Ferske brød og bakevarer

Bærum kommune skal inngå én ikke-eksklusiv rammeavtale med én leverandør for kjøp av ferske brød og bakervarer, inkludert leveranser til kommunens virksomheter (og øvrige bruksområder i kommunen). Avtalen har varighet 2 år med opsjon(er) inntil totalt 4 år. Tildeling skjer etter beste forhold mellom pris og kvalitet, og det kan ved behov gjennomføres evaluering via vareprøver. Leverandøren må levere i henhold til kravspesifikasjonen (produktkvalitet, sortiment, emballering, leveringstid, e-handel/punch-out, miljø-/kjøretøystatistikk m.m.), og tilbud som ikke oppfyller absolutte ytelseskrav skal avvises.

• Krav 1 – Skatter og avgifter: Leverandøren skal ha ordnede forhold for skatte- og avgiftsinnbetaling i etableringslandet. Attest for skatt og merverdiavgift (ikke eldre enn 6 måneder). Utenlandske leverandører skal fremlegge tilsvarende attester; norske ikke-merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse.

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift fra Altinn (maks 6 mnd fra tilbudsfrist). Bekreftelse fra skattemyndigheter for ikke-MVA-pliktige; tilsvarende attester for utenlandske leverandører.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.1 Skattekrav (Krav 1)
• Krav 2 – Registrert i handelsregister/foretaksregister: Leverandøren skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i landet den er etablert i (norske: firmaattest; utenlandske: dokumentasjon på registrering i tilsvarende register).

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske) eller dokumentasjon på registrering i bransjeregister/foretaksregister iht. lovgivning (utenlandske).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling (Krav 2)
• Krav 3 – Økonomi/finansiell soliditet: Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell soliditet. Krav om komplett kredittvurdering/rapport (ikke eldre enn 3 måneder) fra offentlig godkjent kredittvurderingsselskap med karakter A (eller tilsvarende/bettre). Alternativ dokumentasjon kan godtas ved gyldige grunner.

  Dokumentasjon: Komplett kredittvurdering/rapport (≤3 mnd) med rating A eller tilsvarende/bettre. Eventuell alternativ dokumentasjon ved manglende grunnlag.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling (Krav 3)
• Krav 4 – Erfaring: God erfaring fra tilsvarende oppdrag, dvs. leveranser til tilsvarende store virksomheter som Bærum kommune.

  Dokumentasjon: Liste over viktigste leveranser/utførte tjenester siste 3 år med verdi, tidspunkt og mottaker (offentlig/privat) samt kontaktinformasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner (Krav 4)
• Krav 5 – Gjennomføringsevne: Meget god gjennomføringsevne.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens tekniske personell/tekniske enheter disponert til oppfyllelse av kontrakten (tilhørende foretaket eller ikke).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.5 (Krav 5)
• Krav 6 – Kvalitetsstyringssystem: Godt og velfungerende kvalitetsstyringssystem for ytelsene. Innhold om bl.a. kvalitetsmål, planlegging, sikring, avvikshåndtering, kvalitetsforbedring og datasikkerhet. Kan dokumenteres med redegjørelse eller ISO 9001:2015 (eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Redegjørelse for kvalitetsstyringssystem, eller kopi av sertifikat iht. ISO 9001:2015 (eller tilsvarende).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.5 (Krav 6)
• Krav 7 – Miljøledelsessystem: Systemer og rutiner som sikrer lav miljøbelastning ved utførelse, inkludert kontinuerlig forbedring av kompetanse innen miljø og sikkerhet, og ytelsens klimapåvirkning. Dokumenteres med redegjørelse eller ISO 14001:2015 / Miljøfyrtårn / EMAS (eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Redegjørelse for miljøledelsessystem, eller kopi av sertifikat iht. ISO 14001:2015, Miljøfyrtårn, EMAS (eller tilsvarende).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.5 (Krav 7)
• Støtte fra andre virksomheter (hvis relevant): Dersom leverandøren støtter seg på andre for økonomi/teknisk-faglige kvalifikasjoner, må støttende virksomheter levere egne ESPD og dokumentasjon, samt vedlegge forpliktelseserklæring (vedlegg 6) om rådighet over ressurser i hele kontraktsperioden.

  Dokumentasjon: ESPD for støttende virksomhet(er), eventuell tilhørende dokumentasjon, samt forpliktelseserklæring (vedlegg 6).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.6 Støtte fra andre virksomheter

• Signert vedlegg 5 – Tilbudsbrev (datert og signert av person med fullmakt; delegert fullmakt skal vedlegges ved behov).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4.1 Tilbudets utforming
• Egenerklæring for kvalifikasjonskrav (ESPD) skal leveres i Mercell og også inngå som dokumentasjon i tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.2 Kvalifikasjonskrav (ESPD) og punkt 4.1 Tilbudets utforming
• Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav i henhold til kapittel 3, inkludert attest for skatt og merverdiavgift.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.2 Kvalifikasjonskrav og punkt 4.1 Tilbudets utforming
• Ved bruk av støttende virksomheter: Signert forpliktelseserklæring (vedlegg 6) og utfylt egenerklæring (ESPD) for støttende virksomhet(er).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4.1 Tilbudets utforming
• Dokumentasjon av tildelingskriteriene, jf. punkt 6.1 (inkl. utfylling av relevante skjema).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4.1 Tilbudets utforming
• Fullstendig utfylt vedlegg 2 – Prisskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4.1 Tilbudets utforming
• Fullstendig utfylt vedlegg 8 – Kjøretøyskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4.1 Tilbudets utforming
• Tilbudet skal være på norsk og leveres som komplett PDF-fil der innhold som skal unntas offentlighet er sladdet; (teksten angir to punkter med ‘Komplett tilbud i en PDF-fil’).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4.1 Tilbudets utforming
• Absolutte krav i kravspesifikasjonen skal aksepteres ved ja/nei i vedlegg 5 – Tilbudsbrev.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon, punkt 4 Dokumentasjon på oppfyllelse av absolutte krav til ytelsen

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leveranser til alle oppdragsgivers leveringsadresser i Bærum kommune (levering tidlig på dag, avtales pr. virksomhet; leverandør ansvarlig også ved bruk av underleverandør/transportør).Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon, punkt 3.17 Levering og 3.18 Leveringstidspunkt
• Levering seks dager per uke (mandag–lørdag) og leverandøren skal også kunne levere på lørdager og helligdager; bestillingsfrist kl. 14:00 dagen før levering.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon, punkt 3.18 Leveringstidspunkt
• Hasteordre: samme dag på virkedager (mandag–fredag). Prisen oppgis i prisskjemaet. Hvis hasteordrer overstiger 2 % av ordremengden i 6 måneder, skal tiltak iverksettes i samråd med brukergruppen.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon, punkt 3.20 Hasteordre
• E-handel/punch-out: Leverandøren skal legge til rette for at produkter blir tilgjengelige for avrop via ekstern nettbutikk (punch-out) i oppdragsgivers e-handelsløsning; leverandør må bære kostnadene ved tilknytning til EHF/PEPPOL-aksesspunkt.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon, punkt 3.22 E-handel
• Kundeservice: leverandør skal ha eget kontaktpunkt med telefon og e-post, som håndterer bestillinger via e-handelsløsningen og reklamasjoner.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon, punkt 3.16 Kundeservice
• Miljøstatistikk - kjøretøy: uoppfordret 1. februar hvert år i excelformat med opplysninger om kjøretøy, drivstofftype, andel oppmøter, samt dokumentasjon på oppfyllelse av tilbuds-/minstekrav til elektrisitet/hydrogen/biogass; oppdragsgiver kan be om hyppigere rapportering.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon, punkt 3.13 Miljøstatistikk på kjøretøy
• Miljøstatistikk - klimakalkulator: uoppfordret rapport/statistikk iht. DFØs klimakalkulator innen 1. februar hvert år (oppdragsgiver sender ut rapporteringsskjema i forkant).Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon, punkt 3.14 Miljøstatistikk - Klimakalkulator
• Produkter må ikke inneholde palmeolje (gjelder alle brødene); sukkerinnhold og næringsinnhold skal oppgis/merkes, og det skal være allergimerking på alle produkter.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon, punkt 3.7 Palmeolje, 3.11 Næringsinnhold og 3.12 Allergimerking
• Emballering/forpakningskrav: emballasje i tråd med norsk lov, hel og ubrutt ved levering, bruker- og miljøvennlig (gjenbrukbar eller resirkulerbar), og leverandøren skal unngå unødig emballering.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon, punkt 3.15 Emballering og forpakningsstørrelser
• Varsling ved utsolgte varer: leverandøren skal varsle umiddelbart ved utsolgt vare; en utsolgt vare skal ikke automatisk byttes til erstatningsvare.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon, punkt 3.23 Erstatningsprodukter
• Volumprodukter: leverandøren skal ikke bytte/erstatte volumprodukter i avtaleperioden uten oppdragsgivers godkjenning; ved endring skal oppdragsgiver varsles, og pris/kvalitet skal være tilsvarende eller bedre (inkl. kredit ved dårligere vilkår).Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon, punkt 3.9 Oppdragsgiver legger til nye volumprodukter og punkt 3.10 Leverandøren legger til nye volumprodukter

• Kravspesifikasjonen inneholder mange detaljer, men teksten er utdrag/ikke fullverdig gjengitt for alle underpunkter; enkelte absolutte krav kan være omtalt utenfor det som er inkludert i mottatt tekst.
• Det fremgår ikke i utdraget hvilke konkrete ‘absolutte krav til ytelsen’ utover at de skal aksepteres via ja/nei i vedlegg 5. Eksakt liste over absolutte krav mangler i den viste teksten (utover de nevnte kvalitets-/sortiments-/miljø-/leveringskravene).
• Vedlegg 2 (prisskjema), vedlegg 3 (kontraktutkast), vedlegg 4 (standard kontraktsvilkår) og vedlegg 7 (elektronisk samhandling) er ikke analysert utover henvisning, så kontraktsvilkår og eventuelle misligholds-/sanksjonsbestemmelser kan være mer detaljerte i vedleggene.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I vedlegg 5 – Tilbudsbrev skal samtlige absolutte krav aksepteres (ja/nei). Kan dere bekrefte at det ikke kreves utfylling av konkrete oppfyllelses-/dokumentasjonsdetaljer i vedlegget utover ja/nei, og at eventuelle presiseringer/kommentarer til enkelte absolutte krav skal legges i eget vedlegg eller i tilbudets øvrige dokumentasjon (dersom relevant)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sikrer at tilbudet utformes slik at avvik/uklarheter ikke kan utløse avvisning, gitt at absolutte krav skal aksepteres i ja/nei.

   Kilde: Vedlegg 5 – Tilbudsbrev / Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon punkt 4

2. Produktsortiment: Dere skriver at det ikke er tillatt å oppgi det samme produktet på flere av varelinjene. Kan dere bekrefte hvordan dere ønsker at leverandøren håndterer varianter som er svært like (f.eks. samme brød med ulik størrelse, eller samme brød levert skåret/ikke skåret) – skal disse regnes som ulike produkter per varelinje, eller må leverandøren kun oppgi én variant per varelinje selv om produktet ellers overlapper?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Påvirker utfylling av prisskjema/produktlinker og risiko for feilprising dersom varelinjene kan oppfattes ulikt.

   Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon punkt 3.2 Produktsortiment

3. Skåret brød: Kan dere spesifisere hva dere mener med «skåret brød» versus «ikke skåret brød» for avgrensning i prisskjemaet (f.eks. fabrikkskåret/antall skiver/emballert i skiver), og om det finnes krav til skivetykkelse eller kun at produktet faktisk leveres som skåret/ikke skåret?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kvalitetskriteriene og absolutte krav kan gi tvil om teknisk definisjon og dermed riktig produktvalg og prising.

   Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon punkt 3.4 Skåret brød

4. Nøkkelhullsmerking: Dere krever «ett nøkkelhullsmerket produkt» innen hovedkategorien grovt brød og ekstra grovt brød, spesifisert i kommentarfeltet i prisskjemaet. Kan dere bekrefte om dette må være et produkt som er nøkkelhullsmerket i dag (offisiell gyldighet), og hvordan dere ønsker at leverandøren dokumenterer nøkkelhull (f.eks. link/produktark) i prisskjemaets kommentarfelt eller via produktark-link?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer hva som kreves for å oppnå kravet og redusere risiko for avvik ved evaluering av nøkkelhullsstatus.

   Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon punkt 3.8 Nøkkelhullsmerking

5. Krav om å oppgi link til produktark for alle produktene i prisskjemaet: Kan dere avklare hvilke datakrav produktark skal oppfylle (f.eks. saltinnhold i mg/g eller vekt-%; sukkerinnhold; helkorn/sammalt og kli), og om dere kan angi foretrukket format for link (PDF/nettside) og om lenker må være aktive uten innlogging?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjør hvordan dere vurderer produktark og hvilke næringsdata som må oppgis for å unngå avvik/uklar dokumentasjon.

   Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon punkt 3.3 Produktkvalitet (produktark)

6. Miljøstatistikk – klimakalkulator: Dere viser at dere sender ut rapporteringsskjema i forkant og at rapport/statistikk skal sendes innen 1. februar hvert år. Kan dere bekrefte hvordan dere forventer at DFØ-rapporten/grunnlagsdata fremskaffes (f.eks. hvilken enhets-/mengdeaggregering for brød og bakevarer) og om dere kan oppgi hvilke kjøretøydata/lastfaktorer som skal brukes utover kjøretøystatistikken i punktet «Miljøstatistikk på kjøretøy»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Påvirker leverandørens kostnad og systemoppsett for å levere korrekt årlig rapportering i tide.

   Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon punkt 3.13 Miljøstatistikk på kjøretøy og punkt 3.14 Miljøstatistikk – Klimakalkulator

7. Levering og mottak: Dere skriver at leveransen ikke er avsluttet før varemottaket er kvittert på fraktbrev, og at ved feil/ødelagte varer skal rette varene leveres innen nærmeste arbeidsdag. Kan dere spesifisere hvordan «nærmeste arbeidsdag» skal forstås ved leveringer som skjer til virksomheter flere steder samme dag, samt hvordan dere ønsker prosessen for avviksrapportering (f.eks. hvem melder avvik og innen hvilken tidsfrist)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer operasjonell håndtering og tidslinje for utbedring ved avvik, som påvirker risiko og logistikkplan.

   Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon punkt 3.17 Levering

8. Bestillingsfrist kl. 14:00 dagen før levering: Kan dere bekrefte om dette gjelder alle varegrupper (brød, skåret brød, glutenfritt, nøkkelhullprodukter) og alle leveringsdager (mandag–lørdag), og om det finnes særskilte cut-off for faste dager versus valgfri leveringsdag hos virksomhetene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Har betydning for planlegging av produksjon og leveringskapasitet, og dermed prising og gjennomføringsrisiko.

   Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon punkt 3.18 Leveringstidspunkt

9. Hasteordre: Dere krever hastelevering samme dag (mandag–fredag) og at pris skal oppgis i prisskjemaet. Kan dere bekrefte om hastelevering kun gjelder etter bestilling etter ordinær bestillingsfrist (etter kl. 14:00), og om dere har krav til tid/leveringsvindu for «samme dag»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten avklaring kan leverandøren risikere å prise hastelevering feil (kapasitetsreserve og faktisk leveringstid).

   Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon punkt 3.20 Hasteordre

10. E-handel/punch-out: Dere skriver at volumprodukter skal merkes og at ved reduserte priser/kampanjer skal oppdragsgiver alltid ha laveste pris og at tilbud skal fremkomme tydelig i bestillingsløsningen. Kan dere bekrefte hvordan dere forventer at leverandøren teknisk håndterer prisendringer i nettbutikken (f.eks. oppdateringshyppighet, automatisk kampanjeflagging), og om dere kan dele vedlegg 7 – Avtale om elektronisk samhandling eller i det minste presisere hvilke konkrete integrasjonskrav dere vil evaluere mot?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjons- og prisoppdateringskrav er ofte den største risikoen i e-handelsleveranser og påvirker både kostnad og tilbudskorrekthet.

    Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon punkt 3.22 E-handel (og henvisning til vedlegg 7)