Preparativ HPLC

Anskaffelse av varer («goods») med eventuelle tilknyttede ytelser («associated work») til UiT The Arctic University of Norway. Kontraktsgrunnlaget består av Agreement document med vedlegg/appendiks (kundens krav, leverandørens løsningsbeskrivelse og pris), samt Special Contract Terms og General Contract Terms for purchase of goods (iBOTT, jan 2023). Kontrakten regulerer leveranse, dokumentasjon, garanti, endringer, mislighold/krav, pris- og betalingsvilkår, samt sosiale ansvarskrav og spesialvilkår for menneskerettigheter i leverandørkjeden.

• Leverandøren skal levere produkt-/vareblad, bruksanvisning, manualer, servicdokumentasjon, MOM-dokumentasjon, tegninger, skjemaer eller annen dokumentasjon som gjelder leveransen, samtidig med leveransen (med mindre annet avtales).Kilde: Generell kontrakt (kpt. 4.3 Dokumentasjon)
• Leverandøren skal levere leveransestatistikk og rapportering slik det er avtalt (uten særskilt godtgjørelse).Kilde: Generell kontrakt (kpt. 3.3 Statistics and reporting)
• På forespørsel skal leverandøren gi dokumentasjon for at nødvendige tillatelser, sertifikater og godkjenninger er innhentet.Kilde: Generell kontrakt (kpt. 4.1 Deliverable / permits, certificates and approvals)
• Ved behov for å dokumentere lønns- og arbeidsvilkår skal leverandøren kunne dokumentere via bl.a. arbeidsavtale, lønnsslipp, timelister og arbeidsgivers kontoutskrift (gjelder egne ansatte og underleverandøransatte).Kilde: Generell kontrakt (kpt. 11.3 Pay and working conditions in Norway)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.09.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Levering skal utføres profesjonelt og i tråd med kontraktens krav; leveransen skal være egnet for kundens formål og pakkes forsvarlig.Kilde: Generell kontrakt (kpt. 4.1 Deliverable)
• Levering skjer på avtalt sted/tid/måte; som standard er levering «DDP, Incoterms 2020» (uten mva ved utenlandsk leverandør).Kilde: Generell kontrakt (kpt. 4.2 Time and place of delivery)
• Dokumentasjon skal leveres samtidig med leveransen.Kilde: Generell kontrakt (kpt. 4.3 Documentation)
• Garanti: som standard 2 år fra leveringstidspunkt (jf. kpt. 7.1), og leverandøren skal uten kostnad erstatte eller reparere feil i garantiperioden.Kilde: Generell kontrakt (kpt. 4.4 Guarantee)
• Feil i tittel: leveransen skal være fri for mangler ved rettigheter («defect in title»), og leverandøren skal holde kunden skadesløs.Kilde: Generell kontrakt (kpt. 4.5 Defect in title)
• Pris: kontraktprisen er kundens fullstendige vederlagsplikt og skal inkludere alle kostnader; normalt ikke prisregulering i kontraktsperioden.Kilde: Generell kontrakt (kpt. 6.1 Price and price regulation)
• Fakturering: norske leverandører skal bruke elektroniske fakturaer (EHF) i godkjent standardformat; faktura skal merkes med kundens bestillings-/PO-nummer. Betaling innen 30 kalenderdager fra mottak av gyldig faktura.Kilde: Generell kontrakt (kpt. 6.3 Invoicing)
• Utsatt betaling: ved forsinket betaling kan forsinkelsesrente kreves etter norsk lov.Kilde: Generell kontrakt (kpt. 6.4 Late payment)
• Overfakturering: leverandør skal refundere overbetalt beløp opptil 3 år etter betaling, samt renter.Kilde: Generell kontrakt (kpt. 6.5 Overbilling)
• Leveringsfullføring: levering anses fullført når leveransen er utført iht. kontraktskrav og kunden har godkjent (evt. testing/approval plan må være gjennomført/ godkjent).Kilde: Generell kontrakt (kpt. 7.1 Time of delivery)
• Endringer: kunden kan kreve kvantitative/ kvalitative endringer eller fristendringer; endringer/additioner skal avtales skriftlig. Leverandør har rett til justering av frister og vederlag ved endring iht. oppgitte prinsipper.Kilde: Generell kontrakt (kpt. 8.1 Changes)
• Kompensasjon ved stans/heving: kunden kan kreve midlertidig stans eller kansellere leveransen skriftlig; leverandør kan kreve betaling for arbeid utført og dokumenterte direkte kostnader knyttet til omdisponering og øvrige direkte kostnader som følge av kansellering.Kilde: Generell kontrakt (kpt. 8.2 Temporary suspension and cancellation)
• Mislighold: brudd foreligger ved manglende samsvar med funksjoner/beskrivelser/krav/løsninger/frister eller ved brudd på øvrige kontraktsforpliktelser.Kilde: Generell kontrakt (kpt. 9.1 What is considered a breach)
• Reparasjons-/utbedringsplikt: kunden kan kreve retting eller omlevering for leverandørens regning innen rimelig tid/avtalt frist (og kan videre kreve retting/omlevering fra annen leverandør for leverandørens regning ved manglende utbedring).Kilde: Generell kontrakt (kpt. 9.3 Correction and re-delivery; kpt. 9.5)
• Prisavslag ved manglende retting/omlevering.Kilde: Generell kontrakt (kpt. 9.6 Price reduction)
• Dagbøter ved fristoverskridelse: standard 0,15 % av total kontraktpris eks. mva per kalenderdag, begrenset til 100 dager, og med minimum NOK 1 000 per dag.Kilde: Generell kontrakt (kpt. 9.8 Daily penalties)
• Ansvar/erstatningsbegrensning: indirekte tap dekkes ikke; erstatning begrenses til sum av total vederlag eks. mva, med unntak ved grov uaktsomhet/illojal opptreden.Kilde: Generell kontrakt (kpt. 9.11 Damages and limitation of damages)
• Sosialt ansvar: leveransen skal gjennomføres miljøvennlig/klimatilpasset der mulig; leverandør skal sikre lønns- og arbeidsvilkår i tråd med norsk regelverk for allmenngjorte vilkår; leverandør skal overholde ILO- og menneskerettighetskrav og sikre at underleverandører oppfyller kravene.Kilde: Generell kontrakt (kpt. 11 Social responsibility, særlig 11.2-11.4)
• Underleverandører: leverandør må ha kundens forhåndssamtykke (skriftlig) før bruk av underleverandør; leverandør er fullt ansvarlig for underleverandørens ytelse som for egen.Kilde: Generell kontrakt (kpt. 10.2 Use of subcontractors and third parties)
• Etterlevelse av «elektronisk samhandling» og databehandleravtale fremgår som spesialkontraktspunkter i agreement document.Kilde: Agreement document (SPECIAL CONTRACT TERMS: Data processor agreement; Electronic interaction)
• Særlige kontraktsvilkår (utdrag): kontraktsytelseskrav for grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden, begrensning av antall ledd i leverandørkjeden, krav om lønns- og arbeidsvilkår i Norge, lærlingeklausul, databehandleravtale og elektronisk samhandling.Kilde: Agreement document (SPECIAL CONTRACT TERMS)

• Teksten inneholder ikke eksplisitte kvalifikasjonskrav eller tildelingskriterier; slike felt er ikke omtalt i utdraget.
• Kontraktsvarighet, leveringsdato, garantibetingelser utover standard (2 år) og konkrete pris-/betalingsmekanismer (utover EHF og 30 dager) er ikke fylt ut i «Agreement document» (kun maltekst «Velg et element»).
• «Contract performance clauses for safeguarding basic human rights in the supply chain», begrensning av leverandørledd og lærlingeklausul er nevnt, men selve kravformuleringene er ikke gjengitt i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I «General Contract Terms for the Purchase of Goods – iBOTT – at January 2023», punkt 4.2: Skal leveransen anses levert «DDP, Incoterms 2020 (without VAT in the case of a foreign supplier)» inkludert hele kostnads- og risikoansvaret frem til avtalt leveringssted hos UiT, og hvilke konkrete leveringssteder/leveringsadresser gjelder for denne konkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise riktig må leverandøren vite om DDP innebærer full levering til UiTs lokasjon(er), og hvilke adresser/avtalt leveringssted som skal legges til grunn.

   Kilde: Punkt 4.2 Time and place of delivery

2. I «General Contract Terms…», punkt 4.3 om dokumentasjon: Hvilke konkrete dokumenter (f.eks. produktark, bruksanvisning, MOM-dokumentasjon, tegninger) kreves for leveransen i denne konkurransen, og i hvilket format (PDF/annet) og språk må dokumentasjonen leveres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende presisering av dokumenttyper/format gjør det vanskelig å prise oppfyllelse av kontraktsforpliktelser.

   Kilde: Punkt 4.3 Documentation

3. I «General Contract Terms…», punkt 6.3: For fakturering etter «Deliverable has been delivered…»: Hvordan skal dere håndtere tilfeller der leveransen skjer i delmengder/call-offs (dersom aktuelt), og hva er «levering» og «godkjenning» i praksis som utløser fakturering og betalingsfrist?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Betalings- og leveringsavklaring er nødvendig for korrekt cashflow og prising av administrasjon/produksjon i flere leveranser.

   Kilde: Punkt 6.3 Invoicing (og punkt 7.1 Time of delivery)

4. I «General Contract Terms…», punkt 8.1 om endringer: Når dere krever «qualitative og/or quantitative changes» og ekstra leveranser, hvilke «unit prices/hourly rates» skal benyttes dersom konkurransen/tilbudet ikke er organisert med eksplisitte enhetspriser for endringsarbeid—hva skal vi i så fall prise etter (enhetspriser fra tilbudet, kontraktsbilag, eller markedspris jf. teksten)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Endringsmekanismen påvirker leverandørens risiko og kostnadsberegning ved varians i omfang.

   Kilde: Punkt 8.1 Changes

5. I «General Contract Terms…», punkt 9.8 dagbøter: Bekreft at maksimalgrense «limited to one hundred (100) calendar days» gjelder per mislighold/leveranse, og hvordan dagbøter beregnes dersom det er flere parallelle frister (f.eks. delleveranser eller test-/godkjenningsfrister).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forpliktelsens økonomiske effekt må avklares for å kunne prise leveranser med usikker fristoppnåelse.

   Kilde: Punkt 9.8 Daily penalties

6. I «General Contract Terms…», punkt 9.11 om ansvarsbegrensning: Bekreft om ansvarsbegrensningen «limited to the sum of the total remuneration under the Contract excluding VAT» gjelder for både direkte tap og andre krav dere ønsker å gjøre gjeldende, og om dere har særskilte unntak i «Changes to the general contract terms» eller «Special Contract Terms» for denne konkurransen.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ansvarsrammen er sentral for risikopris og vurdering av egen forsikrings-/kontraktsstruktur.

   Kilde: Punkt 9.11 Damages and limitation of damages

7. I «Special Contract Terms» listes det «Contract performance clauses for safeguarding basic human rights in the supply chain», «Limitation of the number of links in the supply chain», «Pay and working conditions in Norway» og «Apprentice requirement clause»: Kan dere oversende/oppgi de konkrete kravformuleringene og hvordan etterlevelse/dokumentasjon skal gjennomføres (f.eks. hva som kreves av leverandørkjede og hvilke dokumentasjonskrav som gjelder)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget viser bare at klausjene finnes, men ikke innhold. Leverandøren må kjenne konkrete krav og dokumentasjonsbyrde for å prise og innrette leveransen.

   Kilde: Special Contract Terms (human rights, number of links, pay/working conditions, apprentice requirement clause)

8. I «General Contract Terms…», punkt 10.2 om underleverandører: Hvilke kategorier underleverandører forventer UiT forhåndsgodkjenning for i denne konkurransen, og hvordan skal vi søke/angi underleverandører (navn, omfang, organisasjonsledd) for å unngå forsinkelse i oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Samtykkeprosess kan påvirke leveransetid og oppstartskostnader; konkret prosess og forventninger trengs før tilbud.

   Kilde: Punkt 10.2 Use of subcontractors and third parties

9. I «General Contract Terms…», punkt 12.1 om «smooth transition» og punkt 12.2 om «Call-off orders»: Gjelder det her en rammeavtale/avropsordning, og i så fall hva er omfanget av avrop (estimert volum/varighet) og hva innebærer «smooth transition» konkret (f.eks. hjelpetiltak, dokumentoverlevering, tidsperiode) ved kontraktsutløp?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avrops-/rammearrangement og overgangsforpliktelser påvirker ressursplanlegging, kostnadsnivå og risiko ved kontraktslengde.

   Kilde: Punkt 12.1 Smooth transition og punkt 12.2 Call-off orders

10. I «Agreement document», under «DELIVERY, GUARANTEE AND SERVICE»: kan dere bekrefte: (1) kontraktsvarighet/kontraktsperiode, (2) bekreftet leveringsdato eller leveranseplan, og (3) om det finnes en separat «Service agreement» som gir utvidet garantitid eller vedlikeholds-/supportforpliktelser utover standard garanti 2 år i punkt 4.4?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktslengde, konkrete leveransetidspunkter og eventuelle tillegg til garanti/service er avgjørende for prising og bemannings-/logistikkplan.

    Kilde: Agreement document (Duration; Delivery date; Guarantee; Service agreement) samt punkt 4.4 Guarantee