Rammeavtale for kjøp og abonnementshåndtering av tidsskrifter 2027-2030

Rammeavtale for kjøp og abonnementshåndtering av tidsskrifter for NMBU. Rammeavtalen er en rammeavtale med én leverandør, oppstart 01.01.2027 og varighet 2+1+1. Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å kjøpe bestemte mengder. Avrop gjøres innenfor rammeavtalens virketid, og avrop kan ha varighet utover opphør. Dokumentet inneholder generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler samt overordnede bilag for krav, priser/betaling, administrative forhold og særskilte kontraktsvilkår (bl.a. lønns- og arbeidsvilkår, bankkrav og menneskerettigheter).

• Årlig leveringsstatistikk og eventuell annen rapportering slik det er avtalt eller på anmodning fra Oppdragsgiver i kontraktsperioden og/eller ved utløpet.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 5.5 Statistikk og rapportering
• På forespørsel: dokumentasjon på nødvendige tillatelser/sertifikater/godkjennelser for at Oppdragsgiver skal kunne nyttiggjøre seg leveransen (dersom Oppdragsgiver ikke selv skaffer dette).Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 5.7 Leveransen
• Leveransen skal leveres med tilhørende dokumentasjon (produktblad, bruksanvisning, FDV-dokumentasjon, tegninger/skjema o.l.) samtidig med leveransen med mindre annet tidspunkt avtales.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 5.9 Dokumentasjon
• Egenrapportering: Leverandøren skal fylle ut egenrapporteringsskjema og sende til oppdragsgiver innen én måned etter kontrakten er signert (med mindre annet er avtalt). Kan kreves flere ganger i løpet av kontraktsperioden.Kilde: Bilag 5 Særskilte kontraktsvilkår, punkt 5.1 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• På skriftlig forespørsel med rimelig frist: dokumentere lønns- og arbeidsvilkår vedleggsmessig (f.eks. arbeidsavtale, lønnsslipper, timelister, bankutskrift), på personnivå, hvem det gjelder.Kilde: Bilag 5 Særskilte kontraktsvilkår, punkt 5.1 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• På skriftlig forespørsel med rimelig frist: dokumentasjon vedr. utbetaling av lønn og annen godtgjørelse via bank (f.eks. kopi av bankutskrift), på personnivå og hvem det gjelder.Kilde: Bilag 5 Særskilte kontraktsvilkår, punkt 5.2 Krav om betaling av lønn ... via bank mv.
• Menneskerettigheter/aktsomhetsvurderinger: Leverandøren skal ha policys og rutiner på plass senest innen 6 måneder etter kontraktsstart (og kan måtte fremvise disse ved oppfølging).Kilde: Bilag 5 Særskilte kontraktsvilkår, punkt 5.3 Kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter ... (policys og rutiner)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

21.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalen gjelder for kjøp av varer/tjenester innenfor omfang og varighet; oppdragsgiver har ikke plikt til å kjøpe bestemte mengder.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 1.1 Formål og omfang
• Varighet 2+1+1; avtalen forlenges automatisk én periode av gangen, med mindre oppdragsgiver skriftlig melder annet senest 1 måned før utløp. Oppsigelse med 3 måneders skriftlig varsel ved saklig grunn.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 1.2 Varighet og oppsigelse; samt Avtaledokument (Varighet + opsjons år)
• Avrop/bestilling skjer etter bestillingsrutiner i bilag 4; dersom flere avtaleleverandører gjelder tildeling etter avtaledokument/bilag 6 (her oppgis i avtaledokument at det er én leverandør).Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 2.1 Kjøp og bestillingsrutiner
• Avrop innenfor rammeavtalens virketid. Avrop kan ha varighet utover rammeavtalens opphørstidspunkt.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 2.1 Kjøp og bestillingsrutiner
• Kontraktsdokumenter: avtaledokument med bilag/vedlegg og generelle kontraktsvilkår; prioritering ved motstrid (etter oppgitt rekkefølge og prinsipper). Leverandørens egne vilkår inngår ikke med mindre oppdragsgiver uttrykkelig gjør dem til del av kontrakten.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 3 Kontraktdokumenter
• Partene skal oppnevne representant; lojalt samarbeid, svare uten ugrunnet opphold og varsle om forhold som kan få betydning for gjennomføring.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 4.1 Samarbeid
• Samfunnsansvar: leverandør og oppdragsgiver skal utvise samfunnsansvar (miljø/klima/lønns- og arbeidsvilkår/etisk handel). Oppdragsgiver kan gjennomføre stedlige kontroller (annonserte/uannonserte), inkl. innsyn i relevante systemer.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 4.3 Samfunnsansvar
• Taushetsplikt og begrensninger/tilpasning til offentlig virksomhet (forvaltningsloven/offentleglova) samt varsel ved utlevering dersom mulig.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 4.4 Taushetsplikt
• Varslingsplikt ved hindring for å oppfylle forpliktelser, med dokumentasjon av når/hvordan melding er gitt.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 4.5 Varslingsplikt
• Leverandørens plikt til å svare på henvendelser raskt som mulig (konkrete frister kan være avtalt i bilag).Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 5.1 Plikt til å svare på henvendelser
• Leverandørens tilbudsplikt: ved én leverandør skal levere i henhold til rammeavtalen med mindre saklig grunn; ved parallelle rammeavtaler/minikonkurranser skal leverandør delta og gi tilbud, og manglende deltakelse kan være mislighold.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 5.2 Tilbudsplikt
• Gunstigere markedsvilkår i kontraktsperioden skal automatisk gjelde for oppdragsgiver, og leverandør skal gjøre slike tilbud kjent.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 5.3 Tilbud og kampanjer
• Kompetanseoverføring: leverandør skal overføre kompetanse opparbeidet under kontrakten til oppdragsgiver slik oppdragsgiver bestemmer.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 5.4 Kompetanseoverføring
• Revisjonsrett: oppdragsgiver kan revidere systemer/rutiner/aktiviteter, og ha innsyn i regnskaper/annen dokumentasjon for verifisering av prising. Leverandør skal yte rimelig vederlagsfri assistanse.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 5.6 Revisjon
• Leveransen skal leveres profesjonelt/effektivt med høy faglig standard, i samsvar med kontraktens krav, være egnet for formål, og levert/innpakket på forsvarlig måte.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 5.7 Leveransen
• Leveringstid og sted: levering på avtalt sted/tid/vis. Med mindre annet avtales: DDP, Incoterms 2020 (eks. mva ved utenlandsk leverandør).Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 5.8 Leveringstid og sted
• Garanti: som utgangspunkt 2 år fra levering (definert etter punkt 8.1). Leverandør skal reparere/bytte defekte deler på egen regning snarest mulig.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 5.10 Garanti
• Reklamasjon: skriftlig innen rimelig tid etter at mislighold oppdages/burde vært oppdaget; oppdragsgiver taper krav etter 3 år etter levering (med unntak ved garanti/ansvar lengre).Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 10.3 Reklamasjon
• Avhjelp/oppfyllelse ved mislighold: leverandør skal rette innen rimelig tid; oppdragsgiver kan kreve retting/omlevering; ved manglende retting kan oppdragsgiver bestille fra annen for leverandørens regning.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 10.4 Retting og omlevering; punkt 10.6 Retting/ny vare fra annen leverandør
• Dagbot ved forsinkelse: automatisk løpende. Om ikke annet avtalt: 0,15 % av berørt vares/tjenestens verdi ekskl. mva per kalenderdag, maks 100 dager, min. kr 1000 per dag. Så lenge dagbot løper kan oppdragsgiver ikke heve (med unntak).Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 10.9 Dagbot
• Heving ved vesentlig mislighold etter varsel og rimelig frist; oppdragsgiver har også rett til umiddelbar heving ved insolvens/kreditorstyring/konkurs m.m., og ved rettskraftig dom for alvorlige straffbare forhold.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 10.10 Heving
• Erstatningsregime: direkte tap kan kreves; indirekte tap dekkes ikke; erstatning begrenses til samlet vederlag eks. mva; begrensninger gjelder ikke ved grov uaktsomhet/forsett hos ansatte el. lign.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 10.11 Erstatning og erstatningsbegrensning
• Underleverandør/3.-parter: bruk krever skriftlig forhåndssamtykke fra oppdragsgiver; samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. Part er fullt ansvarlig for oppgaver utført av underleverandører/tredjeparter.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 11.2 Bruk av underleverandør og tredjeparter; samt Bilag 4 Administrative bestemmelser (nøkkelpersonell/underleverandører)
• Overføring av rettigheter/plikter til tredjepart krever skriftlig forhåndssamtykke fra den andre part (kan ikke nektes uten saklig grunn); ved leverandørens omstrukturering har oppdragsgiver rett til umiddelbar heving.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 11.3 Overføring av rettigheter og plikter
• Force majeure: ingen mislighold ved hendelser utenfor kontroll som ikke kunne forutses og som ikke med rimelighet kan overvinnes. Varsling uten ugrunnet opphold. Ved varighet > 90 dager kan hver part si opp med 14 dagers varsel.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 11.4 Force Majeure
• Reklame: leverandør må innhente skriftlig forhåndsgodkjennelse for å gi offentligheten informasjon utover generell referanse.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 11.5 Reklame
• Forsikringer: leverandør skal ha forsikringer vanlig for bransjen og holde leveransen dekket frem til risiko går over på oppdragsgiver; oppdragsgiver har rett til å se forsikringspoliser.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 11.6 Forsikringer
• Fakturering: norske leverandører skal bruke EHF i godkjent standardformat. Betaling innen 30 kalenderdager fra mottak av gyldig faktura. Leverandør kan ikke overdra betalingskrav uten skriftlig samtykke. Overfakturering skal tilbakebetales innen 3 år, med rente.Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler, punkt 7.4 Fakturering; punkt 7.6 Overfakturering
• Pris: priser fremgår av bilag 3 (av tilbudets utfylte prismatrise). Pris faste første avtaleår, deretter årlig justering ved årsskifte begrenset til SSB konsumprisindeks (Totalindeksen). Varsel om prisendring minst 1 måned, med dokumentasjon; godkjennes før iverksettelse.Kilde: Bilag 3 Pris og prisregulering (fra Bilag 1-6 til avtale.docx)
• Fakturareferanser/merkelapper: ressursnummer i BuyersReference i EHF; ved ordre fra e-handel brukes OrderReference; avtalenummer XX/XXXXX. Faktura skal spesifiseres slik at den kan kontrolleres; ikke-EHF kan medføre at den ikke behandles.Kilde: Bilag 3 Pris og betalingsbetingelser (Faktura-krav i Bilag 1-6 til avtale.docx)
• Nøkkelpersonell: tilbudt nøkkelpersonell kan ikke byttes ut uten samtykke fra kunden; bytte krever personell med lik eller bedre kompetanse. Eventuelle kostnader ved bytte er leverandørens risiko.Kilde: Bilag 4 Administrative bestemmelser (Nøkkelpersonell)
• Bestillings- og ehandelskrav: bestilling via NMBUs eHandelsløsning; avtalevarer tilgjengeliggjøres elektronisk (EHF-format). Ved Punch-out/roundtrip skal det avgrenses til avtalevarer. Partene bærer egne kostnader for ehandelsplattformen.Kilde: Bilag 4 Administrative bestemmelser (Bestillingsrutiner/eHandel)
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandør ansvarlig for at ansatte/underleverandører som direkte medvirker har vilkår iht. relevante forskrifter/tariff. Skal ha egenrapporteringsskjema og kunne dokumentere på personnivå. Brudd kan gi dagbot (ikke mindre enn kr 1500/dag).Kilde: Bilag 5 Særskilte kontraktsvilkår, punkt 5.1 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Bankkrav: lønn og annen godtgjørelse skal utbetales via bank eller betalingsformidling med dokumentasjon (bankutskrift) på personnivå. Brudd kan gi dagbot (ikke mindre enn kr 1500/dag), og oppdragsgiver kan holde tilbake beløp tilsvarende ca. to ganger utbetalt kontant i strid med vilkårene. Vesentlig mislighold kan gi heving og krav om utskifting av underleverandør.Kilde: Bilag 5 Særskilte kontraktsvilkår, punkt 5.2 Krav om betaling av lønn ... via bank mv.
• Grunnleggende menneskerettigheter/aktsomhetsvurderinger: leverandør skal overholde krav i leverandørkjeden; etablere policys og rutiner innen 6 måneder etter kontraktsstart (evt. tidligere for virksomheter omfattet av åpenhetsloven). Aktsomhetsvurderinger skal kartlegge/forebygge/begrense/gjøre rede for risiko og håndtere skade. Oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon/oppfølging; sanksjoner inkluderer retting, midlertidig stans, krav om å bytte underleverandør og heving ved vesentlige brudd.Kilde: Bilag 5 Særskilte kontraktsvilkår, punkt 5.3 Kontraktsvilkår for ivaretakelse ...

• Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier er ikke trukket ut fordi de ikke fremgår av mottatt dokumenttekst (kun kontraktsvilkår/avtalevilkår/bilag).
• Kravspesifikasjon for NMBU (Bilag 1) er ikke faktisk fylt ut i teksten som ble sendt; derfor kan konkrete faglige leveransekrav for tidsskrifter ikke listes.
• Avtalens detaljer om selve avrop (konkrete avropsvilkår, frister og dokumentasjon per avrop) er ikke oppgitt utover at de ligger i avtaledokumentet og bilag 4/avtalevilkår ved avrop (ikke inkludert innhold).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Når NMBU beskriver evaluering som summen av sluttpriser fra Tabell A og B (omregnet i norske kroner), hvordan skal vi dokumentere og beregne valutaomregning for «Utgivers pris 2026» i praksis (kilde/kurstype, hvilken tilbudsdato-kurs skal brukes), siden dette påvirker sluttpris og evaluering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å gi riktig pris i evalueringsgrunnlaget må beregningsmetoden for valutakurs og dokumentasjon være helt avklart.

   Kilde: Vedlegg A - Prisskjema.xlsx (Fyll ut Prisskjema Tabell A og B)

2. I prisskjemaet står «Behandlingskostnader» og «Sluttpris agent 2026» for enkelte tidsskrifter. Skal «Behandlingskostnader» forstås som agent-/håndteringskostnad per år per tittel (uavhengig av format), eller som en prosentsats/annet; og hvordan forventes den oppgitt dersom den ikke kan knyttes 1:1 til «Utgivers pris 2026»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik tolkning av hva som skal prises i «Behandlingskostnader» kan gi feil prisstruktur og risiko for feil tilbud.

   Kilde: Vedlegg A - Prisskjema.xlsx (Tabell A)

3. Hvordan skal vi prise tidsskrifter med format «P+E» (papir + elektronisk) i prisskjemaet: Skal «Utgivers pris 2026» og eventuelle behandlingskostnader dekke begge leveransemåter samlet, eller skal eventuelle separate abonnementselementer slås sammen i én linje slik NMBU ønsker evaluert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveransemodellen (papir/elektronisk) påvirker faktiske kostnader og hvordan agenten skal prise riktig per tittel.

   Kilde: Vedlegg A - Prisskjema.xlsx (Kolonner «Format», «Utgivers pris 2026», «Behandlingskostnader», «Sluttpris agent 2026»)

4. Bilag 4/Administrative bestemmelser sier bestilling skjer via NMBUs eHandelsløsning, men at «Kjøperen vil måtte benytte seg av ulike former for avrop frem til avtalen er implementert». Hvilke avropsformer forventes i overgangsperioden (før implementering), og hvordan skal leverandøren dokumentere og fakturere ved disse avropsformene for å unngå avvisning i EHF?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Overgang til implementert løsning kan gi ulike bestillings-/ordregrunnlag. Riktig dokumentasjon i faktura er avgjørende siden NMBU ikke behandler EHF som ikke oppfyller kravene.

   Kilde: Bilag 4: Administrative bestemmelser (Bestillingsrutiner / eHandel og EHF-fakturakrav)

5. I rammevilkårene pkt. 5.8 og Bilag 4 er det angitt levering innen 08:00–15:00 og at levering skjer fritt til avtalt leveringssted etter DDP (INCOTERMS 2020). Bekreft at for denne rammeavtalen gjelder DDP for alle relevante leveranser også for elektronisk tilgang (dersom elektronisk innhold er inkludert), eller presiser hvordan DDP/incoterms skal forstås for «tidsskrift-abonnement/tilgang» der fysisk levering ikke alltid er relevant.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Incoterms og leveringssted/tid kan skape uklarhet ved digitale leveranser, og kan påvirke risiko og pris.

   Kilde: Generelle kontraktsvilkår (pkt. 5.8) og Bilag 4: Administrative bestemmelser (Leveringsrutiner)

6. Generelle kontraktsvilkår pkt. 8.1 sier levering anses skjedd når leveransen er gjennomført og godkjent av Oppdragsgiver (og eventuelt testing/godkjenning). For tidsskriftabonnement og/eller abonnementshåndtering: Hva er NMBUs konkrete milepæl for «godkjent leveranse» (f.eks. aktiv tilgang, mottatt første utgave, registrert i kundens system), og hvor dokumenteres dette?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstidspunktet påvirker når faktura kan sendes og når reklamasjon/mislighold starter å løpe.

   Kilde: Generelle kontraktsvilkår (pkt. 8.1)

7. Rammevilkårene pkt. 2.2 henviser til «avtalevilkår spesifisert i avtaledokumentet» og endringer/presiseringer i avrop, samt at de konkrete avropsvilkårene ligger i «avtalevilkår ved avrop (ikke inkludert)». Kan dere bekrefte hvilke dokumenter/krav som gjelder ved hvert avrop (bestillingsmal, frister, dokumentasjon per avrop), og om det finnes en egen sjekkliste/standard for hva leverandøren skal legge ved?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten avropsspesifikk informasjon kan leverandøren risikere å prise feil og/eller levere feil dokumentasjon per avrop.

   Kilde: Generelle kontraktsvilkår (pkt. 2.2) og Avtaledokument Rammeavtale NMBU.docx (Kontraktsvilkår ved avrop)

8. Bilag 5 punkt 5.1–5.3 inneholder omfattende krav til egenrapportering innen én måned etter kontraktsignering (med mulighet for flere ganger), samt dagbøter ved brudd på dokumentasjonsplikt (minst kr 1500 per dag) og opplysnings-/dokumentasjonskrav på personnivå. Hvilket «egenrapporteringsskjema» skal brukes (og hvor ligger det), og hva er forventet format/omfang (for eksempel intervall for oppdateringer og hvilke underleverandører som omfattes) slik at vi kan prise og sette opp intern prosess?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konkret skjema og forventet rapporteringsomfang påvirker administrativ ressursbruk og leveranserisiko knyttet til sanksjoner.

   Kilde: Bilag 5: Særskilte kontraktsvilkår (5.1 Krav til lønns- og arbeidsvilkår, egenrapporteringsskjema) samt (sanksjoner/dagbøter)

9. I Bilag 5 (5.2) gis oppdragsgiver rett til å holde tilbake «ca. to ganger det beløpet som er utbetalt kontant i strid med kontraktens bestemmelser». Kan dere presisere hvordan «beløpet utbetalt kontant» skal beregnes (dokumentasjonsgrunnlag, avgrensning mot refusjoner/tillegg mv.), og hvordan prosessen for tilbakehold/tilbakebetaling typisk gjennomføres, slik at vi kan vurdere økonomisk risiko?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbakeholdsrett knyttet til lønnsbetaling og dokumentasjon kan gi betydelig likviditets- og kontrollrisiko; presisering reduserer uklarhet i praktisk håndtering.

   Kilde: Bilag 5: Særskilte kontraktsvilkår (5.2 Krav om betaling av lønn og annen godtgjørelse via bank mv.)

10. Rammeavtalen er «rammeavtale med en leverandør». Samtidig sier generelle vilkår pkt. 5.2 at tilbudsplikt kan utløses dersom det finnes parallelle rammeavtaler og minikonkurranser. Kan dere bekrefte om NMBU forventer parallelle rammeavtaler for denne kategorien (som kan gi minikonkurranse), og i så fall hvordan rangering/fordeling bestemmes og hvordan avrop dokumenteres?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Forutsigbarhet for om og når minikonkurranser/tilbudsplikt oppstår påvirker ressursplan og risiko ved tilbudsprising.

    Kilde: Generelle kontraktsvilkår (pkt. 5.2) og Avtaledokument Rammeavtale NMBU.docx (Rammeavtaletype)