Renholdstjenester til Søndre Østfold tingrett

Anskaffelse av renholdstjenester til Søndre Østfold tingrett (Fredrikstad, Halden, Moss og Sarpsborg). Kontrakten er for 2 år med opsjon på forlengelse ytterligere 2+2 år (maks 6 år). Leveransen omfatter regelmessig daglig renhold (innenfor angitte arealer og kvalitetskrav iht. NS-INSTA 800-1:2018), periodisk renhold og bestillingsrenhold. Tildeling skjer etter beste forhold mellom pris (40 %) og kvalitet (30 %) samt klima- og miljøhensyn (30 %).

• Leverandøren skal være lovlig etablert foretak (firmaattest for norske; bekreftelse/dokumentasjon på registrering i foretaks-/bransjeregister for utenlandske).

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske) / bekreftelse og dokumentasjon på registrering (utenlandske).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.4.1.1 (Firmaattest)
• Leverandøren skal være godkjent i Arbeidstilsynets renholdsregister.

  Dokumentasjon: Kopi av godkjennelse utstedt av Arbeidstilsynet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.4.1.2 (Godkjennelse i Renholdsregisteret)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell kapasitet for å oppfylle kontrakten (vurderes bl.a. via omsetning, likviditet, soliditet, gjeldsgrad).

  Dokumentasjon: Årsregnskap med noter og styre-/revisjonsberetning fra de to siste avsluttede regnskapsår, herunder 2024 og 2025. Ved behov: foreløpig årsregnskap for fjoråret eller annen egnet dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.4.2
• Leverandøren skal ha dokumentert erfaring fra relevante og sammenlignbare leveranser (renholdstjenester). Minimum én leveranse skal være gjennomført iht. NS-INSTA 800.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil tre (3) mest relevante og sammenlignbare leveranser fra de siste tre (3) årene. Dokumenteres ved utfylling av vedlagt mal for referansebeskrivelser (vedlegg 3), og oppgi hvilke leveranser som er utført iht. NS-INSTA 800.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.4.3
• Leverandøren skal ha dokumentert og implementert kvalitetssikrings-/ledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse som viser at systemet er implementert, så detaljert at oppdragsgiver kan vurdere. Ved ISO 9001/tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.4.4
• Leverandøren skal ha dokumentert og implementert miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse som viser at systemet er implementert, så detaljert at oppdragsgiver kan vurdere. Ved sertifisering (EMAS/Miljøfyrtårn/ISO 14001 el.l.): kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.4.5

• Leverandøren skal fylle ut og levere komplett ESPD elektronisk i Eu-Supply (bekrefter ikke-grunnlag for avvisning og oppfyllelse av kvalifikasjonskrav).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.2
• Ved støtte på andre virksomheters kapasitet: signert forpliktelseserklæring (vedlegg 2) må leveres, som angir hvilke kvalifikasjonskrav det støttes på. Støttende virksomheter skal også levere selvstendig ESPD og selvstendig dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskrav.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3.1 + vedlegg 2 (Mal for forpliktelseserklæring)
• Tilbudet skal inneholde utfylt tilbudsskjema (vedlegg 1).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3 (Tilbudets dokumenter) + vedlegg 1 (Tilbudsskjema)
• Tilbudet skal inneholde skatteattest (jf. konkurransegrunnlag pkt. 4).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3 + pkt. 4 (Skatteattest)
• Tilbudet skal inneholde utfylt eventuell mal for forpliktelseserklæring (vedlegg 2) dersom relevant.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3
• Tilbudet skal inneholde utfylt egenerklæring for etiske krav (vedlegg 4).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3 + vedlegg 4
• Tilbudet skal inneholde dokumentasjon på kvalifikasjonskrav: firmaattest, renholdsregister, årsregnskap, referansebeskrivelser (vedlegg 3), dokumentasjon for kvalitetssikringssystem og miljøledelsessystem.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3 + vedlegg 3/vedlegg 2/konkurransegrunnlag pkt. 6.4.1-6.4.5
• Tilbudet skal inneholde dokumentasjon på tildelingskriterier: utfylt prisskjema (bilag 3), utfylt leverandørens løsningsbeskrivelse (bilag 2) og CV for tilbudt arbeidsleder (bilag 2 vedlegg 1).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3 + pkt. 8.1 (tildelingskriterier)
• Ved planlagt bruk av underleverandør for vesentlig del av gjennomføringen: opplysninger (navn, oppgaver, hvilke deler av kontrakten) skal fremgå i vedlegg 1 – Tilbudsskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2
• Egenerklæring om taushetsplikt (vedlegg 5) må undertegnes for å få tilgang til plantegninger (Bilag 1 Vedlegg 3).Kilde: Vedlegg 5 (Egenerklæring om taushetsplikt iht. FOA § 7-4)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

21.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsperiode 2 år fra oppstartsdato i avtaledokumentet, med opsjon på forlengelse 2+2 år (maks 6 år totalt).Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser pkt. 1 Kontraktsperiode
• Oppstart/plan: oppstartsdato 01.01.2027 (i avtaledokumentet).Kilde: Del II - A.1 Avtaledokument (Oppstartsdato)
• Taushetsplikt: alt renholdspersonell som utfører arbeid i oppdragsgiverens lokaler skal undertegne taushetserklæring.Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser pkt. 4 Taushetsplikt
• Personell: ansvarlig arbeidsleder med ledererfaring; arbeidsleder skal være daglig tilgjengelig, og skal ha fysisk tilstedeværelse minimum 2 timer per måned hos oppdragsgiver. Ansvarlig arbeidsleder skal ha fagbrev i renholdsoperatørfaget. Utskifting av nøkkelressurser krever oppdragsgivers forhåndsgodkjenning (ikke uten saklig grunn).Kilde: Del II - B.1 Bilag 1 vedlegg 1 - Kravspesifikasjon pkt. 3.3.1 og 3.3.2
• Godkjenning av personell: arbeid under kontrakten skal ikke utføres av personell som ikke er godkjent av oppdragsgiver; personaloversikt med tilgang skal holdes oppdatert.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.3.1 og 3.3.5
• Renholdskrav: regelmessig renhold skal utføres iht. NS-INSTA 800-1:2018 (AQL 4 %), med kvartalsvise kontroller første gang 3 måneder etter oppstart. Leverandøren skal utarbeide aktivitetsplan og delta i beredskapsøvelser uten ekstra vederlag.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.1 og 3.6.1
• Personelltilgang og nøkkelhåndtering: nøkkelkort/nøkler utleveres mot kvittering; tap meldes; leverandøren er ansvarlig for erstatning og ved eventuelt misbruk dekning av kostnader ved skifte av låssystem.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.3.4
• Fakturering og betaling: EHF elektronisk faktura, EHF-adresse 926 722 808 og fakturareferanse 1460BAAN. Betalingsfrist 30 dager. Konvensjonalbot ved overfakturering inntil 20 % av aktuell faktura.Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser pkt. 5.1 og 5.3
• Forsinkelse: dagbot 2000 kr per hverdag (vesentlig forsinkelse; forsinkelse på 3 dager eller mer), begrenset til 20 hverdager; oppdragsgiver kan kreve oppfyllelse/hevning ved vesentlig mislighold.Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser pkt. 10.3 og 10.4-10.5
• Mangelfull leveranse: utbedring uten kostnader for oppdragsgiver; oppdragsgiver kan selv/ved andre utbedre for leverandørens regning og risiko hvis frist ikke overholdes eller ulempe.Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser pkt. 11.1-11.2
• Etiske og sosiale krav/Lønns- og arbeidsvilkår: leverandøren skal etterleve grunnleggende menneskerettigheter/ILO og dokumentere gjennom egenrapportering/kontroll/sertifisering; brudd kan medføre mislighold, krav om retting og dagbøter etter fastsatt satser.Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser pkt. 18.1-18.2
• Begrensning av underleverandørledd: leverandøren kan ikke ha flere enn to ledd underentreprenører i kjeden ved utførelse av renholdstjenester.Kilde: Del II - A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser pkt. 18.4

• Dokumentasjonen for tildelingskriteriene «Kvalitet» og «Klima- og miljøhensyn» viser krav til besvarelsens innhold og sidebegrensning, men vekting/poengmetode for kvalitative kriterier utover 0-6 er ikke detaljert i utdraget utover generell skala.
• Flere kontraktsbestemmelser (f.eks. detaljer om kvalitetssikring, avtalte kontroller ved slutt, og nøyaktige krav til miljøoppfølging/kjemikalier) ligger i andre deler av Del II/Bilag 1 og/eller er ikke fullstendig gjengitt i utdraget, men hovedkrav fremgår.
• Taushetserklæringen (vedlegg 5) beskriver at signert erklæring er nødvendig for å få tilgang til plantegninger, men innleveringsfrist/formkrav for erklæringen i EU-Supply er ikke angitt utover at den må fylles ut og sendes for tilgang.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 vedlegg 1 (Renholdsplan) og Bilag 1 vedlegg 2 (Kvalitetsprofiler) står det om NS-INSTA 800-1:2018 og AQL=4 %. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete kvalitetsprofiler (rom-/arealtyper) som gjelder for hvert av de fire rettsstedene (Fredrikstad, Halden, Moss og Sarpsborg), og om eventuelle avvik mellom rettsstedene skal håndteres som endring/justering i løpet av kontrakten eller som en del av leverandørens plan?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig profilmapping per rettssted reduserer risiko for feiltolkning av kvalitetskrav og gir bedre grunnlag for bemanning, metodevalg og prising av kontroll-/tilsynsarbeid.

   Kilde: Bilag 1 vedlegg 2 – Kvalitetsprofiler / pkt. 3.1 og 3.6 i Bilag 1

2. I konkurransen er det oppgitt at det skal utføres kvartalsvise kontroller første gang 3 måneder etter oppstart, og at kontroller gjennomføres under ledelse av leverandør med oppdragsgiver som observatør (evt. ekstern nøytral part). Kan oppdragsgiver presisere: (1) hvem velger/engasjerer eventuell nøytral part og hvem betaler, (2) varighet/omfang for kontrollene (antall rom/målesteder eller om det er etter tilfeldig/risikobasert utvalg), og (3) hvordan eventuelle avvik dokumenteres og hva som er forventet handlingsplan/utbedringstid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontrollregimet påvirker kostnader og bemanningsplan (særlig arbeidsleders tilgjengelighet) og er sentralt for å kunne levere innenfor kvalitetsmål uten avvisnings-/misligholdsrisiko.

   Kilde: Bilag 1 pkt. 3.1 Renholdsfrekvens og kontroll

3. I Bilag 2 (Leverandørens løsningsbeskrivelse) skal leverandøren oppgi minste antall timer per måned for fysisk tilstedeværelse for ansvarlig arbeidsleder, og det står samtidig at minimum er 2 timer i måneden. Kan oppdragsgiver bekrefte om leverandøren må (a) tilby mer enn 2 timer for å oppnå bedre score i «Kvalitet», og (b) hvordan evalueringen håndterer at resten av teksten har sidebegrensning (maks 4 A4-sider) – dvs. hvilke elementer i «Kvalitet» som faktisk gir uttelling utover timetallet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise og bemanne riktig må leverandøren forstå om mer enn 2 timer gir meningsfull uttelling og hva som evalueres innenfor sidebegrensningen.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.1 / Bilag 2 pkt. 2.1 og 2.2

4. Tildelingskriteriet «Klima- og miljøhensyn» har en plan for ytterligere reduksjon av miljøpåvirkning under kontraktsgjennomføringen (transport, innkjøpsrutiner, opplæring og rapportering). Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan poeng gis på disse delene, og om det er forventet dokumentasjon/konkrete tall/indikatorer (f.eks. planlagte reduksjoner i km, andel nullutslippskjøretøy, kjemikalie- eller avfallsreduksjon), eller om det er tilstrekkelig med en kvalitativ beskrivelse innenfor maks 4 A4-sider?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig poenggrunnlag for klima-/miljødelen kan føre til feil ressursbruk i utarbeidelsen og feil forventning til hva oppdragsgiver faktisk evaluerer.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.1 / pkt. 8.2 / Bilag 2 pkt. 2.3

5. I Bilag 3 (Prisskjema) oppgis at estimater brukes kun for evaluering, og at prisene er bindende. Samtidig står det i Bilag 1 at oppdragsgiver har fleksibilitet til å redusere/øke renholdsareal og renholdskvalitet. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan vederlaget justeres ved (1) reduksjon/økning i areal, (2) endringer i kvalitetsnivå/kvalitetsprofiler, og (3) endringer som medfører ulik tidsbruk – herunder hvilke mekanismer som gjelder i praksis (henvisning til NS 8431 punkt 14.2.1/14.2.2/14.2.3)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå den økonomiske risikoen knyttet til fleksibilitetsrommet for mengde og kvalitet for å kunne gi riktige og robuste priser.

   Kilde: Bilag 3 (Prisskjema) / Del II Spesielle kontraktsbestemmelser pkt. 14 / Bilag 1 pkt. 1.2 og 3.1

6. Oppdragsgiver stiller krav om at alle kjøretøy brukt på kontrakten skal gå fullstendig på elektrisitet, hydrogen, biogass eller kombinasjoner, med en unntaksperiode de første 6 månedene. Kan oppdragsgiver presisere (1) hva som anses som «kontrakten» i praksis (kun transport av renholdspersonell eller også varetransport/henting av forbruksmateriell), og (2) om det finnes aksepterte overgangsløsninger dersom leverandør ikke har egnede kjøretøy for alle rettsstedene samtidig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til transportdrivstoff kan gi vesentlig kostnads- og gjennomføringsrisiko hvis definisjon og praktiske unntak ikke er tydelige.

   Kilde: Bilag 1 pkt. 4.5 Transport

7. I Bilag 1 punkt 3.6.6 «Nullstilling» står det at eventuelle avvik mellom renholdskvalitet ved overtakelse og kravene skal utlignes over den første måneden. Kan oppdragsgiver presisere hvordan overtakelseskvalitet dokumenteres ved oppstart (f.eks. visuell kontroll/støv/glansmålinger) og hvilke utbedringstiltak som typisk inngår/ikke inngår i «utligning»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utligningsmekanismen påvirker plan for oppstart, risiko for avvik i første måned, og kostnadsberegning for ekstraressurser.

   Kilde: Bilag 1 pkt. 3.6.6 Nullstilling / Bilag 1 pkt. 5 Sluttkvalitet og sluttkontroll (tilsvarende målelogikk)

8. I Del II Spesielle kontraktsbestemmelser pkt. 5 og 5.3 fremgår det at oppdragsgiver kan returnere faktura som ikke tilfredsstiller krav, og at det kan ilegges konvensjonalbot ved overfakturering. Kan oppdragsgiver spesifisere (1) hvilke konkrete opplysninger/vedlegg som må følge hver faktura (ut over EHF-merker og referanse 1460BAAN), (2) hvordan timelister skal håndteres når signatur ikke innebærer godkjenning, og (3) hvordan «overfakturering i forhold til det som er avtalt eller det som er levert» måles/dokumenteres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne levere korrekt fakturagrunnlag og unngå konvensjonalbøter trenger leverandøren klare rutiner og dokumentasjonskrav.

   Kilde: Del II Spesielle kontraktsbestemmelser pkt. 5.1, 5.1.1, 5.2, 5.3

9. I Bilag 1 punkt 3.3.6 «Vikarer» står det at leverandøren skal ha en definert, fast vikarpool med minimum to faste vikarer, og at alle vikarer må godkjennes av oppdragsgiveren på forhånd. Kan oppdragsgiver bekrefte (1) hvordan godkjenningen praktisk gjennomføres (hvilken dokumentasjon/kompetansekrav som kreves per vikar), og (2) innen hvilken tidsfrist oppdragsgiver normalt gir godkjenning slik at leverandøren kan planlegge ved fravær?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Godkjenningsprosess og tidslinje påvirker kontinuitet, bemanningsrisiko og leverandørens mulighet til å oppfylle kravene uten dagbot/avvik.

   Kilde: Bilag 1 pkt. 3.3.6 Vikarer

10. I Del II Spesielle kontraktsbestemmelser pkt. 8 Personell fremgår det at oppdragsgiver kan kreve utskifting ved saklig grunn, og at det påløper en dagbot på kr. 1000 per dag ved bruk av personell som ikke er opplært i renholdet av bygget. Kan oppdragsgiver presisere hva som anses som «opplært i renholdet av bygget» (f.eks. om det er oppdragsgivers egen opplæring/innføring, eller om leverandørens opplæring også anses tilstrekkelig), og om det er krav til dokumentasjon for at opplæring er gjennomført før oppstart?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Klar definisjon av opplæringsansvar og dokumentasjonskrav er avgjørende for å redusere risiko for dagbøter ved vikarinnleie eller personellskifte.

    Kilde: Del II Spesielle kontraktsbestemmelser pkt. 8 Personell (tillegg til NS 8431 punkt 12.1)