Fersk fisk og fiskeprodukter

Bærum kommune inviterer til åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for kjøp av fersk fisk og fiskeprodukter. Det skal inngås én rammeavtale med én leverandør. Maksimalt samlet uttak for rammeavtalen er NOK 10 mill. ekskl. mva, og oppdragsgiver kan si opp avtaleforholdet erstatningsfritt når dette nås. Avtalen har varighet 2 år med opsjon(er) på forlengelse inntil ytterligere 2 år (totalt inntil 4 år). Oppstart er 01.01.2027.

• Krav 1 – Skatter og avgifter: Leverandøren skal ha ordnede forhold for skatte- og avgiftsinnbetaling i etableringslandet.

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift (Altinn), ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. Norske ikke-MVA-pliktige: bekreftelse fra skattemyndighetene. Utenlandske: tilsvarende attester fra myndigheter.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.1 Skattekrav
• Krav 2 – Registrert i handelsregister eller foretaksregister: Leverandøren skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i etableringslandet.

  Dokumentasjon: Norske: firmaattest. Utenlandske: dokumentasjon på registrering i relevante register/bransjeregister som foreskrevet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Krav 3 – Økonomi/finansiell soliditet: Soliditet som gir trygghet for økonomisk levedyktighet i hele avtaleperioden.

  Dokumentasjon: Komplett kredittvurdering/rapport (offentlig godkjent kredittvurderingsselskap), ikke eldre enn 3 måneder, rating A (kredittverdig) eller tilsvarende/better. Ved manglende dokumentasjon: alternativ dokumentasjon som gir tilsvarende sikkerhet. Oppdragsgiver kan innhente oppdaterte kredittvurderinger.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling
• Krav 4 – Erfaring fra tilsvarende oppdrag: Leveranser til tilsvarende store oppdragsgivere som Bærum kommune.

  Dokumentasjon: Liste over viktigste leveranser/utførte tjenester siste 3 år med verdi, tidspunkt og mottaker (offentlig/privat) samt kontaktinformasjon for evt. referanser.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Krav 5 – Gjennomføringsevne: God gjennomføringsevne.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter disponert for oppfyllelse (tilhører foretaket eller ikke).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.5
• Krav 6 – Kvalitetsstyringssystem: Godt og velfungerende kvalitetsstyringssystem.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for kvalitetsstyringssystem eller kopi av sertifikat iht. ISO 9001:2015 eller tilsvarende. Omfatter bl.a. kvalitetsmål, planlegging, sikring, avvikshåndtering, forbedring og datasikkerhet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.5
• Krav 7 – Miljøledelsessystem: Systemer/rutiner som sikrer lav miljøbelastning.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for miljøledelsessystem eller kopi av sertifikat iht. ISO 14001:2015, Miljøfyrtårn, EMAS eller tilsvarende. Skal sikre kontinuerlig forbedring på kompetanse på miljø/sikkerhet og ytelsens klimapåvirkning.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.5
• Egenerklæring og dokumentasjon via ESPD (Mercell): Kvalifikasjonskrav skal dokumenteres gjennom utfylling av ESPD og innlevering av dokumentasjon i tilbudet.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD i Mercell + dokumentasjon i tilbudet (inkl. attest for skatt/merverdiavgift). Hvis støtte fra andre virksomheter: egne ESPD og evt. dokumentasjon for støttende virksomheter.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.2 Kvalifikasjonskrav og pkt. «Støtte fra andre virksomheter»

• Signert vedlegg 5 – Tilbudsbrev. Tilbudsbrev skal være datert og signert av fullmektig; ved manglende fullmakt skal delegert fullmakt vedlegges.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.1 Tilbudets utforming
• Egenerklæring for kvalifikasjonskrav (ESPD) jf. kapittel 3.2.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.1
• Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav i henhold til kapittel 3 (inkl. skatt/merverdiavgift).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.1
• Signert forpliktelseserklæring (vedlegg 6) og utfylt egenerklæring (ESPD) for støttende virksomhet(er), ved støtte.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.1
• Fullstendig utfylt vedlegg 2 – Prisskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.1
• Fullstendig utfylt vedlegg 8 – Kjøretøyskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.1
• Tilbudet skal leveres som komplett PDF-fil, hvor innhold som skal unntas offentlighet er sladdet.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.1
• Forbehold om unntak: Alternative tilbud ikke tillatt, deltilbud ikke tillatt.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.3 og 4.4
• Avvik: Avvik skal være presise og entydige og fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til sidetall og punktnummer (for at pris/vurdering skal være mulig uten kontakt).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.2 Avvik

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

15.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalens varighet: 2 år med opsjon på forlengelse inntil 2 år (kan gi totalt 4 år ved fullt utløst opsjon).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 1.6 Kontrakt og kontraktsperiode
• Maksimalt uttak: NOK 10 mill. ekskl. mva. Oppdragsgiver kan si opp avtaleforholdet erstatningsfritt når maksimum uttak er nådd.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. «Anskaffelsens omfang»
• Produktene skal oppfylle absolutte krav til ytelsen: lover/forskrifter, bransjeretningslinjer, sporbarhetskrav, kvalitets- og hygiene (inkl. Mattilsynets retningslinjer) og andre angitte krav i kravspesifikasjonen. Manglende oppfyllelse medfører avvisning.Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon, pkt. 4 Absolutte krav til ytelsen (inkl. 4.1 Oppfyllelse av lov og forskrift)
• Kvalitet i leveranse/etterkontroll: kvalitetskontroll kan gjennomføres i leveringsperioden; leverandør skal legge til rette for kontroller slik at tilbudte produkter har tilsvarende/bedre kvalitet enn i tilbudet.Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon, pkt. 4.3 Produktkvalitet
• Produktsortiment: Leverandøren skal tilby sortiment som dekker behov i avtaleperioden; skal tilby ulike typer fisk og produkter i prisskjemaet. Kun volumprodukter som er i produksjon per dags dato skal tilbys i prisskjemaet.Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon, pkt. 4.2 Produktsortiment
• Næringsinnhold: produkter skal merkes med næringsinnhold, tilgjengelig i elektronisk næringsregister (f.eks. matinfo.no eller tilsvarende).Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon, pkt. 4.6 Næringsinnhold
• Emballering: i tråd med prisskjemaet; avvik må spesifiseres og fremgå tydelig i tilbud; emballasje iht. norsk lov; emballasje skal være hel/ubrutt ved levering.Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon, pkt. 4.7 Emballering og forpakningsstørrelser
• ASC- og MSC-sertifisering: leverandøren skal tilby ASC-sertifiserte produkter i prisskjemaet; minst 6 MSC-sertifiserte produkter i prisskjemaet.Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon, pkt. 4.8 ASC- og MSC-sertifiserte produkter
• Kundeservice: leverandøren skal ha eget kontaktpunkt (telefon og e-post) som kan håndtere bestillinger og reklamasjoner.Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon, pkt. 4.9 Kundeservice
• Levering til alle leveringsadresser i Bærum kommune; leverandør er ansvarlig for vareleveringen også ved bruk av transportør/underleverandør; leveringen avsluttes når varemottak kvitterer på fraktbrev.Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon, pkt. 4.10 Levering
• Krav til leveringstidspunkt: levere 5 dager pr. uke (man-fre) og innen kl. 07:30-12:00 (man-fre) med mindre annet avtales; leveringsfrekvens/dager kan endres etter behov; varsling avtales mellom bestillingssted og leverandør.Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon, pkt. 4.11 Leveringstidspunkt
• Håndtering av avvik/ødelagte varer: ved feil i leveranse eller ødelagte varer skal rette varer leveres innen nærmeste arbeidsdag.Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon, pkt. 4.11 Leveringstidspunkt (siste ledd om retting)
• Pakkseddel: skal leveres som spesifisert og enkel å kontrollere mot bestillingen.Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon, pkt. 4.12 Pakkseddel
• E-handel og elektronisk samhandling (punch-out): leverandøren skal legge til rette for avrop via ekstern nettbutikk/punch-out og ha e-handelsløsning hvor oppdragsgiver finner alle produkter; bilder, næringsinnhold, forpakningsstørrelse og allergenoversikt skal være lett tilgjengelig; GLN-lokasjonsnumre brukes.Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon, pkt. 4.13 E-handel (inkl. henvisning til vedlegg 7 for avtalt innhold)
• Klimarapportering: leverandør skal innen 1. februar hvert år sende rapport/statistikk i tråd med DFØs klimakalkulator for matanskaffelser (med skjema fra oppdragsgiver).Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon, pkt. 4.15 Miljøstatistikk - Klimakalkulator
• Miljøstatistikk kjøretøy: innen 1. februar hvert år levere excel-oversikt over brukte kjøretøy, drivstofftype og andel oppmøter fordelt på drivstofftype; oppdragsgiver kan be om hyppigere rapportering.Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon, pkt. 4.14 Miljøstatistikk på kjøretøy
• Erstatningsprodukter: leverandør skal varsle umiddelbart ved utsolgt/ikke på lager; utsolgt vare skal ikke automatisk byttes til erstatningsvare.Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon, pkt. 4.16 Erstatningsprodukter
• Ny sjåfør/opplæring: ved aktuelt med ny sjåfør skal denne gis tilstrekkelig opplæring; sjåfører skal beherske norsk/engelsk muntlig.Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon, pkt. 4.11 Leveringstidspunkt (snitt om sjåfør)
• Produkt- og brukerrettede aktiviteter: leverandøren skal være mottakelig for produktønsker; gjennomføre kick-off/bedriftspresentasjon/fagdag/messe rettet mot brukere minimum én dag per år (kostnadsfritt), med profilering og smaksprøver.Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon, pkt. 4.18 Deltakelse i produktutvikling og pkt. 4.19 Bedriftspresentasjon

• Dokumentteksten inneholder ikke selve evalueringsmetoden/formel for poengsetting utover vektene (35/35/30).
• Kontraktutkast (vedlegg 3) og standard kontraktsvilkår (vedlegg 4) er ikke inkludert i teksten, så kontraktsrettslige bestemmelser utover det som er gjengitt i kravspesifikasjonen er ikke utledet.
• Konkurransegrunnlaget beskriver varer som kan bli gjenstand for vareprøver, men kriterier for hvordan disse konkret vektes/fastsettes i evalueringen er ikke detaljert i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Ved evaluering av "Kvalitet, herunder kvalitet på tilbudte produkter" (35 %): Hvilke konkrete elementer i tilbudet skal oppdragsgiver bruke som grunnlag for smak, lukt og næringsinnhold (f.eks. vareprøver, produktark/lenker, næringsregister), og hvordan vil dette bli dokumentert i vurderingen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som faktisk evalueres og hvordan, for å kunne designe produkt-/dokumentasjonspakken og vurdere ressursbehov til vareprøver/smakstest.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 6.1 Tildelingskriterier (Pris 35 %, Kvalitet 35 %)

2. Ved evaluering av "Kvalitet, herunder miljø" (30 %): Hvordan vil kjøretøyskjema (vedlegg 8) bli poengsatt innenfor vekten 30 %, og hvilke konkrete parametere i kjøretøyskjemaet/rapporteringen avgjør poeng (f.eks. drivstofftype-andeler, registreringsgrunnlag, evt. terskelverdier)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver har kun angitt vekten; uten poeng-/evalueringslogikk er det vanskelig å optimalisere miljøprofil og å prise riktig for logistikk/transportopplegg.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 6.1 Tildelingskriterier (Kvalitet, herunder miljø 30 %)

3. Når oppdragsgiver i tildelingskriteriene oppgir at de «ved behov» kan innhente vareprøver etter tilbudsfristen: Hvilken praksis forventer dere at dere følger (typisk hvilke produkter/antall leveranser per leverandør), og hva er logistikk- og kostnadsforutsetningene for leverandøren (f.eks. antall prøver, holdbarhet, innleverings-/returfrakt og krav til merking/emballering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vareprøveordningen kan ha betydelig kostnad og praktisk risiko; leverandøren trenger en realistisk forventning om omfang og vilkår.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 6.1 Tildelingskriterier (Kvalitet 35 %)

4. Prisskjema/ikke-forpliktende volum: I prisskjemaet fremgår «Estimert volum pr. år (kg) … kun et anslag … således ikke forpliktende for oppdragsgiver». Hvordan beregner dere total evaluert pris «Totalsum for evaluering», og er det kun basert på veiledende pris pr. kg og rabattsatser, eller inngår også estimert volum i beregningen på en bestemt måte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne etterprøve evalueringsgrunnlaget for å vurdere tilbudsstrategi (rabattsatser/veiledende priser) og korrekt utfylling.

   Kilde: Vedlegg 2 - Prisskjema (ark: 1. INNHOLD OG VEILEDNING) samt ark: 3 PRISER A-PRODUKTER

5. Absolutte krav til ytelsen og produktark: Dere krever at leverandøren skal legge ved link til produktark for alle produktene i prisskjemaet, og at dersom det er en smakstest med fiskeinnhold 50 % på pakningen, skal produktbladet vise samme fiskeinnhold. Hvordan må linkene leveres i tilbudet (format/innhold), og kan dere bekrefte om produktarkene må være tilgjengelige for vurdering uten passord/restriksjoner gjennom hele evalueringsperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare leveringskrav til dokumentasjon (link-format/tilgjengelighet) kan skape avvik som kan gi avvisning; leverandøren trenger å sikre etterlevelse.

   Kilde: Kravspesifikasjon, punkt 4.3 Produktkvalitet (særlige krav til produktark, fiskeinnhold)

6. Fiskeinnhold: Dere angir «Fiskeprodukter – Fiskeinnhold: Minimum 50 % fisk, men høyere andel foretrekkes». Kan dere bekrefte om "minst 50 %" gjelder for alle fiskeproduktlinjene i prisskjemaet (inkl. lake-/reke-/krepsehaler dersom de klassifiseres som fiskeprodukter), og hvordan dere håndterer eventuelle produkter som har variabel sammensetning (sesong/leveranser) gjennom avtaleperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite rekkevidden av kravet og hvordan variasjon håndteres for å unngå avvisning/kontraktsbrudd.

   Kilde: Kravspesifikasjon, punkt 4.3 Produktkvalitet (krav om fiskeinnhold)

7. Leveringstid og logistikk: Dere krever levering fem dager pr uke (man-fre) samt innen kl. 07:30 og senest kl. 12:00 (med mindre annet er avtalt). Hvordan skal leverandøren håndtere avvik ved helger/midlertidige driftsstopp hos mottak (f.eks. stengte kjøkken) – må leverandøren alltid tilby alternativ leveringsdag, og hva er responstiden/varslingstid som forventes fra leverandørens side?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger operasjonelle rammer for å planlegge kapasitet og for å prise risiko knyttet til planendringer.

   Kilde: Kravspesifikasjon, punkt 4.11 Leveringstidspunkt (samt 4.10 Levering)

8. E-handel/punch-out og integrasjon: Dere skriver at leverandøren må selv bære kostnadene ved å knytte seg opp mot EHF/PEPPOL aksesspunkt, og at elektronisk samhandling skal skje senest fra det tidspunkt oppdragsgiver ønsker, med innhold avtalt i vedlegg 7. Kan dere beskrive hvilken frist dere planlegger for teknisk oppkobling/punch-out-test og hvem som tester (oppdragsgiver/leverandør), samt om det finnes overgangsordning i oppstartsåret (01.01.2027) hvis teknisk integrasjon ikke er helt på plass?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjonskrav kan være kritiske for oppstart og leveranse; leverandøren trenger tidsplan og overgangsmekanisme for å redusere kontraktsrisiko.

   Kilde: Kravspesifikasjon, punkt 4.13 E-handel

9. Nye volumprodukter (tillegg i avtaleperioden): Dere oppgir at nye volumprodukter prises med «veiledende pris minus rabattsats etter gjeldende varegruppe». Hva er «veiledende pris» i denne sammenheng (leverandørens offentlig pris/nettbutikkpris på vedtakstidspunktet, kampanjepris, eller pris oppgitt i et vedlegg som dere godkjenner)? Og gjelder rabattsatsen likt for alle nye produkter innen varegruppen også der varen ikke finnes i prisskjemaet fra start?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger klarhet i prislogikken for nye produkter for å kunne gi korrekte rabatter/veiledende prisnivå og unngå senere tvister.

   Kilde: Kravspesifikasjon, punkt 4.4 Oppdragsgiver legger til nye volumprodukter samt 4.5 Leverandøren legger til nye volumprodukter

10. Utgåtte/endrede volumprodukter og kreditering: Dere beskriver krav om umiddelbar varsling og at erstatning ikke skal ha dårligere vilkår enn avtalt, samt kreditering ved høyere fakturapris (og også ved erstatning til dårligere vilkår). Kan dere bekrefte hvordan kreditering skal dokumenteres og avregnes praktisk (f.eks. fast rutine for prisdifferanse, hvilke grunnlagsdokumenter som kreves, og innen hvilken periode kreditnota skal utstedes)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Konkrete avregnings-/dokumentasjonskrav påvirker leverandørens likviditet og administrative kostnader, og kan bli en betydelig tvistkilde hvis de ikke er tydeliggjort.

    Kilde: Kravspesifikasjon, punkt 4.5 Leverandøren legger til nye volumprodukter (utgått/endre volumprodukter, kreditering)