstrabestilling fallunderlag innen 20 dager; rensing/etterfylling og sandrens/etterfylling innen 30. november; leverandøren skal kunne levere rensing/etterfylling.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon pkt. 12
• Gummidekke/kork: leverandør skal kunne levere reparasjon/rens av gummidekke og supplering av gummiheller etter bestilling.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon pkt. 13
• Avfallshåndtering: leverandør skal bortkjøre/avfall til godkjent miljøstasjon/deponi, og kunne dokumentere på forespørsel.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon pkt. 14
• Kjøretøykrav: alle oppmøter med service-/tjeneste-/varebiler skal være med nullutslippskjøretøy (el/hydrogen/biogass). Minst like klima-/miljøvennlig ved nye drivstofftyper; Euro 6/VI for kjøretøy (nullutslipp tilfredsstiller Eurokravet). Redegjørelses-/statistikkplikt og kopi av vognkort på forespørsel.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon pkt. 15; Kontraktsmal pkt. 8
• HMS/HMS-kort: der pålagt skal arbeidstakere bære gyldig HMS-kort fra Arbeidstilsynet; bekreftelse med QR-kode aksepteres til HMS-kort er mottatt.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon pkt. 17
• Kvalitetssikring og egenkontroll: system for kvalitetssikring og rutiner iht. forskrift om systematisk HMS-arbeid; dokumentert kontroll kan fremlegges. Avvikssystem for oversikt og håndtering/rapportering.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon pkt. 18-19
• Dagmulkt og gebyr: forsinkelser/ikke utførte utbedringer gir dagmulktsatser avhengig av A/B/C-feil og frister; gebyr ved brudd på øvrige krav til utførelse (pkt. 16 i kravspesifikasjonen).Kilde: Kontraktsmal pkt. 14 (Oversikt over dagmulkt og gebyr)

• Dokumentteksten viser at konkurransegrunnlaget refererer til krav i vedlegg 1 (Kravspesifikasjon), men selve innholdet i prisskjema (vedlegg 2) og standard kontraktsvilkår (vedlegg 4/standard) er ikke inkludert i teksten. Verdier, konkrete satser og detaljer kan derfor ikke hentes ut her.
• Tildelingskriterier oppgis som laveste pris (100 %), men miljøkrav omtales som erstatning for 30 % vekting; konkrete miljø-/klimakrav ligger i kravspesifikasjonen, men utover kjøretøykravet og avfall/materialkrav er ikke hele miljøbildet spesifisert i den medfølgende teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 1 punkt 7.1 beskrives responstid som tiden fra bestilling er lagt i FDV-systemet Plania til oppdraget er utført. Kan dere bekrefte hvordan «utført» dokumenteres/telles for dagmulktsatsene (f.eks. når tiltaket er ferdig, når FDV er oppdatert, eller når bilder/FDV-dokumentasjon er registrert i Plania)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagmulktsatser og frister i punkt 7 og kontraktsmalen (mislighold) avhenger av hva som anses som «levert/utført». Avklaring reduserer risiko for feilprising og avvik.

   Kilde: Vedlegg 1 punkt 7.1 samt Vedlegg 3 punkt 14 (dagmulkt ved forsinkelse).

2. I Vedlegg 1 punkt 6 står det at leverandøren ved bestillinger som forventes å overstige 50 000 kr skal melde dette inn for videre avklaring. Hvordan skal leverandøren prise et slikt avvik/avklaring—er det inkludert i timesatsene og enhetsprisene, og skal leverandøren likevel utføre arbeidet før avklaring foreligger eller vente?

   Hvorfor det er verdt å spørre: 50 000-terskelen kan skape stopp/avklaring og påvirke ressursbruk og risiko. Leverandøren må vite hvordan arbeid håndteres for å prise korrekt.

   Kilde: Vedlegg 1 punkt 6 (Bestillings- og ordresrutiner).

3. I Vedlegg 1 punkt 7.4 (C-feil) oppgis at responstiden er «senest innen 30. november inneværende år», men også at ved «stor ulempe for bruken» kan responstiden være 20 arbeidsdager. Hvem beslutter at en C-feil skal ha 20 arbeidsdager, og hvordan kommuniseres denne beslutningen (i Plania, skriftlig varsel, e-post)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike beslutningsmåter/kommunikasjon påvirker leverandørens kapasitet og muligheten til å planlegge gjennom året.

   Kilde: Vedlegg 1 punkt 7.4.

4. I Vedlegg 1 punkt 9 listes dokumentasjon som skal inn i Plania «senest 2 virkedager etter utført arbeid», inkl. bilder før/etter og FDV-dokumentasjon. Når må dokumentasjonen være registrert for at sanksjoner (dagmulkt/avvik) ikke skal utløses—er manglende FDV-innlegging i seg selv en dagmulktsituasjon eller en «avvik/gebyr»-situasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktsmalen fastsetter dagmulktsats per oppdrag ved fristbrudd, men dokumentasjonsfristen kan gi ekstra risiko. Leverandøren trenger å forstå misligholdsgradering for dokumentasjon.

   Kilde: Vedlegg 1 punkt 9 og Vedlegg 3 punkt 14 (oversikt over dagmulkt/gebyr).

5. Vedlegg 1 punkt 12 angir krav til sand/fraksjoner og bark/flis til støtunderlag. Kan dere bekrefte om dere forventer at leverandøren kun utfører reparasjon/rens og etterfylling innenfor oppgitte kvalitetskrav, eller også skal levere og installere nytt fallunderlag ved behov—og i så fall hvordan omfanget avhenger av oppgitt bestilling/årsrapport?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker både materialkost og omfang for prisskjema (timepris vs m2/m3). Leverandøren må vite hva som typisk ligger i avropene.

   Kilde: Vedlegg 1 punkt 12 og punkt 13 (fallunderlag av gummi/kork).

6. I Vedlegg 1 punkt 15 kreves nullutslippskjøretøy til oppmøter med service-, tjeneste- og varebiler, samtidig som det oppgis krav om minimum Euro 6/VI for kjøretøy som brukes til oppdragsgiverens oppdrag (nullutslipp tilfredsstiller Euro-kravet). Kan dere presisere hvordan dette praktiseres: gjelder Euro-kravet også for nullutslippskjøretøy (som allerede «tilfredsstiller»), og er det et absolutt krav at leverandøren til enhver tid kan dokumentere hvilke kjøretøy som var brukt per avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravene kan oppleves som overlappende. Avklaring sikrer at leverandøren etablerer riktig dokumentasjonsrutine og riktig kostnadsgrunnlag.

   Kilde: Vedlegg 1 punkt 15 samt Vedlegg 3 punkt 8 (miljørapportering).

7. I Vedlegg 1 punkt 16 står det at det ikke er anledning til å kjøre inn eller starte oppdrag på barnehage-/skole-/lekeareal uten forhåndsklaring med bestiller/kontaktperson, og at arbeidstid skal tilpasses for minst mulig sjenanse. Kan dere gi veiledende praksis/normal «akseptansetime» (f.eks. tidsvinduer) og hva som skjer dersom bestiller ikke responderer innen en rimelig frist?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsvinduer og avklaringslogikk påvirker responstid/kapasitet. Leverandøren trenger forventningsstyring for å unngå urimelig risiko for forsinkelse.

   Kilde: Vedlegg 1 punkt 16 og Vedlegg 1 punkt 7 (responstid/oppstart).

8. Kontraktsmalen (Vedlegg 3) punkt 5 og punkt 14 angir varighet opp til 4 år, oppsigelse med 6 måneder, og dagmulkt/terskler. Kan dere bekrefte hvordan rammeavtalens maksimale uttak (10 MNOK ekskl. mva.) håndteres i praksis for pågående avrop—kan oppdragsgiver stoppe uten at leverandøren får ferdigstilt allerede igangsatte oppdrag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Stopp i pågående leveranser kan gi betydelig økonomisk risiko og påvirke tilbudt prising/kapasitetsplan.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.3 og Vedlegg 3 punkt 5, samt mislighold/sanksjoner i punkt 14.

9. Tildelingskriteriet er laveste pris (100 %), og pris evalueres ut fra «tilbudt totalsum for tjenester og leveranser ut fra stipulert volum/faktor» i prisskjema (Vedlegg 2). Kan dere utdype hvilke elementer i prisskjemaet som inngår i totalsummen (f.eks. hvilke linjer som er med, og hvordan timepris, m2 og m3 vektes mot hverandre) og om leverandøren kan gi priser som varierer mellom A-/B-/C-feil eller om det må være én fast prisstruktur per linje?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Siden volum/faktor kun brukes til evaluering, må leverandøren forstå evalueringsmekanikken og hvor fleksibilitet finnes i prissettingen for å optimalisere tilbudet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6.1 samt Konkurransegrunnlag punkt 6.2 og referanser til Vedlegg 2 «Prisskjema».