Renhold av ambulansestasjoner på Helgeland

Sykehusinnkjøp HF gjennomfører åpen anbudskonkurranse for Helgelandssykehuset HF om renhold av ambulansestasjoner på Helgeland. Formålet er tjenesteavtale(r) for daglig og periodisk renhold/rundvask, vindusvask (inn-/utvendig) iht. frekvens og kvalitet, samt adhoc renhold ved behov (f.eks. smittevask). Anskaffelsen er oppdelt i 4 områder/delkontrakter (tildeling kan i tillegg skje på lokasjonsnivå innen delkontrakt ved behov). Estimert årlig verdi ca. NOK 800 000 eks. mva., maksimal verdi NOK 3 850 000 eks. mva. Avtaleperiode 2 år med opsjon/forlengelse inntil 1 år av gangen (maks samlet 4 år). Start avtale 01.11.2026 (oppstart).

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister/handelsregister i etableringsstaten (norske selskaper: firmaattest; utenlandske: dokumentasjon på registrering i faglig register).

  Dokumentasjon: Firmaattest (norsk) / godtgjørelse på registrering i faglig register (utenlandsk).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder må være godkjent av Arbeidstilsynet i henhold til forskrift om offentlig godkjenning av renholds virksomheter og om kjøp av renholdstjenester (FOR-2012-05-08-408).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon fra Arbeidstilsynet.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet, herunder kravet om positiv egenkapital.

  Dokumentasjon: Årsregnskap der omsetning og egenkapital for de siste 2 år fremgår.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
• (Økonomi) Kredittrating kan dokumenteres (ikke eldre enn 6 måneder) av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon, basert på siste kjente regnskapstall.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering/kredittrating som angitt.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Tilbyder skal kunne dokumentere økonomisk kapasitet med alternativ dokumentasjon dersom oppdragsgivers krav ikke kan fremlegges (eksempelvis morselskapsgaranti/bankgaranti).

  Dokumentasjon: Morselskapsgaranti, bankgaranti eller annet relevant dokument.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet (alternativ dokumentasjon)
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig evne og kapasitet basert på erfaring med sammenlignbare leveranser (renholdstjenester), siste 3 år.

  Dokumentasjon: Liste over tre viktigste leveranser siste 3 år med leveransens verdi, tidspunkt og mottaker. Svarskjema erfaring fylles ut.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Tilbyder skal ha implementert dokumentert miljøledelsessystem i anerkjente standarder.

  Dokumentasjon: Sertifikater/annen dokumentasjon som bekrefter sertifisering iht. ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn eller andre relevante miljøledelsesstandarder.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.4 Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder
• Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: ESPD elektronisk for både tilbyder og støttende virksomhet; for ressursrådighet: forpliktelseserklæring. For økonomisk støtte: solidarisk ansvar dokumenteres ved vedlegg Forpliktelseserklæring.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.5 Støtte fra andre virksomheter
• (Begrensning i leverandørkjede ved støtte) Leverandøren kan maksimalt ha to ledd i leverandørkjeden under seg.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert som eget dokument utover støtte-/forpliktelsesmekanisme.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.5 Støtte fra andre virksomheter

• Tilbud skal leveres via konkurransen for gjeldende delkontrakt i oppdragsgivers KGV (Mercell).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudets vedlegg må merkes slik at oppdragsgiver ser hvem som har levert og hva vedlegget inneholder.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.2 Tilbudets utforming
• Filnavn/formatstruktur for vedlegg som skal lastes opp (tilbudsbrev, kravspesifikasjon, prisskjema, sladdet versjon, evt. forpliktelseserklæring/morselskapsgaranti, svarskjema erfaring, egenerklæring om russisk involvering, krav om brudd på folkeretten).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.2 Tilbudets utforming (filnavn)
• Tilbud skal leveres på norsk.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.5 Språk
• Tilbyders eventuelle forbehold skal angis i Tilbudsbrev.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.6 Forbehold
• Alternativ tilbud aksepteres ikke (innleveres ikke).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.3 Alternative tilbud
• Kun ett tilbud per tilbyder per delkontrakt; parallelle tilbud aksepteres ikke.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.4 Parallelle tilbud
• ESPD skal fylles ut i KGV som foreløpig dokumentasjon for avvisningsgrunner og kvalifikasjonskrav.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 4 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
• Dokumentasjon for kvalifikasjonskrav skal vedlegges tilbudet (registrering/Arbeidstilsynet-godkjenning/økonomi/erfaring/miljø mv. slik angitt under kvalifikasjonskrav).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5 Kvalifikasjonskrav (overordnet)
• Ved behov for sladding ved innsyn: Bruksanvisning og begrunnelse for sladding av tilbud skal fylles ut og sladdet versjon av tilbudet skal leveres som eget vedlegg (redigerbart format).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.9 Offentlighet + Bruksanvisning_og_begrunnelse_for_sladding_av_tilbud.docx
• Egenerklæring om russisk involvering skal leveres utfylt med tilbudet.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 2.5 Internasjonale sanksjoner – Russisk involvering
• Krav om informasjon/opplysninger der det er risiko for brudd på folkeretten: redegjørelse vedr. tilstedeværelse på okkupert område, vedlegg som beskriver funn/tiltak ved JA.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 1.8 Konkurransegrunnlaget (vedlegg) + Krav_ved_risiko_for_brudd_på_folkeretten

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

23.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtale om levering av renholdstjenester etter NS 8431:2025 (Alminnelige kontraktbestemmelser om levering av renholdstjenester).Kilde: Kontraktsvilkår del: Konkurransebestemmelser pkt. 7 Kontraktsvilkår + Kontraktformular
• Ansatte hos leverandør/underleverandører som medvirker direkte skal ha lønns- og arbeidsvilkår i tråd med allmenngjøringsloven og tilhørende forskrifter; oppdragsgiver krever dokumentasjon og kan sanksjonere ved manglende overholdelse.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 2.4 Lønns- og arbeidsvilkår + Kontraktskrav lønns- og arbeidsvilkår (arbeidslivskriminalitet-dokument)
• Egenrapportering om arbeidslivskriminalitet og sosial dumping skal returneres utfylt innen én måned etter avtaleoppstart, og kan kreves flere ganger. Leverandør skal dokumentere lønns- og arbeidsvilkår på personnivå ved forespørsel.Kilde: Krav arbeidslivskriminalitet og sosial dumping (egenrapportering og kontroll)
• Oppdragsgiver har rett til annonserte og uannonserte stedlige kontroller, inkl. innsyn i lønns- og personalsystemer.Kilde: Krav arbeidslivskriminalitet og sosial dumping (Kontroll)
• Sanksjoner ved brudd: retting/tiltaksplan, midlertidig stans og/eller heving/omskifting av underleverandør ved vesentlig mislighold; tilbakeholdsrett ved brudd (ca. to ganger innsparingen).Kilde: Krav arbeidslivskriminalitet og sosial dumping (Brudd/Mislighold)
• Begrensning av antall ledd i leverandørkjeden: for renholdstjenester (CPV 90910000) og verdi over EØS-terskelverdi kan leverandøren ikke ha flere enn to ledd under seg.Kilde: Krav arbeidslivskriminalitet og sosial dumping (Begrensning av antallet ledd...)
• Registrering i renholdsregisteret og oppfyllelse av renholdsforskriften for leverandør og underleverandører gjennom hele kontraktsperioden.Kilde: Krav arbeidslivskriminalitet og sosial dumping (Renholdstjenester)
• Etiske krav til leverandørkjede: etterlevelse av menneskerettigheter og arbeidsvilkår iht. UNGP/OECD aktsomhetsvurderinger; policys, rutiner, risikoanalyser og kontraktsoppfølging i leverandørkjeden; rapportering ved avvik.Kilde: Kontraktskrav etisk handel (Kontraktsoppfølging/Policys og rutiner)
• Forsikring: leverandør skal oversende kopi av gyldig forsikringsbevis og ansvarsforsikring snarest etter kontraktsinngåelse, før oppstart.Kilde: Kontraktformular (forsikring NS 8431 punkt 15)
• Adhoc renhold bestilles ved behov; time-/enhetspriser fremgår av prisskjema (for ikke-avtalte tilleggsarbeider).Kilde: Kontraktformular (Adhoc renhold – bestilles ved behov)
• Fakturering kvartalsvis, EHF, betalingsfrist 30 dager, og faktura må ha avtalereferanser/innkjøps- eller bestillingsreferanse samt riktige enhetspriser/benevnelser.Kilde: Kontraktformular (Fakturering)
• Prisregulering: mulig etter søknad, tidligst 2 måneder før ikrafttredelse; etter regulering er prisene faste i 12 måneder.Kilde: Kontraktformular (Prisregulering)
• Statistikk: leverandør plikter å oversende salgsstatistikk på forespørsel (kvartalsvis milepæler), uten ekstra kostnad.Kilde: Kontraktformular (Statistikk)

• Frist for å stille spørsmål, frist for å levere tilbud, evaluering, tildelingsbeslutning og avtaleinngåelse er ikke angitt i teksten (henviser til KGV).
• Eksakt utregning/vekt for priskomponenter (Adhoc/oppmøtekostnad) er beskrevet på et overordnet nivå, men konkrete delkomponentparametere fremgår ikke i utdraget (henviser til prisskjema).
• Detaljerte kvalifikasjonsdokumentasjonskrav for enkelte elementer (f.eks. om kredittrating er obligatorisk eller alternativ) er ikke helt spesifisert utover beskrivelsene under pkt. 5.2.
• Kontraktsspesifikke krav (f.eks. nøyaktige renholdsleveranser per rom/krav 4.1-4.12 til miljø i kravspesifikasjonen) er ikke gjengitt fullt ut; teksten viser kun at de finnes i vedlegg.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For hver delkontrakt (område 1–4 samt opsjon for Lurøy ved avrop/opsjon), kan dere bekrefte hvilke konkrete aktiviteter som skal anses som «Daglig rengjøring, periodisk renhold og rundvask» og hvordan dette skal prises i Prisskjema (talloppdeling mellom daglig/periodisk/rundvask og evt. adhoc)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan tjenestebeskrivelsen forventes periodisert/akｔivitetsdelt i prisgrunnlaget for å unngå feilprising.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 1.2 (formål og omfang) + pkt. 1.5/1.6 (opsjoner) + Tildelingsdelen «Utdyping av tildelingskriteriet pris» og Vedlegg Rengjøringsplan og ansvarsfordeling samt Prisskjema (referert, ikke vedlagt i utdraget).

2. Rengjøringsplanen beskriver «Renholdskvalitet» (alt synlig smuss/ støv osv.) og bl.a. punkt om vask av gulv på toaletter/våte rom («ingen gulv skal være våte etter rengjøring»). Kan dere utdype hvilke kontrollpunkter/akseptkriterier dere faktisk legger til grunn for å måle/konkludere kvaliteten, og om det kobles til konkrete misligholds- eller sanksjonsvurderinger etter kontrakten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kvalitetskravene fremstår som detaljerte, men leverandøren trenger å forstå hvordan oppdragsgiver håndhever dem (målemetode og konsekvenser) for å prise risiko og bemanning.

   Kilde: Vedlegg Rengjøringsplan og ansvarsfordeling (renholdskvalitet og gulv/våtvask) + Kontraktsvilkår (NS 8431:2025 omtalt, men ikke vedlagt/detaljert i utdraget).

3. I «Arbeidsfordeling ansatte – renholdsoperatør» fremgår det flere oppgaver der ansatte på stasjonen har ansvar (f.eks. «Flytting av ekstra tunge møbler og tepper er ambulansestasjonens ansattes ansvar» samt ulike rydde-/sorteringsoppgaver i senge-/avdelingsområder). Kan dere bekrefte hvilke oppgaver som alltid ligger hos ansatte, og hvilke som kan kreves utført av renholdsoperatør (særlig ved avvik/etterslep), slik at dette ikke skaper pris- eller leveringsusikkerhet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Grensesnittet mellom ansatte og renholder påvirker ressursbehov og operativ planlegging. Leverandøren trenger å avklare håndtering ved situasjoner som ikke følger «normal» arbeidsfordeling.

   Kilde: Vedlegg Rengjøringsplan og ansvarsfordeling punkt 2 (Arbeidsfordeling ansatte – renholdsoperatør).

4. «Adhoc renhold – bestilles ved behov» listes som smittevask, rens av møbler, ekstra vask etc. Kan dere presisere hvordan adhoc bestilles og avregnes (f.eks. timebasert vs. enhetspriser vs. faste påslag), og hvilke responstider/utførelsesfrister som normalt gjelder for ambulansestasjonene ved avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten tydelig avregningsmetode og forventet responstid kan leverandøren ikke gi robust pris (særlig for «ekstra vask/smittevask»).

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 1.2 (ad hoc renhold) + «Utdyping av tildelingskriteriet pris» (vekting og at pris må dekke alle kostnader) + Kontraktsformular (Adhoc renhold: «bestilles ved behov» og henvisning til bilag 3, Prisskjema, men ikke nærmere i utdraget).

5. Dere angir at «Hver enkelt tegning (pr ambulansestasjon) viser frekvens pr rom» og at «tegningsgrunnlaget kan endres» (lokasjonsoversikten kan endres i løpet av avtaleperioden; Hattfjelldal leieavtale utløper ved årsslutt og kan gi mindre endringer i lokasjon fra 2027). Kan dere bekrefte hvordan frekvens/kvalitet skal håndteres ved endringer (f.eks. ny lokasjon/endrede rom) – skal leverandøren prise etter samme Prisskjema-enheter, og hvordan blir nye rom definert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Endringer i lokasjon/rom kan medføre nye renholdsobjekter. Leverandøren må forstå mekanismen for å prise endringer og unngå uforutsett risiko.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 1.2 (lokasjonsoversikten kan endres; Hattfjelldal leieavtale) + punkt om at pris inngis pr lokasjon og tegninger viser frekvens per rom (referert).

6. Prisberegning og evaluering: Dere skriver at «ved evaluering vil pris pr delkontrakt vektes høyere enn pris på Adhoc renhold og pris for oppmøtekostnad adhoc behov». Kan dere bekrefte i hvilken del av Prisskjema disse elementene ligger, og gi en formell oversikt over hvordan «oppsummert sum» i prisformelen beregnes dersom enkelte lokasjoner innen en delkontrakt ikke prises (dere nevner et unntak for «ikke gir tilbud for noen av lokasjonene»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger eksakt prisgrunnlag for konkurransepoeng og hvordan eventuelle «avvik» i hvilke lokasjoner som prises slår ut i evalueringen.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.1–6.2 samt «Utdyping av tildelingskriteriet pris» (formel og unntak) + Prisskjema (ikke vedlagt i utdraget, men kritisk).

7. Renholdsregister/Arbeidstilsynet: Det stilles krav om at Tilbyder skal være godkjent av Arbeidstilsynet (Forskrift om offentlig godkjenning av renholds virksomheter...). Kan dere avklare om dere aksepterer at dokumentasjon ettersendes for valgt leverandør (og evt. innen hvilken frist), og om det er tilsvarende krav/ettersendingsmulighet for eventuelle underleverandører som «direkte medvirker»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite dokumentasjonsflyten (ved tilbud vs. etter valg) for å sikre overholdelse uten forsinkelse og uforutsette avklaringer.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.1 (Registreringer, autorisasjoner mv.) og Krav for lønns- og arbeidsvilkår/underleverandører (via arbeidslivskriminalitet-dokumentet).

8. Krav til miljøledelsessystem: Dere krever «ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn, eller andre relevante miljøledelsesstandarder». Kan dere bekrefte hvilke «andre relevante» standarder dere vil godta i denne konkurransen, og om dere aksepterer sertifikater på konsern-/morselskapsnivå dersom renholdsleveransen utføres av et datterselskap?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tolkningsrommet i «andre relevante» kan påvirke kvalifikasjonsoppfyllelse og kost/tiltak for leverandøren.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.4 (Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder).

9. Forsikring: I kontraktsformular vises «forsikring (NS 8431, punkt 15)» og at leverandøren skal oversende forsikringsbevis «snarest etter kontraktsinngåelse». Kan dere presisere hvilke minimumskrav til forsikringsdekning som gjelder (ansvarssum/typer forsikring) slik at vi kan sikre at dette er riktig for avtale 01.11.26–01.11.28 og evt. forlengelser/prøvetid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten minimumskrav kan leverandøren få feil forsikringsoppsett og risikere kostnadsøkning eller avvik ved oppstart.

   Kilde: Kontraktsformular (NS 8431:2025 pkt. 15 – forsikring; spesifisert at bevis oversendes snarest etter kontraktsinngåelse).