Rammeavtale Bedriftshelsetjenester

Tre kommuner (Melhus, Midtre Gauldal og Skaun) inviterer til åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for bedriftshelsetjenester fra 01.02.2027 til 31.01.2030, med ensidige opsjoner forlengelse inntil 1+1 år (maks 5 år). Rammeavtalen skal dekke arbeidsgivers lovpålagte plikter etter arbeidsmiljøloven § 3-3 og tilhørende forskrifter (bl.a. organisering, ledelse og medvirkning kap. 13). Tjenesten omfatter bl.a. årlig hovedplan/årsrapport, kartlegging og rådgivning, risikovurderinger, helsekontroller, arbeidsmedisinsk bistand/yrkeshygiene, ergonomi, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø, sykefraværsoppfølging/dialogmøter, kurs/kompetanseheving, deltakelse i møtevirksomhet, individuell oppfølging og yrkesvaksiner/vaksinasjon. Total rammeverdi over 5 år skal ikke overstige 6 000 000 NOK eks. mva. Avrop skal besvares i perioden; ved vedvarende mangel kan det regnes som mislighold.

• Fylle ut ESPD (integrert ESPD-skjema) i Mercell for leverandør og eventuelle underleverandører, som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner.

  Dokumentasjon: ESPD-skjema i Mercell; før kontrakt inngås skal dokumentasjonsbevis fremlegges ved forespørsel.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1 (ESPD)
• Skatteattest (merverdiavgift og skatt) dersom valgt leverandør er norsk; ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist og uten restanser av betydning.

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatt.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2
• Erfaring fra sammenlignbare oppdrag, dokumentert gjennom inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av hvert oppdrag med oppgitt verdi, tidspunkt og mottaker; leverandøren dokumenterer relevans (evt. via kompetansepersonell som leverandøren råder over).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.3
• Velfungerende system for kvalitetssikring med vekt på ressursstyring, ledelsens ansvar og kontinuerlig analyse/forbedring; ISO 9001 eller tilsvarende kan gi tilstrekkelig dokumentasjon ved gyldig sertifikat.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring; evt. kopi av gyldig ISO 9001/tilsvarende sertifikat.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.4
• Miljøsertifisering etter ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende, eller dokumentasjon på fremdriftsplan for sertifisering (aksept også at leverandør er i prosess).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på sertifisering og/eller fremdriftsplan for sertifisering.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.4

• Leverandør skal utarbeide/innlevere løsningsbeskrivelse som del av tilbudet (beskrive oppfyllelse av krav i Bilag 1, jf. konkurransegrunnlagets tildelingskriterier).Kilde: Bilag 2 pkt. «Løsningsbeskrivelse»; Konkurransegrunnlag pkt. 4.1
• Dokumentere oppfyllelse av minimumskrav i bilag 2 (aksepterer og bekrefter at krav i Bilag 1 er oppfylt) og beskrive krav til leverandøren kap. 2 og tjeneste kap. 3 ved innlevering av tilbud.Kilde: Bilag 2 «Minimumskrav»
• Oppgi fast kontaktperson (navn, stilling, e-post, mobil) for mottak av bestillinger, befaring og prosjektering.Kilde: Bilag 2 «Minimumskrav»
• Fylle ut og levere komplett Vedlegg 1 – Prisskjema (pris inngår i evalueringen; mangelfull utfylling kan føre til avvisning).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.3.1; Vedlegg/ Bilag 1-4 beskriver pris i Bilag 3
• Tilbudsdokumentasjon i henhold til disposisjon: Ferdig Bilag 1-4, Vedlegg 1 (pris/prod.sk.), signert/utfylt Vedlegg 2 (tilbudsskjema) og dokumentasjon på krav i Mercell (kvalifikasjonskrav).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4.1.1
• ESPD utfylles i Mercell også for underleverandør (hvis relevant).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

22.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen skal levere bedriftshelsetjenester som dekker arbeidsmiljølovens arbeidsgiverforpliktelser etter arbeidsmiljøloven § 3-3 og tilhørende forskrifter (inkl. kapittel 13 om organisering/ledelse/medvirkning).Kilde: Bilag 1 «Formål»; Konkurransegrunnlag pkt. 1.4
• Gjennomføring av tjenesteleveranse inkluderer minimumspunkter: årlig hovedplan/årsrapport, kartlegging og rådgivning i arbeidsmiljøprosesser, risikovurderinger, bistand ved ombygging/nybygg/endringer, HMS-revisjoner/systematisk HMS, helsekontroller, arbeidsmedisinsk bistand/yrkeshygiene, ergonomi, psykososialt/organisatorisk arbeidsmiljø, sykefraværsoppfølging og dialogmøter, kurs/kompetanseheving, deltakelse i møtevirksomhet (AMU m.m.), individuell oppfølging, yrkesvaksiner/-vaksinasjon og generell veiledning.Kilde: Bilag 1 «Kravspesifikasjon – omfang og oppgaver»
• Kvalitets- og metodekrav: kunnskapsbaserte (evidens-/forskningsbaserte) og oppdaterte metoder og verktøy; riktig kvalitet og avtalt tid; etterlevelse av gjeldende lover/forskrifter/standarder.Kilde: Bilag 1 «Krav til leverandøren – Kvalitet»
• Psykolog-tilgang ved behov (leverandøren må kunne gi tilgang); «bør» også kunne gi tilgang til organisasjonspsykolog.Kilde: Bilag 1 «Spesiell kompetanse»
• Møter og deltakelse: kontakt/samarbeidsmøte 2 ganger per år per kommuner og ved behov; deltakelse i sykefraværsoppfølging, AMA/AMU og øvrige HMS-møtearenaer etter behov; informasjonsmøter/oppstartseminar senest 3 mnd. etter oppstart for hver virksomhet.Kilde: Bilag 1 «Kunderelasjon – Møter»; «Implementering»
• Leverandøren skal levere tilpasset informasjon om tjenester innen oppstart (kontaktpersoner og responstid) og ha brukervennlig oppdatert nettsted.Kilde: Bilag 1 «Implementering – Informasjon»
• Aktivitets- og fremdriftsplan for implementering hos alle brukere; planlegging og utførelse i samarbeid med HR.Kilde: Bilag 1 «Implementering – Aktivitets- og fremdriftsplan»
• Journalføring: elektronisk journalføringssystem for pasientopplysninger godkjent av helsemyndighetene; journaloverføring med kontinuitet og personvern; kostnadsfritt delta i vurdering/tilrettelegging ved overgang til ny BHT.Kilde: Bilag 1 «Journalføring»
• Avropsforpliktelse og mislighold: levere tjenestene som etterspørres og besvare avrop i perioden; vedvarende mangel anses som mislighold.Kilde: Bilag 1 «Tjenesteleveranse»
• Underleverandører: underleverandører som ikke framkommer i tilbud med forpliktelseserklæring skal forhåndsgodkjennes av oppdragsgiver; oppdragsgiver kan kreve bytte ved saklig grunn.Kilde: Bilag 4 «Underleverandører og bruk av tredjepart»
• Statistikk/rapportering: levere årlig statistikk over oppdragsvolum per år per kommune; kan be om annen statistikk ved anmodning.Kilde: Bilag 4 «Statistikk»; Generelle rammeavtalevilkår pkt. 4.3
• Samarbeid og kommunikasjon: henvendelser besvares uten ugrunnet opphold; kommunikasjon skriftlig for notoritet; varslingsplikt ved forhold som kan få betydning for gjennomføring.Kilde: Generelle rammeavtalevilkår pkt. 3.1, 3.3
• Personopplysninger: databehandleravtale før behandling påbegynnes når leverandør behandler personopplysninger på vegne av oppdragsgiver.Kilde: Generelle rammeavtalevilkår pkt. 3.5
• Revisjonsrett og innsyn: oppdragsgiver kan revidere systemer/rutiner/aktiviteter og ha innsyn i regnskaper/dokumentasjon for verifisering av prising i avtaleperioden; leverandør yter rimelig vederlagsfri assistanse.Kilde: Generelle rammeavtalevilkår pkt. 4.7
• Pris-/faktureringskrav: priser eks. mva. i NOK, inkludere alle kostnader; ingen administrativt påslag eller fakturagebyr; prisregulering via SSB KPI Totalindeks etter første avtaleår; fakturering med 30 dagers betalingsfrist og EHF-krav.Kilde: Bilag 3 «Prisbestemmelser», «Fakturering»; Bilag 3 «Feil og mangler ved faktura»
• Utførelses- og løpende plikter mht. svar på henvendelser og tilbudsplikt ved minikonkurranser/parallele avtaler (hvis aktuelt): plikt til å levere tilbud med mindre saklig grunn; begrunnet uteblivelse; vedvarende manglende deltagelse er mislighold.Kilde: Generelle rammeavtalevilkår pkt. 4.1, 4.2

• Dokumentteksten viser ikke konkrete kvalifikasjonskrav knyttet til leverandørens økonomiske/finansielle kapasitet utover skatteattest (pkt. 3.2 inneholder bare skatteattest).
• Tildelingskriterienes nærmere detaljer (f.eks. hvilke konkrete timepriser/leveransetypene) er ikke gitt i utdraget; det henvises til Vedlegg 1-Prisskjema.
• Bilag 1 nevner responstid, men konkret responstidskrav finnes ikke i utdraget.
• Kontraktsstart/varighet i rammeavtalevilkår er ikke eksplisitt gjengitt i utdraget; det er oppgitt i konkurransegrunnlaget (01.02.2027–31.01.2030).
• Eventuelle krav til konkrete faggrupper (navngitte profesjoner) er ikke fullt spesifisert; det henvises til kompetanse/faggrupper i tildelingskriteriene og til metodikk/ressurser i tilbudsbeskrivelsen.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 (kravspesifikasjonen) står det at «leverandør skal basert på oppdragsgivers behov kunne tilby både fysiske og digitale møter i henhold til avtalt responstid», men et konkret responstidskrav er ikke angitt i utdraget. Hvilken responstid (maks tid) forventes for henholdsvis telefon/epost-tilbakemelding, og for oppstart/tilgjengelighet til fagperson ved avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Responstidskrav påvirker organisering, bemanning og kostnadsgrunnlaget, og er direkte koblet til tildelingskriteriet «geografisk nærhet, responstid og tilgjengelighet».

   Kilde: Bilag 1 Oppdrivers kravspesifikasjon – «Levering og arbeidssted» og «Krav til beskrivelse i tilbudet»

2. Bilag 1 beskriver «tilgang på psykolog ved behov» (og «bør kunne gi tilgang» på organisasjonspsykolog). Kan oppdragsgiver presisere: (1) hva som regnes som «ved behov» (f.eks. fra bestilling til avtalt oppmøte/levering), (2) hvilke tjenester psykolog/organisasjonspsykolog skal dekke (samtaler, kurs, rådgivning, organisasjonsutredninger mv.), og (3) hvordan slike leveranser skal prises (inngår i timepriser eller faktureres som tilleggstjenester)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelighet om hva som inngår og hvordan det prises er nødvendig for å gi riktige timepriser og tilleggssatser.

   Kilde: Bilag 1 – «Spesiell kompetanse»

3. Bilag 1 fastsetter at yrkesvaksiner og tilhørende helseundersøkelser faktureres direkte av driftsenheten og «skal defineres og faktureres som tilleggstjenester, og fremgå særskilt av faktura». Hvordan ønsker oppdragsgiver at dette håndteres i Vedlegg 1-Prisskjema (f.eks. hvilke priskomponenter skal stå i prisskjemaet: vaksinestoff, personell/time, laboratorie-/røntgokostnader, administrasjon), og kan oppdragsgiver bekrefte at laboratorie-/røntgen-/materialkostnader ikke skal legges i leverandørens timepriser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker både konkurranseprisen og risikoen for feil prissetting ved avrop.

   Kilde: Bilag 1 – «Yrkesvaksiner og annen vaksinering…»

4. Bilag 1 sier at «Innen oppstart av avtalen [skal leverandør] levere en tilpasset informasjon om Leverandørs tjenester… herunder kontaktpersoner og responstid» og at leverandør skal avholde «informasjonsmøter og oppstartseminar for hver virksomhet, senest avholdt 3 mnd. etter oppstart». Kan oppdragsgiver angi (1) forventet antall virksomheter/enheter per kommune, (2) forventet omfang per virksomhet (timer/halvdag/dag), og (3) hvor i prisskjemaet dette skal prises (fastpris/inkludert i timepriser eller egne linjer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike tolkninger av omfang og prising gir stor prisvariasjon, og er viktig før utfylling av Vedlegg 1-Prisskjema.

   Kilde: Bilag 1 – «Implementering – Informasjon» og «Aktivitets- og fremdriftsplan»

5. Bilag 1 omtaler «møter … kostnadsfritt for Oppdragsgiver» (minst et brukermøte pr. år pr. kommune) og at «Melhus kommune stiller lokaler… øvrige kostnader dekkes av Leverandør». Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «øvrige kostnader» (f.eks. reise/opphold, arbeidstidskost, eventuelle tekniske kostnader for videomøter), og om dette skal anses å inngå i de oppgitte timeprisene eller om det finnes egne prislinjer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Presisering av kostnadsfordeling er nødvendig for å prise en aktivitet som uttrykkelig er «kostnadsfritt» for oppdragsgiver.

   Kilde: Bilag 4 Administrative betingelser – «Frister og rutiner for møter»

6. Kriteriet «Kompetanse, organisering, tilgjengelighet og samarbeid» (20 % vekt) nevner «geografisk nærhet, responstid og tilgjengelighet». Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan evalueringen praktisk vil bli gjennomført for responstid/tilgjengelighet (f.eks. om det må beskrives konkrete responstider i tilbudet, eller om det vurderes beskrivende, og om eventuelle nøkkelpersoner må være navngitt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Når evalueringen ikke er detaljert i utdraget, må leverandøren vite hvilke elementer som faktisk gir uttelling for å kunne skrive riktig tilbud.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1 Tildelingskriterier – «Kompetanse…»

7. Oppdragsgiver angir i Bilag 1 at leverandør skal ha «elektronisk journalføringssystem for pasientopplysninger» som er godkjent av helsemyndighetene, og at det skal gjennomføres «journaloverføring» med nåværende leverandør. Kan oppdragsgiver avklare (1) om nåværende BHT er kjent på forhånd og kan oppgis/navngis, (2) forventet omfang (antall journaler/saksmengde) ved oppstart, og (3) om eventuelle engangskostnader knyttet til journaloverføring skal prises i Vedlegg 1 eller håndteres som del av tjenesten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Journaloverføring kan gi betydelige oppstartskostnader og tidsplanendringer; leverandøren trenger grunnlag for korrekt prising og ressursestimering.

   Kilde: Bilag 1 – «Journalføring»

8. Bilag 1 fastsetter at «ved avtalens opphør … skal leverandør … kostnadsfritt … delta i vurdering av hvilke journaler og - opplysninger … og sørge for at ny bedriftshelsetjeneste får disse så raskt som mulig». Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «kostnadsfritt» (arbeidstid/ressurser, reise, teknisk bistand/overføringskostnader), og om det er en forventet tidsramme for slik overgang ved opphør (f.eks. antall uker/måneder)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Overleveringsplikt ved opphør påvirker leverandørens kalkyle og risikoprofil gjennom avtaleperioden.

   Kilde: Bilag 1 – «Ved avtalens opphør…»

9. Konkurransegrunnlaget oppgir estimert bruk «rundt 300–500 timer per år per kommune», men at timeantallet er veiledende. Kan oppdragsgiver bekrefte om avrop typisk skjer som enkeltleveranser innenfor faste time/aktivitetspakker, eller om de i hovedsak avregnes etter medgått tid, og om det forventes årlig variasjon per tjenestetyper (f.eks. helse-kontroller, kurs, risikovurderinger)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Svar påvirker hvordan leverandøren bør allokere kapasitet og sette prisnivå per tjenestetype i Vedlegg 1.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.4 «Estimert bruk» samt Bilag 1 – «Tjenesteleveranse» og «Krav til beskrivelse i tilbudet»

10. Av Bilag 1 fremgår at «leverandør skal besvare oppdragsgivers avrop i perioden» og at «vedvarende mangel på gjennomføring… betraktes som mislighold», men det er ikke angitt terskler. Kan oppdragsgiver presisere hvordan «vedvarende mangel» vurderes i praksis (f.eks. antall hendelser/avvik innen en periode) og hvilke misligholdsbeføyelser som typisk kan utløses ved slike forhold?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Terskler for mislighold og sanksjoner er sentralt for risikovurdering og kan påvirke bemanningsstrategi og intern leveranseberedskap.

    Kilde: Bilag 1 – «Tjenesteleveranse»