Rammeavtale for ventilasjonsfilter og reimer

Samhandlingsavtale (Samhandlingsavtale v3.1) for elektronisk samhandling mellom Lillestrøm kommune (kjøper) og angitt leverandør (Vieri AS/«Leverandør» i dokumentet). Avtalen regulerer gjennomføring av e-handel i spesifikke meldings- og prosessfaser (katalog/punchout/ordre/ordrebekreftelse/pakkseddel/fakturering) via EHF/PEPPOL og evt. alternativ meldingsvei via Supplier Portal (Vieri AS). Inneholder detaljer om oppstartstid, endringshåndtering, krav til informasjonsinnhold og kvalitet i elektronisk produktkatalog samt krav til faktura-matching og ordrebekreftelsestid.

• Ingen eksplisitte leverandør-kvalifikasjonskrav (kompetanse/økonomi) fremgår av selve samhandlingsavtaleteksten.

  Dokumentasjon: —

  Kilde: Samhandlingsavtale v3.1, ingen kvalifikasjonskapittel i utdraget

• Oppdatere elektronisk produktkatalog etter avtale og/eller minst 1 gang pr år.Kilde: Kapittel «Elektronisk produktkatalog», «Produktkatalogen skal oppdateres…»
• Ved bruk av Punchout: oversende URL + evt. brukernavn og passord til kunden for oppkobling mot leverandørs punchout-løsning.Kilde: Kapittel «Punchout (roundtrip)»
• Ved behov skal utvalg i punchout kunne korrigeres i samråd med kunden (forutsetter endringer i punchout-produktkategorier).Kilde: Kapittel «Ytterligere spesifisering for punchout»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

21.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Elektronisk samhandling skal følge EHF-formater og formidles over PEPPOL (EHF transportinfrastruktur), med mindre annet er eksplisitt avtalt.Kilde: Kapittel «Meldingsutveksling»
• Alternative prosess/format: meldingsutveksling via Vieri AS, Supplier Portal (avtalt som alternativ).Kilde: Kapittel «Alternative meldingsutveksling/format»
• Tekniske e-handelsløsninger og tjenester inngått med 3. part skal være i henhold til krav i avtalen.Kilde: Innledende del «Partene er innforstått… 3. part…»
• Oppstart: oppstartdato for elektronisk samhandling skal skje senest 10 dager etter avtalesignering.Kilde: Kapittel «oppstart av elektronisk samhandling»
• Ved manglende oppfølgning/mislighold kan sanksjoner bli aktuelle iht. forretnings-/kjøpsavtalen eller alminnelige avtalerettslige prinsipper.Kilde: Kapittel «Ved manglende oppfølgning eller mislighold…»
• Tilgjengelighet: aktiv opplysningsplikt om forhold som påvirker mulighet til å gjennomføre elektronisk samhandling.Kilde: Kapittel «Partene har en aktiv opplysningsplikt…»
• Vedårsaking av at elektronisk samhandling ikke er mulig i en periode på 24 timer (og ikke avtalt på forhånd) er avtalen misligholdt.Kilde: Kapittel «Dersom en part forårsaker… 24 timer…»
• Endringer til samhandlingsavtalen skal være gjensidig avtalt og dokumentert i revidert versjon. Endringsønske meddeles skriftlig med 1 måneds varsel; tilsvar innen 10 arbeidsdager.Kilde: Kapittel «Endringer til samhandlingsavtalen…»
• Tolkningsprinsipp ved motstrid: det som er avtalt i samhandlingsavtalen går foran generelle vilkår i kjøps-/forretningsavtale(r).Kilde: Kapittel «Hvis det er motstrimb…»
• Meldingsutveksling i meldingsfaseordre: EHF ordrebekreftelse skal sendes innen 2 timer etter at bestilling er mottatt.Kilde: Kapittel «EHF ordrebekreftelse… innen __2__ timer»
• EHF fakturering: det skal sendes én EHF faktura pr. EHF innkjøpsordre.Kilde: Kapittel «Fakturering»
• Faktura-matching: pris, artikkelnummer, enhetsbenevnelser og varelinjer fra ordre skal samsvare; varelinjer kan ikke slås sammen på faktura; rabatter skal angis kun i hodenivå; faktura for en ordre kan ikke inneholde varelinjer etterbestilt; pris 0,00 kan ikke forekomme for varer som skal etterleveres/leveres.Kilde: Kapittel «Fakturering»
• Informasjonsverdier i elektroniske meldinger: ordre-/bestillingsreferanse skal i EHF faktura plasseres i <cac:OrderReference><cbc:ID> på hodenivå, og leverandør-XML faktura skal samsvare med kundens XML ordre (enhetsbenevn./bestillingsantall mv.).Kilde: Kapittel «Informasjonsverdier i elektroniske meldinger»
• Elektronisk produktkatalog: meldingsutveksling og informasjonsinnhold skal være i henhold til gjeldende EHF Katalogspesifikasjon og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML), med mindre annet er avtalt.Kilde: Kapittel «Elektronisk produktkatalog»
• Produktkatalogfelt-kvalitet: leverandør må sikre kvalitet i felter (produktnavn, beskrivelse, bilder, UNSPSC-kategorisering, synonymer/nøkkelord, produktidentitet, miljømerking m.m.) iht. poengmatrise (avsnitt 7/kapittel 3.1).Kilde: Kapittel «Krav til kvalitet i visse katalogfelt» + «Kvalitetsparameterne for produktkatalog»
• Katalogfeltkrav (ikke uttømmende): katalognummer/navn, katalog språk, aksjonskode, datofelter, kontraktsnummer, aktøridentifikasjon, mailadresse katalogansvarlig, identifikator, bestillbar indikator, bestillingsenhet, prisbeløp/enhetspris, valuta, leverandørens artikkelnummer (identisk med faktura), UNSPSC-kodeverdi, produktnavn, MVA sats, produktbeskrivelse, nøkkelord/synonymer, produsentnavn og varenummer, opprinnelsesland, farlig gods/risikoprodukter, HMS-datablad, miljø/sosialt ansvar/økologi, pakningsnivå/pakningsenhet/kvantum, ledetid/leveringstid, minste ordrestørrelse, bilde (bildelenken må være https).Kilde: Kapittel «Innhold Katalog»
• Punchout-betingelser: kun produkter i produktkategorier som omfattes av avtalen; ingen alternativer for utsjekk enn tilbakeføring til kundens innkjøpssystem; kundens brukere skal ikke fylle ut fakturerings/kontaktinfo eller leveringsadresse i leverandørs nettbutikk; OCI POST/evt. EHF brukes; hook_url må videreformidles likt som postes fra kundens system; mva % skal tilbakeføres i NEW_ITEM-CUST_FIELD2; artikkelnummer må være identisk med faktura.Kilde: Kapittel «Punchout (roundtrip)» og «Ytterligere spesifisering for punchout»
• Avropsmetode: EHF katalog + Punchout.Kilde: Kapittel «Avropsmetode» (EHF katalog / Punchout)

• Dokumentet viser «Produktkatalog»/«Ordre»/«Ordrebekreftelse»/«EHF Pakkseddel»/«Fakturering» med aktører (bl.a. «Vieri AS» og «Visma Unique AS»), men leverandørnavn for gjennomføring i disse feltene er uklart i utdraget (flere steder står «Leverandør»/«x» og enkelte verdier kan være fylt ut i den originale docx).
• Det finnes ingen eksplisitte kvalifikasjonskrav eller tildelingskriterier i det utdragsviste samhandlingsdokumentet (kan ligge i andre deler av konkurransegrunnlaget, ikke vedlagt her).
• Punktet om kjøpers behandling av «Akseptert med endring» inneholder «XX dager» uten utfylt antall dager i utdraget.
• I flere felter forekommer blank/uklart innhold (f.eks. «Rammeavtale om levering av x», «Avropsmetode: Valg av avropsmetode: Merknader:», «EHF Pakkseddel Ønsket»).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I samhandlingsdokumentet står at kjøper kan «Akseptert med endring», men det er oppgitt «XX dager». Kan oppdragsgiver presisere nøyaktig hvilket antall dager som gjelder (og om fristen gjelder fra mottak av leverandørens endringsforslag eller fra et annet tidspunkt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklart frist påvirker tilbudt prosess, bemanning og risiko knyttet til endringshåndtering.

   Kilde: Samhandlingsdokumentet – punkt om «Akseptert med endring»

2. I samhandlings-/bestillings- og fakturadokumentene fremgår eksempelvis felter som «Produktkatalog», «Ordre», «Ordrebekreftelse» og «EHF Pakkseddel» der det flere steder står «Leverandør»/blank «x». Hvilken leverandør skal fylles inn i de relevante EHF-feltene (navn og eventuelt organisasjonsnummer), og finnes det en standard mapping per rolle (avsender/mottaker/leverandør) for denne konkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne fylle ut EHF- og dokumentfelt korrekt for å unngå avvisning/feilkommunikasjon og kostnader ved feil.

3. Det vises «Rammeavtale om levering av x» og flere blanke/uklare felter (f.eks. «Avropsmetode: Valg av avropsmetode: Merknader:», «EHF Pakkseddel Ønsket»). Kan oppdragsgiver bekrefte hva som er den konkrete avropsmetoden (og eventuelle merknader/forutsetninger) som gjelder under rammeavtalen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avropsmetode påvirker hvordan leverandøren skal prise (prisformat/konkurranse ved avrop), og hvordan man forventes å respondere på forespørsler.

4. For avrops-/bestillingsflyt: I hvilke tilfeller skal leverandøren levere «Ordrebekreftelse» og/eller «EHF Pakkseddel», og hvilke minimumsfelter må være utfylt for at dokumentene skal godtas? Vennligst angi krav til informasjonsinnhold per dokumenttype.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare krav til dokumentasjon kan gi avvik, forsinkelser og etterarbeid som påvirker tilbudets kostnadsbilde.

   Kilde: Samhandlings-/dokumentmalene: ordre/ordrebekreftelse/EHF pakkseddel

5. Fra «Statistikk 2024 fra leverandører.xlsx» ser vi at det finnes både konkrete filterprodukter (varenummer) og også produkter som ser ut til å være ramme-/tilleggsvarer (f.eks. «Montasjeramme galvanisert…» og ulike «LSF-…»/SFM/olje/tørr-løsninger). Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan leverandøren skal behandle slike varetyper ved prising: Skal alle linjer i statistikk brukes som grunnlag for opsjon/avrop, eller kun som referanse til historikk?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig forståelse av hvilke poster som faktisk er omfattet (og hvordan de skal inngå i pris) er kritisk for å gi korrekt tilbudspris.

   Kilde: Excelvedlegg – faneblad/«Statistikk 2024 fra leverandører.xlsx»

6. I Excel-fanen «Grunnlag 2024 Lillestrøm» finnes flere filterklasser/ISO-betegnelser (f.eks. «ISO ePM1», «ISO ePM2,5», «ISO ePM10», samt linjer der det står «0» i bredde/dybde/høyde). Kan oppdragsgiver bekrefte om ISO16890-filterklasse er en evaluerings-/kravspesifikasjon som må matches ved levering, eller om dette kun er historiske opplysninger for dimensjonering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om man må levere eksakt klasse (og med hvilke toleranser) for å oppfylle kontraktskrav, eller om dette bare er statistikk.

   Kilde: Excelvedlegg – «Grunnlag 2024 Lillestrøm» (kolonnene Filterklasse ISO16890 m.fl.)

7. Excelvedlegget viser svært mange varenummer med ulike dimensjoner og varianter (f.eks. «skrå», «Duo», «t», «p», «sFM», m.m.). For å kunne prissette riktig: Kan oppdragsgiver opplyse om det vil bli avrop på detaljnivå (varenummer/dimensjon), eller om det avropes på et grovere produktnivå der varenummeret kun er en referanse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Detaljnivået i avrops-/tildelingsgrunnlaget bestemmer hvor finmasket leverandørens priskalkyle og lager-/produksjonsplan må være.

   Kilde: Excelvedlegg – «Grunnlag 2024 Lillestrøm» (kolonnen Varenummer/Produktnavn/Filtermål)

8. Hvordan forventes leverandøren å håndtere avvik mellom det historiske grunnlaget i «Statistikk 2024…» og faktiske bestillinger ved oppstart (f.eks. nye varenummer/dimensjoner som ikke fremgår av statistikken): finnes det krav til at leverandøren skal kunne levere og prise disse innen samme rammevilkår?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer leverandørens plikt og kostnads-/risikotoleranse ved endringer i sortiment/etterspørsel.

   Kilde: Excelvedlegg – «Statistikk 2024…» samt øvrig ramme-/avtaletekst (hvis omtalt i konkurransegrunnlaget)

9. Det fremgår ikke tydelig av utdraget hva som er forventet respons-/leveringstid på bestillinger. Kan oppdragsgiver angi forventet leveringstid (evt. frakt-/transportvilkår og eventuelle leveringsdager) og hvordan dette påvirker avvik/ikke-kontraktsmessige leveranser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid og logistikk er direkte koblet til pris (kapasitet, bemanning, transportkost).