Levering av faste og flytende meierier til Forsvaret

Rammeavtale (Del 2 – Generelle kontraktbestemmelser) for levering av faste og flytende meierivarer til Forsvarets kjøkken og messer, samt skip ved kai og allierte styrker på øvelse i Norge. Avtalen gjelder Delkontrakt 1 Faste meierier og omfatter avrop via innkjøpsordre/innkjøpsportal gjennom avtaleperioden (maks 4 år). Oppdragsgiver har sortimentstyring og godkjent avtalesortiment (inkl. tilleggssortiment etter avtalt prosess).

• Leverandør skal oversende forslag til supplerende sortiment som skal inngå i godkjent avtalesortiment under implementering. Produktene skal være priset etter prismekanismen i Vedlegg C punkt 2, og skal skriftlig godkjennes av Oppdragsgivers kontaktperson.Kilde: Del 2, punkt 3.3 “Godkjent avtalesortiment etter implementering”
• Leverandøren skal utforme en komplett produktliste over tilgjengelig tilleggssortiment, inkludert pris, og sende oversikten til Oppdragsgivers kontaktperson. Frist: så snart som mulig, men senest to måneder etter signering (med mulig lengre frist ved avtale).Kilde: Del 2, punkt 3.4 “Leverandørens tilleggssortiment”
• Leverandør skal gi skriftlig ordrebekreftelse til Oppdragsgiver ved avrop (avropet sendes som innkjøpsordre; som utgangspunkt registreres bestilling i Leverandørens innkjøpsportal). Ordrebekreftelsen skal minimum inneholde: hva som er bestilt, når og hvor varen/tjenesten skal leveres, pris. Frist: senest innen tre virkedager etter mottak av avropet (med mindre annet er avtalt).Kilde: Del 2, punkt 2.2 “Gjennomføring av avrop”
• Ved endringsprosedyre (Endringsavtale): Leverandøren skal utrede risiko- og endringskonsekvenser og oversende utredningen innen 14 virkedager fra mottak av skriftlig anmodning.Kilde: Del 2, punkt 4.2 “Endring av Rammeavtalen ved bruk av Endringsavtale”
• Ved endringsordre: Leverandøren skal utrede risiko- og endringskonsekvenser og oversende innen 14 virkedager fra mottak av skriftlig anmodning (og deretter innarbeide endringen innen 10 virkedager etter mottak av undertegnet endringsordre).Kilde: Del 2, punkt 4.3 “Endring av Rammeavtalen ved bruk av Endringsordre”
• Hvis Leverandøren mener at utredning/levering faller utenfor forpliktelsene: Leverandøren må skriftlig kreve at Oppdragsgiver utferdiger Endringsordre (Blankett – Søknad om endring) og begrunne kravet innen rimelig tid for å beholde rettigheter knyttet til fristforlengelse/ekstra vederlag/erstatning.Kilde: Del 2, punkt 4.5 “Tvist om det foreligger endring”
• Ved mislighold: Ved tilleggs-/retting/avhjelp og behov for oppdatert dokumentasjon kan Oppdragsgiver be om dokumentasjon av gjennomføring (leverandørplikter følger av avhjelps-/endringsbestemmelsene).Kilde: Del 2, punkt 6.4 “Leverandørens informasjonsplikt ved mislighold” og punkt 7.2 “Avhjelp” (utdrag)
• Leverandør skal i innlevering (tilbuds-/avviksdokumentasjon) angi eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget (unntatt de generelle kontraktbestemmelsene). Avvik skal referere til relevant bilag/vedlegg og punkt, og beskrive konsekvenser for ytelse, pris og/eller andre forhold. Endringer/avvik til generelle kontraktbestemmelser skal foreslås i Del II, Vedlegg I.Kilde: Bilag 1 “Avvik fra konkurransegrunnlaget”

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

25.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalens varighet: 4 år fra signering (maksimal varighet). Avrop kan ha varighet som går utover rammeavtalens varighet, men rammeavtalens bestemmelser for avropet gjelder tilsvarende etter opphør.Kilde: Del 2, punkt 1.8 “Rammeavtalens varighet”
• Eksklusivitet: ingen eksklusiv rett for leverandør; oppdragsgiver kan inngå avtaler med andre der det er hensiktsmessig (inkl. lokale leverandører).Kilde: Del 2, punkt 1.9 “Eksklusivitet”
• Sortimentsstyring: Leverandør kan kun tilby produkter som er del av til enhver tid godkjent avtalesortiment (styrt av oppdragsgivers kontaktperson og stikkontroller).Kilde: Del 2, punkt 3.1–3.3
• Innkjøpsportal: Leverandør skal ha innkjøpsportal for avrop over internett; vederlagsfritt. Ikke adgang til tredjepartsportal uten skriftlig samtykke.Kilde: Del 2, punkt 2.1 “Innkjøpsportal”
• Leveranse skal holde faglig dyktighet og være av god kvalitet/egnet for tiltenkt formål.Kilde: Del 2, punkt 5.1 “Generelt”
• Leveringstid: Leverandør skal levere iht. frister i Vedlegg E (Leveringsbetingelser).Kilde: Del 2, punkt 5.3 “Leveringstid”
• Nøkkelpersonell (dersom krav stilles): utskiftning kun ved saklig grunn og godkjent av Oppdragsgiver; opplæring bekostes av leverandør; skal ikke påvirke leveransen/øke kostnader.Kilde: Del 2, punkt 5.2 “Nøkkelpersonell”
• Underleverandører: forhåndsgodkjenning for nye/bytte; samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn; leverandør ansvarlig fullt ut; krav om at underleverandørkontrakter gir oppdragsgiver tilsvarende rettigheter.Kilde: Del 2, punkt 5.5 “Underleverandører”
• Innsyn og kontroll: leverandør skal gi innsyn i opplysninger/dokumenter for kontrollorgan; kan omfatte kvalitetssikring/kostnadskontroll/sikkerhetsbeskyttelse; fysisk adgang til lokaliteter ved behov.Kilde: Del 2, punkt 5.6 “Innsyn”
• Taushetsplikt: fortrolig håndtering av informasjon; markedsføring/offentliggjøring krever forhåndsgodkjenning (med visse unntak knyttet til offentlig anskaffelseskonkurranse).Kilde: Del 2, punkt 5.7 “Taushetsplikt” og punkt 18.3 “Markedsføring og forholdet til media”
• Informasjonsplikt ved insolvens: varsel ved fare for insolvens/konkursrekonstruksjon m.m.; brudd anses som vesentlig mislighold med automatisk heving.Kilde: Del 2, punkt 5.8 “Informasjonsplikt ved insolvens”
• Internasjonale sanksjoner: leverandør skal sikre at leverandør/underleverandører ikke omfattes; rutiner og dokumentasjon på forespørsel; manglende oppfyllelse = vesentlig mislighold.Kilde: Del 2, punkt 5.10 “Leverandørens forpliktelser i forbindelse med vedtatte internasjonale sanksjoner”
• Eierskapskontroll: varsel ved erverv av kvalifisert eierandel; oppdragsgiver kan si opp med 3 mnd varsel ved manglende pålitelighet pga sikkerhetsrisiko.Kilde: Del 2, punkt 5.11 “Eierskapskontroll”
• Mangel: avvik fra krav til art/mengde/kvalitet/innpakning, ikke i stand til å oppfylle formål, krenkelse av tredjepartsrettigheter, avvik fra garantier m.m.Kilde: Del 2, punkt 6.1 “Mangel”
• Reklamasjon: skriftlig melding innen rimelig tid; ikke senere enn 1 måned etter faktisk leveringstidspunkt (gjelder også erstattet/reparert del med egne starttidspunkter).Kilde: Del 2, punkt 6.2 “Oppdragsgivers reklamasjon”
• Dagbot ved forsinkelse: NOK 800 per kalenderdag, begrenset til 30 dager per forsinket leveranse; løper automatisk.Kilde: Del 2, punkt 7.1 “Dagbot ved forsinkelse”
• Avhjelp: leverandør skal avhjelpe uten ugrunnet opphold (retting/omlevering/tilleggslevering e.l.); leverandør bærer alle kostnader; oppdragsgiver kan avvise/iverksette etter tilleggsfrist.Kilde: Del 2, punkt 7.2 “Avhjelp” og 7.3 “Rett til å avvise…”
• Prisavslag: kan kreves ved manglende avhjelp (etter to forsøk/uten ugrunnet opphold) og skal være forholdsmessig og ikke lavere enn Leverandørens besparelse.Kilde: Del 2, punkt 7.4 “Prisavslag”
• Heving: oppdragsgiver kan heve ved vesentlig mislighold (med varsel og rimelig frist); heving av avrop ved vesentlig forsinkelse (ikke levert innen 7 dager etter frist el. tilleggsfrist).Kilde: Del 2, punkt 7.6 “Heving”
• Sikkerhet/IKT og personopplysningsvern: leverandør skal iverksette forholdsmessige tiltak, varsle digitale angrep iht. Vedlegg L (MILCERT/NCSC), holde data atskilt, og følge regler for behandling/overføring av personopplysninger (inkl. dokumentasjon og databehandleravtale før oppstart).Kilde: Del 2, punkt 19 “Informasjonssikkerhet og personopplysningsvern”
• Priser/vederlag: pris og betingelser fremgår av Vedlegg C og Vedlegg D; leverandør priser oppgis ekskl. mva. i prisskjema.Kilde: Del 2, punkt 12 “Pris- og betalingsbetingelser” + Vedlegg D instruks
• Eiendomsrett: varer/utstyr/materiell som leveres blir oppdragsgivers eiendom fra leveringstidspunktet.Kilde: Del 2, punkt 13.1 “Eiendomsrett til varer mv.”
• Forsikringer: leverandør skal ha forsikringer tilstrekkelige til å dekke krav innen alminnelige forsikringsvilkår; redegjørelse/dokumentasjon ved forespørsel.Kilde: Del 2, punkt 18.4 “Forsikringer”
• Oppsigelse: oppdragsgiver kan si opp hele eller deler med 6 måneders skriftlig varsel uten å måtte begrunne; betaling kun for pålagt/utført/dokumentert leveranse i henhold til avrop.Kilde: Del 2, punkt 20 “Oppsigelse”

• Dokumentutdraget inneholder ingen eksplisitte kvalifikasjonskrav (leverandørskikk/krav til økonomi/teknisk kapasitet) eller tildelingskriterier/vekter. Slike elementer kan ligge i andre deler av konkurransegrunnlaget ikke inkludert her.
• Vedlegg D (Prisskjema) er delvis gjengitt med mange linjer; evaluasjonsmetode/vekting (f.eks. hvordan “VEKTET PRISTILBUD” beregnes) er ikke beskrevet i utdraget.
• Flere viktige kontraktkrav refererer til Vedlegg E/F/C/J/L/H-vedlegg; utdraget viser ikke selve innholdet i disse vedleggene (derfor kan detaljer være mangelfulle).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg D – Prisskjema faste meierier står «ESTIMERT VOLUM KILO/LITER» som estimater og «VEKTET PRISTILBUD» skal beregnes/utfylles. Kan dere beskrive formelen dere bruker for å beregne «VEKTET PRISTILBUD» og «TOTAL EVALUERINGSPRIS» (f.eks. om det er pris per kilo/liter × estimert volum, og eventuelle summerings-/avrundingsregler)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise riktig og kontrollere egen kalkyle/risiko knyttet til evaluering før innlevering.

   Kilde: Vedlegg D – Prisskjema / Instruksjon og felt «VEKTET PRISTILBUD»/«TOTAL EVALUERINGSPRIS»

2. I Vedlegg D – Prisskjema: For enkelte varelinjer er «FETTPROSENT» oppgitt som et intervall og det fremgår at tilbudt vare må ha fettprosent innen spennet. Kan dere bekrefte hvordan dere krever dokumentasjon/angivelse av fettprosent i tilbudet (hvilket felt, og/eller om det skal fremgå av «TILBUDT VARENS EGENSKAPER»), og hvilke toleranser dere aksepterer ved avvik mellom laboratoriemålt og oppgitt fettprosent?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik forståelse av dokumentasjonskrav og toleranser kan gi avvisning eller uriktig prising.

   Kilde: Vedlegg D – Prisskjema / «FARGEKODE» og veiledning om fettprosent

3. I Vedlegg D – Prisskjema står «EPD-/VARENUMMER» og «TILBUDT VARENAVN»/«TILBUDT STØRRELSE». Kan dere bekrefte om EPD-/varenummer er et absolutt evaluerings-/akseptkriterium (må være korrekt og matchende), eller om dette kun er en identifikator der dere primært evaluerer etter spesifikasjonene i varelinjen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilken presisjon som forventes i varenummer/EPD for å unngå avvik.

   Kilde: Vedlegg D – Prisskjema / Instruksjon om «EPD-/VARENUMMER» og utfylling av varelinjene

4. I Vedlegg D – Prisskjema flere linjer har «.. eller tilsvarende» (f.eks. «Parmesan eller tilsvarende», «Mozzarella revet», ulike salatoster i olje/lake med «eller tilsvarende»). Kan dere utdype hvilke minimumsspesifikasjoner som må være oppfylt for at «tilsvarende» skal anses som likeverdig (f.eks. type råvare, prosessering, innhold (f.eks. fett, salt), emballasjeform og krav til «revt/ternet/skivet»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise og levere riktig må leverandøren forstå hvilke parametere som er bindende ved «tilsvarende».

   Kilde: Vedlegg D – Prisskjema / varelinjer med «eller tilsvarende»

5. Rammeavtalen regulerer sortimentstyring og at Leverandøren ikke kan tilby produkter utenfor «godkjent avtalesortiment», samt at nye produkter ikke skal legges inn i nettportal før skriftlig godkjennelse. Kan dere beskrive forventet praktisk prosess/tidslinje for (i) implementering av avtalen (godkjenning av supplerende sortiment) og (ii) oppdatering av sortiment i løpet av avtaleperioden (hvor lang tid oppdragsgiver vanligvis bruker på skriftlig godkjenning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne planlegge kapasitet, sortimentoppsett og kostnader gjennom implementering og drift.

   Kilde: Generelle kontraktbestemmelser – Faste meierier / punkt 3.2, 3.5 og 3.1 (sortimentstyring og endring/utvikling)

6. I Generelle kontraktbestemmelser punkt 2.2: Leverandøren skal sende ordrebekreftelse innen tre virkedager etter mottak av avrop, og eventuelle avvik fra innkjøpsordren må uttrykkelig opplyses og spesifiseres. Kan dere avklare hva som anses som «avvik» som krever uttrykkelig spesifisering (gjelder dette også f.eks. endret emballasjestørrelse innenfor samme intervall, eller bare avvik i pris/antall/leveringstidspunkt/produkt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik tolkning kan føre til brudd på avvikskommunikasjon og senere tvist om binding til avropet.

   Kilde: Generelle kontraktbestemmelser – Faste meierier / punkt 2.2 (ordrebekreftelse og avvik)

7. I Generelle kontraktbestemmelser punkt 6.3 og sanksjoner (dagbot): Med mindre annet fremgår av Vedlegg E er oversittelse av angitte frister å anse som forsinkelse, og dagbot er 800 NOK per kalenderdag med tak 30 dager per leveranse, samt heving ved vesentlig forsinkelse hvis levering ikke er skjedd innen 7 dager etter frister i Vedlegg E. Kan dere bekrefte hvordan «kalenderdager»/«virkedager» håndteres i praksis når fristene i Vedlegg E faller på helg/helligdager, og om «per leveranse» betyr per innkjøpsordre/avrop eller per varelinje?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både beregning av økonomisk risiko (dagbot) og leveranseplanlegging.

   Kilde: Generelle kontraktbestemmelser – Faste meierier / punkt 6.3, 7.1 og 7.6 (heving ved vesentlig forsinkelse)

8. I Generelle kontraktbestemmelser punkt 6.2 reklamasjon: Oppdragsgiver kan ikke reklamere senere enn 1 måned etter faktisk leveringstidspunkt. Kan dere avklare praktisk hvordan «faktisk leveringstidspunkt» skal forstås for meieriprodukter (f.eks. hvis leveransen deles i flere sendinger samme avrop, eller hvis mottak/overlevering skjer på flere lokasjoner)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å håndtere krav og kvalitetssystem må leverandøren vite hvilke leveringsdatoer som trigger reklamasjonsfristen.

   Kilde: Generelle kontraktbestemmelser – Faste meierier / punkt 6.2 (Oppdragsgivers reklamasjon)

9. Rammeavtalen åpner for endringer i sortiment/produkter og at prising av nye produkter skal fastsettes etter prismekanismen i Vedlegg C punkt 2. Kan dere bekrefte hva som er «prismekanismen i Vedlegg C punkt 2» i praksis for (i) nye produktvarianter innenfor samme varelinje, og (ii) helt nye produkttyper som ikke finnes i Vedlegg D?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå prisingsgrunnlag for endringer/utvidelser for å unngå underprising av opsjoner og tillegg.

   Kilde: Generelle kontraktbestemmelser – Faste meierier / punkt 3.5 (endring/utvikling) og punkt 3.1-3.4 samt henvisning til Vedlegg C punkt 2

10. I Generelle kontraktbestemmelser punkt 19.2/personopplysningsvern og punkt 19.1/informasjonssikkerhet samt varslingsplikt ved digitale angrep: Rammeavtalen sier det skal varsles til MILCERT med kopi til NSM NCSC «i den form som følger av Vedlegg L». Kan dere bekrefte om det forventes at leverandøren selv har en egen sikkerhets-/IRT-prosess for å håndtere varsling, eller om dere/portalens bruk medfører at varsling kan skje via en fast kontaktpunkt i oppdragsgivers organisasjon?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Varslingsplikt og ansvar for prosedyrer kan gi vesentlig ressurs-/kostnadsbehov og må avklares for korrekt etterlevelse.

    Kilde: Generelle kontraktbestemmelser – Faste meierier / punkt 19.1 (varsling ved digitale angrep) og henvisning til Vedlegg L