R02022 - Vintervedlikehold Region Nord - Setermoen boligområde

Forsvarsbygg inviterer til åpen anbudskonkurranse (over EØS terskelverdi) om vintervedlikehold i Region Nord, Setermoen boligområde. Avtalen omfatter brøyting, sandstrøing, ansvar for brøytestikker, feiing og oppkosting, nærmere beskrevet i del III. Varighet 2 år fra 01.09.2026 (eller signeringsdato hvis senere), med opsjon forlengelse 1+1+1 år (maks total 5 år fra startdato). Tildeling baseres på beste forhold mellom pris (70 %) og klima-/miljøhensyn (30 %).

• Leverandøren skal være et lovlig registrert firma (utenlandske leverandører: dokumentasjon for lovlig registrering i hjemland; norske leverandører: ikke dokumentere utover skatte- og mva.-attest).

  Dokumentasjon: Utenlandske leverandører: dokumentasjon for lovlig registrering i hjemland. Norske leverandører: skatte- og mva.-attest (RF-1316) ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist.

  Kilde: Del I, pkt. «Kvalifikasjonskrav» / «Generelle krav»
• Ryddig forhold til innbetaling av skatter og avgifter.

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift (RF-1316), bestilles via Altinn, ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristen.

  Kilde: Del I, «Kvalifikasjonskrav» / «Generelle krav»
• God finansiell og økonomisk stilling samt nødvendig økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Minimum kredittrating B (kredittvurdering ikke eldre enn 6 måneder fra utløpet av tilbudsfristen), gradert verdi mot definert skala og med vurdering av betalingshistorikk/pålitelighet. Ved støtte: tilsvarende kredittvurdering fra støttende foretak og rettslig bindende bekreftelse om solidarisk heftelse.

  Kilde: Del I, «Kvalifikasjonskrav» / «Krav til økonomisk/finansiell stilling»
• Krav til økonomisk/finansiell stilling: regnskapstall fra siste tilgjengelige årsregnskap som viser omsetning.

  Dokumentasjon: Regnskapstall (ikke nødvendig dersom nøkkeltall fremgår av kredittvurderingen).

  Kilde: Del I, «Kvalifikasjonskrav» / «Krav til økonomisk/finansiell stilling»
• Erfaring med utførelse av arbeider omfattet av avtalen.

  Dokumentasjon: Opplyst inntil 3 relevante oppdrag utført i løpet av de 5 siste årene med kort beskrivelse og størrelser. Leverandøren fyller ut «Referanseprosjekter» i Tilbudsbrevets punkt.

  Kilde: Del I, «Kvalifikasjonskrav» / «Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner»
• Tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre kontrakten i henhold til ytelsesbeskrivelsen.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av tilgjengelig personell og utstyr/maskiner mv. knyttet til oppdraget (utfylles i oversikt).

  Kilde: Del I, «Kvalifikasjonskrav» / «Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner»
• Ved bruk av underleverandører for å dokumentere kvalifikasjonskrav: underleverandørene må levere ESPD og leverandøren må velge riktig svar i Mercell.

  Dokumentasjon: ESPD-skjema for underleverandør; forpliktelseserklæring (vedlegg 3) når relevant. I Mercell: svare «Ja» på støtte til kvalifikasjonskrav og invitere underleverandør til å besvare ESPD.

  Kilde: Del I, «Krav ved samarbeidende leverandører» / «Bruk av underleverandører»
• Ved tilbud fra leverandørgruppe/konsortium: solidarisk ansvar og dokumentasjon fra samtlige gruppedeltakere.

  Dokumentasjon: ESPD-skjema fra samtlige gruppedeltakere; i Mercell: svare «Ja» på at man deltar sammen med andre og invitere deltakerne til å besvare ESPD. I tillegg: bekreftelse om forpliktende samarbeid og solidarisk ansvar som viser hvem som representerer gruppen overfor Forsvarsbygg (vedlegg 4).

  Kilde: Del I, «Krav ved samarbeidende leverandører» / «Tilbud fra leverandørgruppe/konsortium - solidaransvar»

• Tilbudet skal leveres elektronisk i Mercell innen tilbudsfristen.Kilde: Del I, «Innlevering av tilbudet»
• Tilbudsbrevet skal signeres. Avvik/forbehold må klart, utvetydig og uttømmende fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet fremkommer.Kilde: Del I, «Tilbudets innhold»
• Egenerklæringsskjemaet (ESPD) skal leveres gjennom funksjonalitet i Mercell (integrert i Mercell), inkludert eventuelt fra samarbeidende leverandører og underleverandører når relevant.Kilde: Del I, «Tilbudets innhold» og «Kvalifikasjonskrav» (ESPD) samt punkt 5.1/5.2
• Etisk egenerklæring skal leveres som del av tilbudet, i henhold til vedlagt mal, og være undertegnet (dersom ikke signert elektronisk via innlevering).Kilde: Del I, «Andre opplysninger til leverandørene» / «Egenerklæring om etiske og straffbare forhold»
• Egenerklæring om forbud mot russisk involvering (vedlegg 2) skal inngis (signaturfelt fremgår i mal).Kilde: Del I, «Vedlegg» (Etisk egenerklæring og Egenerklæring om russisk involvering) samt dokument 02 (Vedlegg 2)
• Ved støtte til kvalifikasjonskrav via underleverandør: Forpliktelseserklæring (vedlegg 3) skal innleveres/foreligge, og det må krysses riktig i Mercell.Kilde: Del I, «Krav ved samarbeidende leverandører» / «Bruk av underleverandører» (forpliktelseserklæring) og vedlegg 3
• Ved konsortium/leverandørgruppe: Bekreftelse om forpliktende samarbeid og solidarisk ansvar fra samtlige deltakere (vedlegg 4) må foreligge.Kilde: Del I, «Krav ved samarbeidende leverandører» / «Bekreftelse om forpliktende samarbeid og solidarisk ansvar» samt vedlegg 4
• Fyll ut Tilbudsbrevets punkt «Referanseprosjekter» med inntil 3 relevante oppdrag (for å dokumentere erfaring).Kilde: Dokument 02 – Tilbudsbrev (mal) / «Referanseprosjekter»
• Språk: tilbud og tilhørende dokumentasjon fortrinnsvis på norsk (skandinavisk språk aksepteres); produktdatablad kan leveres på engelsk.Kilde: Del I, «Krav til tilbudet (formelle krav)» / «Språkkrav»
• Kryss for taushetspliktige opplysninger/innsyn i tilbudsbrevet (valg om ingen eller hvilke opplysninger som skal unntas etter offentleglova § 13).Kilde: Dokument 02 – Tilbudsbrev (mal) / «Taushetspliktige opplysninger …»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

21.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Avtalevarighet: 2 år fra 01.09.2026 (eller signeringsdato ved senere signering). Forlengelse med 1+1+1 år; maksimal total varighet 5 år fra startdato.Kilde: Del I, «Kort om anskaffelsen»
• Krav om at leverandøren må være norske foretak eller foretak fra stater med virksom/gyldig sikkerhetsavtale med Norge (utenlandsk personell kan i prinsippet ha annen statsborgerskap; krav begrunnes i praksis).Kilde: Del I, «Sikkerhetsrestriksjoner»
• Fullmakt til Forsvarsbygg for innhenting av opplysninger om skatt og avgift: signert fullmakt fra tilbyder før kontraktsinngåelse; gjelder også underleverandører der disse benyttes for å oppfylle kvalifikasjonskrav (kontraktsforpliktning om signeringsplikt nedover i leverandørkjeden).Kilde: Del I, «Samarbeid med Skatteetaten – fullmakt til Forsvarsbygg»
• Kontrakten følges opp løpende: tilbyder sender månedlige oversiktslister til Forsvarsbygg med fødsels- eller D-nummer på alle ansatte som utfører arbeid etter kontrakten; listene kontrolleres av Skatteetaten.Kilde: Del I, «Samarbeid med Skatteetaten – fullmakt til Forsvarsbygg» (avsnitt om månedlige oversiktslister)
• Kontraktskommunikasjon under anskaffelsen: ugradert kommunikasjon via Mercell-portalen for loggføring.Kilde: Del I, «Tilleggsopplysninger»
• Ved innstilt leverandør: mulig avvisning før kontraktsinngåelse dersom Skatteetaten opplyser manglende oppfyllelse av skatte- og avgiftsforpliktelser (avhengig av fullmakt/opplysninger).Kilde: Del I, «Samarbeid med Skatteetaten – fullmakt til Forsvarsbygg»

• Ingen konkrete frister for tilbudsfrist/levering oppgitt i teksten (står «i Mercell»).
• Detaljkrav til klima-/miljøhensyn er ikke gjengitt; poengmodell refererer til Dokument 09 Maskin- og kjøretøyskjema.
• Faglig oppdragsbeskrivelse (omfang, presise ytelseskrav, brøytekart, rapportering) er referert til Del III og egne dokumenter, men ikke gjengitt i utsnittet.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I tidsplanen i Del I står “Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget” og “Frist for å levere tilbud” som “Står i Mercell”. Kan dere bekrefte eksakte datoer/tidspunkter (inkl. klokkeslett) for begge fristene, slik at vi kan tilpasse intern signerings- og opplastingsplan?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Gir nødvendig sikkerhet for fremdrift og oppfyllelse av formelle krav knyttet til Mercell-innlevering og signering.

   Kilde: 01 Del I - Innbydelse (Tidsplan for anskaffelsesprosessen)

2. Brøytekartene (Del III, dokument 11–17) er listet opp, men ikke gjengitt i utdraget vi har. Kan dere bekrefte hvordan brøytekartene skal brukes i tilbud/prising (f.eks. hvilke elementer som er styrende for omfang, frekvens/perioder eller enhetspriser), og om det finnes et samlet “forklaringsdokument”/legende for brøytekartene som skal legges til grunn?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilken informasjon som styrer ytelse og prising for enheter som inngår i prisskjemaet.

   Kilde: 01 Del I - Innbydelse (Tilbudets oppbygging / Del III dokumenter 11–17)

3. Evalueringen av klima-/miljøhensyn gjøres etter “Dokument 09 Maskin- og kjøretøyskjema”. Kan dere utdype hvilke konkrete opplysninger/verdier som må fylles ut i maskin- og kjøretøyskjemaet for at vårt tilbud skal gi korrekt uttelling (for eksempel hvilke maskinkategorier som vektes, dokumentasjonskrav til utslippsdata/tilstand, og hvordan dere håndterer blanding av utstyr som brukes i ulike deler av oppdraget)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Detaljene i evalueringsgrunnlaget kan ha direkte innvirkning på poeng og dermed konkurranseevne.

   Kilde: 01 Del I - Innbydelse (Tildelingskriterium “klima-/miljøhensyn” og referanse til Dokument 09)

4. Prisevalueringen for “pris” bygger på lineær metode der beste pris gir 10 poeng og øvrige poeng beregnes etter differanse. Kan dere bekrefte at det kun er total evalueringssum basert på prisskjemaet som er grunnlaget for Pe/Pb, og at enhetsprisene som oppgis er eneste prisinput (ingen ekstra justeringsledd utover nevnte regnefeil/åpenbar feilprising/avvik)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer hva som faktisk sammenlignes i evalueringen, og reduserer risiko for feil utregning ved tilbudsforming.

   Kilde: 01 Del I - Innbydelse (Evaluering av tildelingskriteriet “pris”)

5. Det fremgår at “Estimerte mengder … er ikke forpliktende”. Kan dere beskrive hvordan dere praktisk fastsetter bestillinger/volum i kontraktsperioden (hvem beslutter, hvordan brøyting/sandstrøing/feiing/oppranking utløses, og om det finnes minimumskrav til responstid/utførelse som kan gi økonomisk betydning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten forståelse av faktisk bestillingslogikk og responstid/aktiveringskriterier blir korrekt kostnadsprising krevende, særlig ved uforutsigbar vinterdrift.

   Kilde: 01 Del I - Innbydelse (Kort om anskaffelsen + omtale av ytelse i Del III, samt avsnittet om tildelings-/prisgrunnlag)

6. Vi ser at det kan gjennomføres tilbudsbefaring “etter behov/ønske” og at deltakere må være “norske statsborgere”. Kan dere bekrefte om dette kravet gjelder for alle deltakere på befaring (fysiske personer), og om det også gjelder for leverandørens representant ved spørsmål/avklaringer i anskaffelsesprosessen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Håndterer praktisk risiko for at vi ikke kan delta på befaring eller gi avklaringer via riktig personell.

   Kilde: 01 Del I - Innbydelse (Tilbudsbefaring / Påmelding / Deltakere må medbringe gyldig ID og være norske statsborgere)

7. Sikkerhetsrestriksjoner sier at leverandørene må være norske foretak eller foretak fra stater med virksom sikkerhetsavtale med Norge, og at det i praksis kreves sterk tilknytning for utenlandske personer som skal klareres/autorisers. Kan dere konkretisere hvilke stillinger/roller i vintervedlikehold som typisk blir sikkerhetsklarert, hva som er tidslinjen for klarering, og om det er krav til norsktalende/medlemskap for at oppdraget skal gjennomføres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sikkerhetskrav kan påvirke ressursplanlegging, oppstartstid og bemanningskostnader.

   Kilde: 01 Del I - Innbydelse (Sikkerhetsrestriksjoner)

8. Kvalifikasjonskrav “Minimum kredittrating B” skal dokumenteres som gradert verdi mot definert skala og kan kreve solidarisk hefte fra garanti-/støttende foretak. Kan dere bekrefte hvilke kredittvurderingsleverandører/modeller dere normalt aksepterer (f.eks. hvis vi bruker en bestemt kredittrating-tjeneste), og om morselskapsgaranti må være ubegrenset og i så fall for hvilke kostnadstyper/kontraktsforpliktelser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forenkler riktig dokumentasjon og reduserer risiko for avvisning pga. feil dokumentasjonsformat eller utilstrekkelig garantiomfang.

   Kilde: 01 Del I - Innbydelse (Krav til økonomisk/finansiell stilling)

9. I Tilbudsbrevet skal avvik/forbehold angis “klart, utvetydig og uttømmende” med henvisning til sidetall og punktnummer. Kan dere bekrefte hvordan dere ønsker at vi skal føre opp eventuelle avvik fra kontrakts-/sikkerhetsbestemmelser når vi ikke har sidetall tilgjengelig (f.eks. ved henvisning til “punktnummer” alene), og om dere har en foretrukket mal for dette?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sikrer korrekt og akseptabel forbeholdshåndtering for å unngå avvisning pga. formkrav.

   Kilde: 01 Del I - Innbydelse (Avvik og forbehold / Krav til tilbudet)

10. Vi ser krav om månedlige oversiktslister til Forsvarsbygg med fødsels- eller D-nummer på ansatte som utfører arbeid i kontrakten, for kontroll av Skatteetaten. Kan dere avklare hvilket format og hvilken datamengde som er forventet (f.eks. hvilken liste-mal brukes, frist for innsending per måned, og om det er krav om å skille mellom ulike arbeidssteder/oppgaver i listen)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Forventet rapportering og frister påvirker administrative kostnader og operasjonell gjennomføring.

    Kilde: 01 Del I - Innbydelse (Tilleggsopplysninger – Samarbeid med Skatteetaten / Oppfølgingen innebærer månedlige oversiktslister)