Rammeavtale operasjonell leasing av biler, og administrasjon av fylkeskommunens bilpark

Konkurransen gjelder bil-/kjøretøyleasing (inkl. opsjoner og system for elektronisk kjørebok). Leverandørene skal levere priser i prisskjema (leie 36 mnd, drivstoff/energi-rabatter, kostnader ved avvik i km-leveranse og elektronisk kjørebok), samt fylle ut tilbudsbekreftelse. Det foreligger også kontraktsvilkår om samfunnsansvar/menneskerettigheter (leverandørkjede).

• Tilbyder skal fylle ut tabellen og signere Vedlegg G – Tilbudsbekreftelsesbrev (firmanavn, org.nr., adresse, kontaktperson, m.m.).Kilde: Vedlegg G – Tilbudsbekreftelsesbrev
• Tilbyder benytter bilag til å beskrive biladministrasjonssystem i henhold til Vedlegg A – Leveranseomfang, pkt 2.7.1.Kilde: Bilag 1 - Biladministrasjonssystem
• Tilbyder benytter bilag til å beskrive tilleggstjenester i henhold til Vedlegg A – Leveranseomfang, pkt 2.7.2.Kilde: Bilag 2 - Tilleggstjenester
• Tilbyder benytter bilag til å beskrive system og vilkår for opsjon – kjøp av biler i henhold til Vedlegg A – Leveranseomfang, pkt 2.6.7.Kilde: Bilag 3 - Opsjon kjøp av biler
• Tilbyder benytter bilag til å beskrive system og vilkår for opsjon – elektronisk kjørebok i henhold til Vedlegg A – Leveranseomfang, pkt 2.6.8.Kilde: Bilag 4 - Opsjon elektronisk kjørebok
• Tilbyder skal fylle ut samtlige gule felt i prisskjemaet (Bilag B Prisskjema). Priser skal oppgis i NOK eks. mva og inkludere oppgitte kostnadskomponenter (levering, fakturerings-/ekspedisjonsgebyr, skatter/avgifter m.m.).Kilde: Bilag B Prisskjema.xlsx – [ARK: Oppsummering] + øvrige prisskjema-ark
• I prisskjemaet skal tilbyder fylle ut tabellene i regnearkene: «Leasingkostnader», «Drivstoffkostnader», «Km», «Elektronisk kjørebok» og «Rabattsatser kjøp».Kilde: Bilag B Prisskjema.xlsx – [ARK: Oppsummering]
• Dersom leverandøren benytter underleverandør(er), skal disse listes opp i Vedlegg U – Underleverandør (anskaffelsens nummer og navn, firma, org.nr.). Hvis ikke, skal det skrives «Dersom Leverandøren ikke benytter underleverandør» (utfylling).Kilde: Vedlegg U - Underleverandør
• Tilbyder kan bruke Vedlegg E – Forbehold til å beskrive eventuelle forbehold til kravspesifikasjon og kontrakt (må henvises til korrekt dokument/kapittel/punkt).Kilde: Vedlegg E - Forbehold

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

23.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leverandøren skal under hele kontraktsperioden overholde kontraktsvilkårene om grunnleggende menneskerettigheter (punkt 1-4 i vilkårene).Kilde: Vedlegg H - Samfunnsansvar – Kontraktsvilkår (innledning)
• Leverandøren skal ha rutiner/metode for aktsomhetsvurderinger og overholde ILO-kjernekonvensjoner og relevante krav til arbeidsmiljølovgivning i produksjonsland (maks standard gjelder).Kilde: Vedlegg H - Samfunnsansvar – Overholdelse av internasjonale konvensjoner og arbeidsmiljølovgivningen
• Ved kontraktsstart (eller senest innen 6 måneder) skal leverandøren ha: styrevedtatte policys (min. etterlevelsesforpliktelse og ledelsesansvar), rutiner for regelmessig oppfølging/formidling, og rutiner for regelmessige risikoanalyser i egen virksomhet og i leverandørkjeden.Kilde: Vedlegg H - Samfunnsansvar – Policys og rutiner
• Leverandøren skal sikre etterlevelse og kan pålegges dokumentasjon/egenrapportering, risikoanalyse-rapportering, oppfølgingssamtaler, uavhengige rapporter, samt kontroll og revisjon i egen virksomhet og leverandørkjeden; leverandøren skal også rapportere avvik til oppdragsgiver uten ugrunnet opphold.Kilde: Vedlegg H - Samfunnsansvar – Kontraktsoppfølging
• Sanksjoner ved brudd: krav om retting (inkl. tiltaksplan innen 4 uker hvis ikke annet frist), midlertidig stans, krav om bytte av underleverandør, og heving ved vesentlige/gjentakende brudd.Kilde: Vedlegg H - Samfunnsansvar – Sanksjoner
• Leverandøren bekrefter at vilkårene er lest, forstått og akseptert (signatur daglig leder).Kilde: Vedlegg H - Samfunnsansvar – avslutning/signatur

• Opplysningene om faktiske kvalifikasjonskrav for leverandørens skikkethet er ikke inkludert i den gitte dokumentteksten (ingen krav er eksplisitt listet utover kontraktsvilkår og prising/utfylling).
• Det fremgår ikke fra teksten hvilke konkrete vekter som eventuelt gjelder utover at vurdering skjer på totalkostnad pr. år; vekting er ikke oppgitt.
• Forbehold og dokumentasjon: teksten sier at forbehold kan medføre avvisning og må henvises korrekt, men konkrete forbeholdsregler/krav er ikke oppgitt i detalj.
• «Vedlegg A – Leveranseomfang» og hovedkontraktens bestemmelser er referert, men innholdet er ikke med i teksten; dermed kan konkrete leveranse-/kontraktskrav i disse være utelatt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I prisskjemaet står det at leasing skal prises uten forsikring og baseres på 36 mnd leasingperiode. Kan dere bekrefte at det ikke skal prises med kaskoforsikring/ansvarsforsikring, og at ev. forsikringskostnader ikke vil bli lagt til i evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver må avklare om forsikring faktisk er utelatt fra tilbud/ev. evaluering, slik at leverandøren prissetter korrekt.

   Kilde: Bilag B Prisskjema.xlsx – ark «Leasingkostnad» (linje: «Vi ønsker tilbud på biler uten forsikring»), samt «Oppsummering»/evalueringstekst.

2. Prisskjemaet oppgir at leasingkostnad skal beregnes med NIBOR 1,0% uten påslag, og at tilbyder legger inn sitt påslag i celle B17 («Fast påslag på NIBOR»). Hva er riktig beregningslogikk dersom tilbyder ikke har nøyaktig lik NIBOR-setting som i malen (f.eks. runding, periodisering per måned), og skal påslaget kun gjelde for leasingkostnadsfanen eller også inn i fratrekk/andre faner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik tolking av beregningslogikken kan gi vesentlige prisavvik i evalueringen.

   Kilde: Bilag B Prisskjema.xlsx – ark «Leasingkostnad» (NIBOR 1,0% uten påslag / celle B17 / «Påslag på NIBOR legges på leasingkostnad i oppsummeringsfanen»).

3. I arket «Km» oppgis at det skal være en buffer på +/- 10% av årskjørelengden før over-/underkjørte km beregnes, og at prisen for overkjørte km ikke kan overstige 3 kr/km. Kan dere bekrefte hvordan denne bufferen skal anvendes over 36 måneder (aggregering per år eller kumulert total), og om «kostnad pr overkjørte km» er enhetspris (kr/km) som legges til evaluert kostnad per bilkategori?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Metode for hvordan buffer beregnes over tid avgjør eksponeringen og riktig prising.

   Kilde: Bilag B Prisskjema.xlsx – ark «Km» (tekst om buffer +/-10% og tak 3 kr/km).

4. I «Km»-fanen står det at leverandørene kan sette samme pris i begge kolonner («Prisen kan være den samme i begge kolonner»). Kan dere bekrefte hva «begge kolonner» betyr (overkjørte km vs. underkjørte km) og om det forventes at underkjørte km prises som en refusjon/ fratrekk per km (og om refusjonssatsen må være positiv som «rabatt» eller kan være negativ)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå fortegn og om prisfeltet representerer kostnad eller fratrekk for underkjøring for å unngå avvik mot evalueringsformelen.

   Kilde: Bilag B Prisskjema.xlsx – ark «Km» (avsnitt om «Prisen kan være den samme i begge kolonner»).

5. I «Drivstoffrabatter» benyttes dieselpris kr 21,23 (med 5% påslag) og elektrisk lading 2,9 kr/kWh som forenklede evalueringspriser. Kan dere bekrefte at rabattsatser fra tilbyder skal oppgis som prosent (eller i øre), og at fratrekket i evalueringen beregnes lineært fra disse standardprisene (dvs. ingen andre gebyr/tillegg fra leverandørens drivstoff-/ladekonsept)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Slik rabatten beregnes (prosent/øre og lineær vs. mer kompleks modell) påvirker tilbudets evaluerte kostnad.

   Kilde: Bilag B Prisskjema.xlsx – ark «Drivstoffrabatter» (SSB-prisgrunnlag / 2,9 kr/kWh / tabell med «Rabatt i %» og «Fratrekk…»).

6. For elektriske og hybrid-kjøretøy: prisskjemaet har både «Obligatorisk ja/nei» for enkelte drivlinjer (f.eks. Varebil hybrid «Nei» og Minibuss elektrisk «Nei»). Kan dere utdype hva «Obligatorisk ja/nei» betyr for leverandørens plikt til å tilby/prise drivlinjen, og om «Nei» betyr at leverandøren ikke skal prise, eller at oppdragsgiver ikke forventer den drivlinjen i evalueringsgrunnlaget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke rader som faktisk skal inngå i tilbudet og evalueringen for å unngå feilutfylling.

   Kilde: Bilag B Prisskjema.xlsx – ark «Leasingkostnad» (kolonnen «Obligatorisk ja/nei»).

7. Ved «Elektronisk kjørebok» oppgis montering og månedlig kostnad for 36 mnd, og at antall kjøretøy kun er for evalueringsformål. Kan dere bekrefte om montering skal prises per kjøretøy som inngår i «Antall (for evaluering)», og om månedlig kostnad skal prises likt for alle kjøretøytyper (eller om dere forventer separate priser per bilkategori når systemet må installeres i ulike kjøretøy)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklart omfang per kjøretøy og eventuell differensiering per kategori påvirker direkte pris og sammenlignbarhet.

   Kilde: Bilag B Prisskjema.xlsx – ark «Elektronisk kjørebok» (montering/abonnement, «Antall (for evaluering)» og «Dersom det er ulike priser…»).

8. Opsjon / elektronisk kjørebok: I «Bilag 4 - Opsjon elektronisk kjørebok» er det vist at bilag følger Vedlegg A – Leveranseomfang pkt 2.6.8, men innholdet i pkt 2.6.8 fremgår ikke her. Kan dere oppgi/utdype hvilke konkrete rettigheter/forpliktelser som ligger i opsjonen (utløser, tidspunkt, varighet, prisregulering, og om opsjonen er obligatorisk eller frivillig ved avtaleinngåelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsmekanismen kan påvirke både tilbudspris og risikobilde (særlig hvis opsjonen kan medføre ekstra kost for leverandør).

   Kilde: Bilag 4 - Opsjon elektronisk kjørebok.docx (referanse til Vedlegg A – Leveranseomfang pkt 2.6.8).

9. I «Rabattsatser kjøp» står det at dere bruker gjennomsnittlig rabattsats og fratrekk baseres på «årlig besparelse over en 5 årsperiode», samt at det finnes krav til antall merker (f.eks. «min. 5 merker» for personbiler). Kan dere bekrefte: (1) om leverandøren må fylle inn minst dette antallet merker for å få tilbud evaluert, og (2) hvordan dere beregner «gjennomsnittlig rabatt» dersom leverandøren ikke har jevne rabatter mellom merkene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingsgrunnlaget for kjøp/rabatt er avhengig av hvordan minimumskrav og gjennomsnitt skal beregnes.

   Kilde: Bilag B Prisskjema.xlsx – ark «Rabattsatser kjøp» (min. antall merker, «Gjennomsnittlig rabatt», «besparelse over en 5 årsperiode»).

10. Oppfølging av samfunnsansvar: I «Vedlegg H - Samfunnsansvar» fremgår bl.a. frister (policys/rutiner innen 6 mnd, egenrapportering senest seks uker etter utsendelse, tiltaksplan innen fire uker). Kan dere bekrefte om disse fristene gjelder uansett kontraktsstartdato, og om oppdragsgiver kan utsette fristene ved behov (f.eks. dersom leverandørkjeden trenger lengre tid til dokumentasjon)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne planlegge etterlevelse og eventuelle kostnader/risiko knyttet til dokumentasjonsinnhenting innen konkrete frister.

    Kilde: Vedlegg H - Samfunnsansvar (avsnitt: «Policys og rutiner» / «Kontraktsoppfølging» / «Sanksjoner – Krew retting: ... tiltaksplan innen fire uker»).